基于ORTCC模型應用下的殘聯業務檔案管理規范化探究

摘 要：“規范化”是“十四五”時期福建省檔案事業發展堅持的原則和重要指導思想。殘聯檔案數量大、類型多樣化，規范化管理要求高。本文基于ORTCC模型應用理論體系，詳細分析了該模型的一、二、三級指標及內容，從目標、規則、訓練、檢查和文化五個方面構建殘聯檔案管理規范化完整體系，一體推進殘聯業務檔案管理規范化，不斷提高檔案管理能力和管理水平現代化，為殘聯事業發展做出積極貢獻。

關鍵詞：ORTCC模型；殘聯業務檔案；規范管理

發展殘疾人事業是國家社會建設重要主題之一。目前，我國31個省級、256個市級、760個縣級殘聯開通服務網站，有3780.70萬余殘疾人持證并完成在線注冊[1]。殘聯與公安部、民政部、教育部和人社部共同推動建立社會信息資源共享服務合作溝通機制，并向31個地方省、市級殘聯提供全國殘疾人信息數據共享接口和殘聯數據信息推送共享服務，實現“一網通辦”。近年來，福建省三元區殘疾人聯合會認真履行“代表、服務、管理”職能，大力開展殘疾人康復、教育、就業、扶貧、文化、社會服務及殘疾預防等業務。在履行殘聯職能過程中產生了大量具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括文書類、維權類、康復類、教育就業類、宣傳文體類、財務類、人事類、基建類和設備，照片、錄像和錄音等聲像類及印章、字畫和獎品等實物類。殘聯檔案數量大、類型多樣化，規范化管理要求高?！陡＝ㄊ　笆奈濉睓n案事業發展規劃》要求“堅持依法治檔”“不斷提高檔案工作法治化、規范化、科學化水平”，將“規范化”成為“十四五”時期全省檔案事業發展應堅持的原則和重要指導思想。ORTCC模型推動檔案管理規范化，涉及檔案管理過程中各要素的管理評價。該模型由Objective（目標）、Rule（規則）、Training（訓練）、Check（檢查考核），及Culture（文化）五個要素組成。ORTCC模型各個要素之間在檔案管理規范化中發揮著十分重要作用，共同構成檔案管理規范化的完整體系（見表1）。將ORTCC模型應用于殘聯檔案管理規范化全過程與各方面，關注管理規范化內容與制度的同時，也關注殘聯檔案管理規范化制度執行的合理性與持續改善情況。一方面，通過殘聯檔案管理規范化制度的修訂、細化，明確檔案管理規范化目標，完善檔案管理規范化規則，增強檔案管理規范化水平。另一方面，側重于制定檔案管理規范化評價體系，制定多部門參與的規范化評估方案，對檔案管理全過程、各方面進行評估，注重評估結果運用，促進殘聯檔案管理規范化持續改善。

1 目標（Objective）：確定殘聯檔案管理目標

1.1 制定目標要求

作為一種管理哲學，目標管理既是一種激勵手段，更是一種結果考評方法[2]。由檔案管理部門與其他業務部門及人員共同商定部門目標與個人目標。規范化檔案管理目標的制定既要立足檔案管理實際，也要適度超前，發揮目標引領作用。圍繞殘聯檔案“規范化”要求，可采用逐年遞增法、目標分解法、上限平均法、平均加合法和浮動目標法（浮動平均加合法、浮動遞增法），運用這些方法制定檔案規范化管理目標要遵循SMART原則，即具體的（Specific）、可衡量（Measurable）、可實現（Attainable）、相關性（Relevant）和時限性（Timebound）。

1.2 明確目標層級

根據ORTCC模型理論，殘聯檔案規范化目標包括一、二、三個層級，層級越高目標就會越具體、越具可及性。一級指標根據《“十四五”全國檔案事業發展規劃》《檔案法》《檔案法實施條例》制定檔案規范化的目標，目標要具有完整性、有效性、可持續性和可改善性。二級指標根據《政務服務事項電子文件歸檔規范》《檔案分類標引規則》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等、行業標準中關于規范的具體規定和要求，確定相應的規范目標。三級目標根據《殘聯機關檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表》等，行業系統的相關文件規定和要求，確定更為具體的規范目標。

1.3 推動規范化目標實現

殘聯機關檔案管理規范化目標確定后，就要始終圍繞目標進行任務分解、明確責任，落實一、二、三級指標中的具體法律法規、行業標準為依據，并在執行過程中持續進行檢查考核，始終把規范化作為檔案管理目標，最終實現殘聯檔案管理決策程序化、權責明晰化、業務流程化、考核定量化、行為標準化、控制過程化和獎懲有據化。

