行政事業單位檔案管理信息化建設研究

［摘 要］做好檔案管理工作，對行政事業單位來說十分重要。在數字化轉型浪潮下，行政事業單位的檔案管理迫切需要信息化、智能化升級。文章首先闡述行政事業單位檔案管理主要內容及信息化建設要求，然后分析行政事業單位檔案管理信息化建設現狀，最后提出行政事業單位檔案管理信息化建設策略，以期推動行政事業單位檔案管理向精細化、智能化方向發展。

［關鍵詞］行政事業單位；檔案管理；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2025.04.053

［中圖分類號］G270.7；D630.1 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2025）04-0-03

0" " "引 言

在信息化社會的大背景下，行政事業單位的檔案管理工作經歷著前所未有的變革。隨著大數據、云計算、人工智能等新興技術的普及，檔案管理不再僅僅是紙質文件的保存與歸檔，而是向著數字化、智能化的方向快速發展。然而，現有的檔案管理模式在面對新興技術帶來的機遇與挑戰時暴露出諸多不足之處。加強電子文件的規范化管理，促進電子文件的有效利用和長期保存，對于行政事業單位來說既是政策導向，也是實際要求［1］。鑒于此，本文致力于探索行政事業單位檔案管理信息化建設的路徑，旨在推動檔案管理工作更好地服務于單位的高效運轉和發展。

1" " "行政事業單位檔案管理主要內容及信息化建設要求

行政事業單位檔案管理內容廣泛，涵蓋行政事業單位在運行過程中形成的具有保存價值的各類文件材料。隨著信息技術的發展，檔案的生成方式、載體形式都發生了深刻變化。以公共圖書館為例，在數字化浪潮的沖擊下，傳統的紙質文獻資源日益讓位于電子圖書、數字期刊等新型載體［2］。公共圖書館的采編、典藏、服務流程隨之被重塑，對檔案管理信息化建設提出了新的要求：首先，構建數字資源管理平臺，支持對電子書刊、學位論文、會議錄等多源異構資源的元數據標引、全文檢索和統一訪問。其次，引入語義分析、知識發現等人工智能技術，自動提取文獻檔案中蘊含的研究主題、學科分類、引文關系等語義信息，構建領域知識圖譜，輔助讀者進行關聯探索。同時，面對PB級的文獻數據，需要運用分布式存儲、并行計算等技術，提升檔案管理系統的處理性能和擴展能力，實現海量資源的實時檢索、分析和可視化呈現。最后，在信息安全方面，要增強數字版權保護意識，利用數字水印、數字版權管理（Digital Rights Management，DRM）等技術防止電子檔案被非法竄改、傳播，維護信息資源的完整性和可靠性。檔案管理的信息化建設已從單純的數字化管理延伸到智能化、精細化的運營與服務，需要運用大數據、人工智能、云計算等前沿技術，實現檔案全生命周期的數字化賦能。

2" " "行政事業單位檔案管理信息化建設現狀

2.1" "檔案數字化轉換質量參差不齊

近年來，行政事業單位不斷加大檔案管理信息化建設力度，將大量歷史檔案資料轉化為數字化檔案。然而，由于缺乏統一規范和嚴格質檢，檔案數字化轉換質量參差不齊，難以滿足后續管理和利用需求。在掃描設備選型方面，一些單位盲目追求高速掃描儀，忽視了掃描色彩還原度、曝光平衡度等參數，導致圖像失真、偏色等質量問題；還有一些單位采用過時的掃描設備，生成的圖像分辨率低，文字難以辨認。在圖像格式選擇上，部分單位對原文件進行過度壓縮，為節省存儲空間而忽略了圖像品質；也有單位未區分檔案種類，對紙質文書和工程圖紙采用同一格式，造成信息損失［3］。在文件命名與元數據方面，許多單位簡單沿用原檔案名稱，缺乏對檔號、責任人、密級等關鍵元素的標引，影響檔案的檢索與管理。同時，對于歷史檔案中的手寫體、繁體字識別，通用的光學字符識別（Optical Character Recognition，OCR）技術準確率不高，加之缺乏人工復核環節，大量文字信息遺漏或錯誤。此外，視頻檔案數字化過程中經常出現音畫不同步、丟幀、斷音等技術問題，使得檔案資料的完整性大打折扣。

