探究疾控體系改革中如何提升疾控機構檔案管理質量

摘 要：推進疾控體系改革是推進國家治理能力和治理體系現代化的題中之義。在改革中，檔案作為疾控事業發展的重要記錄，管理部門推動建立新的檔案治理體系責無旁貸。本文認為，在改革過程中涉改單位存在管理基礎各異、重視程度不夠、業務類型多樣復雜、數據管理能力亟待提升的問題。為打造現代化檔案治理體系，需要在優化組織結構、健全管理制度、做好數據治理、提升利用質效、做好業務培訓和安全體系等方面努力，構建疾控機構檔案管理新模式。

關鍵詞：疾控體系改革；檔案管理；路徑

自2023年12月26日國務院辦公廳《關于推動疾病預防控制事業高質量發展的指導意見》發布以來，各地陸續開展各級疾控中心的重新組建工作。組建工作的核心就是同級衛生監督機構被整合。在疾控體系改革中，檔案管理部門需要從大局出發，樹立系統思維，將質量建設擺在突出位置，建立自上而下理順的工作體系，走出一條涉改單位檔案管理的新路子[1]。這次疾控體系改革涉及兩個性質不同的單位進行合并，對檔案管理工作提出更高的要求。

1 疾控體系改革中檔案管理工作面臨的主要障礙

1.1 檔案管理基礎各異

從現實情況來看，衛生監督機構和疾控中心重新組建后，這兩個曾經獨立的機構合二為一，而且今后將用“疾病預防控制中心”的官方稱號。由此可見，衛生原兩單位的檔案將進行統一管理，這為檔案管理工作提出更高要求。由于兩個機構的檔案管理水平存在較大差異，導致檔案的移交、管理與利用存在較大阻礙。原單位都有各自的“三合一”制度，合并后需要制定新的“三合一”方案，而參考標準依然沿用機構改革前主管部門修訂的《歸檔范圍和保管期限表》，出現了檔案管理規范不統一的問題，較難適應新的管理體制。

1.2 業務類型多樣復雜

本次改革檔案管理面臨的難點主要在于數據多元異構、業務多樣與重復建設等問題，需要對兩個部門的專業檔案統一管理。主要原因：一是業務功能部分重合。兩家單位在疾病預防與指導方面具有相通性，但是從檔案管理角度而言，二者在管理模式、職責劃定方面存在較大差異，對相通的業務檔案需要妥善解決標準化問題。二是多數業務存在差異。業務數據與檔案材料在全流程管理中流程較長、歸檔梗阻較多。原疾控中心的職責側重于技術指導、科研分析及監測預警，而衛生監督所的職責側重于監督執法，合并重組后需考慮讓不同職能板塊做好相互配合，實現檔案治理結構的高效化[2]。

1.3 數據管理能力亟待提升

數據管理能力已成為衡量檔案管理質量的關鍵。當前，疾控機構檔案數據管理能力較弱，數字管理模式亟須轉型。一是疾控體系改革中檔案管理頂層設計不足，未形成統一的數據管理方式，各單位檔案管理各行其是。在體系改革前，疾控中心對突發公共衛生事件的調查、流調溯源、原因分析有獨立的檔案管理體系，但是與應急處理（包括傷病員救治）與善后（包括追責問責、避免再次發生的改進建議、督促落實等）等原衛生監督檔案數據存在不兼容等情況，需要統一數據結構和格式，建立流通有序的規范化系統。二是存量檔案數字化率存在差異。一方面，兩個部門數字化率不一。疾控中心作為公益類事業單位，因其體量較大，經費較為充足，數字化率較高，衛生監督機構作為參公單位，數字率相比來說較低。另一方面，數字化質量存在差別。原有的數據文本質量難以滿足統一性和規范性要求。三是檔案信息資源共享存在壁壘。從實踐來看，疾控中心具有較完善的OA系統、業務檔案管理系統，但部分衛生監督部門業務檔案系統不夠完善，且無法與OA系統數據進行對接，疾控體系改革中增量電子化接收和管理存在較大難度。

1.4 檔案管理重視程度不夠

疾控體系改革受限于改革范圍、深度和專業性等因素，上級檔案主管部門對檔案指導與服務有限，造成缺乏有效的監督。疾控體系改革中檔案管理缺位弱化問題突出，有的單位未成立檔案管理領導小組，對檔案資源失之于管，檔案流向與處置意見不夠明確等。同時，改革中人員變動頻繁，檔案管理原有組織架構解體，檔案管理處于低效運行狀態。

2 疾控體系改革中提升疾控機構檔案管理質量的路徑選擇

疾控體系改革是一項系統性工程，要對照疾控檔案的工作屬性，堅持普遍性與特殊性相統一，抓住疾控檔案管理質量這個中心任務，在體系建設、數據管理和人員培訓等方面創新施策，打造現代化疾控檔案管理模式。

