基于大數據的企業檔案信息資源整合與共享機制研究

摘 要：在大數據快速發展的背景下，企業檔案信息資源的整合與共享已成為推動管理優化和提升運營效率的重要手段。然而，目前檔案信息資源整合與共享機制的構建還存在諸多問題，包括檔案資源整合標準缺失、共享機制的制度保障不完善、數據孤島現象嚴重等。為此，建議制定統一的檔案資源整合標準、完善檔案信息共享機制的制度保障、推動企業內外部檔案資源的互聯互通等，以便建立更加安全的檔案信息資源整合與共享機制。

關鍵詞：大數據；檔案信息資源整合與共享機制；制度保障

隨著大數據時代的到來，信息技術的飛速發展為企業管理來了深遠影響，而檔案信息作為企業生產、經營和決策的重要資源，其價值日益凸顯。由于傳統的檔案管理方式存在資源分散、標準不統一的問題，難以滿足企業在數字化轉型中的實際需求，而在大數據技術的賦能下，檔案信息資源的整合與共享成為破解這一難題的關鍵途徑。目前，企業檔案信息資源整合與共享機制仍面臨諸多問題，亟須系統化的解決方案，在此背景下，研究企業檔案信息資源整合與共享機制的構建，不僅是提升企業檔案管理能力的重要舉措，還是推動企業信息化建設的必然要求。針對大數據環境下的檔案信息資源整合與共享機制展開深入探討，既具有理論價值，又具有現實意義。

1 大數據對檔案信息資源整合與共享的影響

1.1 有利于提高檔案信息資源整合的效率

傳統的檔案管理方式通常依賴人工整理，導致信息分類混亂、檢索困難及更新不及時等問題，而大數據技術通過自動化的數據采集、清洗、分析與存儲，能夠大幅度地提高檔案整合的效率，實現信息的系統化管理。首先，企業檔案通常涉及大量異構數據，包括文本、圖片、音頻和視頻等，不同類型的檔案數據結構復雜，而大數據技術通過數據挖掘、文本分析和模式識別等手段，能夠快速整合多樣化的檔案數據，將其轉換為可用的結構化信息。其次，傳統檔案整合依賴于人工審核與校驗，難免出現信息遺漏、重復錄入和分類錯誤的問題，而大數據技術能夠通過算法校驗和智能化數據比對，發現并消除冗余信息，保證檔案數據的準確性，從而有利于提升整合效率。最后，在傳統檔案管理方式中，信息更新往往具有延遲性，而大數據系統通過實時數據流處理技術，可實現對企業內部和外部檔案信息的即時采集，保證檔案數據的時效性。例如，企業在不同部門之間通過大數據平臺實現檔案數據的實時同步，能快速響應業務需求并提供準確的檔案支持。

1.2 有利于推動跨部門檔案資源的共享

大數據技術在企業檔案管理中的應用，顯著推動了跨部門檔案資源的共享，這一影響主要體現在大數據技術為檔案共享提供了技術支持、溝通橋梁與協作平臺，從而有效解決了企業內傳統檔案共享存在的信息孤島等問題。一方面，在傳統檔案管理中，不同部門往往采用各自獨立的檔案管理方式，導致檔案信息格式不統一，嚴重影響了檔案資源在部門之間的共享，而大數據技術通過統一的數據標準，整合來自不同部門的異構數據，構建企業內部檔案資源統一的數據庫，減少因格式不兼容或數據不一致帶來的共享障礙[1]。另一方面，企業內部的檔案共享通常涉及多個部門和業務單元的協作，但傳統方式依賴于文件傳遞，容易出現信息傳遞延誤的問題，而通過大數據平臺，企業可以搭建檔案信息的協作網絡，實現跨部門檔案資源的實時共享。例如，通過企業級大數據平臺，各部門可以根據權限在平臺快速獲取所需的檔案資源，無需煩瑣地申請和審批流程，從而大幅度提升了共享效率。此外，在共享檔案資源的過程中，快速精準地找到所需的檔案信息是提高共享效率的關鍵，而基于大數據的智能搜索能夠通過語義分析，幫助用戶快速定位目標檔案，避免了傳統檔案共享中因信息分散導致的效率低下。

1.3 有利于優化企業檔案資源利用水平

大數據技術的應用，不僅提高了企業檔案信息資源的整合與共享能力，同時對檔案資源的利用水平也產生了顯著的優化作用。首先，企業的檔案資源往往涵蓋了大量歷史數據和關鍵業務信息，但傳統檔案管理方式由于缺少數據分析能力，難以充分利用這些資源，而大數據技術通過數據挖掘、分析和可視化等手段，可以從海量檔案中提取對企業有用的關鍵信息。其次，在傳統檔案管理中，信息檢索的效率較低，且檔案資源的利用多停留在簡單的查詢層面，而大數據技術通過構建檔案信息的智能檢索系統，能快速定位所需信息，并支持對信息的深度分析。最后，檔案資源的價值不僅體現在數據本身，更體現在與企業實際業務的結合，而通過將檔案數據與業務數據整合分析，大數據技術能夠為企業提供更準確的業務決策支持。

