基于法規制度語境下的檔案真實性辨析

新修訂的《江蘇省城建檔案管理辦法》中提出的檔案應當內容真實以及圖物相符等相關要求，是對《科學技術檔案工作條例》中“準確”要求的具體闡述。關于檔案是否需要真實性，真實性包括哪些方面，檔案界歷來有爭議。本文認為檔案真實性對檔案的形成和利用具有重要價值，對檔案部門和檔案工作者形象具有重要意義，因此從制度表述出發，對檔案真實性的爭議進行辨析，探討檔案真實性要求以及對法規制度的建議。本文中的法規制度泛指檔案法律法規、規章以及標準、規范性文件等。

一、檔案法規制度對檔案真實性的要求

（一）涉及檔案真實性的檔案法規制度

經過對檔案法律法規、規章以及部分標準、規范性文件進行梳理，對檔案真實性要求的相關表述主要集中在五個方面：電子檔案真實性、文件材料真實、檔案內容真實、統計結果及備考表等真實、其他真實性。具體歸納見表1。

（二）對法規制度中檔案真實性相關表述的理解

電子檔案真實性，在《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）中有明確說法，即檔案形成過程的真實性。

一般檔案法規中的“真實”是指各類檔案形成過程的真實性，強調程序，不點明內容真實。建設工程項目檔案如果涉及內容真實的要求，則會清晰表述。檔案法規中的“準確”是指內容與實際相符，反映歷史真實面貌，偏向于內容真實，強調結果，往往在統計數據、計量分析、人事履歷等方面更加注重。

二、檔案真實性的爭議與辨析

（一）檔案真實性相關爭議

學界對檔案真實性主要有以下四種觀點：第一種觀點認為檔案真實性不是檔案的必要屬性，不管檔案是否真實，只要是原始記錄，是歷史記錄，就可以認定為檔案[1]。第二種觀點認為檔案內容是檔案形成過程的一部分，形成過程真實就需要檢驗形成的內容是否真實[2]。第三種觀點認為檔案真實，既不是過程真實，也不是內容真實，是法律上的真實，是主體資格真實、程序合法[3]。第四種觀點認為檔案真實性只應該包括過程真實，不包括內容真實[4]。只要在檔案形成過程中，沒有私自改動、替換，就是真實的。至于檔案記錄的內容是否真實，是否與實際相符，不影響檔案的真實性，即便有虛假內容的檔案，也屬于個例，不影響檔案整體的真實性，同樣屬于檔案的一部分。而且檔案部門既無責任也無力量做到保障檔案內容的真實性。

筆者認為，過程真實的檔案，內容不一定真實，過程不真實的檔案，內容一定不真實。過程真實是內容真實的必要但不充分條件。檔案的過程真實性是必然要求，內容真實性是內在追求。過程不真實，不應列為檔案。內容的真實性需要按照不同類別檔案區別對待，隨著時代發展與科技進步，內容真實顯得愈發重要，檢驗愈加可行。內容真實性不影響文書檔案的屬性，但影響科技檔案的屬性，影響檔案的利用。

（二）從檔案工作者的使命職責與追求辨析檔案真實性

1.檔案工作者的職責使命

檔案工作者的使命是“為黨管檔、為國守史、為民服務”“存史、資政、育人”，追求 “對歷史負責、為現實服務、替未來著想”。所謂“守史”“負責”，都是指真實記錄歷史、留存歷史[5]?！霸邶R太史簡，在晉董狐筆”，都是守史的優秀典故。如果不管檔案真實性，或者只管檔案形成過程的真實性，不問檔案內容的真實性，那么就違背了檔案工作者的使命追求。對不真實的檔案記錄進行挖掘開發，用于資政的決策建議也是歪曲和偏離客觀規律的。只管檔案過程真實性，不問檔案內容真實性，檔案工作者便類似于倉庫保管員。根據特里·庫克的檔案學“四個范式”理論，檔案在“證據”之外還存在著“記憶”“知識”“認同”功能，檔案工作者除了“被動的保管者”之外，還可以是“積極的中介人”“社會活動家”以及“社區推動者”[6]。檔案工作者應追求為現實服務，替未來著想。而不真實的檔案，難以發揮決策的參謀助手作用[7]。