2.1 優化組織結構

健全檔案工作領導體制和履職機制，將檔案管理與交接作為重要內容，成立專項工作領導小組，建立檔案管理工作清單，切實把主責扛在肩上、主業抓在手中。各部門要樹立大檔案理念，在機構改革領導小組的指揮下，各司其職、高效協同、有力統籌，形成合心合力合拍抓檔案工作的生動局面。檔案管理工作者和各部門負責人做好檔案的歸集、分類、整理與匯總工作，細化工作方案，倒排時間工期，把好時間節點，做到檔案處置工作與機構改革工作同步推進。

2.2 健全管理制度

檔案的收、管、用等全流程都需要建立完善的檔案管理體系。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》將檔案治理結構現代化作為重要任務加以強調，其中就要求構建完善的制度化體系。疾控體系改革期間，新組建部門要把制度體系放在首要位置。一是做好“三合一”制度編制。原疾控中心與衛生監督要從業務建設角度出發，詳細了解機關檔案的分類方案、歸檔范圍和保管期限表的編制，對照單位“三定”方案，突出職能特點，確保檔案“三合一”制度編制更加科學精準、高效規范。二是完善檔案資源建設制度體系。應建立完善單位檔案管理制度，劃清內部職責邊界，明確責任主體。要將檔案收集歸檔作為重點，規范檔案移交與借閱程序，保證檔案的嚴肅性和完整性。加大對檔案完整性、原始性的審查和考核，制定可操作性的應急預案，防止檔案遺失和泄密等問題。

2.3 做好數據治理

電子檔案資源是疾控部門檔案形態的主要方面，也是檔案高質量管理的重中之重，要把檔案數據管理貫穿疾控體系改革始終，有效提升檔案資源配置效率。一是搭建好平臺。建設高性能、高穩定性的數據綜合平臺作為堅實的支撐，對現有業務流程進行梳理整合，確保其與新型檔案信息系統無縫對接[3]。二是構筑新系統。圍繞疾控業務需求，采用檔案業務資源架構、場景化設計與標準化建設的方式，構筑一個包容性強、穩定性高、技術創新的一體化互聯網應用系統，以期全面提升疾控部門信息化服務水平和利用效率，為高質量檔案服務提供有力的技術保障。三是深化新技術應用。發揮大數據、人工智能在資源管理方面的優勢，在庫房設計、數據處理方面提高實效。如釋放人工智能在對檔案數據進行計算、加工和存儲等方面的優勢，打通業務系統之間的數據壁壘，實現檔案數據資源交互共享和互聯互通。

2.4 提升利用質效

一是發揮好檔案資政功能。疾控和衛生監督部門都保留大量的機構改革檔案，對此次體系改革具有重要的參考價值。管理部門要深入挖掘檔案中蘊含的經驗與做法，為相關單位提供有力參考。二是發揮好檔案憑證功能。疾控檔案具有重要的見證價值，為社會有序運行提供基礎。要加大專業檔案研究。比如，職業衛生技術資質服務、職業健康檢查等檔案，為有關社會團體提供發揮支撐，維護良好的社會秩序。

2.5 做好業務培訓

疾控體系改革中檔案工作涉及面廣、參與人數多，提升全體人員檔案基本素養至關重要。一是深化全員培訓。重點在檔案資源收集與整理、接收和傳遞、保管與保密、審核和利用等業務知識上進行培訓，并開展檔案組件、分類、編排和編目等的具體操作，保障檔案資源收集與利用的質量。二是堅持精準滴灌。要對重點業務科室開展專項培訓，對專項檔案的保管與移交、電子檔案管理進行詳細講解，著力提高理論水平和專業能力，實現自身本領與數字社會相同步，確保體系改革中的疾控和監督檔案做到規范化管理。

2.6 夯實安全底線

檔案安全是疾控體系改革的底線與基礎，是整個檔案管理系統的紅線，必須強化疾控檔案風險安全意識，保障實體與電子檔案數據絕對安全。一是強化檔案安全責任。組織開展專題檔案安全培訓，明確檔案安全責任制度，逐級壓實安全責任，嚴格落實“第一責任人”職責，明確具體措施和任務分工，落實細則到崗到人。二是全面查找檔案安全隱患。對于庫房安全，改革期間要實行最嚴格的管理制度，符合防火、防水、防盜等安全標準，配備完善的視頻監控與報警系統。電子檔案管理系統要常用常新，對共享利用、網絡服務等方面強化安全管理，杜絕信息被泄露問題，化解好疾控機構檔案安全隱患[4]。要堅持安全第一、預防為主，健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全體系，采取有效措施和技術手段，強化事前、事中、事后全過程的管理，構建現代化的檔案安全治理網絡。

