醫(yī)院檔案管理工作的問題與對策分析

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展和醫(yī)療服務(wù)模式的不斷創(chuàng)新，醫(yī)院檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。在大數(shù)據(jù)時代背景下，醫(yī)院檔案資源呈現(xiàn)出數(shù)量持續(xù)增長、類型日益多樣、價值挖掘潛力巨大的特點，對檔案管理工作提出了更高要求。醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化、信息化、科學(xué)化水平已成為衡量醫(yī)院管理水平和服務(wù)能力的重要指標(biāo)，也是推動醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

一、醫(yī)院檔案管理工作的重要意義

醫(yī)院檔案管理工作作為現(xiàn)代醫(yī)療機(jī)構(gòu)科學(xué)化、規(guī)范化管理的重要組成部分，不僅是提升醫(yī)院整體運(yùn)營效率的基礎(chǔ)性工作，更是保障醫(yī)療質(zhì)量和患者權(quán)益的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。從醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量提升的角度來看，完善的檔案管理體系能夠為醫(yī)務(wù)人員提供翔實的病歷資料和診療參考，有效支持臨床醫(yī)療決策的科學(xué)性與準(zhǔn)確性，進(jìn)而提高醫(yī)療服務(wù)水平。從醫(yī)院管理效能提升的層面而言，規(guī)范的檔案管理不僅有助于醫(yī)療糾紛的及時處理和風(fēng)險防范，還能為醫(yī)院的科研教學(xué)、人才培養(yǎng)和學(xué)術(shù)交流提供豐富的數(shù)據(jù)支撐[1]。此外，在醫(yī)療信息化快速發(fā)展的時代背景下，優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作對推動醫(yī)院數(shù)字化轉(zhuǎn)型、促進(jìn)醫(yī)療資源高效配置以及提升醫(yī)院核心競爭力具有重要戰(zhàn)略意義，同時也是深化醫(yī)療體制改革、構(gòu)建現(xiàn)代化醫(yī)院管理體系的內(nèi)在要求，對推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展具有深遠(yuǎn)影響。

二、醫(yī)院檔案管理工作中存在的主要問題

（一）檔案管理制度體系不夠健全完善

當(dāng)前醫(yī)院檔案管理制度體系存在諸多不足，主要表現(xiàn)為制度設(shè)計缺乏系統(tǒng)性和前瞻性，未能形成全方位、多層次的制度框架體系，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)指引。在具體實踐中，部分醫(yī)院的檔案管理制度過于籠統(tǒng)，缺乏針對不同類型檔案的分類管理細(xì)則，且未能充分考慮各科室間檔案管理的協(xié)同性要求。檔案收集、整理、保管、利用等各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范也不夠明確，責(zé)任界定不夠清晰，考核激勵機(jī)制尚未建立健全。特別是在醫(yī)療信息化快速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)檔案管理制度難以適應(yīng)電子病歷、數(shù)字影像等新型醫(yī)療檔案的管理需求，制度更新滯后性問題日益凸顯，這些都在一定程度上影響了醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化和科學(xué)化水平的提升。

（二）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

醫(yī)院檔案管理隊伍整體素質(zhì)不高已成為制約檔案管理工作質(zhì)量提升的重要瓶頸，具體體現(xiàn)在部分醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理，在檔案管理專業(yè)技能和醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)知識兩方面的儲備都顯不足，難以滿足醫(yī)院檔案管理工作的專業(yè)化要求。在實際工作中，部分檔案管理人員對新技術(shù)應(yīng)用能力不足，無法適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要，且創(chuàng)新意識和服務(wù)意識相對薄弱。此外，檔案管理崗位存在待遇偏低、晉升空間有限等問題，導(dǎo)致人才流失嚴(yán)重，專業(yè)人才引進(jìn)困難，加之院方對檔案管理人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)投入不足，使得檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)難以得到有效提升。

