基層檔案管理現代化與信息化工作研究

摘 要：新時代基層檔案管理工作面臨制度、技術、法治現代化轉型的要求。本文從《“十四五”檔案事業發展規劃》的要求出發，從“四個體系建設”的角度探討基層檔案管理現代化與信息化路徑。從治理結構來看，基層應該在優化檔案管理體制、服務好中心大局、堅持依法治理上下功夫；從資源建設來看，要著力推進“三合一”制度落實、加強檔案資源征集力度和完善資源建設網絡等方面努力；從利用體系來看，要打造為民服務品牌和檔案文化品牌；從信息化轉型來看，需要建設數字檔案館、推進共享建設和安全保障，推動基層檔案管理走深走實。

關鍵詞：基層；檔案管理；信息化；體系

基層檔案管理現代化是中國式檔案現代化的基礎?；鶎訖n案管理部門擔負“為黨管檔、為國守史、為民服務”的神圣職責和使命，必須深刻認識和把握“檔案工作姓黨”的政治屬性，增強光榮感、使命感和責任感，用黨的創新理論指導檔案工作實踐化和信息化轉型。本文從“四個體系”建設的角度對基層檔案管理現代化路徑進行分析，以期為基層檔案管理者提供啟示。

1 新時代對基層檔案管理現代化與信息化的新要求

新時代基層檔案工作有其自身的普遍性和特殊性。普遍性指基層檔案是我國檔案治理體系的重要組成部分，隨著鄉村振興等戰略的推進，基層檔案的地位日益凸顯，與其他檔案一樣具有檔案管理的共通性[1]。特殊性指基層檔案涉及面廣、基礎薄弱、信息化任務艱巨，必須以更大力氣提高檔案治理效能。伴隨檔案事業進入新時代，著力推動基層檔案現代化、信息化與數據化成為新的發展方向，也是基層管理治理的重中之重。

1.1 “解放思想”對基層檔案標準化建設的新要求

黨的二十屆三中全會開啟改革開放、革故鼎新的新篇章，強調堅持解放思想、實事求是、與時俱進和求真務實，進一步解放和發展社會生產力、激發和增強社會活力。對基層檔案工作來說，也應當將檔案現代化、規范化建設放在更加重要的位置，這需要在推進檔案體系現代化過程中敢于沖破思想觀念的束縛，突破制度固化的藩籬，敢于啃硬骨頭，敢于涉險灘，堅決破除檔案體制機制的弊端，構建更為合理的檔案治理結構，確保上下貫通、執行有序。

1.2 “良法善治”對基層檔案制度執行力的新要求

《檔案法》《檔案法實施條例》的出臺，標志著檔案法治建設邁向良法善治、高效權威、規范有序的新階段，將推動基層檔案法治建設向更高階段邁進?；鶎訖n案現代化需要以國家法律法規為依托，嚴格按照《檔案法》等要求推進工作，在已有的制度建設基礎上，深化制度創新和執行能力建設，把檔案工作放在中國式現代化的歷史方位中思考和謀劃，把講政治貫穿檔案工作全過程，確保檔案事業始終沿著正確的方向前進。

1.3 “數字中國”對檔案數字化建設的新要求

數字中國是指以數字技術為基礎的國家發展戰略，旨在將各領域數字化、智能化和信息化，推動中國經濟增長和社會進步，這對全面建設社會主義現代化國家、全面推進中華民族偉大復興具有重要意義和深遠影響。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》也提出，要推動檔案數據化建設與管理。一系列戰略的提出為做好基層檔案信息化建設提供了政策依據，促使基層部門加強信息化提檔升級，加強數字技術與檔案管理有機融合，真正提升基層檔案管理實效。

1.4 “安全為要”對檔案風險防控提出的新要求

檔案安全責重如山，是檔案工作的“生命線”。維護檔案數據安全與發展利益是中國特色社會主義事業順利發展、實現國家長治久安和中華民族偉大復興的重要保障，也是基層檔案管理工作的神圣使命?；鶎硬块T要堅持和貫徹總體國家安全觀，強化系統辯證、統籌兼顧的國家安全理念，提高化解檔案領域風險隱患能力，結合具體任務，將總體國家安全觀落實到檔案現代化工作的各個方面。

1.5 “服務為本”對基層檔案服務能力的新要求

新時代檔案工作“四個好”“兩個服務”的目標任務，把黨對檔案工作的認識提高到新的高度，為做好新時代檔案工作提供了根本遵循。做好基層檔案服務工作是檔案事業創新發展和檔案工作“四個好”的新要求。管理部門要加強黨對檔案工作的領導，與時俱進地推進檔案服務工作理論創新、實踐創新和制度創新，及時跟進記錄好、留存好新時代黨領導人民的奮斗歷史，更好地服務黨和國家的各項事業、服務人民群眾[2]。