3 疾控體系改革中提升疾控機構檔案管理質量的幾點啟示

通過疾控機構檔案管理路徑的分析，可以總結歸納出機構改革或合并期間檔案管理的基本經驗，為其他部門改革提供參考。

3.1 思想重視是提高檔案管理質量的前提

檔案是疾控工作最真實的歷史記錄，是人類醫療文明事業的重要組成部分，對資政育人具有重要作用。體系改革中的檔案工作是一項重要政治任務，抓好檔案管理工作是落實體系改革鏈條上的重要一環，檔案工作抓不好會影響體系改革的進程。管理部門要切實扛起政治重任，知責于心，擔責于身，履責于行，將檔案管理同機構改革同部署、同推進、同落實。要準確把握體系改革中檔案工作面臨機遇和挑戰的新變化，準確把握檔案工作面臨的“時”與“勢”，把檔案管理高質量放在疾控事業發展的大局中考量，加強對檔案工作的組織領導，做好過渡期檔案資料的收集與整理，確保檔案工作不斷檔、不降格。

3.2 資源建設是提高檔案管理質量的基礎

保管好檔案資源是落實“四個好”“兩服務”的根本要求。疾控體系改革中首先要把資源建設放在突出位置，對合并前單位的“三合一”制度進行梳理，對需處置歸檔的檔案情況進行排摸，掌握各類檔案保存現狀，與檔案系統記錄進行核對，做到紙質檔案與電子檔案相符，確保檔案歸集的安全性、準確性。要明確各類檔案的整理方法和歸檔范圍，提高資源建設的精準度。嚴格按照國家和行業的有關檔案標準規范對所有檔案進行鑒定整理，并編制好檢索工具，完善全宗卷。新機構成立之前形成的文件材料歸入原機構檔案全宗，組建的新機構成立之后形成的文件材料，由組建的新機構收集整理歸檔。同時，要加強檔案征集，對散存在單位各內收機構和個人手中的檔案，保證檔案資源的完整性。

3.3 數據管理是提高檔案管理質量的關鍵

推進數據資源現代化是《中華人民共和國檔案法》《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的明確要求。伴隨大數據技術的進步，疾病監測、衛生監督、健康教育等環節不僅產生大量的紙質檔案，還有海量的電子檔案資源。在體系改革中，疾控機構既要繼續強化“雙套制”管理，也要重視檔案數據資源的收集、處理與傳遞。在推進檔案電子化的過程中，注重檔案的特色化建設。一方面，建立檔案的系統數據庫，全面錄入相關數據，形成全鏈條、全周期的“大數據”體系。另一方面，積極打破數據壁壘，推動電子檔案在跨部門、跨行業、跨層級間的共享與利用，實現檔案信息的集成化、精細化、標準化和共享化，提高檔案數據資源的利用效率和社會價值，滿足多元化場景下的檔案利用需求。

3.4 人才隊伍是提高檔案管理質量的保障

信息化時代為檔案管理人員素質提出更高要求，疾控體系改革中要選拔具有大局觀、大視野的檔案管理人員。既要熟悉掌握檔案管理知識，也要對疾控和衛生監督的業務檔案了如指掌，同時具備數字化視野，同時還要具備寬闊的理論視野和融會貫通能力，善于對照有關機構改革檔案管理處置工作要求進行檔案資料流轉，保障檔案工作的連貫性和高水平。

結語

綜上所述，疾控體系改革中疾控檔案管理需要進行重塑和提檔升級，要不斷總結改革中的經驗做法，切實將檔案工作納入體系改革的總體部署，精心組織、專題研究、細化舉措和倒排工期。要在經費建設給予重點支持，抓好檔案規范化和標準化體系建設，全力做好數據資源共享體系建設，提高檔案數據流動性和安全性，以高水平的檔案管理推動疾控事業高質量發展，更好地服務于人民群眾的健康。

參考文獻

[1]王晚晴.新發展格局下對疾控系統檔案資源結構優化的研究[J].江蘇衛生保健，2024（06）：05-06.

[2]陳麗.疾控體系改革中進一步優化檔案工作管理機制的方法研究[J].辦公自動化，2024（07）：22-24.

[3]徐倩.大數據時代疾控檔案信息化建設的優化策略分析[J].檔案記憶，2024（06）：23-24.

[4]金波，楊鵬.大數據時代檔案數據安全治理策略探析[J].情報科學，2020，38（09）：30-35.

作者簡介：姜兆蘭（1987—），碩士研究生學歷，山東省臨沂市疾病預防控制中心副研究館員，研究方向：疾控檔案管理研究。