多元協同視角下職業學校人事檔案資源整合研究

摘 要：協同理論認為內部人、組織、環境等子系統相互配合，圍繞共同目標運作，就能產生1+1＞2的協同效應。職業學校人事檔案具有全面性、現實性、真實性、動態性、流動性和機密性特征，分散化、異構性檔案資源不利于檔案管理效率的提升。本文以協同理論為視角，詳細分析了職業學校人事檔案資源整合的內外部動因，提出了人事檔案資源整合應堅持整體性、規范性和漸進性原則，在此基礎上從頂層設計、技術應用和平臺建設三個方面提出了職業學校人事檔案資源整合路徑，對提升職業學校人事檔案管理質量和效率具有積極的現實指導意義。

關鍵詞：多元協同；人事檔案；資源整合

協同理論（Synergetics）亦稱“協同學”，是系統科學的分支理論，通過不同領域分析，提出多維相空間理論，建立一整套處理方案。協同理論在微觀到宏觀的過渡上，描述各種系統和現象中從無序到有序轉變的共同規律。協同論研究不同事物共同特征及其協同機理，近年來獲得發展并被廣泛應用。協同論認為，系統能否發揮協同效應是由各系統內部各子系統獲得部分的協同作用決定，系統內部人、組織、環境等子系統相互配合，圍繞共同目標運作，就能產生1+1＞2的協同效應。反之，系統內部相互離散、摩擦、掣肘，就會造成整個系統內耗，陷入混亂無序狀態。

從《檔案法》的條文內容來看，檔案管理的主體、內容、程序都呈現出多元化、系統化特征，如過去和現在的機關、團體、企事業單位、其他組織及個人都是檔案形成的主體；經濟、政治、文化、社會、外事和科技等具有保存價值的歷史記錄都是檔案構成的內容；收集、整理、保護、利用及監督則共同構成了檔案管理各環節。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》把“加強部門協同、區域協同、行業協同”作為“十四五”“全面推進檔案治理體系建設，提升檔案治理效能”的主要任務之一。人事檔案是我國人事管理制度的重要內容，人事檔案管理具有全面性、現實性、真實性、動態性、流動性和機密性特征[1]，涉及組織、人事、用人單位及檔案管理部門若干主體，在人事考察、選拔、晉升中發揮重要作用。

1 人事檔案資源整合動因

檔案資源整合既是檔案管理模式改革的內容之一，也是進行檔案資源建設與管理不斷實現的一個持續過程[2]。人事檔案資源整合，就是將多頭管理、分散管理的人事檔案進行集中管理、統一服務，也是人事檔案管理領域踐行“大檔案”理念的生動表現。整合人事檔案資源是“內外部”動因共同作用的結果。

1.1 內因：人事檔案資源的特點

根據《干部人事檔案工作條例》，干部人事檔案是在組織建設、人事管理、人才服務過程中形成的，反映個人政治品質、道德品行、思想認識、工作實績和廉潔自律等情況的歷史記錄材料。

1.1.1人事檔案資源的分散性。人事工作的復雜性、動態性和實時性使人事檔案資源在來源、內容及載體形態上呈現較為突出的分散性特征。從來源看，人事檔案資源牽涉主體和來源渠道較多，碎片化特征顯著，產生于不同部門；從內容看，人事檔案資源包括履歷類、思想類、考核鑒定類、學歷學位類、職務職稱類、 政審類、黨團類、表彰獎勵類、工資、任免類及職務職級晉升類等；從載體形態看，人事檔案資源包括紙質載體檔案，還包括電子載體檔案及存儲于人事檔案數據庫中的結構化數據，分屬于各個管理平臺及系統，呈現出較為顯著的分散性特征。

1.1.2人事檔案資源的動態性。《干部人事檔案工作條例》規定，人事檔案日常管理包括人事檔案“建立、接收、保管、轉遞、信息化、統計、保密”等，人事檔案材料“收集、鑒別、整理和歸檔”等。可見，從職業學校人事檔案形成的過程及其檔案內容看，人事檔案是一個動態、變化和發展的過程。不同于其他常規檔案形成時的規律性和周期性，人事檔案的動態發展是新的內容不斷產生、部分內容被更新替代。即人事檔案內容具有動態性。例如，從學歷學位類看，當事人不斷接受教育培訓，獲取的更高學歷就要納入其歸檔范疇；從職務職級類看，隨著人事職務職級的變化，人事檔案內容也不斷變化，需要對其進行實時補充與更新，從而更能全面、準確、及時地反映干部的真實情況，為組織部門提拔使用提供參考。

1.1.3人事檔案資源的價值性。干部人事檔案既來源于干部人事工作，又服務于干部人事工作，為用人單位深化人力資源配備、管理人才提供重要決策參考，具有極高的現實應用價值。一方面，根據干部人事檔案信息分析，職業學校用人單位能夠及時掌握教師隊伍的年齡、性別結構，學歷、職稱層次，學歷和專業特征等，為職業學校引進高層次人才提供第一手參考，提升人才引進的針對性與精準性；另一方面，根據干部人事檔案信息分析，也為其人才交流、輪崗、晉升和使用等提供重要支撐。因此，人事檔案具有很高的資政價值。