2 著力在推進檔案治理結構上提質增效

2.1 優化檔案管理體制

結合基層實際，修訂完善檔案管理制度，明確檔案的收集、整理、保管和利用等方面的具體要求，為檔案工作提供制度保障[3]。把檔案工作列入年度重點工作計劃和發展規劃，從管理入手，以培訓為重點，逐步規范綜合檔案管理，積極宣傳法律法規。要明確分管檔案工作的負責人，配備專職檔案工作人員、打造專業化的檔案專業技術人員隊伍。

2.2 服務中心大局

基層部門要緊跟經濟社會發展步伐，對接融入發展重大戰略，推動檔案工作跨區域、跨行業和跨部門協作。扎實地做好重特大事件、重大活動、重大項目和重大工程等檔案收集管理和價值闡釋。比如，發揮檔案在鄉村振興方面的重要作用，深入挖掘檔案中蘊含的好經驗與好做法，賦能鄉村戰略實施。做好檔案的常態化收集、整理和歸檔工作，將黨和國家推進鄉村全面振興過程中取得的實質性進展、階段性成果記錄好、留存好。

2.3 堅持依法治理

把貫徹實施檔案法引向深入，進一步增強社會檔案法治觀念和檔案意識，全面提高基層檔案工作法治化、規范化和科學化水平，努力使基層檔案工作適應國家治理體系和治理能力現代化要求，推動檔案法落地落實見效。比如，基層要強化依法治檔，遵守收集、整理、分類、保管和利用各個環節的規范和標準，確保檔案的完整性和準確性。

3 著力在推進檔案資源體系上提質增效

3.1 加強“三合一”制度編制

“三合一”制度編制工作是推進基層檔案工作規范化管理的重要抓手?；鶎訂挝灰凑铡叭ǚ桨浮焙汀稒C關檔案管理規定》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等，全面收集本單位在公務活動中形成的、對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式與載體的文件材料，重點收集做好科技、專業、照片、網頁信息和實物等文件材料，切實做到應收盡收，應歸盡歸，并根據檔案價值確定相應的保管期限。采取集中培訓的方式對檔案人員進行專門培訓，著力提高檔案業務 “三合一”制度編制工作的水平。

3.2 加強檔案資源征集力度

長期以來，基層以文書檔案管理為主，結構單一，難以滿足人民群眾的需求。要加強渠道拓展，將常規征集與重點征集相結合，改變傳統的等、靠、要等被動征集方式，采用定期接收、收購征購、免費捐贈和寄存代管等形式征集檔案。及時宣傳檔案征集工作的知識和意義，持續擴大征集工作的社會影響力，提高社會各界對征集工作的知曉度、認可度和參與度，加強對捐贈善舉的宣傳報道，弘揚檔案精神和奉獻意識，營造社會氛圍。

3.3 完善檔案資源建設網絡

持續優化基層檔案結構，更好地滿足人民群眾對檔案的需求。一是把反映新時代、新成就的重大“記憶”作為歸集重點。對區域性重大戰略提前介入，制定方案，明確負責部門和人員、工作程序、文件材料歸檔范圍和要求、檔案歸屬流向等，及時跟進組織做好重大活動和重大事件文件材料的收集歸檔工作，確保重大活動和事件檔案完整安全和有效利用。二是聚焦人民群眾的新要求。將民生檔案、地域文化檔案和紅色檔案作為征集重點，基層管理部門要加強與民政、文化、旅游和黨史部門的合作，不斷拓寬接收征集范圍。要以民生需求為導向，以豐富民生檔案資源為手段，不斷整合各類民生檔案資源，建立面向民生的多元化檔案資源體系。

4 著力在推進檔案利用體系上提質增效

4.1 打造為民服務品牌

一是創新檔案服務模式。發揮“互聯網+”、云存儲技術優勢，探索多元化、跨領域和個性化的服務方式，滿足不同群體對檔案資源的需求。二是擴大資源公開力度。激發自然語言技術在分級分類上的潛能，通過關鍵詞設置等條件，及時劃控審核檔案信息資源，特別是房屋拆遷、土地流轉等民生檔案，加強數據集成，依托統一的數據平臺向用戶提供服務，讓群眾在查詢利用時得到實惠。三是優化線上線下服務。打造特色檔案數據APP，為檔案資源提供線上查詢、利用與下載服務，滿足群眾利用需求。比如，有的基層部門在數據共享平臺建設“檔案車”模式，參考淘寶購物車形式，為用戶提供批量下載，節約檔案利用實效。四是完善檔案數據平臺治理。常態化提升數字管理系統應用能力，注重數據糾錯，定期更新檔案數據資源，筑牢檔案部門社會公信力。

