我與檔案工作的“雙向奔赴”

不惑之年赴蘭臺

對于檔案工作而言，我看似是一名“新人”，但其實與檔案工作的緣分始于2005年。當時，我剛從西安交通大學碩士畢業留校擔任輔導員，負責學生檔案的管理工作，后又擔任兼職檔案員多年，負責彭康書院檔案的歸檔工作。

2023年一個普通的工作日，偶然得知學校檔案館收集指導室要在校內招聘一名工作人員。我的腦海中突然閃過一個念頭，要不去試試，我想象著自己在檔案館工作的情形，大致類似于“手工作坊”，每天“三孔一線”忙于整理檔案，這種輕體力勞動的“治愈感”和“成就感”深深吸引了我。于是便緊鑼密鼓地制作個人簡歷，去檔案館毛遂自薦。后來，我也曾有過猶豫，對學生工作得心應手，有必要在40多歲的年齡換到新的工作崗位，再“從零開始”嗎？短暫“思想斗爭”之后決定聽從內心的召喚，到新的工作崗位中去謀求新的發展。

小檔案大作用

隨后，經過校內聘任的各種流程，終于如愿入職檔案館，負責學校聲像類、財會類、設備類和出版類檔案的收集指導工作。檔案收集是檔案工作的基礎，2023年學校檔案館共接收檔案23000余卷，我本人接收檔案12000余卷。真正走入其中才發現，檔案工作不是“外人”想象的樣子，它一點也不輕松。我清楚地記得假期的第一次值班，在同事的指導下，登錄教育部學信網學位認證系統和學校數字檔案綜合管理系統，辦理了36個學信網學歷認證和5個網絡遠程訂單，并將學生需要的紙質檔案郵寄給本人。查檔室的電話也是此起彼伏，有些人所反映的問題并不是檔案工作所能解決的，本著為師生服務的精神，我耐心聽他們的講述，幫對方出主意……通過假期查檔利用服務，我深深體會到檔案工作的重要性和緊急性，它關系到師生的學歷認定、升學深造、求職應聘、職務升遷、退休審批等各種切身利益。看著所管理的檔案可以為師生校友排憂解難，我的內心充滿了自豪感和喜悅感。為解決“查檔難、需求急”的問題，近年來西安交通大學檔案館積極推進數字檔案館建設，相繼推出微信公眾號、網站、師生服務大廳等各種方式的遠程利用服務，大力推進跨域服務，真正實現讓數據多跑路，讓師生少跑腿。

以賽促學精業務

2023年，我有幸參加了中共陜西省委辦公廳主辦的“法典護蘭臺 ‘陜’耀新時代”檔案法規新媒體知識競賽活動，我集中準備了兩周，瘋狂地背記新修訂的《中華人民共和國檔案法》《重大活動和突發事件檔案管理辦法》《會計檔案管理辦法》等法律規范。在另外兩名同事的共同努力下，經過初賽和復賽，西安交通大學檔案館代表隊從31支代表隊中脫穎而出晉級總決賽，最終獲得最佳組織獎。通過此次比賽，我對《中華人民共和國檔案法》有了更深入的理解，提升了我的檔案法治意識和依法管檔的自覺性。2024年，中共陜西省委教育工委、陜西省教育廳舉辦陜西省高校檔案知識競賽，我踴躍報名，積極備賽，取得了三等獎的佳績。通過參加這兩次檔案知識競賽，我的檔案法律法規、基礎理論知識和實際操作都有了長足進步，真正達到了以賽促學精業務的目的。

聲像檔案新探索

我工作中遇到的第一個難題就是聲像檔案的規范化管理。信息化時代，聲像檔案的直觀性和生動性與其他傳統類別檔案相比有其獨特的優勢。然而，聲像檔案的管理狀況卻不及其他傳統類別的檔案。兼職檔案員受傳統思想的影響，聲像檔案歸檔意識淡薄，加之聲像檔案形成部門多，管理難度大，導致聲像檔案管理水平不高。隨著數字 時代的到來，聲像檔案數量激增，質量良莠不齊，整理工作量大，文字說明不全，著錄信息不規范，嚴重影響檔案的檢索和利用。為了規范聲像檔案的管理，在前期調研、座談的基礎上，我結合本校的實際情況，修訂了《聲像檔案管理辦法》。為解決著錄工作量大的問題，積極探索運用小程序讀取照片和視頻信息，借助志愿者和學生社團的力量整理照片，大大減輕了工作壓力。從2014年開始，西安交通大學檔案館積極探索聲像檔案管理的新模式，除發揮數字檔案綜合管理系統作用外，還運用學校專屬的云檔存儲系統管理聲像檔案，大大方便各部門對檔案的批量下載利用。

作為一名基層的檔案工作者，我越來越慶幸自己的選擇，雖然不惑之年才轉向蘭臺，但也有幸能夠從檔案工作中汲取不竭的精神動力，為母校的檔案工作盡綿薄之力，實現我與檔案工作的“雙向奔赴”。