（三）檔案管理信息化建設(shè)水平相對較低

部分醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)整體水平不高，主要表現(xiàn)為信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，硬件設(shè)備配置不足且更新?lián)Q代緩慢，檔案管理軟件系統(tǒng)功能單一，與醫(yī)院其他信息系統(tǒng)的集成度和兼容性較差。在數(shù)字化建設(shè)方面，存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換進(jìn)度緩慢，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，且部分電子檔案存在格式不規(guī)范、存儲分散、檢索困難等問題。檔案管理系統(tǒng)在數(shù)據(jù)安全防護(hù)、應(yīng)急備份與恢復(fù)管理等方面存在短板，缺乏完善的數(shù)據(jù)加密和權(quán)限管理機(jī)制。特別是在大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)快速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理信息系統(tǒng)難以滿足智能化、精準(zhǔn)化管理的需求，檔案信息資源的互聯(lián)互通和共享應(yīng)用水平有待進(jìn)一步提高。

（四）檔案資源開發(fā)利用效能亟待提升

醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用存在諸多不足，突出表現(xiàn)為檔案資源價值挖掘不夠深入，檔案信息資源整合程度低，未能充分發(fā)揮檔案在醫(yī)療科研、教學(xué)培訓(xùn)、決策支持等方面的重要作用。現(xiàn)有檔案資源開發(fā)模式較為單一，缺乏創(chuàng)新性的利用方式，檔案信息服務(wù)的針對性和實用性不強(qiáng)。各部門之間的檔案資源共享機(jī)制尚未建立健全，存在信息壁壘，制約了檔案資源的充分利用和共享。此外，檔案開發(fā)利用的意識不足，缺乏系統(tǒng)的開發(fā)規(guī)劃和具體實施方案，加之檔案資源質(zhì)量參差不齊、檢索查詢不便等因素制約，使得豐富的檔案資源未能充分轉(zhuǎn)化為醫(yī)院發(fā)展的信息支撐。

三、優(yōu)化提升醫(yī)院檔案管理工作的對策

（一）完善醫(yī)院檔案管理制度體系

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)立足長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略，構(gòu)建科學(xué)完備的檔案管理制度，制定涵蓋檔案全生命周期管理的規(guī)章制度，形成橫向到邊、縱向到底的制度框架體系。在制度內(nèi)容設(shè)置上，一方面應(yīng)細(xì)化檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，針對臨床醫(yī)療檔案、行政管理檔案、科研教學(xué)檔案等不同類型，明確具體的收集范圍、整理規(guī)范、保管要求和利用程序，建立檔案質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)和考核評價體系，實現(xiàn)檔案管理工作的精細(xì)化和規(guī)范化[2]。另一方面需建立健全檔案管理協(xié)同聯(lián)動機(jī)制，明確各科室、各部門在檔案管理工作中的職責(zé)分工和協(xié)作關(guān)系，制定跨部門檔案協(xié)同管理流程和工作規(guī)范，設(shè)置檔案管理崗位責(zé)任制和績效考核制度，將檔案管理工作質(zhì)量與部門績效和個人考核掛鉤。為確保制度的執(zhí)行力和約束力，醫(yī)院管理層應(yīng)抓好制度宣貫工作，定期組織制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改，并根據(jù)實踐中的新情況、新問題，適時對相關(guān)制度進(jìn)行修訂完善，推動檔案管理制度體系的持續(xù)優(yōu)化和創(chuàng)新發(fā)展。

（二）多措并舉，提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)建立科學(xué)的人才引進(jìn)培養(yǎng)體系，針對檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)特點，制定分層次、多維度的專業(yè)能力提升計劃。首先，檔案管理部門可聯(lián)合人事、科教等部門開展檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)，邀請行業(yè)專家進(jìn)行案例教學(xué)和實操指導(dǎo)，組織檔案管理人員參加醫(yī)療衛(wèi)生相關(guān)知識講座，并選派骨干人員到先進(jìn)醫(yī)院進(jìn)行跟崗學(xué)習(xí)和經(jīng)驗交流，積極參與檔案管理學(xué)術(shù)研討會和業(yè)務(wù)交流活動，開闊工作視野，提升創(chuàng)新思維能力。其次，醫(yī)院應(yīng)完善檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展機(jī)制，設(shè)置合理的崗位晉升通道，建立與其他專業(yè)技術(shù)崗位同等的職稱評定標(biāo)準(zhǔn)，制定具有競爭力的薪酬待遇方案。在人才引進(jìn)方面，醫(yī)院應(yīng)加大對檔案管理專業(yè)人才的招聘力度，建立專業(yè)背景與醫(yī)療衛(wèi)生知識兼具的復(fù)合型人才選拔機(jī)制，鼓勵現(xiàn)有檔案管理人員參加繼續(xù)教育和專業(yè)資格認(rèn)證，為檔案管理隊伍注入新的活力。在日常工作中，檔案管理部門還應(yīng)建立業(yè)務(wù)能力評估和激勵機(jī)制，定期組織業(yè)務(wù)競賽和技能比武，表彰先進(jìn)典型，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情和進(jìn)取精神。

