仲裁檔案信息安全與隱私保護策略研究

摘 要：隨著勞動人事爭議仲裁檔案信息化管理的推進，其信息安全與隱私保護在信息系統架構、數據存儲介質、權限管理和網絡環境方面面臨著較高的風險。對此，提出了數字加密、數字水印、端口控制和物理隔離等技術策略，并通過建立完備的信息安全管理制度、拓寬安全措施的客體與主體范圍，構建全面的安全保障體系，為仲裁檔案的信息安全與隱私保護提供系統化支持。

關鍵詞：仲裁檔案；信息安全；隱私保護

近年來，伴隨市場經濟的發展，公民維權意識不斷增強，勞動人事爭議案件逐年增多，與之相對應的檔案管理工作也日益受到關注。勞動人事爭議仲裁檔案是仲裁委員會在處理勞動爭議過程中形成的具有法律效力的文書和證據材料，真實記錄仲裁全過程，成為勞動關系雙方當事人維護自身合法權益的重要依據，也是仲裁機構提升決策水平和公信力的重要資源[1]。

隨著檔案信息化的不斷發展，仲裁檔案的電子化管理成為必然趨勢。由于勞動仲裁檔案中包含大量敏感的個人信息和商業秘密，一旦泄露將可能導致嚴重的法律和經濟后果。在提高檔案的管理效率和利用率的同時，也帶來了信息安全與隱私保護方面的挑戰。因此，如何在檔案管理過程中有效保障信息安全和隱私保護，已成為當前仲裁檔案管理面臨的關鍵問題之一。

1 仲裁檔案面臨的主要信息安全風險

1.1 信息系統架構設計中的安全性隱患

首先，仲裁檔案涉及個人敏感信息和商業機密，系統需要對不同數據類型進行細化的分類保護，以符合嚴格的信息安全標準[2]。由于許多仲裁檔案管理系統缺乏細致的敏感信息分類保護機制，系統架構的單一性使得不同敏感級別的數據共享通道過于集中，增加了信息被泄露的風險。有研究顯示，即使是在高級別的國際仲裁中也曾發生過網絡攻擊事件，博凱立律師事務所（Bryan Cave Leighton Paisner）2018年的調查報告顯示，有11%的受訪者表示曾經在仲裁中遭受過信息泄露事故[3]。其次，在仲裁過程中形成的檔案通常需跨系統傳輸、跨部門共享，而系統間接口安全設計不夠完善，使得信息在傳輸過程中可能被未經授權的第三方獲取。特別是勞動人事爭議仲裁中的敏感證據材料，在跨系統的傳輸環節中，缺乏數據加密、訪問審計等安全措施會帶來信息被泄露的隱患。此外，勞動仲裁系統由于業務處理的時效性要求較高，往往容易忽視信息安全與業務快速處理間的平衡，導致系統架構設計未能充分考慮數據安全與高效運行的并存需求。

1.2 數據存儲介質的敏感信息保護漏洞

首先，傳統的物理存儲介質如紙質檔案和光盤，缺乏可靠的加密和防盜措施，容易在物理接觸或存儲環境管理不當的情況下被竊取、復制或損壞。相對于數字化存儲介質所普遍采用的硬盤、服務器和云存儲等電子存儲設備，在應對外部入侵和數據泄露方面仍然存在安全防護不足的問題。其次，由于仲裁檔案需長期保存，數據存儲介質的耐久性和安全性管理往往不足。一些存儲設備在長期使用中容易出現老化和數據損壞的問題，缺乏定期的數據檢查與恢復機制，加劇了數據丟失的風險。同時，數據備份的冗余策略也未能有效落實，特別是在物理和云端的多重備份間缺少同步性管理，導致檔案數據的完整性和安全性難以得到保障。

1.3 權限管理機制中的身份驗證風險

首先，仲裁檔案涉及的用戶包括仲裁委員會工作人員、法律顧問、當事人等多類身份，各方對檔案的訪問權限要求不同，但在實際管理中，由于缺乏精細化的權限分配，常常導致權限劃分不清，甚至出現權限越權訪問的情況。其次，身份驗證手段單一，驗證流程薄弱，容易引發信息被泄露或濫用風險。許多仲裁機構仍主要依賴用戶名和密碼等傳統驗證方式，而這些手段不僅易被破解，還存在密碼被盜、泄露等風險[4]。一旦用戶名或密碼被他人獲取，未經授權的用戶即可輕易進入系統，訪問或篡改仲裁檔案中的敏感信息。一些機構雖引入雙重驗證等安全措施，但缺乏動態驗證、行為分析等高級驗證手段，未能及時識別異常登錄行為，給檔案信息安全帶來隱患。最后，在多系統互聯的檔案管理環境中，身份驗證和權限管理的同步性不足，導致檔案安全難以全局控制。勞動仲裁檔案管理系統通常需要與其他內部或外部系統進行數據交互，若權限管理機制未能實現跨系統的統一認證，就會出現權限沖突或驗證失效的問題，也會造成權限失控，導致敏感信息的外泄風險。