2.2" "檔案管理系統功能單一且集成度不足

雖然越來越多的行政事業單位開始重視檔案管理信息化建設，但由于對業務需求把握不準、缺乏頂層設計等因素，檔案管理系統的功能單一，與其他系統的集成度不高。一方面，許多單位的檔案管理系統只具備信息錄入和檢索功能，對檔案全生命周期管理缺乏統籌考慮。檔案形成、整理、鑒定、統計等環節尚未實現有機串聯，業務協同層面存在斷點；在安全保密、開放利用等方面，也缺少必要的功能支撐，難以形成閉環。另一方面，檔案管理系統與單位內其他業務系統的集成度不足。檔案元數據未能與文書管理系統的公文屬性、人事管理系統的名冊信息等有效對接，導致檔案歸檔不及時或信息不完整；檔案利用系統與門戶網站、微信公眾號等載體的融合不夠緊密，影響了檔案信息資源的開發利用水平［4］。從技術角度看，部分單位的系統架構陳舊，缺乏開放的應用程序接口（Application Program Interface，API），難以對接新的業務應用；一些單位在系統建設過程中沒有遵循通用的元數據標準，也未采用標準的交換格式，造成“信息孤島”［5］。此外，由于缺乏統一規劃，各部門的系統常常不兼容，導致數據難以實現互聯互通，既造成重復投資，又限制了檔案大數據的關聯分析潛力。

2.3" "檔案信息安全防護措施亟待優化

在信息化浪潮的沖擊下，行政事業單位的檔案管理正從傳統的紙質管理模式邁向數字化管理模式。在這個過渡期，檔案信息安全防護措施難以完全應對新形勢下的挑戰。一是身份認證和權限控制體系仍存在薄弱環節。部分單位對檔案管理系統的賬號分配把關不嚴，普通工作人員可輕易獲得敏感檔案的查閱甚至修改權限；對外來人員的系統登錄行為監管不力，極易釀成內部人員串通外部人員竄改檔案的嚴重后果［6］。二是檔案數據的加密存儲和安全傳輸措施有待完善。不少行政事業單位將檔案原文以明文形式儲存于數據庫，一旦系統被入侵，檔案內容將直接暴露；在跨部門數據共享過程中，由于缺乏安全套接層（Secure Sockets Layer，SSL）等安全通道，檔案信息在傳輸過程中被竊取的可能性大大增加。三是面對病毒、黑客入侵等網絡攻擊手段，單位內網的隔離設置和入侵檢測手段還不夠健全，數字檔案庫的運行環境安全性不強。四是自然災害、基礎設施故障等意外因素，更凸顯了行政事業單位在檔案異地容災備份方面的短板。

3" " "行政事業單位檔案管理信息化建設策略

3.1" "建立檔案數字化轉換標準規范

行政事業單位在推進檔案數字化的過程中迫切需要制定一套標準規范來指導實踐，提升轉換質量。掃描設備選型不當，是導致圖像失真、偏色等問題的重要原因。因此，行政事業單位首先要針對不同檔案載體類型制定掃描參數標準，對分辨率、色彩還原度、曝光度等關鍵指標提出硬性要求，避免采購和使用不達標的設備。在文件格式選擇上，需要平衡永久保存需求和存儲成本，針對不同的檔案價值，制定差異化存儲策略，統一重要檔案的無損存儲格式，規范非永久檔案的壓縮算法和參數范圍，避免過度壓縮而損害檔案價值［7］。其次，元數據是檔案有序管理的關鍵，行政事業單位應盡快制訂涵蓋檔號、責任者、密級、主題、關鍵詞等要素的元數據方案，形成基于人工填寫和自動提取的著錄規范，既要突出檔案管理需求，也要兼顧檢索便捷度［8］。面對識別率不高的手寫體檔案，宜采取人工標注與智能識別相結合的策略，在積累訓練樣本的同時，引入適配手寫體特征的OCR算法，通過迭代優化提升文字提取效果，將識別與人工復核有機結合，切實增強信息還原的完整性、準確性。最后，在音視頻檔案數字化方面，亟須規范視頻編碼、幀率、碼率等參數，保障畫質清晰度、音畫同步性，更要通過校驗手段嚴把質量關，一旦出現丟幀、斷音等問題，必須返工處理，決不允許不合格檔案流入管理系統。只有建立起完備的標準規范，才能切實解決當前行政事業單位檔案數字化轉換質量參差不齊的問題，用制度和流程保障數字檔案的管理效率與利用價值。

