知識管理視域下科研生產企業檔案管理模式

摘要：在大數據、云計算等技術飛速發展的背景下，探討知識管理視域下科研生產企業的檔案管理模式，有利于提高檔案管理的效率和質量，促進企業知識的積累和創新。本文從知識管理與檔案管理的關系出發，分析了知識管理背景下檔案管理面對的機遇與挑戰，提出了一種基于知識管理的企業檔案管理模式，旨在實現從檔案收集到知識積累、從檔案整理到知識組織、從檔案鑒定到知識評價、從檔案服務到知識服務的創新與拓展的轉變，為知識管理背景下科研生產企業的檔案管理提供參考。

關鍵詞：知識管理；企業檔案；檔案管理；科研生產企業

一、研究背景

在信息化與智能化高速發展的時代，大數據、云計算、人工智能等新興技術正在重塑各行各業的發展格局。在此背景下，知識資產作為驅動企業創新、增強核心競爭力的關鍵因素，重要性日益凸顯。企業檔案作為企業知識的重要資產，是企業知識管理的重點管理對象?？蒲猩a企業作為技術創新和產品研發的前沿陣地，其檔案管理更是承擔著企業知識資產積累、傳承與創新的重任。然而，傳統的檔案管理模式主要側重于檔案的物理保存和基本信息記錄，忽視了檔案中蘊含的知識價值，難以實現對知識的有效提取、整合與再利用，從而限制了檔案資源在企業知識創新和管理決策中的支持作用。知識管理背景下的檔案管理更加注重對檔案內容進行深度挖掘和分析，提煉出對企業有價值的知識點和知識關聯，[1]從而為產品設計、營銷策劃、經營活動等各個環節提供智力支持，加速企業決策過程，優化資源配置，對于提升企業整體競爭力具有重要意義。

因此，本文從知識管理角度出發，探究知識管理與科研生產企業檔案管理的關系，以及如何更好地進行檔案管理，以期助力科研生產事業發展。

二、研究現狀

我國對知識管理背景下企業檔案管理的研究始于21世紀初。趙展春對比了檔案知識管理與傳統檔案管理模式的不同；[2]還有學者從檔案工作者的角度出發，提出檔案工作者應順應知識管理的發展，掌握檔案管理的新技能；[3]徐擁軍探討了知識經濟對企業檔案工作的影響，對中國企業提出了從檔案管理走向知識資源管理的改革思路。[4]在對企業檔案知識管理的方式和模式進行研究之外，還有一些研究關注檔案管理和知識管理間的相互作用。和晶通過論述檔案管理和知識管理的緊密關系，提出檔案管理機構成為知識資源管理中心；[5]賈玲等認為，知識管理和檔案管理在起源、管理對象基本價值、管理范圍、工作性質和方式等方面各有側重，不能完全替代。[6]

近幾年，一些學者也開始探討知識管理與科研檔案的關系。蔡盈芳提出，航空工業集團應在建設數字檔案館的同時構建知識管理本體庫，將檔案納入知識源；[7]弋蕓強調了科技口述檔案對軍工企業隱性知識管理的作用，并提出了基于知識管理的科技口述檔案的開發模式。[8]

現有研究較少關注知識管理與科研生產企業檔案管理相結合，因此，本文從知識管理角度出發，探究知識管理與科研生產企業檔案的關系，構建知識管理視域下的檔案管理模式，為科研生產企業檔案管理的發展提出新角度和新思路。

三、知識管理與檔案管理的關系

（一）知識管理和檔案管理的目標和理念互相契合

檔案管理的目標之一是為社會提供知識服務。[9]知識管理通過提供多元化知識產品，多維度滿足用戶的個性化需求。檔案管理和知識管理都以滿足用戶需求為核心，無論是檔案管理中的信息檢索、咨詢服務，還是知識管理中的知識搜索、智能推薦，都是為了幫助用戶快速找到所需信息，實現知識價值的最大化。

（二）知識管理拓展了檔案管理的領域

傳統的檔案管理模式將檔案之外的知識形態排除在外，如圖書、文件、情報等，極大地限制了檔案管理活動的范圍，檔案管理難以深入現實工作，從而削弱了檔案管理在組織發展中的作用。而知識管理將檔案、圖書、文獻等一切形式的知識載體視為知識資產且納入管理范疇，構建了一個涵蓋廣泛的知識資源體系，為檔案管理帶來了革命性拓展。同時，知識管理活動被嵌入企業的業務活動和流程，促使檔案管理成為企業決策支持、業務優化和創新驅動的重要力量。

（三）科研生產檔案是知識管理的基礎，是知識管理體系中必不可少的一部分

構建知識庫是知識管理實現隱性知識顯性化的必要條件，而具有原始記錄性和備以考察性的檔案則是知識庫的重要資源之一。同時，知識管理的環節包括獲取、組織、應用和共享，檔案管理的環節則是收集、整理、保管和利用，兩者流程相似，目的一致，都是對分散信息進行收集和存儲，并經過加工、整理、鑒定等環節實現利用。其中，檔案在開發利用過程中積累了大量的經驗、基礎設施和人員，能夠在知識管理進行實踐的過程中提供相應支持。