4.2 做精做細檔案文化品牌

一是注重資源可視化呈現。用好新媒體傳播優勢，積極利用某信、某音等融媒體平臺，宣傳檔案價值，擦亮檔案新媒體平臺。推動基層部門與融媒體單位合作，刊登反映地域文化、紅色文章的檔案編研成果，以優秀檔案文化引領和教育人民群眾堅定理想信念、厚植家國情懷，激勵干事創業熱情；制作新媒體視頻，講述檔案背后的故事，釋放檔案蘊含的文化力量，彰顯中華民族之智。二是做好數據挖掘與分析?；鶎訖n案蘊含著大量的治理智慧和經驗，要下大力氣將分散的數據進行整合、研究和分析，利用大數據、人工智能技術進行挖掘，更好地賦能中心大局。實施農村政策檔案的數據分析，有助于發現政策制定過程中的規律與教訓，為提高決策科學化提供依據。三是提供好資政服務。堅持“中心工作發展到哪里，檔案工作就記錄到哪里；中心工作推進到哪里，檔案資政服務到哪里”的工作理念，以服務黨委政府和人民群眾為出發點，明確主攻方向，不斷推陳出新，挖掘具有地域特色的檔案資源，持續挖掘、推出彰顯檔案價值的資政展覽、檔案展覽和編研成果，為解決現實問題提供借鑒參考。

5 著力在推進信息化轉型升級上提質增效

5.1 深化共享網絡建設

共享利用是《檔案法實施條例》《“十四五”檔案事業發展》的明確要求，也是數字中國建設的題中之義。要精準核定檔案數據共享需求，進一步擴大共享檔案數據涉及領域，利用云平臺技術，不斷夯實政務云平臺、電子政務網絡、檔案共享交換平臺建設，促進檔案數據跨部門、跨區域與跨行業安全高效地共享，發揮檔案數據支持決策咨詢的潛能。嚴格按照要求對共享檔案數據形式、內容進行審核，對共享數據進行定期或不定期更新，保證數據的時效性與可用性。積極探索檔案數據共享創新應用場景，利用數據價值為公共服務、社會治理、民生保障等領域全面賦能。比如，借助用戶行為大數據實時分析，人工智能可以對用戶進行精準畫像，在此基礎上理解用戶的個性化需求，準確推送所需信息內容，實現內容的精準傳播和服務[4]。

5.2 有序推進建設數字檔案館

數字檔案館是基層檔案信息化管理轉型的必要條件。要嚴格按照《數字檔案館建設指南》《數字檔案館系統測試辦法》，著力構建以資源為核心、設施為基礎、應用為關鍵、安全為保障的數字檔案館體系，實現檔案全生命周期、全流程管理。一是加快紙質檔案數字化，實現數字化成果轉換，推動平臺數據資源不斷豐富。建好專題數據庫，強化信息融合管理，提升檔案網站、移動端應用等的服務能力。二是加強人工智能、區塊鏈、云計算和大數據等新一代信息技術的應用，注重業務協同和系統集成，將檔案管理系統與各類業務、辦公自動化等系統有效銜接。

5.3 強化信息安全保障

信息安全是基層檔案管理現代化的“頭等大事”。當前，檔案數據安全已成為數字社會的關鍵議題，特別是在檔案等領域，數據被泄露、破壞、失控等檔案安全事件頻發，造成巨大經濟損失，凸顯了加強檔案保護的緊迫性。一是建立基層檔案全生命周期安全的技術體系。建立覆蓋檔案收集、整理、利用、開發和共享等環節的矩陣式體系，重點應用加密技術、數據脫敏技術和云計算安全技術等，提升數據安全保障能力。二是完善預警機制。加強數據安全風險評估和監測預警，及時發現并處置安全事件，堵塞安全風險漏洞。三是加強隊伍建設。常態化開展網絡安全教育與培訓，增設相關安全課程，提高安全風險意識，培養具備數據安全理論知識和實踐經驗的專業人才。加強檔案數據備份意識培養，定期開展異地異質備份，確保檔案數據的絕對安全。

結語

新時代，基層檔案管理部門要推進檔案事業現代化建設為目標，認真學習《檔案法》《檔案法實施條例》，以更高的政治站位、更新的思維方式、更嚴的規范標準和更細的工作措施，聚焦工作大局，健全制度抓管理，主動創新優服務，破解檔案工作難題、創新檔案工作方式，積極推進檔案信息化向智慧化轉變，全面提升檔案服務質量和服務績效，為中國式現代化貢獻檔案力量。

參考文獻

[1]顧劍萍.新時代要求下航天企業現代化檔案體系建設路徑探析[J].檔案天地，2024（02）：09-10.

[2]蔡盈芳.全面貫徹落實黨的二十大精神 推進檔案事業現代化發展[N].中國檔案報，2023（07）：17.

[3]楊凱.新時期醫院醫療招標檔案管理策略分析[J].辦公室業務，2024（08）：15-16.

[4]王曉光.人工智能與出版的未來[J].科技與出版，2013（11）：17-18.

作者簡介：吳榮興（1973—），大學學歷，山東省臨沭縣店頭鎮人民政府館員，研究方向：檔案管理。