數(shù)字化檔案管理中存在的問題及對(duì)策

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化檔案管理已成為現(xiàn)代檔案工作的重要內(nèi)容。數(shù)字化檔案管理利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理和利用，極大地提高了檔案管理的效率和檔案信息資源的利用價(jià)值。然而，在數(shù)字化檔案管理的實(shí)踐中，仍存在著一些亟待解決的問題，如技術(shù)層面的數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量不高、存儲(chǔ)介質(zhì)安全性差等。管理層面的制度不完善、人才匱乏等。法律層面的電子文件效力不明確、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私保護(hù)不足等。對(duì)此，本文提出了相應(yīng)的對(duì)策建議，包括加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新與集成、健全管理制度、加強(qiáng)人才培養(yǎng)、明確法律地位等。文章展望了數(shù)字化檔案管理的未來發(fā)展趨勢(shì)，探討了人工智能、區(qū)塊鏈和大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用前景。通過分析和總結(jié)，本文旨在為推動(dòng)數(shù)字化檔案管理的健康發(fā)展提供參考和啟示。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案管理；問題；對(duì)策；人工智能；區(qū)塊鏈

檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，具有憑證、查考和保存歷史的重要價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理方式已難以適應(yīng)信息時(shí)代的需求。數(shù)字化檔案管理作為現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展方向，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高檔案信息資源的管理和利用效率，促進(jìn)了檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。然而，在數(shù)字化檔案管理的實(shí)踐中，由于技術(shù)、管理和法律等方面的原因，仍存在一些亟待解決的問題，如數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量不高、存儲(chǔ)介質(zhì)安全性差、管理制度不健全和法律地位不明確等，制約了數(shù)字化檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。如何破解這些難題，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，是擺在檔案工作者面前的重要課題。

1 數(shù)字化檔案管理的定義

數(shù)字化檔案管理是指運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、加工、檢索、傳輸和利用的一系列活動(dòng)[1]。它是傳統(tǒng)檔案管理向信息化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)型的必然結(jié)果。在數(shù)字化檔案管理中，檔案的內(nèi)容被轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式，通過元數(shù)據(jù)進(jìn)行組織和描述，存儲(chǔ)在數(shù)字介質(zhì)上，并通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問和共享。這種管理方式不僅提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，也極大地?cái)U(kuò)展了檔案信息資源的應(yīng)用范圍。目前，數(shù)字化檔案管理主要采用數(shù)字化轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)管理、存儲(chǔ)、檢索訪問及安全保護(hù)等技術(shù)。其中，數(shù)字化轉(zhuǎn)換技術(shù)用于將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖像或文本。元數(shù)據(jù)管理技術(shù)用于對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行描述、組織和檢索。存儲(chǔ)技術(shù)則確保數(shù)字檔案的長期保存和可靠存取。檢索和訪問技術(shù)為用戶提供便捷高效的檔案查詢服務(wù)。安全和保護(hù)技術(shù)則對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行必要的權(quán)限控制、加密和備份，防止檔案信息被非法篡改、泄露或破壞。數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用，提升了檔案工作效率，促進(jìn)了檔案信息資源的開發(fā)利用，也為各行業(yè)的信息化建設(shè)和應(yīng)用提供了重要支撐。

2 數(shù)字化檔案管理中存在的主要問題

2.1 技術(shù)層面問題

在數(shù)字化檔案管理的技術(shù)實(shí)踐中，較為突出的問題：一是數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量不高。個(gè)別檔案在掃描、圖像處理等環(huán)節(jié)把控不嚴(yán)，導(dǎo)致數(shù)字化文件清晰度差、完整性差，影響檔案的可用性和準(zhǔn)確性；二是存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性和壽命問題。數(shù)字檔案大多存儲(chǔ)在磁盤、光盤等電子介質(zhì)中，易受物理損壞、病毒侵襲，且壽命有限，長期保存困難；三是系統(tǒng)兼容性和可持續(xù)性問題。軟硬件更新?lián)Q代快，不同檔案系統(tǒng)間缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和接口，導(dǎo)致數(shù)據(jù)交換困難，影響系統(tǒng)的延續(xù)使用。上述問題制約了數(shù)字化檔案管理質(zhì)量和效益的提升，需引起高度重視。

