信息化時代學校檔案人員的職業素養提升研究

摘 要：信息化時代，學校提升檔案人員職業素養有利于提升檔案管理效率，促進學校信息化發展及保障檔案數據的安全性。然而，實踐中仍然存在一些挑戰，包括檔案人員的數字化管理意識不足、缺少系統化的職業培訓機制、資源支持不足等。為有效應對這些挑戰，建議提升檔案數字化管理意識、構建系統化職業培訓體系、加強資源支持，以便全面提升檔案管理能力。

關鍵詞：信息化；學校；檔案人員；職業素養

引言

隨著信息技術的快速發展，全球教育系統正全面向信息化方向邁進，而檔案管理作為學校管理的重要領域，其發展水平直接關系到教育信息化的實施成效。然而，當前許多學校在檔案管理實踐中仍存在諸多問題，這些問題制約了檔案管理水平的進一步提高。因此，研究如何在信息化背景下提升學校檔案人員的職業素養，不僅是檔案管理領域的重要課題，還對推動教育信息化發展具有現實意義。

1 信息化時代下學校提升檔案人員職業素養的意義

1.1 提升檔案管理效率

信息化時代為檔案管理帶來了深刻的變革，學校檔案管理工作逐漸從傳統紙質模式向智能化方向轉型，其中檔案管理效率的提升是教育信息化建設的關鍵環節，而檔案人員的職業素養是這一目標實現的核心因素。首先，學校通過強化檔案人員的信息技術能力，能夠使他們熟練運用檔案管理系統高效完成數據錄入、查詢和整理等工作，減少傳統人工管理中的冗雜。其次，職業素養的提升還能增強檔案人員對數字化工具的熟悉程度，優化學校檔案的分類、存儲和檢索流程，使得檔案調取更加快捷精準。最后，信息化時代帶來了數據量的激增，檔案人員職業素養的提高能夠幫助其更好地適應這種變化，在大數據背景下實現批量處理。因此，在信息化時代，通過提升學校檔案人員的職業素養，能夠有效實現檔案管理從煩瑣到高效的轉變，為教育事業的進一步發展提供有力支持。

1.2 促進學校信息化發展

信息化時代為學校的整體發展提供了新的契機，而檔案管理作為學校信息化的重要組成部分，其現代化水平直接影響著學校信息化建設的成效。一方面，檔案人員職業素養的提升能夠幫助其充分掌握現代信息技術，這些技能的掌握能夠推動檔案管理工作全面融入學校的信息化平臺，實現與教學管理、學生管理、行政管理等其他系統的互聯互通[1]。另一方面，職業素養的提高還能增強檔案人員對學校信息化發展方向的理解，幫助他們在工作中主動探索創新，推動檔案管理工作向智能化方向發展。因此，在信息化時代，學校通過培養高素質的檔案管理人員，可以為教育信息化發展奠定堅實的基礎。

1.3 保障檔案數據的安全性

信息化時代帶來的數據數字化與聯網化，為學校檔案管理創造了便利，但同時也增加了數據安全性風險，一旦泄露或丟失，將對學校和師生造成無法挽回的損失。在此背景下，檔案人員職業素養的提升顯得尤為重要，他們在數據安全管理中起著關鍵作用。首先，通過提升職業素養，檔案人員能夠掌握更多的數據安全技術手段，有利于從技術層面保障檔案數據的安全性。其次，職業素養的提高可以增強檔案人員的安全意識，使其能夠更敏銳地識別潛在的安全風險。例如，網絡攻擊、病毒感染和人為操作失誤等，并采取及時有效的防護措施。最后，在學校的實際應用場景中，檔案數據的安全性不僅關乎學校內部的管理秩序，還影響到外部的社會信任，而通過提升檔案人員的職業素養，學校可以從源頭減少數據安全事故的發生，為教育信息化發展提供堅實的保障基礎。

2 影響信息化時代學校提升檔案人員職業素養的主要因素

2.1 檔案人員的數字化管理意識不足

信息化時代，學校在提升檔案人員職業素養的過程中，數字化管理意識不足是一個突出的問題。第一，檔案人員宣貫《檔案法》有關檔案數字化管理的意識不足，阻礙檔案信息化的推進。第二，信息化時代，部分檔案人員對數字化工具和系統的功能和應用價值缺少認知，面對復雜的數字化設備和軟件時往往表現出抵觸情緒，從而制約了檔案工作的效率和質量。第三，檔案人員的創新意識不足，缺少探索精神，不能積極將先進的信息化理念融入日常工作，從而難以在檔案管理領域提出具有前瞻性或創造性的建議[2]。第四，部分檔案人員在操作中未能嚴格遵循信息化管理的規范要求，缺少對數據精準處理和保護的主動意識。第五，檔案人員的學習意識薄弱。他們對數字化管理相關知識的學習動力不足，缺少自我提升的意愿，導致檔案人員難以適應學校信息化的發展。

