新時代醫院檔案規范化建設的邏輯必然、現實困境與實踐思路

摘 要：新時代也是檔案數字化轉型升級的時代，檔案管理質量不斷提升，檔案的利用價值也不斷被強化。檔案規范化建設是推進檔案事業發展的基礎，但現階段還面臨著管理過程、制度建設、技術支持不足等方面的困境。為持續推進醫院檔案規范化建設，需統一檔案收集標準，規范檔案管理流程，加強對數字檔案的安全管理，平衡好檔案安全與檔案利用之間的關系，通過醫院檔案規范化建設，為檔案數據使用提供依據，實現檔案服務醫療、服務人民的目標。

關鍵詞：醫院檔案；規范化；數字化；管理過程

醫院檔案規范化建設是適應當今醫療信息化發展的必然要求。針對醫院檔案規范化建設的現實困境，需要以問題為導向，加強醫院檔案管理制度的建設，提升技術設備和人員素質水平，加強醫療數據的標準化建設，推動醫院檔案規范化建設向縱深發展，推動醫院檔案管理工作轉型升級。

1 新時代醫院檔案規范化建設的邏輯必然

隨著醫療改革不斷深入以及信息技術的不斷發展，需要醫院的檔案管理工作與時俱進，將制度化和規范化建設作為重點工作，為醫院檔案規范化管理保駕護航。

1.1 新醫改背景下醫院檔案服務化要求檔案規范化建設

在新醫改背景下，要求醫院在檔案管理中要將服務建設作為重點工作。從醫療質量保障的角度來看，醫院檔案作為醫療服務的重要組成部分，承載著患者的病史、診療方案等關鍵信息。只有通過規范化的檔案管理，醫院才能更加準確地掌握患者的病情信息，從而提升診療的準確性和有效性[1]。從信息共享角度來看，在現代醫療體系中，醫院之間、科室之間、醫生與患者之間需要信息交流與共享，為多元主體提供信息服務。通過建立統一的檔案管理標準和規范，可以實現不同醫院、不同科室之間的信息互通，進而實現醫療資源的優化配置和協同工作，提高整體醫療服務水平。

1.2 數字化背景下醫院檔案信息化要求檔案規范化建設

在數字化背景下，醫院在檔案管理過程中應按照信息化思路轉型升級。從信息存儲與檢索的角度來看，數字化技術的普及使醫院檔案得以電子化存儲，能夠為醫院檔案信息的檢索提供技術支持。然而，僅有數字化存儲還不足以確保信息的準確性和完整性，需要通過檔案規范化建設，制定統一的信息存儲標準和檢索方法，才能確保醫院檔案信息的一致性和可信度。從信息安全與隱私保護的角度來看，醫院檔案涉及大量患者的個人隱私信息，如不加以有效管理和保護，將存在被泄露的風險。

1.3 新時代背景下醫院檔案標準化要求檔案規范化建設

醫院檔案管理作為醫療信息管理的重要組成部分，當前面臨著新挑戰，對檔案規范化建設提出更高的要求。一方面，醫院檔案標準化要求必須與時代發展趨勢相契合，通過數字化、網絡化和智能化等手段，提升檔案管理的質量，實現檔案信息的快速檢索、安全傳輸和智能分析，為醫院的臨床診療和科研決策提供有力支持。另一方面，醫院檔案規范化建設是醫療質量安全的重要保障。規范檔案管理流程，可以有效提高醫療服務的質量，減少醫療事故。

2 新時代醫院檔案規范化建設的現實困境

2.1 醫院檔案本身的復雜性和特殊性加大了檔案管理的難度

首先，醫院檔案內容多樣。醫院檔案涵蓋了大量不同類型的信息，包括患者病歷、醫療報告及手術記錄等形式的檔案[2]。這些檔案內容涉及醫療診療、科研教學等多個領域，相應地在醫院在檔案格式、標準等方面存在著明顯的差異性。其次，醫院檔案信息的保密性和隱私性。醫院檔案涉及大量患者的個人隱私信息，如病史、診療記錄等，具有極高的保密性和隱私性。需要醫院檔案管理人員對于安全工作足夠重視，在操作過程中必須嚴格遵守相關法律法規，切實保障醫院患者的信息安全。

2.2 醫院檔案管理基礎薄弱，制約檔案規范化建設進程

首先，對醫院檔案管理規范化工作的重視程度不足。部分醫院沒有給予檔案管理逐步的重視，這也就導致醫院在檔案管理過程中出現了隨意性問題，檔案規范化建設舉步維艱。其次，檔案管理制度和機制不健全。部分醫院缺乏完善的檔案管理制度和機制，缺乏統一的檔案管理標準和規范，檔案規范化建設的推進受到了嚴重制約。最后，檔案管理人才短缺。醫院檔案規范化管理需要專業化、技術化及優秀人才參與其中，同時還需要檔案管理人員既掌握信息化技術手段，也對醫院檔案規范化制度機制有所了解。