2.社會分工對檔案工作者職責的影響

檔案內容不真實，其產生原因主要有兩個。一是記錄人員的認知有限或者疏忽所致，二是記錄人員故意的造假行為。針對第一種情況，可以對檔案內容進行后續的校對。第二種情況則屬于違反《中華人民共和國檔案法》的行為，應該對相關人員予以處罰。

隨著社會分工越來越細，檔案產生的部門、領域、渠道、類型也越來越多，檔案館人員最多可以把控檔案過程真實性，卻沒有職權把控檔案內容的真實性，因此需要多部門合作，共同保障檔案內容的真實性。

（三）從不同類別檔案辨析檔案真實性的不同要求

1.檔案記錄的對象具有主觀性：以文書檔案為代表的要求

文書檔案中可能存在內容不真實的檔案，這有社會環境的因素，社會所驅使的行為，是一種社會主觀行為，不是人的主觀行為和本意[8]。筆者認為，人類的語言與所描述的行為可以分離，語言可能沒有真實地描述行為，語言與所描述的行為可以處于真和假不同的狀態。當用語言描述某個行為時，語言表達是過程，所描述的行為是內容。文字記錄屬于書面語言，即是過程，所記載的行為是內容。大部分文書檔案屬于文字記錄。因此，在文書檔案中，過程與內容可以分離。依上所述，作為文書檔案，記錄的過程必須真實，但真實的過程可以與虛假的內容共存[9]。

比如有的文書檔案記錄的對象是個人的表述，個人在語言表述時，如果用謊言隱藏真相，那么只要文書檔案如實記錄了個人表述，檔案就是真實記錄。照此推及，文書檔案中的講話、報告、總結等，不論是現場表達還是書面材料，都屬于一種語言表述。此時表述是檔案記錄的對象，客觀發生的行為不是檔案記錄的對象，行為是表述所表達的對象。因此可能出現，表述沒有如實表達客觀發生的行為，但檔案如實記錄了表述[10]。導致檔案的形成過程是真實的，內容是虛假的，這并不影響其作為檔案存在，甚至是一件合法的檔案[1]。

可見檔案是否為真實記錄，主要取決于檔案記錄與被記錄對象是否一致。當檔案與被記錄對象一致時，基于上述文書檔案的特性，被記錄對象可能與客觀事實不符，意味著內容可能不真實。因此文書檔案中的真實記錄不代表內容真實，內容真實性不是文書檔案的必要屬性。

2.檔案記錄的對象具有客觀性：以科技檔案為代表的要求

在科技檔案中，比如產品檔案，對象是產品本身；工程檔案，對象是建筑物本身。如果水泥柱里面實際有3根鋼筋，記錄為9根鋼筋，這就不是如實記錄，過程就不真實，同時內容也是虛假的。依上所述，這相當于偽造檔案，只是暫存于檔案中，應當鑒定剔除，不屬于真正的檔案。

所以，在科技檔案中，語言與行為從應然性上可以分離，但是從實然性上無法分離。檔案記錄需要與被記錄對象保持一致，此時檔案的記錄對象不可能是語言表述，而是科技行為本身或者一件具體的物體本身。因此如果書面語言與行為分離，記錄便與行為本身或物體實際不相吻合，便涉及形成過程中的檔案造假。對于科技檔案，只要過程真實，內容必然真實，過程與內容存在高度統一性，因此實然性上無法分離。由此可見，歸檔的科技檔案真實準確反映實際，是必然要求。否則，歸檔的科技檔案就不是真正的檔案。

（四）法規制度修訂對檔案真實性的探索——以《江蘇省城建檔案管理辦法》為例

1. 既注重檔案過程真實也注重內容真實

《江蘇省城建檔案管理辦法》修訂過程中充分認識到檔案形成和移交過程的真實性，也重視檔案內容的真實性。建設工程檔案是城建檔案館檔案的重要來源和組成部分，反映建設工程的事前、事中、事后全過程，對工程的全周期管理具有不可替代的作用。工程檔案的真實性影響建筑的質量、后期維護、社會效應，乃至人民群眾的生命財產安全[11]?，F實中，部分建設工程存在事后補檔案、檔案記錄與工程實際不符等問題。如若出現工程事故，在于事故認定、責任追究的過程中等，檔案部門很難撇清責任。