2 規則（Rules）：完善殘聯檔案管理規則

2.1 嚴格落實規則要求

主要是嚴格執行檔案法律、法規、標準和規范性文件中關于檔案管理“規范化”方面的各項要求。認真執行《檔案法》的有關檔案開放審核規則、單套制管理規則、電子檔案“四性”檢測規則?！稒n案法實施條例》的檔案分級管理規則、檔案定期移交規則、檔案信息化建設規則。嚴格落實《檔案征集工作規范》中檔案征集調查、鑒定評估、確定征集方式和完成征集等程序開展，做到每一環節都要存檔記錄。認真貫徹《電子檔案移交接收操作規程》，執行在線移交或離線移交四個操作流程規則。

2.2 不斷完善規則體系

根據地方行業或系統檔案管理職能權限，市級殘聯主要針對第三層級檔案管理目標，在第一、二級目標層基礎上，做出更為具體、細化性的規則。如“殘聯檔案管理崗位工作職責”“殘聯檔案查（借）閱實施辦法”“殘聯檔案管理人員保密守則”“殘聯檔案室管理辦法”等，涉及的多是殘聯檔案管理部門的崗位管理制度及檔案工作人員的日常管理細則，不斷完善殘聯檔案的管理體系。

2.3 突出規則修訂特點

隨著殘聯事業以及檔案工作發展的現實需要，一些已建立并執行的檔案管理規則體系需要不斷地修訂和完善，滿足新時代殘聯檔案管理工作的需要。因此，規則修訂時要確保其科學性、實用性和可行性，凡是與《檔案法》《檔案法實施條例》等法律法規、標準要求相違背的條款內容，要及時剔除、修訂和完善，確保修訂后的條款內容不僅符合上位法的原則要求，還要做到規則條款所規定的語言務實、準確、嚴謹，滿足規范化、標準化要求，在目的上要以“用”為要，堅持檔案與檔案工作的實際需求出發，堅持“從實踐中來，到實踐中去”[3]。

3 訓練（Training）：開展殘聯檔案管理培訓

3.1 把握培訓內容的針對性

要堅持干什么學什么，缺什么補什么，需要什么教什么的原則，培訓內容與殘聯檔案管理的具體業務相結合，在開展檔案業務知識培訓前，要深入殘聯業務部門及檔案管理部門調查研究，收集培訓需求，從培訓內容、培訓對象、培訓規模等方面，制訂更具針對性的培訓計劃、方案。凡事“預則立，不預則廢”，著眼于殘聯檔案事業發展未來。殘聯檔案管理培訓的內容和理念要有前瞻性，《檔案法》《檔案法實施條例》《保密法》中的新規定新要求作為培訓的重點。

3.2 堅持培訓方式靈活性[4]

針對殘聯檔案培訓內容不同，采取不同的培訓方法，能夠起到事半功倍的效果?？刹扇〉姆椒ㄖ饕校褐v授法、視聽法、研討法、案例法和參觀法。講授法主要系統地向參訓人員講授檔案學基本知識、新出臺的法規、標準、規范等；視聽法主要針對殘聯檔案中信息化技術應用、檔案保護技術等，培訓內容的操作性較強；研討法主要圍繞檔案中疑難、爭議性的問題，多在中、高層次專題研討班中采取的培訓方法；案例法主要圍繞實踐中正反兩方面典型檔案管理實踐案例進行教學培訓，具有很強的現實指導性；參觀法就是組織學員到實地參觀學習，到先進地區或單位現場觀察學習，了解先進單位檔案管理的成功經驗。

3.3 重視培訓效果的實效性

“業務培訓年年辦、機關檔案人員年年換、指導人員忙得團團轉，檔案工作仍然開拓不了新局面?！盵5]究其原因之一在于缺失鞏固培訓效果的有效方式和手段。因此，較為成功的方法是通過建立學員培訓檔案、頒發培訓結業證書或考試合格證書等，展示學員培訓的效果。

4 檢查（Check）：嚴格殘聯檔案管理檢查考核

《檔案法》第六章“監督檢查”明確規定檔案主管部門可以對“檔案工作責任制和管理制度落實情況”等六種情況進行檢查，也規定機關、團體、企事業單位檔案檢查及報告責任。2021年，為貫徹落實《檔案法》關于檔案監督檢查考核工作，國家檔案局專門出臺《檔案檢查工作辦法》，進一步明確檔案檢查內容、方式、實施及結果運用，詳細規定檢查清單、檢查內容、評價要求和評價依據等方面的內容，將結果檔案綜合檢查評查分為優秀、良好、合格和不合格四個等次，檔案專項檢查結果分為合格和不合格兩個等次。作為殘聯檔案管理部門，關鍵在于抓好這一辦法的貫徹落實。

