抓住五個重點 推進館藏檔案數字化

《中華人民共和國檔案法實施條例》增設“檔案信息化建設”專章，凸顯了檔案信息化建設在檔案事業中的重要地位。《機關檔案管理規定》第五十七條要求建立檔案數字化常態機制，有序開展檔案數字化工作。盡管傳統載體檔案數字化工作已持續進行多年，但是各單位數字化程度各不相同，在一定時期內，傳統載體檔案仍將繼續增加，存量數字化任務任重道遠。傳統載體檔案數字化是檔案信息化建設的基礎，具有項目周期長、管理難度大、質量要求高、工作任務重等特點，只有真正實現傳統載體檔案數字化，才能打破檔案利用的種種限制，實現檔案信息資源的合理配置和科學管理。

一、加強組織領導，精心統籌謀劃

建立健全檔案數字化建設的領導體制和工作機制，明確各級責任和任務。成立專門的檔案數字化建設領導小組，負責制定數字化建設規劃、實施方案和推進計劃。加強對數字化建設的督促檢查，確保各項任務落到實處。主動與財政、行政審批等部門對接，按程序做好項目申報、項目評審、項目審批、經費保障等工作。堅持以需求為牽引，以利用為目的，先數字化利用率高的檔案，后數字化利用率低的檔案。貫徹常用優先、目錄優先、急用優先、孤本優先、特色優先的原則，以滿足利用需求。

二、加強制度建設，明確崗位責任

建立權責明確、覆蓋全程的崗位責任制，推進檔案數字化加工程序化、規范化、標準化。一是建章立制，明晰崗位職責。建立值班制度、會商制度、專題會議制度、工作人員管理制度、檔案調還卷制度、數據管理制度、數字化設備管理制度、監理制度、工作現場管理制度、保密管理制度等，以制度化保障數字化，用數字化帶動規范化。二是建立完善的檔案數字化工作流程。明確調卷、前處理、掃描、修圖、質檢、還卷等環節的操作規范，建立流程單登記簿。三是建立嚴格的突發事件防范和應急處置責任制，制定工作預案，切實履行崗位職責，保證突發事件應急處置工作有序開展。

三、加強業務培訓，培育崗位能手

打鐵還需自身硬，檔案部門的工作人員，需要熟練掌握檔案業務知識和數字化技能。要通過開展人員管理、設備管理、數據管理和現場安全管理等全方位的業務培訓，加強數字化人才隊伍建設，培養一支具備檔案學、計算機科學、信息管理等多方面知識的專業人才隊伍，為檔案數字化提供人才保障。外包服務機構對參與的員工也要積極開展培訓，對檔案整理規范、著錄規范、數字化掃描規范、安全保密要求等進行全方位培訓，提高參與者的綜合素質。

四、加強監督指導，精細過程管理

對外包服務進行全方位全過程監管，包括設備入場的安全審查、外包人員資質審查、數字化加工現場的監管等，事前規范、事中抽查、事后驗收。可引入監理公司對檔案數字化的全過程進行監督和檢查，他們能夠確保項目質量、保障項目進度、控制項目成本、提供專業建議、降低返工率，同時也可以將檔案館工作人員從細節管理中解放出來，更加專注于項目實施的宏觀管理和核心關鍵節點的監督。對錄入的館藏檔案目錄數據進行檢查和定期抽查，確保錄入數據與原始檔案一致性和數字化成果的準確、完整、可用、安全。

五、加強驗收整改，做好成果交付

要發揮好項目驗收監管作用，加強項目驗收工作，提前制定驗收方案，成立驗收小組，明確驗收內容和驗收程序，為高質量完成項目提供有力支持。加大階段性驗收力度，避免因加工周期過長造成驗收工作量過大和因未及時監測而出現大批量不合格產品導致積重難返的問題。竣工驗收時，對檔案數字化成果進行全面檢查與評估，確保數字圖像、檔案目錄數據、元數據、工作文件、存儲載體等的完整性和準確性。此外，還需檢查數據掛接的準確性和存儲載體的可用性、安全性等。驗收合格后，填寫《紙質檔案數字化驗收登記表》并由相關負責人和專家簽字確認。如果在終驗中發現不合格項，應及時通知相關團隊進行整改。整改完成后，需重新進行驗收，直至所有項目均符合標準。驗收通過后，按照相關規定履行還卷入庫手續，在確保數字化成果的安全性和可訪問性的基礎上，對數字化成果進行備份和移交。