大數據視域下醫院電子檔案管理要點探究

摘 要：在大數據時代背景下，醫院電子檔案管理領域深受影響。醫院檔案管理部門順應時代發展，充分認識到大數據技術所帶來的優勢，進一步厘清醫院電子檔案管理要點，以便有針對性地開展管理工作。在實踐過程中，應著重明確電子檔案的數據采集、存儲、分析及應用要點。同時也不可忽視當前醫院電子檔案管理面臨管理意識淡薄、技術設備落后、數據安全隱患及人才短缺等困境，這些問題在一定程度上阻礙了管理工作的推進。為切實做好醫院電子檔案管理要點工作，有必要強化制度建設，明晰管理思路，引入先進設備與技術，加強數據安全與隱私保護，重視人才培養，促使醫院電子檔案管理流程更加規范，充分挖掘電子檔案數據價值，為醫院高質量發展提供有力支撐。

關鍵詞：大數據；醫院電子檔案；管理要點；優化策略

醫院電子檔案作為承載醫院各類信息的關鍵載體，涵蓋患者診療信息、醫院科研成果及醫院管理數據等海量內容。醫院電子檔案管理水平的高低直接關聯到醫院運營效率、醫療質量及患者滿意度。一方面，大數據時代為醫院電子檔案管理帶來諸多先進的技術手段，借助強大的數據處理能力，能夠實現醫院醫療資源的優化配置，加速醫學科研創新進程[1]。另一方面，醫院檔案管理部門需立足醫院發展全局，結合檔案管理自身特性，進一步明確醫院電子檔案管理的重點，如此方能有的放矢地推進醫院檔案管理工作，助力醫院電子檔案管理邁向現代化。基于此，有必要深入探究當下醫院電子檔案管理的要點，剖析影響要點實施的相關問題，并提出有效的解決思路。

1 大數據視域下醫院電子檔案管理要點

1.1 數據采集要點

一是確保全面性。需完整收集患者的基本信息、診療記錄、檢查結果、手術記錄和護理記錄等各維度數據，翔實地反映患者就醫的全過程。同時圍繞醫院發展與科研需求，收集相關電子數據，全面展現醫院在服務患者、科研創新等方面的工作成效。唯有保證數據的全面性，才能為后續電子檔案信息的開發利用筑牢基礎。二是保障準確性。所收集的電子檔案信息應符合既定標準與錄入流程。設立數據檢驗規則，確保采集的數據精準無誤，對發現的錯誤及時予以糾正。三是實現實時性。充分運用大數據技術，及時采集醫院各業務系統的數據，并上傳至醫院電子檔案數據庫，確保數據的時效性。四是兼顧多樣性。數據采集范疇不應局限于醫院醫療與科研領域，還應涵蓋醫院其他方面生成的檔案信息。除結構化數據外，非結構化數據同樣需要納入采集范圍，保障數據采集的完整性。

1.2 數據存儲要點

一是適配存儲介質與技術。依據醫院電子檔案的特性、數據量、訪問頻率及安全需求，審慎選擇適宜的硬盤或云平臺作為存儲介質，并引入分布式存儲和云存儲等技術，提升數據存儲的安全性。二是形成備份與恢復機制。在數據存儲過程中，不僅要關注存儲介質的選擇，還要定期備份醫院的電子檔案數據。一旦遭遇突發情況，能夠及時恢復重要數據。備份數據遵循異地備份原則，實施多重備份，防范數據丟失風險。三是強化數據安全保障。運用數據加密、訪問控制、防火墻等技術手段，抵御外部黑客對醫院電子檔案信息的攻擊，切實維護電子檔案信息的安全。同時，醫院檔案管理部門應持續完善數據安全管理制度，加大數據安全管理力度。四是優化存儲結構。對采集的數據進行分類整理與歸檔，構建合理的數據存儲結構，提升醫院電子檔案的存儲效率與訪問速度，滿足數據利用需求。

1.3 數據分析要點

一是明確目標需求。從醫院管理與業務發展需求出發，精準確定數據分析目標，如醫療資源利用分析、疾病診斷分析、患者服務評估等。二是適配工具方法。結合數據分析目標與數據特點，選用統計分析、數據挖掘、機器學習等恰當的數據分析方法，并借助SPSS、R、Python等相應工具，提取有價值信息。三是確保數據質量。在數據分析前，對電子檔案數據進行清洗，保障數據的一致性。同時，開展數據質量評估與監督，及時察覺并解決數據質量問題。四是拓展深度廣度。數據分析絕非簡單的數據統計與描述，而應依據分析要求與目標，深度挖掘數據背后的規律與趨勢。

1.4 數據應用要點

一是支撐臨床決策。通過對電子檔案數據的分析，為醫生診斷疾病提供參考建議，對藥物不良反應進行預警，切實提高醫療服務質量。二是助力醫院管理。利用醫院電子檔案數據，對醫療質量、醫療資源利用分布情況、醫療效率等進行評估，為醫院管理決策提供數據支撐，實現醫療資源的合理優化配置[2]。三是賦能科研教學。醫院電子檔案數據可為醫院科研與教學工作提供豐富素材，服務于臨床教學、藥物研發、疾病研究等相關工作。四是服務患者需求。基于對患者電子檔案數據的分析，了解患者疾病風險與健康狀況，為患者提供健康管理、疾病預防、康復指導等個性化醫療服務。