四、知識管理背景下檔案管理的機遇和挑戰

（一）機遇

1.凸顯檔案的憑證作用

知識管理要求對檔案信息進行連續性管理，從文件生成的前端開始，注重檔案信息的全過程管理，這種管理模式對檔案記錄的準確性、即時性和全面性的要求更高，體現了檔案原始記錄的憑證價值。

2.實現檔案知識價值

知識管理背景下，知識成為檔案的關注點和落腳點，不僅表現為檔案本身作為顯性知識的屬性，還體現在將檔案融入企業知識中，對檔案中豐富的隱性知識進行編碼化，發揮檔案的競爭情報價值，實現檔案為決策者服務的目的，真正賦能業務發展。

3.推動檔案工作深度發展

一方面，知識管理注重對知識的挖掘和利用，能夠引導檔案管理實現從被動需要到主動服務、從單一借閱到主動推送、從提供資料到提供答案的全方位立體化轉變，帶領檔案管理向著更深層次發展；另一方面，知識管理打破了檔案工作人員傳統的被動管理者和保存者職能，促使檔案工作人員積極主動地從檔案中整理、挖掘知識，鑒別有價值的信息，在加工分析后進行共享和利用。這對檔案工作人員檔案知識、專業知識、宏觀政策知識和企業戰略知識的掌握情況提出了更高的要求，促使檔案工作人員不斷提升個人競爭力。

（二）挑戰

1.現有檔案管理與知識管理融合不夠

知識管理雖已引起重視，但大多數情況下，檔案管理職能與知識管理職能互相獨立，檔案管理還未做到向挖掘知識方面發展，知識管理也對檔案不夠重視，無法做到相互配合和借鑒，難以實現流動和利用。同時，在實際歸檔過程中，由于個人歸檔不及時、項目周期過長、檔案管理人員自身疏忽等各種原因，歸檔的即時性和完整性經常得不到滿足，無法發揮檔案資源的最大價值，形成一定量的知識儲備，及時實現知識推送。

2.知識的結構化與科研檔案的非結構化存在沖突

檔案信息在數據表現形式上的非結構化，與知識的結構化要求存在較大的差距，知識獲取過程要對大量非結構化、半結構化的檔案信息進行結構分析，這給知識獲取帶來了較大的挑戰。同時，科研檔案類型多樣，在長期保存過程中難免存在低質量、低價值的信息，知識內容去重和甄別工作存在較大的困難。

3.知識管理的共享性要求與科研檔案資源的封閉和保密現狀存在一定的矛盾

科研生產企業所從事的科研任務通常較為敏感，涉密信息的形成和傳遞受到嚴格的保密管理要求約束。只有打破檔案知識共享的障礙，建立檔案知識共享網絡，推進檔案知識資源共享，才有可能充分發揮檔案知識的資源價值。

五、知識管理視域下科研生產企業檔案管理模式構建思考

知識管理視域下科研生產企業檔案管理模式以用戶為中心、以需求為導向，將科研檔案視為企業重要的知識資產，將檔案管理的關注點從檔案實體轉向檔案知識，通過檔案知識收集、檔案知識組織、檔案知識庫、檔案知識服務 （實現從檔案收集到知識積累、從檔案整理到知識組織、從檔案鑒定到知識評價、從檔案服務到知識服務的創新與拓展），以及企業制度、文化氛圍、激勵機制、底層技術等的支持，滿足用戶知識需求，支持公司業務運轉，推動企業戰略落實。

（一）理念與目標

通過開發利用檔案知識資源，整體提升企業檔案工作的服務水平，滿足用戶對檔案信息和知識的需求，嵌入公司業務，提升員工工作效率，助力達成企業目標，落實企業戰略。

（二）基本活動

1.檔案知識收集

在傳統的檔案工作中，管理員偏向于檔案的單獨管理，且一般是在課題結題或項目驗收后進行檔案的提交和歸檔。而在知識管理背景下，要加強對檔案的前端控制，注重過程文件和隱性知識的收集；強調內外部知識信息的集成，加強收集信息的全面性；注重收集科研試驗過程中產生的各種數據和文檔，除傳統的課題報告、技術文檔、試驗報告等結果性文件外，影像資料、經濟和成本數據、知識共享和創新記錄、項目會議和決策記錄、后續行動計劃、外部數據情報信息等也是重要的收集目標。另外，由于科研檔案及知識信息的保密性，對某些敏感信息開展檔案信息采集時，要爭取獲得有關單位和部門的協作。

2.檔案知識組織

不同于傳統檔案整理按照 “卷”“件”整理的原則，檔案知識組織的基礎是將科研過程中產生的非數字化檔案轉化為機器可讀的數據形式，主要是采用本體論或知識圖譜等技術，對檔案中的顯性和隱性知識進行分類、編碼和標注，充分挖掘檔案中蘊含的信息和知識，對于過程文件如會議記錄等，要加強提取分析，形成知識圖譜，最終建立適應用戶檢索偏好的分類方式，形成易于檢索和應用的系統化知識體系。