1.2 外因：人事檔案工作環境變化

1.2.1管理方式的線上轉變。隨著移動互聯網技術的應用及檔案管理的數字化、電子化發展的趨勢，干部人事檔案從傳統的線下管理逐漸朝著線上管理轉變，尤其是干部人事檔案專門管理軟件的應用，深刻地改變了檔案管理的形式和理念，極大地提升了人事檔案管理的效率。大數據技術應用，傳統、分散和異構的人事檔案信息資源難以滿足現實需要，檔案資源整合成為檔案信息化建設道路上必須逾越的一道坎[3]。迫切需要從機構、資源、服務和人才等方面進行整合[4]，以檔案機構整合促進檔案資源整合，以檔案資源整合實現檔案服務整合。

1.2.2服務需求持續增長。干部人事檔案全面反映工作、學習、思想教育和社會關系等，在職業學校人才引進、崗位設置、職務職級晉升、個人職業發展、社會活動參與和工作調動辦理等方面離不開干部人事檔案。通過干部人事檔案內容的分析，為職業學校引進緊缺型人才的類型、數量和專業提供參考。通過干部人事檔案分析，為人事調動、職務晉升提供支撐。

1.2.3管理要求越發規范。職業學校人事檔案管理工作量大，管理的規范性要求越來越高，“凡進必審”“凡提必審”“凡轉必審”，任何一個環節都需要慎之又慎。這些都需要做好人事檔案資源整合，防止因人事檔案分散導致信息流不暢，人事信息更新不及時，影響人事工作。

2 人事檔案資源整合原則

2.1 整體性

職業學校人事檔案資源整合，基礎是資源，核心是需求，關鍵是平臺。要把體現教職員工的履歷、思想、考核鑒定、學歷學位、職務職稱、政審、黨團和表彰獎勵等資料作為一個整體，做到人事檔案資料應收盡收、應歸盡歸。要把人事檔案“收集、鑒別、整理和歸檔”等看作一個整體，做好人事檔案資源的全周期、全過程管理。要把分散于教務處、教研組和校長室等教學管理機構的人事檔案集中整合起來，歸入檔案管理部門統一管理。因此，職業學校人事檔案資源整合要牢固樹立全校“一盤棋”意識，強化全局觀念，打破部門之間的藩籬。將分散于各個部門之間的人事檔案資源整合為一個完整的有機整體，形成系統配套、科學合理的人事檔案管理體系。

2.2 規范性

職業學校人事檔案資源整合要遵循統一的標準規范，無論是人事檔案資源整合歸檔，還是整合之后的存儲、檢索和利用都要遵循人事檔案管理法律法規和標準規范，使人事檔案資源整合達到標準化、規范化。例如，人事檔案分類標引要執行《檔案分類標引規則》。電子人事檔案整合要落實《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》。電子人事檔案整合管理系統應符合《電子檔案管理系統通用功能要求》。各個部門之間的電子人事檔案移交管理要符合《電子檔案移交接收操作規程》。按照新《檔案法》的要求，職業學校電子人事檔案資源應執行“單套制”管理模式，節約檔案管理成本，要符合《電子檔案單套管理一般要求》。規范性原則，還表現在人事檔案資源數據庫整合要達到標準化、規范化，實現人事檔案資源的共享。

2.3 漸進性

職業學校人事檔案數量大、種類多，作為人事工作的第一信息資源，記錄、承載著職業學校發展歷程，也是歷代職業學校接續奮斗的歷史見證，是傳承校風的寶貴資源。職業學校人事檔案資源整合是一項復雜的系統性工程，要因地制宜、統籌規劃、逐步實施，采取漸進式整合。一方面，要按照“增量電子化、存量數字化”原則，既要做好新增電子人事檔案的及時整合，也要做好歷史傳統人事檔案的數字化，并做好新老人事檔案的整合。另一方面，要圍繞整合目標，成立職業學校人事檔案整合領導機構，明確整合的部門分工，統一人事檔案整合方案、實施、協調和管理，確定人事檔案整合牽頭部門、參與部門。明確整合的指導思想。按照“黨管干部”“黨管檔案”原則，使人事檔案整合圍繞職業學校中心工作進行，站在職業學校發展全局的高度謀劃和推動。明確整合的工作目標。職業學校人事檔案整合要達到歸屬明確、運轉高效、門類齊全、結構合理和管理科學的新時代人事檔案管理。

此外，職業學校人事檔案資源整合還要遵循安全性、系統性、經濟性、科學性和完整性原則，不斷提升人事檔案資源整合的質量和效率，為職業學校教育事業發展及人才使用、培養提供有力支持。