2.3 醫院檔案管理手段不合理影響檔案規范化管理的質量

新時代，在醫院檔案管理過程中應采取更多元化的技術手段，進一步提升醫院檔案的管理效率和管理質量。一方面，對于先進技術應用不當。部分醫院在檔案管理中對技術的應用不當，導致檔案管理手段無法發揮應有的作用，使得檔案管理無法有效地利用現代信息技術手段提升管理效率和水平。另一方面，人為因素影響了醫院檔案管理質量。管理人員的主觀意識和管理能力不足、檔案管理流程的不規范等問題，都會影響檔案管理手段的合理性和有效性，進而影響檔案規范化管理的質量。

2.4 檔案管理配套設施落后，難以為檔案規范化建設提供支持

首先，設備技術落后時代發展。醫院檔案管理配套設施的技術水平滯后于時代發展的需求，存在設備老化、功能單一等問題。缺乏先進的設備技術支持，使得檔案管理工作始終停留在傳統模式，難以根據時代發展對檔案管理內容和形式進行創新。其次，資源配置不均衡。在醫院管理工作過程中，由于檔案管理工作被邊緣化，醫院檔案管理工作獲得的支持難以滿足人員檔案數字化轉型需要，也無法為醫院檔案規范化建設提供必要的支持。

3 新時代醫院檔案規范化建設的實踐思路

在醫院檔案規范化建設過程中，既要從宏觀層面給予醫院檔案規范化建設足夠的重視，從系統視角為醫院檔案規范化建設制定宏觀政策，明確實踐方向。同時還要主動引進信息技術，為醫院檔案規范化建設提供全方位的技術支持。

3.1 基于系統視角實施醫院檔案規范化建設

3.1.1醫院檔案內容規范化。醫院檔案內容規范化應當符合國家相關法律法規的要求，嚴格按照《檔案法》《基本醫療法》等法律法規的規定做好相關工作。已頒發的DA/T 73—2019《檔案移動服務平臺建設指南》、GB/T 15418—2009《檔案分類標引規則》、GB/T 39784-2021《電子檔案管理系統通用功能要求》、GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等標準，都對檔案內容的管理提出了具體要求，有助于醫院建立科學的檔案內容管理體系，提高管理效率和質量[3]。

3.1.2醫院檔案載體規范化。醫院檔案載體規范化是醫院檔案規范化建設的核心環節。根據DA/T 22-2015《歸檔文件整理規則》，對紙質檔案，需要統一的存放位置、編目標準，保證檔案的安全和完整性。對于電子檔案，按照GB/T 39784-2021《電子檔案管理系統通用功能要求》，建立安全穩定的信息系統，確保檔案的數字化存儲和長期保存。醫院檔案的編制應當遵循統一的規范和流程，以GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》為依據，形成包括檔案編目、文件編號和文件分類等方面的規范。

3.1.3醫院檔案案卷規范化。一是醫院檔案案卷的編制應當符合統一的規范和標準，包括案卷的命名、編號和分類等方面。通過建立規范化的案卷編制制度，可以提高檔案管理的準確性。二是醫院檔案案卷的管理應當遵循統一的管理標準和流程，包括案卷的存儲、借閱和傳遞等方面。通過建立標準化的案卷管理制度，可以加強對案卷的監管和控制，保障檔案信息的安全和可靠性。

3.2 從制度視角保障醫院檔案規范化建設

3.2.1完善醫院檔案管理體系和制度。首先，要重視醫院檔案管理制度建設。醫院檔案規范化建設的核心在于建立健全的管理體系和制度。通過醫院檔案管理制度機制建設，能夠更好地規范醫院檔案的采集、交接、整理、存儲、開發和利用等相關工作，為醫院檔案管理工作有序進行提供可靠依據。其次，要圍繞醫院檔案管理工作形成完善的制度規范。包含建立檔案管理的組織結構、職責分工和管理流程，確立檔案管理的標準和規范及明確檔案管理的各項政策和制度。最后，要重視監督評估機制建設。為確保醫院檔案管理體系和制度的有效實施，必須建立健全的監督與評估機制，及時發現和解決存在的問題，保障醫院檔案管理工作的順利進行。

3.2.2加強醫院檔案管理體系和制度落實力度。首先，重視制度執行的緊迫性。制度三分在制定，七分在落實?？梢娽t院檔案管理制度落實的重要性。在具體落實過程中要采取恰當的策略和方法。既要為醫院檔案管理體系和制度落實營造良好的外部環境，也要在多個場合對醫院檔案管理體系和制度落實的重要性進行廣泛宣傳，進一步提升全院職工對于檔案管理工作的重視程度。其次，要形成相應的激勵機制和績效考核機制。為了進一步強化醫院檔案管理體系和制度的落實力度，還需要優化激勵機制與績效考核體系。通過建立激勵機制，對檔案管理工作成績突出的個人和團隊給予獎勵與表彰，激發員工的工作積極性和創造性。