3.檔案知識庫

在對檔案進行加工后，需要將檔案知識進行存儲和固化，建立合適的知識庫，進行更加精確與快速的檢索。日常在科研試驗過程中收集、整理、存儲和利用的各類檔案信息資源都應分類歸入企業的基本檔案知識庫，如技術文件、課題報告和項目文件等，以便滿足企業員工對基礎業務和產品特點等的學習需求；對歷史檔案進行數據化處理，建立歷史知識庫，以便新來員工最快了解企業概況和發展歷程；專題知識庫一般針對特定的重大科研任務或項目；個人知識庫主要包括員工個人的知識信息、經驗和看法，輔以管理人員對信息的挖掘與加工，以滿足其他員工對知識的多樣化需求。

4.檔案知識服務

與傳統檔案服務不同，檔案知識服務要求檔案人員化被動服務為主動服務，強調全過程服務、實時服務、網絡化服務，堅持 “以用戶為中心”的理念，為用戶提供知識以及解決問題的具體方案。知識檢索服務應提供標簽搜索、精確搜索、高級搜索等功能，實現系統中知識的全面查找；同時，應實現深入附件的全文檢索，基于標題、內容、作者、關鍵詞等。在智能推送中，根據用戶的歷史習慣和科研人員的業務要求，實現檔案知識庫內容的個性化推送，滿足用戶的個性化需求；交流參考服務強調 “實時交互”，基于知識圖譜的支持，可實現語義近似的問答查詢和智能溝通式問答，以提高解決問題的效率；在學習培訓服務中，基于對不同層級和職能員工培訓需求的分析，制訂培訓計劃，確定所要培訓的主題、內容、形式、時間安排等。

（三）支撐機制

1.制度保障

要保證知識管理的全面性、即時性和準確性，充分促進知識的創作和分享，促進知識互動，一套健全的檔案管理組織體系和檔案管理制度體系是必不可少的。另外，需要遵守企業保密規定，維護檔案安全，在遵守保密規定的前提下對檔案進行開發利用。

2.文化培育

企業需自上而下提高全體員工的檔案管理意識和知識管理意識，重視思想教育和宣傳工作，增強員工的合作共享意識，鼓勵交流互動，提升員工的創新意識，形成及時歸檔、樂于分享、善于利用的檔案知識管理文化氛圍。

3.激勵機制

通過設置對應的積分激勵措施或物質獎勵措施來提高員工的積極性，讓員工更愿意分享知識，讓知識產生收益，并激勵員工再分享，形成 “激勵—分享”良性循環。

4.技術支撐

知識管理依賴一系列先進的技術手段，包括語義組織、知識抽取、知識圖譜、AI智能、本體構建等關鍵實現。例如，本體能夠建立檔案文獻之間的底層聯系，使原本散落的信息點得以結構化地串聯起來；在本體構建的框架內，語義組織技術通過應用語義網標準和工具 （如RDF、OWL等），進一步豐富和完善知識的表達；基于本體構建和語義組織結果，知識圖譜以圖形化的方式直觀地展示了知識之間的復雜聯系；結合AI智能算法，如深度學習、強化學習等，可以進一步提升知識管理的智能化水平。

六、結束語

本文從知識管理的角度出發，對科研生產企業檔案管理模式進行了創新性的探討。本文提出的基于知識管理的科研檔案管理模式，能夠有效解決傳統管理模式中存在的問題，提高檔案管理的效率和質量，促進企業知識的積累和創新，為企業檔案管理實踐模式的更新換代提供新的思路。

參考文獻：

[1] 黎安潤澤，牛力，王睿.積聚、激活與實現：新質生產力背景下企業檔案數據要素價值化探析[EB/OL].檔案學通訊，1-15[2024-10-25].https：//doi.org/10.16113/j.cnki.daxtx.20240914.001.

[2] 趙展春.知識管理目標下的企業檔案工作[J].蘭臺世界，2005 （11）：44-45.

[3] 張宇航.企業檔案工作者勝任力模型研究[D].保定：河北大學碩士學位論文，2022.

[4] 徐擁軍.企業檔案知識管理模式：基于雙向視角的研究[M].北京：中國檔案出版社，2009.

[5] 和晶.以知識管理為核心創建新型企業檔案管理機構[J].機電兵船檔案，2005（05）：11-12.

[6] 賈玲，劉彤，周曉林，等.知識管理不能取代檔案管理：再論檔案管理與知識管理的關系[J].檔案學研究，2015（02）：75-79.

[7] 蔡盈芳.企業檔案信息的知識管理研究[J].檔案學研究，2014 （02）：42-46.

[8] 弋蕓.面向知識管理的軍工企業科技口述檔案研究[J].四川檔案，2021（01）：39-42.

[9] 馬銀花.檔案數據資源化的關鍵環節、實現路徑與效能評估研究[J].山西檔案，2024（08）：136-139.