2 阻礙醫院電子檔案管理要點實現的主要問題

2.1 管理意識薄弱與制度不健全問題

部分醫院管理層及檔案工作人員對電子檔案管理的認知浮于表面，未能充分領悟其在醫院發展、科研創新及患者服務等諸多領域的支撐效用，也未能精準把握醫院電子檔案管理的核心要點。這致使醫院缺乏一套切實可行、行之有效的電子檔案管理制度與規范，工作流程陷入混亂無序狀態。于數據采集環節而言，醫護人員因未深刻認識到信息全面性的重要意義，常常錯過最佳采集時機，致使關鍵診療數據缺失，對后續病情診斷分析造成不利影響。存儲方面，未能嚴格依照相關標準落實數據格式的統一要求，不同科室各自為政，電子檔案存儲分散凌亂，數據整合困難重重。而在分析與應用層面，大量極具價值的電子檔案數據僅沉睡于存儲設備之中，未得到系統開發與有效利用，既無法為臨床實踐與科研創新提供助力，又造成海量數據資源的浪費，難以切實推動醫院管理水平邁向新臺階。

2.2 技術不夠先進與設備落后問題

先進的技術設備是醫院電子檔案管理實現現代化轉型的基石與重要前提。當下，部分醫院在技術引進及設備更新換代進程中明顯滯后。一方面，醫院信息化建設步伐緩慢，電子檔案管理系統功能有限，僅能勉強滿足基礎的數據錄入與簡單查詢需求，面對復雜的數據挖掘、智能分析任務時顯得力不從心。隨著醫院電子檔案數量呈爆發式增長，系統在數據存儲與分析處理時捉襟見肘，頻繁出現卡頓、死機現象，運轉效率極其低下，根本無法適應大數據時代海量、高速的數據處理要求[3]。另一方面，硬件設施老化問題突出。老舊的服務器與存儲設備讀寫速度遲緩，數據共享效率低下，致使數據在傳輸過程中極易出現丟失或傳輸中斷問題，醫護人員不得不耗費大量額外時間重復操作，工作效率大打折扣，電子檔案管理質量也隨之降低。這不僅浪費了檔案工作人員的寶貴時間與精力，還使得他們難以將精力聚焦于電子檔案管理的要點工作之上。

2.3 數據安全風險與隱私保護不到位問題

醫院電子檔案具有高度特殊性，其涵蓋患者從個人身份識別信息到健康私密狀況、詳細醫療記錄等海量診療信息，這些信息的安全性至關重要，需要醫院予以高度重視。然而，當前網絡環境錯綜復雜，醫院面臨的網絡攻擊手段愈發多樣，不法分子常借助惡意軟件、釣魚郵件等途徑竊取患者數據。一旦發生數據泄密事件，不僅會對患者個人隱私造成嚴重侵害，引發醫院信任危機，使醫院聲譽受損，還可能令醫院陷入法律糾紛的泥潭。與此同時，部分醫院在電子檔案管理系統維護方面存在嚴重疏漏，軟件更新滯后，防火墻存在諸多漏洞，極易讓新型病毒趁虛而入，破壞電子檔案的數據，導致檔案信息無法正常讀取，前期大量的數據采集與整理工作付諸東流，嚴重威脅醫院電子檔案管理工作的有序開展。

2.4 人才引進滯后與培訓形式化問題

在大數據時代背景下，落實醫院電子檔案管理要點工作離不開高素質專業人才的支撐。現階段，跨界融合所需的既精通檔案管理專業知識，又熟練掌握前沿信息技術的復合型人才極度匱乏。現有的檔案管理人才專業背景較為單一，面對大數據、人工智能算法等新興事物時常常束手無策。他們雖熟悉傳統檔案管理流程，但在電子檔案數字化處理、數據建模和分析挖掘等關鍵領域經驗欠缺，難以將大數據技術靈活運用于電子檔案管理要點工作之中。更為嚴峻的是，醫院對檔案管理人員的培訓與再教育重視程度嚴重不足，未能圍繞醫院電子檔案管理要點精心設計培訓內容，培訓過程流于形式，缺乏深度與系統性[4]。這使得檔案管理人員知識更新滯后，專業技能老化，難以跟上大數據時代瞬息萬變的技術變革節奏，進而無法有效推動醫院檔案管理工作實現創新發展。