2 困擾大數據環境下檔案信息資源整合與共享機制構建的問題

2.1 檔案資源整合標準缺失

首先，盡管國家檔案局發布《電子檔案管理辦法》對檔案分類和標注進行規范要求，但在實際執行中，企業在檔案分類標準仍然存在理解不一致、執行不到位的問題，造成分類體系的混亂。其次，檔案元數據標準的制定不足。在大數據環境下，檔案信息資源的共享與利用需要依賴元數據來描述檔案內容、格式及來源等特性，但現階段企業在元數據標準的規范上存在明顯不足，不同部門間元數據字段的定義、命名規則與描述方法各異，導致檔案數據在跨系統整合時難以實現統一的檢索和調用[2]。再次，檔案信息數據格式的標準化不足。檔案信息資源在記錄和存儲時，由于歷史遺留原因或不同管理系統的局限性，形成了多種數據格式，但在大數據環境下，這種數據格式的多樣性增加了整合的復雜性，導致檔案資源在整合過程中需要進行大量的格式轉換工作，增加了工作量和時間成本。最后，檔案信息資源整合過程中的命名規則缺少統一標準。在企業檔案信息資源管理中，不同部門在命名檔案文件時，通常基于各自的習慣或業務需求，缺少全局性的統一規劃，這種命名規則的混亂性在整合過程中表現為檔案文件名稱重復、字段含義不明、沖突等問題，進一步阻礙了檔案資源的高效整合。

2.2 共享機制的制度保障不完善

首先，檔案信息資源共享機制缺少明確的法律法規支撐。在大數據時代，檔案信息資源的共享需要清晰的法律框架來規范數據的使用、存儲和傳輸，但目前關于企業檔案信息資源共享的法律體系尚未健全，導致檔案信息在共享過程中缺少必要的制度依據。其次，檔案信息共享機制中的流程管理制度不完善。《電子檔案管理辦法》中提及共享流程應規范化，企業在實施檔案資源共享時，缺少可操作性的實施細則，導致企業難以將其轉化為有效的業務流程，導致資源調用、權限審批、數據分發的過程存在混亂現象，影響了共享機制的有序運行[3]。最后，檔案信息資源共享的權限分配制度不健全。在大數據環境下，檔案信息資源涉及企業內部多個部門和業務單元，不同層級和角色對檔案信息的使用需求存在差異，但部分企業在共享機制中缺少針對性強的權限分配制度，難以根據不同業務需求對檔案資源的訪問權限科學劃分，導致共享機制中權限管理混亂或權限分配不合理的問題較為普遍，使得部門之間在共享過程中容易出現矛盾和資源分配不均的現象，導致檔案共享過程缺少積極性和協作性。

2.3 數據孤島現象嚴重

首先，檔案管理系統之間缺少互聯互通能力。在大數據環境下，企業內部的檔案管理需要依賴信息系統的協作和數據的互聯，但由于不同系統之間的技術架構、接口標準、數據格式各不相同，導致檔案管理系統之間無法實現數據的無縫對接。在《數字檔案館建設指南》中強調系統互聯的重要性，但由于企業歷史系統復雜、接口開發成本高，現有技術能力難以滿足互聯互通的要求。其次，在大數據環境下，檔案資源共享需要在合理劃分權限的基礎上進行，但當前許多企業的權限劃分機制存在問題，導致檔案資源難以在部門之間流通，進一步強化了數據孤島的存在。最后，檔案數據標準的不一致。企業內部不同部門在記錄和存儲檔案信息時，由于缺少統一的數據標準，導致檔案信息的格式、內容、命名規則各異，使得即使數據可以被物理整合到同一個平臺，也無法在邏輯層面實現統一管理。