2.2 管理層面問題

從數(shù)字化檔案管理的實(shí)際情況看，存在一些管理方面的問題：一是管理制度不完善。缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，部分單位對(duì)數(shù)字化檔案管理的重視程度不夠，條塊分割、多頭管理現(xiàn)象普遍；二是人才隊(duì)伍建設(shè)滯后。數(shù)字化檔案管理需要復(fù)合型人才，既精通檔案業(yè)務(wù)又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，而目前從業(yè)人員大多缺乏專業(yè)背景，隊(duì)伍整體素質(zhì)亟待提高；三是安全保密措施不足。對(duì)數(shù)字檔案的訪問控制、身份認(rèn)證及權(quán)限管理等方面考慮不周，存在一定的泄密風(fēng)險(xiǎn)。這些問題影響數(shù)字化檔案管理工作的規(guī)范有序開展，需要在體制機(jī)制、人才建設(shè)等方面加以完善[2]。

2.3 法律層面問題

隨著數(shù)字化檔案管理的深入發(fā)展，在法律法規(guī)方面也面臨一些新情況與新問題。一是電子文件法律效力問題。目前電子文件的證據(jù)效力尚無明確規(guī)定，在糾紛訴訟中的認(rèn)可度不高，影響檔案的憑證作用發(fā)揮。二是知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)問題。數(shù)字檔案的獲取、傳播更加便捷，但版權(quán)歸屬、使用許可等缺乏明確界定，侵權(quán)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。三是隱私保護(hù)問題。檔案中可能涉及個(gè)人隱私信息，在數(shù)字化采集、利用等環(huán)節(jié)缺乏必要的技術(shù)和制度保障措施，存在隱私泄露風(fēng)險(xiǎn)。上述問題的存在，增加數(shù)字化檔案管理的法律風(fēng)險(xiǎn)，迫切需要完善相關(guān)法律法規(guī)，為數(shù)字化檔案管理提供有力的法治保障。

3 改善數(shù)字化檔案管理的對(duì)策建議

3.1 技術(shù)層面的對(duì)策

針對(duì)數(shù)字化檔案管理中存在的技術(shù)問題，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)遵循《中華人民共和國檔案法》第十二條關(guān)于檔案館以及其他檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的要求，采取切實(shí)有效的應(yīng)對(duì)措施，著力從數(shù)字化轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)安全、系統(tǒng)集成等環(huán)節(jié)入手，全面提升數(shù)字化檔案管理的技術(shù)水平[3]。首先是要全力提高數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量。要嚴(yán)格按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）的要求，制定嚴(yán)格的數(shù)字化采集操作規(guī)范，配置先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備如高速掃描儀、高清攝像機(jī)等，優(yōu)化掃描參數(shù)設(shè)置，強(qiáng)化圖像增強(qiáng)、OCR識(shí)別等處理技術(shù)，確保數(shù)字化文件的高保真性、高可用性和高準(zhǔn)確率。其次是要采用先進(jìn)可靠的存儲(chǔ)技術(shù)，根據(jù)數(shù)字檔案的安全等級(jí)、訪問頻率等因素，遵照《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》中關(guān)于系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)的規(guī)定，合理配置磁盤陣列、緩存加速和云存儲(chǔ)等存儲(chǔ)設(shè)施，建立一套科學(xué)的數(shù)字檔案存儲(chǔ)體系。最后是要重視標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的遵循和系統(tǒng)集成。按照檔案元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)交換等國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，規(guī)范元數(shù)據(jù)描述，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的無縫交換與共享。要加強(qiáng)與政務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成對(duì)接，打通部門間的數(shù)據(jù)壁壘，提高跨系統(tǒng)、跨部門的協(xié)同管理水平。要堅(jiān)持開放性、兼容性理念，構(gòu)建技術(shù)先進(jìn)、接口開放的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)與新技術(shù)的持續(xù)集成與創(chuàng)新應(yīng)用。