3.2" "開發檔案管理一體化平臺

為解決行政事業單位檔案管理系統存在的功能單一、集成度不足等問題，亟須開發檔案管理一體化平臺，實現對檔案全生命周期的精細化管控，以及與其他系統的無縫連接。平臺應圍繞檔案形成到利用的各個環節，提供覆蓋面廣、針對性強的管理功能。在檔案收集階段，可通過與辦公自動化（Office Automation，OA）系統對接，自動提取文書的元數據并同步至檔案系統，減少人工錄入環節；在整理階段，引入批量編目工具，通過識別檔號規則自動劃分門類，提高檔案著錄效率；在鑒定階段，引入保管期限知識庫，結合相似案卷的歷史鑒定數據，實現保管期限的智能判定；在統計階段，可利用大數據分析工具，自動生成綜合統計報表，為管理者決策提供數據支撐。此外，平臺還應與門戶網站、微信公眾號等前端應用深度整合，探索基于自然語言理解的“智能檔案助手”，允許用戶以提問的方式檢索檔案，提升檔案開放的智能化水平。在架構設計上，應采用微服務架構和容器化部署，實現靈活擴展和彈性調度，滿足并發訪問的性能要求。在數據交換方面，則應嚴格遵循檔案元數據和版式格式的國家標準，并提供標準的API接口，便于與其他業務系統實現互聯互通，消除“信息孤島”。同時，平臺宜對接數據采集與交換組件，匯聚單位運轉過程中產生的多源異構數據，利用知識圖譜、時間序列分析等技術，挖掘檔案大數據的關聯特征和演化規律，為單位制定決策提供新的視角。

3.3" "構建立體化的檔案信息安全防御體系

在數字化時代，行政事業單位的檔案信息安全正面臨著全新的威脅與挑戰，傳統的單一防護手段已難以為繼，必須構建一套立體化的安全防御體系。身份認證與權限控制是檔案信息安全維護的第一道防線。因此，行政事業單位應建立嚴格的用戶分級管理制度，根據崗位職責劃分查閱、修改、下載等不同操作權限，并通過人臉識別、指紋認證等生物特征識別技術強化身份核驗，同時引入行為分析工具，及時發現越權操作行為。考慮到檔案管理系統外部人員訪問的現實需求，可采用雙因素認證技術，在賬號密碼的基礎上疊加手機令牌或硬件密鑰，從而增強身份鑒別的安全性。在檔案存儲和傳輸環節，必須采用符合國家標準的加密算法，對敏感檔案實施全生命周期加密保護，覆蓋檔案采集、傳輸、存儲等各個節點，避免明文存儲和明文傳輸［9］。針對檔案異地共享等外聯場景，應統一規劃建設傳輸專網，利用IPSec、SSL等成熟的安全協議，對檔案數據進行端到端的加密傳輸。在內部網絡安全方面，應根據《信息安全技術—網絡安全等級保護基本要求》，分區域建設縱深防御體系，通過部署防火墻、入侵檢測系統（Intrusion Detection Systems，IDS）、入侵防御系統（Intrusion Prevention System，IPS）等安全設備，對木馬病毒、異常行為等進行精準識別和快速阻斷，并結合威脅情報、漏洞庫動態更新等策略，將安全風險降到最低。此外，還應高度重視容災備份與恢復管理，綜合考慮異地容災、多副本備份、冷熱數據分層存儲等方式，制定周密的災難恢復預案，定期組織應急演練，確保在極端情況下仍能第一時間恢復檔案數據，以此最大限度減少損失。

4" " "結束語

通過對行政事業單位檔案管理信息化建設現狀的深入分析，本文提出了檔案管理信息化建設的有效策略，主要包括標準化數字轉換、開發檔案管理一體化平臺及構建檔案信息安全防御體系。這些措施能夠顯著提升檔案管理的精細化和智能化水平，滿足當前檔案管理數字化轉型的需求。未來，行政事業單位在檔案管理過程中要加強人工智能、大數據等新興技術的應用，推動檔案管理向更加智能化的方向發展，從而助力單位高效運作。

主要參考文獻

［1］劉茜.加強事業單位人事檔案管理信息化建設的主要路徑［J］.辦公室業務，2024（7）：42-44.

［2］楊林.“互聯網+”背景下行政事業單位檔案管理信息化建設路徑探析［J］.蘭臺內外，2024（8）：28-30.

［3］潘鈺.事業單位檔案管理信息化建設路徑分析［J］.蘭臺內外，2021（32）：7-9.

［4］劉延河.“互聯網+”時代背景下行政事業單位檔案管理信息化建設的策略［J］.四川勞動保障，2024（7）：8-9.

［5］范巍山.互聯網背景下行政事業單位檔案管理信息化建設研究［J］.城建檔案，2021（5）：37-38.

［6］陳蓉.加強事業單位人事管理信息化建設的路徑［J］.商業文化，2021（33）：66-67.

［7］彭媛媛.“互聯網+”視域下事業單位檔案管理信息化建設路徑研究［J］.蘭臺內外，2024（5）：34-36.

［8］周華.淺談基層行政事業單位檔案管理信息化建設［J］.文化產業，2020（3）：120-121.

［9］陳增增.行政事業單位財務管理信息化建設的必要性及優化思考［J］.今日財富，2023（21）：128-130.