4.1 確定檢查人員的組成

殘聯檔案管理除了接受地方檔案主管部門的專業檢查外，還要積極開展經常性的組織內部檢查，按照自查給予相應評價。首先要確定檔案檢查人員的組成。內部單位檔案自行檢查人員由分管檔案工作領導、檔案部門負責人、檔案業務骨干及部分其他科室人員組成。必要時進行動態調整[5]。其次要開展檔案檢查人員的培訓。在每一次檢查考核之前，要組織評查人員進行短期培訓，重點培訓檢查的內容和要求，通過培訓達到統一思想認識、統一評價標準、統一落實檢查。最后要營造檔案檢查的良好條件。殘聯檔案內部檢查前還要召開檢查考核動員會，為檢查工作場地、人員等提供必要的支持。

4.2 嚴格檢查程序落實

檔案檢查考核是一項嚴肅且專業性強的工作，嚴格遵守并落實檔案檢查程序至關重要。程序正當是檔案檢查依法、公開、公正和公平進行的重要保證[6]。即便是殘聯部門內部開展檔案檢查評價，也要重視檢查程序的規范化。認真落實《檔案檢查工作辦法》，如檢查結束后要出具檢查意見，并將檢查意見在一定時限內反饋至被檢查部門。被檢查部門接到檢查報告，如有異議需要在規定時間內向檢查小組提出，檔案檢查小組根據情況決定采取復查等。

4.3 重視檢查反饋整改

檔案檢查是手段，根本目的在于發現問題、解決問題。殘聯檔案檢查小組檢查出業務部門或自身檔案管理存在的問題，要實事求是地向單位主要領導、分管領導匯報，并反饋至被檢查部門。單位要及時召開檔案檢查問題反饋整改動員會，受檢單位要認真組織學習，認領存在的問題，分析問題原因，認真查找問題癥結，并按照檢查指出的整改要求，在規定的時限內認真抓好問題整改“后半篇文章”。檔案管理部門要協助受檢部門認真開展問題整改，必要時做好業務指導。

5 文化（Culture）：營造殘聯檔案管理的良好氛圍

殘聯檔案規范化管理需要機關內部營造良好的重視、關心、支持和參與檔案工作的氛圍，努力構建人人講規范、人人重視規范，從而形成自覺遵守檔案管理規范化要求的良好狀態。在ORTCC管理體系中，前面四個指標體系為顯性的管理規則，而最后一個“C”文化指標體系則為隱形規則，為其他四個指標提供支持。殘聯檔案管理規范化是需要長期堅持，并不斷完善的動態過程。因此，要抓實殘聯檔案管理制度文化、行為文化、物質文化和精神文化，努力營造健全的規范化制度機制體系。就制度文化而言，要將與殘聯檔案相關的制度進行整理、修訂、完善并匯編成冊，組織學習，抓好制度落實。就行為文化而言，要營造機關內部全員重視包括檔案工作在內的各行為示范。就物質文化而言，要按照《檔案法》《檔案法實施條例》的相關規定，規范抓好殘聯檔案館（室）建設，按照“八防”標準要求夯實硬件基礎。就精神文化而言，要大力宣傳檔案管理人員重視規范、落實規范的敬業精神，并將其總結、提煉，使其成為機關的一種精神文化，發揮精神文化的正向、激勵作用。

參考文獻

[1]黎宇維，李佳琪，張珺超.新時期殘疾人檔案管理存在的問題及對策研究[J].蘭臺內外，2022（16）：19-23.

[2]吳森富.目標管理如何制定目標[J].中外管理，2003（7）：80-81.

[3]陳忠海，常大偉，劉東斌.法律規制視域下中國檔案工作規范體系研究論綱[J].檔案管理，2024（3）：39-42.

[4]董薇.檔案業務培訓方法探討[J].四川檔案，2004（4）：50-51.

[5]梁連高.對基層檔案檢查工作的幾點思考[J].機電兵船檔案，2022（6）：47-49.

[6]丁德勝.《檔案檢查工作辦法》解讀[J].中國檔案，2021（4）：22-23.

作者簡介：郭文君（1982.11—），大學學歷，三明市三元區殘疾人聯合會館員，主要從事殘聯檔案管理研究。