3.2 管理層面的對(duì)策

要破解數(shù)字化檔案管理中的管理難題，檔案管理機(jī)構(gòu)需要嚴(yán)格落實(shí)《中華人民共和國檔案法》第三條關(guān)于各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，保障檔案數(shù)字化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)”的規(guī)定，在體制機(jī)制創(chuàng)新、人才隊(duì)伍建設(shè)等方面持續(xù)用力，推動(dòng)管理理念、管理方式和管理能力的全面升級(jí)[4]。一方面，要按照《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》提出的建設(shè)目標(biāo)和基本原則，健全完善的管理制度體系，修訂涵蓋檔案收集、整理、保管和利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理辦法和操作規(guī)程，明確各崗位的職責(zé)權(quán)限和管理要求，形成職責(zé)明晰、流程順暢、規(guī)范有序的運(yùn)行機(jī)制。另一方面，檔案管理機(jī)構(gòu)要?jiǎng)?chuàng)新人才引進(jìn)和培養(yǎng)模式，需要通過“請(qǐng)進(jìn)來”的方式引入檔案、計(jì)算機(jī)等相關(guān)專業(yè)人才充實(shí)隊(duì)伍，同時(shí)采取“走出去”的方式選送骨干人員到高校、科研機(jī)構(gòu)進(jìn)修學(xué)習(xí)，提高信息化素養(yǎng)和創(chuàng)新實(shí)踐能力。

此外，還要按照《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》的要求，強(qiáng)化安全保密意識(shí)和技術(shù)防范能力，樹立“網(wǎng)絡(luò)安全就是國家安全”理念，嚴(yán)格貫徹落實(shí)國家有關(guān)保密的法律法規(guī)，建立健全安全保密制度和應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)對(duì)重要設(shè)備、敏感數(shù)據(jù)和脆弱節(jié)點(diǎn)的安全管控，定期開展數(shù)據(jù)備份、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和滲透測試，筑牢數(shù)字檔案管理的安全防護(hù)屏障。

3.3 法律層面的對(duì)策

數(shù)字時(shí)代，很多傳統(tǒng)的檔案管理規(guī)范已無法完全適用，立法部門亟須加快檔案法律法規(guī)建設(shè)，夯實(shí)數(shù)字化檔案管理的法治基石[5]。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第三十七條規(guī)定，“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”，這為數(shù)字檔案的法律地位提供了基本保障?！吨腥A人民共和國檔案法實(shí)施條例》第四十條進(jìn)一步明確電子檔案應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)，確保其真實(shí)性、完整性和可用性。這些法律規(guī)定為數(shù)字檔案在行政管理、訴訟仲裁等活動(dòng)中的應(yīng)用提供了堅(jiān)實(shí)的法律依據(jù)。

與此同時(shí)，檔案數(shù)字化是將檔案文獻(xiàn)轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，并通過網(wǎng)絡(luò)傳播，極易產(chǎn)生版權(quán)糾紛。各檔案管理機(jī)構(gòu)要建立健全知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)制度，積極與版權(quán)主管部門溝通協(xié)調(diào)，明確檔案數(shù)字化的版權(quán)歸屬問題，完善檔案著作權(quán)認(rèn)定、許可使用、合理使用的法律規(guī)范，確保檔案數(shù)字化工作在法治軌道上健康發(fā)展。此外，根據(jù)《中華人民共和國個(gè)人信息保護(hù)法》第五條處理個(gè)人信息應(yīng)當(dāng)遵循合法、正當(dāng)、必要的原則以及第五十四條關(guān)于個(gè)人信息處理者應(yīng)當(dāng)建立個(gè)人信息的定期審計(jì)機(jī)制的要求，檔案管理機(jī)構(gòu)要制定檔案數(shù)字化處理的隱私保護(hù)指引，分檔案類型設(shè)置相匹配的隱私保護(hù)等級(jí)。在采集、存儲(chǔ)和利用等環(huán)節(jié)嚴(yán)格限定隱私信息的采集范圍、存儲(chǔ)方式和使用場景，通過數(shù)據(jù)脫敏、匿名化處理、最小夠用原則等技術(shù)和管理手段，從制度和技術(shù)兩個(gè)方面為個(gè)人隱私信息安全保駕護(hù)航。

4 數(shù)字化檔案管理未來發(fā)展的趨勢(shì)