1.4 網絡環境下的外部攻擊防護不足

首先，仲裁檔案系統普遍缺乏高級別的防火墻與入侵檢測系統。傳統的防火墻難以應對復雜的網絡攻擊，尤其是針對敏感數據的定向攻擊，而許多檔案管理系統僅采用基礎的網絡隔離手段，對新型網絡攻擊如分布式拒絕服務（DDoS）攻擊、惡意代碼注入等難以有效防御。一旦遭受此類攻擊，可能會導致檔案系統崩潰，甚至引發數據被泄露或篡改的風險。其次，在數據傳輸過程中缺少加密保護，增加了信息被泄露的可能性。勞動仲裁檔案中包含大量當事人隱私和企業機密，若在網絡傳輸過程中未采取安全傳輸協議（如HTTPS或VPN），數據在傳輸鏈路上可能被惡意截獲、篡改，給當事人和仲裁機構帶來重大損失。

2 仲裁檔案信息安全與隱私保護的技術策略

2.1 數字加密

首先，針對數據存儲環節，采用對稱加密和非對稱加密結合的方式，確保存儲在檔案管理系統中的敏感數據始終處于加密狀態。對稱加密（如AES）可有效提高加密效率，適合大批量檔案數據的加密存儲，而非對稱加密（如RSA）則可用于更高等級數據的加密，如個人身份信息、敏感證據材料等，確保數據在非授權訪問下不可讀取。其次，在檔案數據傳輸過程中，采用SSL/TLS協議對網絡傳輸鏈路進行加密。通過啟用TLS協議，保證在檔案提交、審批、跨系統調取等環節的數據在傳輸過程中始終處于加密保護狀態。不僅能夠防止數據在傳輸中被截獲，還可以通過雙向身份驗證來確保數據僅在授權用戶之間傳輸，從而減少敏感信息被泄露的風險。在訪問控制方面，數字加密與權限管理結合，實現基于密鑰的分層授權。針對不同角色的用戶（如仲裁委員會成員、當事人和代理人），通過密鑰分發機制，設定不同的訪問權限，每類用戶只能解密并訪問與其角色相關的數據。使用加密密鑰管理工具（如HSM硬件安全模塊）來集中存儲和管理密鑰，同時設置權限自動過期與重置機制，避免因密鑰濫用或外泄導致的安全風險。

2.2 數字水印

在仲裁檔案管理中，數字水印能夠提供持久性、隱蔽性和防篡改性，有效應對未經授權的復制、傳播和篡改行為。首先，在檔案生成階段嵌入不可見的數字水印，以標明檔案文件的所有權和來源。通過利用加密的水印信息，將檔案創建者、日期和處理過程等重要信息嵌入文件內容中，確保檔案的來源和歸屬可被驗證。即使檔案被非法復制或傳播，隱藏的水印信息仍可揭示文件的原始來源，幫助仲裁機構追溯敏感信息的泄露源頭。其次，在關鍵頁面或段落中植入可驗證的水印信息，利用水印驗證內容的原始性和真實性。此外，某些動態水印技術還支持在內容發生變更時自動記錄修改信息，從而在檔案被篡改時提供直接的證據。在檔案共享與訪問過程中，數字水印也可以充當權限控制的輔助工具。通過對每個用戶生成唯一的水印標識，并將其嵌入用戶所訪問的檔案內容中，一旦用戶發生信息被泄露，仲裁機構即可依據水印信息定位泄露的具體來源。這種針對用戶的個性化水印能夠強化訪問控制，有效防范檔案在多方共享時的隱私被泄露。

2.3 端口控制

端口控制的實施主要包括端口掃描、端口訪問策略、端口日志記錄等方面，以實現對端口訪問的精準管控。首先，定期進行端口掃描。通過使用專業的端口掃描工具（如Nmap），實時檢測仲裁檔案系統中開放的端口，識別可能存在的異常端口連接，從而及時關閉不必要的端口，減少外部攻擊的入口。端口掃描過程中，可特別關注可能被惡意利用的常見端口，如HTTP、FTP等，確保僅保留業務需求明確的端口，為系統構建安全防護的第一道屏障；其次，嚴格端口訪問。根據不同業務需求，設置嚴格的端口訪問權限，限制外部設備和非授權用戶的連接。可以采用基于IP白名單的方式，限制特定IP地址或地址段的訪問，確保只有經過授權的用戶和系統才能訪問特定端口。同時，通過訪問控制列表（ACL）進一步細化權限管理，對高敏感端口采取更嚴格的訪問限制，以應對潛在的外部入侵風險。對于仲裁檔案系統中的高風險端口，如用于傳輸檔案數據的端口，甚至可以設定“按需開放”的策略，即在特定業務場景中臨時開放，業務結束后立即關閉，從而最大限度地控制端口的安全性。