3.2.3緊跟時代發展，不斷優化醫院檔案管理制度體系。一是深刻洞察時代變革與檔案管理制度演進的內在規律。隨著時代的發展，醫院檔案管理工作也應該與時俱進，相應地醫院檔案管理制度機制也應該不斷地優化和完善，更好地適應信息時代發展的趨勢。同時要結合當前醫院檔案管理存在具體問題，對醫院檔案管理制度進行調整。二是借鑒先進經驗。緊跟時代發展，要借鑒國內外先進的檔案管理經驗，探索創新的制度建設路徑。這包括積極引進先進技術與管理理念，借助信息化手段提升檔案管理效率與水平。同時，也需要深入研究本土化的檔案管理實踐，結合國情制定適合本院的管理制度。三是堅持制度完善與實踐檢驗相結合。在優化醫院檔案管理制度體系的過程中，必須堅持制度完善與實踐檢驗相結合的原則。

要充分認識到醫院檔案管理對于醫院整體發展的重要性，醫院檔案不僅承載著患者的個人信息，更是保障醫院平穩運營的重要參考。因此，要求檔案管理人員要嚴格按照制度標準落實檔案管理工作，從制度機制、技術應用和管理實踐等方面入手，進一步推動醫院檔案規范化進程，提升醫院檔案管理的整體質量。

3.3 基于技術視角推進醫院檔案規范化建設

3.3.1積極引入現代化管理技術。在推進醫院檔案規范化建設的過程中積極引入現代化管理技術是必然選擇。一是將先進技術手段融入醫院檔案管理的各個流程。提高檔案信息的存儲、檢索和共享效率。通過建立先進的檔案管理系統，實現檔案信息的在線化、電子化，大幅提升檔案管理的效率和質量。二是借助大數據分析技術，可以對醫院檔案數據進行深度挖掘和分析，發現潛在的信息和規律，為醫院管理決策提供科學依據。通過對檔案數據的統計和分析，可以更好地指導治療工作。三是人工智能技術在醫院檔案管理中的應用可以實現檔案信息的自動化處理和智能化分析，提高檔案管理的效率和精度，為醫院檔案管理提供更加便捷和高效的解決方案。

3.3.2檔案查詢與檢索的規范化。首先，推進數據標準化。在醫院檔案規范化建設中，檔案查詢與檢索的規范化非常必要。數據標準化能夠確保信息的一致性與準確性，為醫院各個部門及外部研究機構提供了可靠的數據基礎。同時標準化的數據格式使得信息交流更為高效，有利于跨部門、跨醫院的協同工作與信息共享。其次，重視技術手段運用。在技術視角下，實現檔案查詢與檢索的規范化離不開先進的信息技術支持。采用自然語言處理、人工智能等技術，可以實現對醫療文本的智能化解析，從而提高查詢的準確性。最后，重視人性化設計。除了技術手段，人性化設計也是推進檔案規范化的重要因素。通過用戶界面的優化與個性化設置，使得醫護人員能夠更加便捷地進行查詢與檢索操作。

3.3.3對醫院檔案管理流程進行優化。首先，實現流程重構。在醫院檔案規范化建設中對檔案管理流程進行優化是必然之舉，通過對醫院檔案現有管理流程進行科學分析，找到流程的問題和瑕疵，進而對工作流程進行重新設計和優化。對于每一個環節要明確責任分工，切實保障醫院檔案管理工作的質量，同時也有助于提升醫院檔案管理工作的可控性。其次，要實現先進技術手段與醫院檔案管理流程的深度融合，要借助技術手段，實現醫院檔案電子化管理和智能化處理，在提升醫院檔案管理整體質量的同時，還能夠實現醫院重要檔案信息資源的合理利用。最后，重視醫院檔案管理人才的教育培訓。無論是醫院檔案管理規范化建設，還是信息技術應用，最終都要落實到醫院檔案管理人員的肩頭，從源頭上保障醫院檔案管理的規范化和科學化。

參考文獻

[1]李成朋.推進數字化戰略轉型升級背景下的檔案管理規范建設──以大型公立醫院為例[J].檔案管理，2023，（05）：108-109+112.

[2]姜瑞博.《醫院檔案管理與實務》出版：規范化科研檔案管理在醫院科研管理的作用 [J].介入放射學雜志，2022，31（11）：1138.

[3]賈棟.醫院等級評審助推醫學裝備檔案管理規范化[J].檔案管理，2020，（05）：121+123.

作者簡介：范曉棠（1969—），大學學歷，聊城市第二人民醫院副研究館員，研究方向：檔案管理。田倩倩（1986—），大學學歷，山東省公共衛生臨床中心館員，研究方向：檔案管理。