4.1人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)在檔案管理中的應(yīng)用

人工智能作為引領(lǐng)未來的戰(zhàn)略性技術(shù)，在數(shù)字化檔案管理領(lǐng)域大有可為。比如，利用機(jī)器學(xué)習(xí)算法，可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檔案分類和元數(shù)據(jù)提取，系統(tǒng)通過分析檔案內(nèi)容，識(shí)別關(guān)鍵信息要素，自動(dòng)生成主題詞、關(guān)鍵詞等元數(shù)據(jù)，極大地提高檔案著錄效率[6]。又如，基于自然語言處理技術(shù)，可以開發(fā)智能檔案檢索系統(tǒng)，通過語義理解和關(guān)聯(lián)分析，實(shí)現(xiàn)更加精準(zhǔn)、全面的檔案檢索服務(wù)，方便用戶快速獲取所需信息。再如，利用機(jī)器學(xué)習(xí)算法對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行和檔案使用情況建模分析，可以預(yù)測檔案的劣化風(fēng)險(xiǎn)，提前采取針對(duì)性的保護(hù)措施，實(shí)現(xiàn)檔案的智能化預(yù)防性保護(hù)。隨著人工智能技術(shù)的快速發(fā)展，其在數(shù)字化檔案管理中的應(yīng)用將不斷深入，推動(dòng)檔案管理從被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)、從事后管理向事前管理轉(zhuǎn)變。

4.2 區(qū)塊鏈技術(shù)在檔案真實(shí)性和完整性保護(hù)中的應(yīng)用

區(qū)塊鏈作為一種去中心化的分布式賬本技術(shù)，具有不可篡改、可追溯及公開透明等特點(diǎn)，為解決數(shù)字化檔案管理中的真實(shí)性、安全性等問題提供了新思路。利用區(qū)塊鏈技術(shù)，可以為每份數(shù)字檔案生成唯一的“數(shù)字指紋”，通過時(shí)間戳、數(shù)字簽名等方式，將檔案的創(chuàng)建、修改等關(guān)鍵信息永久記錄在區(qū)塊鏈賬本中，保證檔案的原始性和不可抵賴性。同時(shí)，可以將檔案的存儲(chǔ)和管理流程通過智能合約固化到區(qū)塊鏈中自動(dòng)執(zhí)行，如檔案的借閱審批、歸檔接收、保管流轉(zhuǎn)等，實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期的可信可控管理。此外，區(qū)塊鏈的分布式存儲(chǔ)模式可以多副本異地備份，進(jìn)一步提高系統(tǒng)的容災(zāi)能力和檔案的安全性。區(qū)塊鏈技術(shù)與數(shù)字化檔案管理的結(jié)合，為構(gòu)建政務(wù)誠信、社會(huì)誠信奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，必將成為數(shù)字化檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的重要方向。

4.3 大數(shù)據(jù)分析在檔案利用和決策支持中的作用

數(shù)字化檔案的海量積累，為大數(shù)據(jù)分析應(yīng)用提供了廣闊空間。通過對(duì)數(shù)字檔案資源深度挖掘和關(guān)聯(lián)分析，可以洞察其中蘊(yùn)含的歷史規(guī)律和發(fā)展趨勢(shì)[7]。例如，對(duì)檔案大數(shù)據(jù)進(jìn)行文本挖掘和情感分析，可以揭示特定歷史時(shí)期的社會(huì)風(fēng)貌和民生狀況，為編史修志、政策評(píng)估提供新視角。再如，運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)可以發(fā)現(xiàn)檔案利用的熱點(diǎn)領(lǐng)域和關(guān)注焦點(diǎn)，進(jìn)而優(yōu)化檔案服務(wù)方式，提供精準(zhǔn)化、個(gè)性化的檔案信息服務(wù)，有效提升社會(huì)公眾對(duì)檔案的認(rèn)知和利用水平。此外，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，還可以預(yù)測未來一段時(shí)期的檔案利用需求，合理配置檔案服務(wù)資源，為科學(xué)決策提供數(shù)據(jù)支持。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，數(shù)字化檔案也必將從“沉睡的資源”轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸腔鄣馁Y產(chǎn)”，在服務(wù)民生、促進(jìn)發(fā)展中發(fā)揮更大作用。

結(jié)語

數(shù)字化檔案管理是信息時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路。雖然在數(shù)字化檔案管理的實(shí)踐中技術(shù)、管理和法律等方面還存在一些亟待解決的問題，但通過采取切實(shí)有效的應(yīng)對(duì)策略，完善技術(shù)手段、管理制度和法律規(guī)范，契合時(shí)代需求，數(shù)字化檔案管理必將迎來更加廣闊的發(fā)展前景。未來，隨著人工智能、區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)在檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用，智能化、協(xié)同化、生態(tài)化將成為數(shù)字化檔案管理的新趨勢(shì)，為檔案信息資源的開發(fā)利用和社會(huì)化服務(wù)插上騰飛的翅膀。

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作者簡介：朱曉光（1982.01—），大學(xué)學(xué)歷，山東省巨野縣檔案館副研究館員；檔案管理。