2.4 物理隔離

首先，實施物理分區隔離，限制網絡的接入路徑。在仲裁檔案管理環境中，可以將存儲檔案的服務器置于獨立的物理空間，不與公共網絡直接連接，從源頭上阻斷可能的外部入侵。對于需要在內外網間傳輸檔案數據的情況，可引入數據隔離裝置（如數據交換機、單向導入設備等），將數據傳輸路徑隔離在嚴格的物理限制之內，有效降低數據在傳輸中被泄露的風險；其次，使用獨立的存儲設備對檔案進行物理隔離存儲。對于特別敏感的檔案信息可以采取離線存儲方式，即將數據保存到獨立存儲設備（如硬盤、磁帶）中，并定期對離線存儲進行備份和維護。在不需要實時訪問的情況下，離線存儲能夠實現與網絡環境的完全隔離，從而減少因網絡連接引發的安全風險。此外，在檔案數字化的過程中，可對關鍵性檔案信息進行二次備份，并將備份存儲設備存放在防火安全的物理位置，以增強數據的物理安全性。

3 仲裁檔案信息安全與隱私保護的保障策略

3.1 建立完備的仲裁信息安全制度

首先，制定檔案信息安全的管理規范。將檔案管理各環節的操作要求明確化與標準化。包括檔案生成、存儲、傳輸和銷毀等環節的流程規范。在存儲和傳輸環節，明確規定所有檔案數據的加密處理要求，每一步驟都有相應的安全措施覆蓋，從而降低信息被泄露的可能性。同時，制度應包含檔案訪問權限的設置標準，依據人員職能和檔案內容敏感度來劃分權限層級，避免權限濫用或信息越權訪問。其次，建立檔案訪問審計和監控機制。通過信息安全制度的細化，對所有檔案訪問行為進行記錄和審計，實現檔案的訪問與使用可追溯。規定檔案訪問和操作的日志記錄要求，明確訪問者的身份、訪問時間、操作內容等信息，形成完整的追蹤鏈條。當出現異常訪問行為或信息被泄露時，可以依據訪問日志快速定位責任人，有效減少安全隱患。最后，將安全意識融入員工的日常工作中。仲裁檔案管理涉及多個部門和工作人員。因此，應定期開展安全培訓，提高員工對信息安全風險的認知和應對能力。每季度進行一次安全操作規范培訓，幫助工作人員掌握最新的安全技術手段和應急處置方案。同時，可設計信息安全知識考核，對不同崗位的工作人員進行針對性的安全知識評估，確保各崗位員工具備相應的安全處理能力，提高整個檔案管理團隊的安全水平。

3.2 拓寬仲裁信息安全措施的客體和主體范圍

在仲裁信息安全措施的客體范圍方面，應涵蓋仲裁過程中處理的所有類型的信息，包括物理信息和電子數據。同時，適用對象不僅包括仲裁文件和證據資料，還涉及任何相關的數據和信息源。在遵循仲裁信息安全的主體范圍上，盡可能擴大遵守主體的范圍，力求所有涉及和掌握仲裁信息的相關主體均按照安全制度的要求操作。為此，建議采取直接確認與必要性確認的雙重審核機制，以確認需要遵守安全措施的主體類別。首先，對于直接參與仲裁的主體，包括當事人、代理人、仲裁庭成員及仲裁機構，均需無條件地遵循仲裁所設定的信息安全標準。這一遵守要求旨在確保仲裁的核心人員在信息管理方面實現高標準的安全一致性。其次，對于非直接參與的主體，應基于其所掌握信息的性質進行審查，確定是否需要遵循仲裁的信息安全措施。對于那些經仲裁庭認定為具有保護必要的信息持有者，需強制其執行相關信息安全措施。還可綜合考慮其掌握信息的敏感程度、信息傳輸路徑的安全性、該主體自身的安全基礎設施等因素，決定是否需采取額外的保護措施。仲裁庭可根據這些因素，靈活調整安全措施的執行方式，以確保各類信息安全得到有效保障。對于仲裁中間接參與的主體，仲裁庭可直接要求其遵守信息安全標準。而對于那些控制范圍外的主體，通常因與當事人存在合同關系，仲裁庭可通過要求當事人和此類主體簽訂保密協議等方式，間接實現信息安全的要求，以保障信息安全制度的全面執行。

在信息化進程加快的背景下，勞動人事爭議仲裁檔案的安全保障已成為檔案管理工作的重要組成部分。因此，防范仲裁檔案信息安全面臨的風險，必須有完備的管理制度、精細化的權限控制以及多層次的技術措施，為仲裁檔案的安全管理構建堅實的防護體系。未來，應根據信息技術的進展持續優化安全策略，使仲裁檔案管理在效率與安全性之間實現平衡，為信息化時代的仲裁檔案管理提供可靠支持。

參考文獻

[1]李昱辰.國際商事仲裁視角下仲裁信息安全措施制度研究[J].商事仲裁與調解，2023（05）：58-80.

[2]周劍鋒.初探勞動人事爭議仲裁文書檔案規范化管理[J].四川檔案， 2023（03）：30-31.

[3]廖桂梅.勞動人事爭議仲裁檔案管理提質增效的途徑[J].辦公室業務，2022（24）：125-126+145.

[4]劉魯生，郭世俊.探析新形勢下如何做好仲裁文書檔案管理[J].蘭臺內外，2020（03）：41-42.

作者簡介：李偉（1988—），碩士研究生學歷，高密市勞動人事爭議仲裁院館員，研究方向：檔案信息化、檔案資源利用、檔案安全管理等。