3 大數據下檔案信息資源整合與共享機制構建的策略

3.1 制定統一的檔案資源整合標準

大數據時代，企業檔案信息資源的管理已從傳統的靜態記錄向動態化、結構化、智能化方向轉變，而檔案資源作為企業運營的重要支撐，其整合規范化程度直接影響資源共享機制的構建效果，必須要制定統一的檔案資源整合標準。第一，為解決檔案信息資源分類標準不一致的問題，需要在大數據環境下對企業檔案資源進行全面梳理，根據業務需求和行業特性，制定適用于不同部門和業務單元的分類框架和細化規則。同時，針對《電子檔案管理辦法》中的分類標準規范要求，企業應在整合機制中對檔案分類的執行方式細化，將法規要求轉化為實際操作規則，減少由于標準理解不一致導致的分類混亂。第二，針對元數據定義和描述不統一的問題，企業應結合大數據技術，制定統一的元數據規范，明確元數據的命名規則、字段設置和描述方法。具體而言，可以根據檔案資源的業務用途和數據結構，劃定元數據字段的統一模板，并通過大數據系統實現元數據的自動采集與錄入。第三，企業需要制定內部統一的數據格式規范，保證不同類型的檔案資源能夠被大數據系統高效整合，在此基礎上要借助大數據技術實現對已有檔案數據的格式轉換，將分散的異構數據整合為可操作性強的統一格式。第四，針對檔案命名混亂的問題，企業需要在檔案信息資源整合與共享機制中明確命名規則，統一文件名稱的組成方式、字符編碼和版本標識，以便保證所有新上傳的檔案均符合標準化要求，從而減少因命名不一致導致的整合困難。

3.2 完善檔案信息共享機制的制度保障

檔案信息資源的共享是企業實現數字化轉型的重要環節，而制度保障則是支撐共享機制高效運行的核心要素。因此，形成一套覆蓋共享全流程的管理體系。第一，企業可以結合國家層面的法律要求，明確檔案信息資源在共享中的權責界定、使用范圍和數據保護要求，同時細化檔案共享的實施細則，將檔案共享的行為規范化，以便有效避免因缺少法律依據而導致的檔案共享過程中的操作混亂[4]。第二，企業需要制定標準化的檔案提交、審核、共享、調用流程，來保證共享機制的高效運行，還要明確各部門在流程中的職責權限，以便避免流程交叉。同時，針對《電子檔案管理辦法》中提到的共享流程規范化問題，企業可以通過構建權限管理模塊，對調用檔案資源的權限進行分層管理，保障檔案資源共享過程中既滿足業務需求又符合數據安全要求。第三，針對權限劃分不合理的問題，企業應根據檔案信息資源的重要性、敏感性和使用需求，制定詳細的權限分配規則。在此過程中，大數據技術可以通過權限管理模塊，實現對用戶操作權限的自動分配和動態調整，保證檔案信息資源的共享既滿足業務需求，又不損害資源安全。第四，企業需要在共享機制中加入利益衡量規定。利益分配機制的完善不僅能夠激發各部門參與檔案共享的積極性，還能促進企業整體資源整合與共享的高效推進。

3.3 推動企業內外部檔案資源的互聯互通

第一，為了解決檔案信息資源的分散存儲問題，需要建立統一的檔案資源集中管理平臺，為此，企業應依托大數據技術，將分散在不同部門或子單位的檔案資源匯集到一個統一的數字化平臺集中管理。同時，應結合檔案資源的實際情況，對已有的歷史檔案進行數字化轉化，并通過大數據技術對其進行整合，保證檔案資源能夠以標準化的形式存儲在集中管理系統中，便于后續的互聯互通。第二，為了解決檔案管理系統之間缺少互聯互通能力的問題，企業需要建設檔案資源的互聯互通技術體系，為此要搭建基于大數據架構的檔案信息共享平臺，實現不同檔案管理系統之間的數據傳輸。針對系統互聯需求，企業應遵循《電子檔案管理辦法》中關于系統對接接口標準的要求，在平臺開發中采用統一接口標準，避免技術架構不兼容導致的對接障礙。第三，為了解決檔案信息資源訪問權限劃分不合理的問題，企業需要制定科學的檔案權限管理策略，保證資源互聯互通的同時不損害數據安全[5]。第四，為了解決檔案數據標準不統一的問題，企業要通過制定統一的檔案數據格式、分類規則和命名規范，保證不同系統和部門生成的檔案資源在格式和邏輯上具有一致性。

結語

本研究圍繞企業檔案信息資源整合與共享機制中的關鍵問題，提出了針對性的策略，具有較強的應用價值。然而，隨著大數據技術的進一步發展，檔案管理面臨的技術、制度、應用需求也將不斷變化。因此，未來需要進一步探索智能化的管理方式，以便適應企業多元化發展的需求，為企業的持續創新提供更全面的支持。

參考文獻

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[4]孫文文.論大數據時代企業檔案信息的資源整合[J].活力，2023，41（12）：127-129.

[5]麥迪，閆潤中，齊宏遠.大數據時代企業檔案信息資源整合與利用[J].陜西檔案，2022（02）：39-40.

作者簡介：孫燕（1985.03.10—），大學學歷，山東浪潮數字服務有限公司副研究館員，研究方向：檔案管理。