3 大數據視域下醫院電子檔案管理要點的實施策略

3.1 樹立大數據意識與加強制度建設

在大數據時代背景下，醫院電子檔案管理需明確要點，精準發力，以提升整體管理效率。醫院應開展自上而下的電子檔案管理知識普及活動，組織專題討論會、培訓會，邀請業內專家剖析電子檔案管理要點，明晰管理思路與階段性規劃，促使醫院領導及檔案管理人員從思想層面重視該項工作。基于此，構建全方位、精細化的電子檔案管理制度與規范。在數據采集環節，明確醫院各部門，包括臨床科室、行政后勤等的職責范圍、工作任務、時間節點及數據標準，杜絕推諉、數據滯后問題，確保各部門協同配合，將管理要點落實到位。存儲方面，統一存儲架構與格式要求，合理劃分存儲空間，保障電子檔案重點信息有序存放。針對數據分析與應用，檔案管理部門組建專門小組，制訂詳細的數據分析計劃與反饋機制，讓數據切實服務于醫院發展與患者需求。同時，建立嚴格的考核機制，將電子檔案管理成效納入科室及個人績效考核體系，通過獎優罰劣推動各環節工作扎實推進。

3.2 提高技術與設備水平

為保障醫院電子檔案管理要點工作的順利推進，引入先進技術與設備勢在必行。醫院應召開專項會議研討信息化改革事宜，將信息技術列為重點預算項目，劃撥專項經費用于電子檔案管理系統的硬件升級與軟件技術引進。新系統應具備完備的功能模塊，涵蓋數據采集、分析、可視化展示等功能，以契合大數據時代電子檔案管理的需求。例如，引入基于人工智能的病歷自動結構化技術，可將非結構化病歷文本轉化為可分析的結構化數據，為病歷分析提供有力支撐。同時，更新老舊設備，購置高性能的服務器與大容量存儲陣列，確保數據存儲與讀取高效順暢。在網絡安全防護層面，引入病毒防護、入侵檢測系統，部署防火墻，完善網絡安全體系，并定期開展漏洞掃描，及時排查潛在風險點。建立完善的數據備份和恢復機制，確保醫院電子檔案管理工作的連續性，即便遭遇突發狀況，數據信息安全亦能得到保障。

3.3 強化數據安全與隱私保護

鑒于醫院電子檔案信息的重要性，需采取嚴密的數據安全防護與隱私保護措施。明確任何人員訪問、使用電子數據均需相應授權，依據崗位需求精細劃分權限。如臨床醫生僅能在授權范圍內查看患者醫療記錄用于診斷，科研人員獲取數據需經領導審批用于特定研究項目，確保數據使用合理合規。借助加密技術對存儲的電子檔案數據加密，保障靜態存儲時的數據安全。在數據傳輸環節，采用SSL/TLS等加密協議，防止數據被竊取或篡改。同時，運用脫敏技術對用于數據分析、教學等非醫療服務場景的數據脫敏，處理患者關鍵信息，在保障數據可用性的同時維護患者隱私。加強網絡安全監測，部署實時監測系統，對用戶行為和網絡流量實時甄別[5]。一旦發現異常，如頻繁登錄失敗、大規模數據外發等情況，立即采取阻斷、排查等處置措施，切實維護數據的安全。

3.4 加強人才培養與引進

醫院電子檔案管理要點的落實離不開專業人才。醫院應將檔案管理人員教育培訓作為重點工作推進，圍繞管理要點定期組織系統性培訓。培訓內容既涵蓋傳統檔案管理知識的深化拓展，如檔案分類、編目等進階技能，又聚焦大數據、人工智能、物聯網和區塊鏈等前沿技術，包括數據挖掘、機器學習算法應用、電子檔案系統運維等實用技術。邀請行業專家、高校教授授課，助力檔案管理人員明確管理要點，提升專業素養[6]。同時，拓寬人才引進渠道，與高校信息管理等專業建立人才培養合作關系，為人才引進開辟優先路徑，提前鎖定優秀應屆畢業生。面向社會招聘復合型人才，提供良好的職業發展前景與優厚待遇，為醫院電子檔案的管理持續輸送人才，助力醫院在大數據時代實現電子檔案管理的跨越式發展，確保管理的要點工作順利完成。

總之，大數據視域下的醫院電子檔案管理挑戰諸多。醫院應聚焦有限資源，明確管理要點，強化制度建設，培育大數據意識與管理意識，引入先進技術設備提供硬件支撐，重視數據安全與隱私保護，通過人才培養與引進解決現存問題，切實推進醫院數字化轉型。如此，方能提高醫院電子檔案管理的水平，為醫院發展與患者更好地提供檔案信息服務。

參考文獻

[1]亓寶貴.醫院電子檔案管理的現狀與對策探析[J].蘭臺內外，2024（22）：64-66.

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[3]程麗麗，武增華.大數據環境下醫院電子檔案管理要點分析[J].中國衛生產業，2024，21（01）：121-123.

[4]孔令超.大數據時代醫院電子檔案管理思索[J].黑龍江檔案，2022（06）：64-66.

[5]陳文媛.大數據時代醫院檔案服務的創新[J].蘭臺世界，2022（S1）：57-58.

[6]陳忠煜.基于大數據的醫院電子檔案歸檔管理系統研究[J].自動化技術與應用，2022，41（01）：162-166.

作者簡介：韓姍珊（1991—），大學學歷，中南大學湘雅醫學院附屬海口醫院館員，研究方向：檔案管理。