2.2 缺少系統化的職業培訓機制

學校在提升檔案人員職業素養的過程中，系統化職業培訓機制的缺失是一個顯著的問題。第一，培訓內容的針對性不足。現有的職業培訓機制在設計時未能充分考慮檔案人員在信息化環境中的實際工作需求，內容過于籠統且缺少深度，忽視實操能力的培養，無法有效提高檔案人員應對信息化環境下檔案管理挑戰的能力。第二，職業培訓的覆蓋范圍有限。檔案管理崗位上的人員通常未被作為重點培訓對象，部分檔案人員在職期間難以獲得與信息化技能相關的培訓機會，從而造成職業素養提升的不均衡。第三，職業培訓的形式單一。現有的培訓機制通常采取集中授課模式，內容枯燥且互動性不足，無法激發檔案人員的學習興趣和積極性，從而難以適應信息化時代對檔案管理能力多樣化的要求[3]。第四，職業培訓的評價機制不完善。在學校現有的職業培訓中，檔案人員的學習效果和能力提升情況缺少科學的評價機制，沒有明確的方式檢驗檔案人員對信息化管理技能掌握的程度，也缺少對職業素養提升效果的持續跟蹤和改進。第五，職業培訓的資源支持不足。培訓機制的運行依賴于資金和技術支持，但學校在信息化時代對檔案人員培訓的資源投入明顯不足，導致培訓條件不佳，使得培訓的實施受到很大限制，難以滿足檔案人員職業素養全面提升的需求。

2.3 資源支持不足

《檔案法》明確規定，各級政府應當提供必要的資金和設備支持，確保檔案管理的現代化水平。資源支持不足的問題說明部分學校未落實這一法定職責，直接影響檔案人員職業素養的提升。第一，信息化設備配備不完善。學校用于檔案管理的硬件設備往往無法滿足信息化管理的需求，直接影響了檔案人員在日常工作中使用信息化工具的效率。第二，在許多學校，現有的檔案管理軟件缺少全面性和先進性，功能模塊不夠齊全，操作流程不夠簡便，這種資源短板不僅增加了檔案人員的工作負擔，也削弱了其在信息化環境下的職業技能發揮，使檔案數字化管理難以順利推進。第三，檔案管理專用資金投入不足。在信息化時代，提升檔案人員職業素養需要足夠的資金支持，但部分學校在教育信息化發展的過程中，往往優先投資于教學和科研領域，對檔案管理的資金支持力度較弱，導致檔案管理部門在采購設備等方面面臨預算不足的問題。第四，學校在信息化建設中，檔案管理部門通常缺少專業技術團隊的持續支持，一旦信息化設備出現技術故障，檔案人員由于缺少有效的技術服務資源，將難以及時解決問題，從而進一步暴露了資源支持方面的缺陷。第五，檔案管理的工作環境不適應信息化要求。信息化檔案管理需要專門的工作空間，用于存儲設備、操作系統及進行技術性操作，但部分學校對檔案管理部門的空間和環境資源分配不足，工作環境不利于現代化管理工具的應用，從而限制了檔案人員信息化能力的發揮。第六，信息化時代，職業素養提升需要依賴系統的學習資源，但許多學校未能為檔案人員提供充分的學習資源支持，缺少權威性、針對性的學習材料，導致檔案人員在信息化知識和技能提升上難以獲得有效幫助。

3 信息化時代下學校提升檔案人員職業素養的策略

3.1 提升檔案數字化管理意識

信息化時代，檔案人員的數字化管理意識直接影響著檔案管理質量，同時也對學校信息化整體戰略的實施起到關鍵支撐作用。因此，如何通過系統措施全面提升檔案人員的數字化管理意識，已經成為學校推動檔案管理現代化的首要任務。第一，為了讓檔案人員全面了解數字化管理的基本概念和內涵，學校應當定期舉辦專題講座和學習研討會，邀請檔案管理專家和信息技術領域的學者參與，通過案例分析和理論講解，使檔案人員清晰地理解信息化背景下檔案管理模式的重要性。第二，為了幫助檔案人員熟悉信息化管理工具，學校需要建立常態化的技術培訓計劃，提供系統化的軟件和設備操作課程。培訓中應當結合具體的檔案管理場景，以實際操作為主，保證檔案人員能夠在日常工作中靈活運用管理系統和數字化工具。第三，針對檔案人員創新意識不足的問題，學校需要通過營造創新氛圍和制定激勵措施來提升其積極性。具體做法包括設立檔案管理創新獎項，對在信息化管理中表現優異或提出創新思路的檔案人員給予獎勵和表彰。第四，為了解決檔案人員責任意識不足的問題，學校應從工作目標和崗位責任出發，強化其對信息化管理重要性的認識。此外，還可以通過部門例會、專題討論等形式，加強檔案人員與學校其他部門之間的協作，增強檔案人員對學校信息化建設的責任感和歸屬感。第五，在解決檔案人員對數據質量和安全敏感性不足的問題時，學校需要特別加強對數據管理規范的教育。具體措施包括制定詳細的數據管理流程和操作標準手冊，保證檔案人員在數據錄入、存儲和備份等環節有章可循。