2. 提出檔案真實性的具體要求

建設工程檔案真實、準確，就是指形成過程真實、檔案內容真實。必須明確勘察、設計、施工、監理等單位在將資料移交建設單位時的過程和內容真實，明確建設單位在報送工程檔案給城建檔案館時的過程和內容真實，檔案記錄是否與實際工程一致，應明確事中有機構監督，事后有機構檢查核實，明確違法的罰則。

新修訂的《江蘇省城建檔案管理辦法》明確要維護城建檔案的真實、準確、完整與安全，報送的建設工程檔案應當為原件，內容真實、準確、完整，與建設工程實際相符。移交的檔案不真實、不完整、不準確，造成他人損害的，依法承擔賠償責任。實行建設工程檔案監督檢查制度，工程檔案既記錄工程建設，又屬于工程建設的一部分，檔案質量同樣屬于工程質量的一部分。因此應當由建設主管部門對本行政區域內的建設工程檔案的真實性、完整性、準確性等質量實施監督管理，可以委托建設工程質量監督機構具體實施。工程建設過程中，檢查比對檔案記錄與實際工程項目的一致性，確保建設工程檔案真實反映建設項目的實際情況。

3. 指明檢驗檔案真實性的操作流程

城建檔案部門根據職能，只能做到核實檔案過程的真實性，而檔案內容的真實性屬于事中行為，檔案部門可以要求隨著工程進度，隨時移交具有法律效應的電子檔案，以減少內容不真實的檔案，但無法在過程中進行監督。質量監督機構對工程質量進行全過程監督，內容不真實的檔案，必然在質量上更改設計或偷工減料，因此對建設工程檔案的內容真實性，質量監督機構在履職過程中可以核實。這也說明，檔案內容真實性需要檔案部門聯合其他部門共同驗證。

三、檔案真實性辨析對檔案法規制度的啟示與建議

（一）科技進步為檢驗檔案真實性帶來可能

檔案真實性是檔案為現實服務、替未來著想的必要條件，是檔案有效利用的前提，是檔案工作者為國守史的使命與追求。對檔案形成過程真實性的要求一直為各類規章所提出并強調，并且在數字檔案管理系統建設中，已通過區塊鏈等技術，進行“四性”檢測，全周期保障檔案的過程真實性[12]。隨著檔案數據治理要求越來越高，數據挖掘越來越深入，科技檔案、統計檔案等已可以通過智能比對分析，得出數據的準確性。文書檔案方面，未來可以對全網信息和館藏信息進行分析，訓練真實性大模型，建立真實信息庫，通過比對，對某件館藏檔案的內容真實性作出比率分析，內容真實性比率極低的檔案，建議在數字檔案館系統中單獨建立虛擬庫房進行存放。

（二）檔案法規制度中應體現真實、準確

無論目前能否完全達到甄別檔案的真實、準確與否，但法規制度屬于應然性設計，應具有前瞻性。首先，檔案法規制度應明確提出檔案要真實、準確，并且有具體的闡釋和要求。其次，應當明確通過哪些方式方法和程序進行真實性檢驗，有條件的地區可以通過技術手段，輔助檢驗檔案真實性。再次，應當明確監督檢查檔案真實性的部門機構，如明確檔案館聯合檔案形成機構、上級監管機構等共同負責。最后，應當寫明發現不真實檔案的罰則，開展反面典型警示教育。

（三）科技檔案法規制度中應明確檔案內容真實性要求

科技檔案是對科學活動的描述，科學是嚴謹的，科技檔案也應秉持嚴謹理念。建設工程檔案已經完全具備檢驗內容真實性的可能，并在法規中得到體現。內容真實性的要求不再因為難以落地而排除在法規制度的表述之外。其他種類的科學技術檔案，內容真實性同樣應該成為檔案的必然屬性，其相關要求應在法規中明確體現，建議正在修訂的《科學技術檔案工作條例》中提出內容真實性要求，讓檔案不斷追求真相，不斷趨向客觀規律。

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