（三）加大投入力度，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

醫(yī)院管理層應(yīng)將檔案信息化建設(shè)納入醫(yī)院整體信息化發(fā)展規(guī)劃，并完善硬件設(shè)施設(shè)備，搭建統(tǒng)一的檔案信息管理平臺。在基礎(chǔ)設(shè)施層面，醫(yī)院需配備高性能的服務(wù)器、存儲和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，建立完善的數(shù)據(jù)中心，同時引進(jìn)智能化檔案掃描、數(shù)字化采集等專業(yè)設(shè)備，為檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換提供有力支撐。檔案管理部門則應(yīng)著力推進(jìn)智能化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，整合醫(yī)院現(xiàn)有的電子病歷、醫(yī)學(xué)影像等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通和統(tǒng)一管理。系統(tǒng)功能設(shè)計應(yīng)涵蓋檔案數(shù)據(jù)采集、整理、歸檔、檢索等全流程，配備人工智能輔助分類、智能檢索、自動審核等功能模塊，并融入?yún)^(qū)塊鏈、云存儲等新技術(shù)，確保電子檔案的安全存儲和有效利用[3]。在數(shù)據(jù)安全方面，醫(yī)院信息部門需建立分級分類的數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系，設(shè)置嚴(yán)格的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限控制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和容災(zāi)演練，制定數(shù)據(jù)安全應(yīng)急預(yù)案，切實保障檔案信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。系統(tǒng)建設(shè)完成后，還應(yīng)組織開展系統(tǒng)使用培訓(xùn)和技術(shù)保障與運(yùn)維服務(wù)，確保檔案信息化系統(tǒng)的深度應(yīng)用和持續(xù)優(yōu)化。

（四）創(chuàng)新檔案開發(fā)利用模式，滿足多元需求

醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)立足醫(yī)療科研、教學(xué)培訓(xùn)、行政管理等多元化需求，構(gòu)建智慧化檔案資源開發(fā)利用體系。首先，要深入挖掘檔案資源價值，針對不同科室和部門的需求特點，開展檔案信息的專題性整理與分析，建立專題數(shù)據(jù)庫，形成涵蓋疾病診療、醫(yī)療質(zhì)量、科研成果等方面的數(shù)據(jù)資源池。整合臨床病例、醫(yī)學(xué)影像等典型案例，編制醫(yī)療教學(xué)參考資料，為醫(yī)務(wù)人員提供專業(yè)化的檔案信息服務(wù)，助力醫(yī)療教學(xué)和科研創(chuàng)新[4]。其次，應(yīng)創(chuàng)新檔案資源服務(wù)模式，開發(fā)基于大數(shù)據(jù)分析的檔案信息挖掘系統(tǒng)，為醫(yī)院管理決策提供數(shù)據(jù)支撐。在具體實踐中，檔案管理部門可建立檔案信息統(tǒng)計分析模型，定期生成醫(yī)療質(zhì)量分析報告、科研成果統(tǒng)計報告等專題報告。打造移動化檔案查詢平臺，推出個性化檔案信息推送服務(wù)，實現(xiàn)檔案資源的便捷獲取和精準(zhǔn)利用。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院還應(yīng)建立檔案資源共享協(xié)同機(jī)制，推動院內(nèi)各部門之間的檔案信息互通共享，實現(xiàn)檔案資源的集約化管理和高效利用，充分發(fā)揮檔案資源在醫(yī)院發(fā)展中的支撐作用。

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