3.2 構建系統化職業培訓體系

學校在信息化背景下，必須建立一套科學、全面、系統的職業培訓體系，來幫助檔案人員掌握數字化的管理技能，以便適應不斷變化的技術環境，這不僅是學校檔案管理優化的內在需求，還是推動教育信息化目標實現的重要保障。第一，為了解決職業培訓缺少連貫性的問題，學校應制定長期規劃的職業培訓體系，其中培訓應包含檔案數字化管理的基礎知識、高階技能和前沿技術趨勢，以便保證培訓內容貫穿檔案管理人員的職業發展全過程。第二，為解決培訓內容針對性不足的問題，學校需根據檔案管理工作實際需求，設計個性化和專業化的培訓內容。此外，學校應定期開展問卷調查或工作分析，精準識別檔案人員在數字化管理中遇到的難點，將其作為培訓重點，保證培訓內容能夠切實解決實際問題。第三，針對職業培訓覆蓋范圍有限的問題，學校需建立覆蓋全體檔案人員的培訓機制，保證所有檔案人員能公平地享有職業素養提升的機會。同時，針對因工作繁忙無法參與線下培訓的檔案人員，學校可以推出靈活的學習模式，如錄播課程、在線輔導和自主學習模塊，從而擴大培訓覆蓋范圍[4]。第四，除了傳統的課堂授課模式外，學校可以通過情景模擬、實操演練、案例分析等方式提升檔案人員的學習效果。例如，設計基于虛擬現實技術的檔案管理模擬系統，讓檔案人員在虛擬場景中完成數字化的操作任務，從而更直觀地掌握相關技能。第五，為應對培訓資源不足的問題，學校需加大對職業培訓的資金投入，并引入外部資源，擴大培訓支持力度。此外，學校還可申請教育部門的專項資金支持，用于開發檔案管理在線課程、購置培訓設備、完善培訓場地，為檔案人員職業素養提升提供強有力的資源保障。

3.3 加強資源支持

信息化檔案管理的推進不僅依賴于檔案人員職業素養的提升，還需要有力的資源支持作為保障，但當前學校在這些方面的資源配置尚顯不足，亟須通過加強資源支持來破解瓶頸，以便為檔案管理提供高效運行的基礎條件。第一，為解決信息化設備配備不完善的問題。學校需要根據檔案數字化管理的具體需求，采購高性能的服務器、專業化的存儲設備、便捷的終端操作設備，以便保證這些設備能夠滿足檔案數據的存儲需求。第二，為了解決檔案管理系統功能有限的問題。學校可以選擇購買功能更加全面的管理系統，或根據學校檔案管理的具體需求定制開發。此外，學校還需提供系統使用的技術支持文檔，并在系統上線前組織檔案人員進行專項培訓，保證其能夠熟練操作系統[5]。第三，針對專用資金投入不足的問題。學校需要加大對檔案管理工作的預算支持力度，為此，學校可以在年度預算規劃中明確地將檔案管理列為信息化建設的重要組成部分，保證專項資金的分配。第四，為解決技術支持和服務保障不足的問題。學校需要建立專業化的技術支持團隊，專門負責檔案管理系統的維護工作。此外，學校還可以與第三方技術服務機構簽訂長期合作協議，定期開展設備巡檢，以便保證檔案管理工作的穩定性。第五，改善檔案管理工作環境方面，學校需要為檔案管理部門提供適合信息化需求的工作場地。為此，工作場地應當配備符合數字化操作需求的網絡環境、舒適的辦公設備和充足的存儲空間，從而方便檔案人員高效完成各類數字化任務。

參考文獻

[1]文玉花， 郭斐.高校檔案信息數字化建設研究[J].菏澤學院學報，2022，44（03）：134-137.

[2]何山.高校干部檔案管理人員數字素養提升研究[J].浙江檔案，2020（10）： 58-59.

[3]吳娟.網絡與數字環境下高校檔案管理工作者素養提升策略探討[J].傳播力研究，2020，4（23）：195-196.

[4]張海秀.提升高校檔案管理人員素養的策略與途徑[J].辦公室業務，2020（14）： 168+173.

[5]郭云松.論學校檔案管理人員的職業道德和素養[J].辦公室業務 2019，（09）： 94.

作者簡介：梁瑋瑋（1980.2—），大學學歷，煙臺市體育運動學校館員，研究方向：學校檔案。