3 人事檔案資源整合路徑——以多元協同為視角

檔案資源整合是加強檔案資源建設的關鍵環節[5]。在大數據應用背景下，人事檔案資源整合按照“跨部門、跨區域、跨行業協同”的目標，既要做好頂層設計的基礎性工作，也要積極應用先進技術，搭建管理平臺[6]，打破人事檔案不同部門和層級的“數字鴻溝”，實現職業學校人事檔案數據、系統和服務的有機整合，不斷提高人事檔案管理整體效率，發揮人事檔案“存史資政育人”功能。

3.1 做好檔案資源整合頂層設計

3.1.1制定整合規劃方案。職業學校要樹立全校“一盤棋”意識，突破人事檔案管理是人事部門或檔案部門的狹隘意識，做好人事檔案資源整合規劃。根據職業學校人事檔案管理現狀，制定人事檔案資源整合方案，進一步明確人事檔案資源整合總體思路、目標、任務和措施等，把人事檔案資源整合納入檔案管理的重要議事日程，加強人事檔案資源整合領導，有序有力地推動整合工作。

3.1.2建立整合協同機制。人事檔案資源整合要打破部門間的信息壁壘，積極構建人事部門、檔案管理部門和教務部門之間的協同機制，確保人事檔案資源橫向、縱向間信息流動通暢，打破層級、系統、區域的壁壘和隔閡。構建人事部門與檔案管理部門之間的協同機制，加強人事工作與檔案工作之間的業務交流和輔導，提升人事檔案資源整合效率。另外要完善整合標準規范。人事檔案資源整合成功于否的關鍵在于標準規范。要重視人事檔案數據資源法制化與標準化建設，高職學校根據《檔案法》《檔案法實施條例》《干部人事檔案工作條例》等法律法規，進一步完善人事檔案元數據標準、軟硬件管理系統標準，確保標準之間的相互銜接。

3.2 注重檔案資源整合技術應用

3.2.1利用關聯數據技術實現人事檔案數據資源的關聯集成。從人事檔案類型格式、內容屬性、時空范圍及檔案主題等計算相關度，建立人事檔案資源之間的語義關聯，實現人事檔案數據資源的高度關聯。

3.2.2利用知識圖譜技術構建人事檔案數據知識網絡。大數據時代，職業學校人事檔案資源整合從傳統的全宗級、案卷級、文件級逐步向語義層面過渡，要利用知識圖譜技術，將多源異構人事檔案數據進行結構化處理、知識化抽取和信息化融合，從人事檔案數據資源、屬性和事件等重構，符合人事檔案管理的內容。

3.2.3利用數據虛擬化技術實現多源異構人事檔案數據集成。利用數據虛擬化技術關聯人事檔案信息，提供統一的數據訪問接口，并利用數據虛擬技術進行規范處理，把職業學校人事檔案數據進行轉換和清洗，最終達到職業學校人事檔案資源整合的目的。

3.3 搭建檔案資源整合系統平臺

職業學校人事檔案資源整合是手段，高效管理、利用，發揮人事檔案應有的價值才是最終目的。因此，要積極搭建人事檔案資源整合系統平臺，為人事檔案資源常態化整合奠定扎實的基礎。一方面，要積極創建統一的人事檔案數據管理系統，系統應具有良好的耦合性和互通性，實現人事檔案數據格式統一、數據高效轉換和清洗及語義本體建設，確保系統中的人事檔案資源便捷傳遞、運行通暢，高效整合。另一方面，要積極構建人事檔案數據資源庫。職業學校要立足學校檔案管理實際，組建人事檔案數據資源庫，按照“增量電子化、存量數字化”原則，做好館藏人事檔案資源的數字化、信息化及資源的有機整合。同時，也要搭建檔案管理一體化平臺，推動檔案數據管理流程重構、技術應用融合和平臺管理整合，實現職業學校人事檔案數據資源跨部門、跨層級集成。

參考文獻

[1]李興春，馬雁.高校人事檔案管理存在的問題及優化策略[J].重慶文理學院學報（社會科學版），2018（4）：118-125.

[2]許兆來.變革恒久 應對恒艱——對檔案資源整合的思考[J].北京檔案，2007（3）：30-31.

[3]李明娟，吳建華，沈芳.數字時代檔案資源整合的理論研究與實踐模式評析[J].檔案與建設，2014（5）：4-8.

[4]彭明.“大檔案”理念下開發區檔案資源整合與服務——以蘇州工業園區檔案為例[J].檔案與建設，2015（8）：82-85.

[5]石敏.檔案資源整合研究新進展--以民族檔案資源整合為中心[J].檔案學刊，2022（1）：82-86.

[6]金波，陳堅，楊鵬.大數據時代檔案數據資源整合探究[J].檔案與建設，2022（9）：18-23.

作者簡介：黃麗欽（1984.12—），大學學歷，福州機電工程職業技術學校館員，主要從事學校文書、人事檔案管理工作。