數字化時代醫院人事檔案信息化轉型路徑探析

摘 要：為充分發揮醫院人事檔案信息化管理的作用，體現醫院人事檔案信息化價值，應采取優化檔案管理工作、提升檔案信息完整性與安全性等措施。文章探討了數字化時代醫院人事檔案信息化轉型存在人事檔案信息化管理規范不足、人事檔案信息化資料收集不全、人事檔案信息化技術利用不足及檔案信息化系統安全管理不足等問題，并針對上述問題提出了數字化時代醫院人事檔案信息化轉型路徑，如構建信息化的思想，提升人事檔案信息化管理規范性；立足信息化管理系統，細化人事檔案信息化的處理過程；深化技術融合應用，完善人事檔案信息化管理平臺以及完善檔案管理制度，創新人事檔案信息化管理體系。

關鍵詞：數字化時代；醫院檔案管理；人事檔案信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

醫院人事檔案資料收集、整理時間較長，與普通檔案相比，醫院人事檔案具有專業性、連貫性、有序性、周期長、不可復制與再生性等特征，在推動醫院可持續發展等方面具有積極意義。但在具體實踐中，醫院人事檔案信息化管理仍存在一定問題，對人事檔案資源作用價值的發揮產生不利影響。對此，本文以醫院人事檔案信息化管理價值為基點，分析了醫院人事檔案信息化管理存在的問題，并提出轉型路徑，旨在為醫院人事檔案信息化管理工作高質量發展提供參考與借鑒。

一、醫院人事檔案信息化價值

人事檔案是醫院人力資源開發管理的重要組成部分，在醫院規劃人員配置、實現人力資源價值方面具有重要的參考價值。具體而言，醫院人事檔案信息化價值體現在以下幾方面：

提高人事信息價值。醫院人事檔案信息化管理提高了檔案資源查閱的便捷性。通過信息技術，人事檔案可以實現信息化、電子化管理，提高了檔案的存儲、檢索和共享效率，管理人員能夠更加便捷地獲取所需信息。

優化檔案管理工作。在信息化時代背景下，信息技術與檔案管理的融合程度逐漸加深，顯著提高了檔案管理的效率，并推進了醫院人事檔案信息化、智能化和高效化發展。

提升檔案信息的完整性與安全性。與傳統人事檔案管理相比，信息化檔案管理能夠減少紙質檔案的磨損、丟失等問題，并通過數字存儲的方式，提升人事檔案信息的完整性。

二、數字化時代醫院人事檔案信息化轉型存在的問題

1.人事檔案信息化管理規范不足

醫院人事檔案信息化管理需要以規范檔案管理流程為切入點，并明確人事檔案管理方法、分配管理責任，確保人事檔案信息化管理規范、有序。但部分醫院尚未意識到人事檔案信息化管理的重要性，未設置專門的信息化檔案管理部門，無法對人事檔案開展規范化、精細化的信息化管理。即便部分醫院設置了信息化檔案管理部門，并對管理任務實行分配，但其人事檔案信息化管理人員的專業能力及實踐經驗不足，使醫院人事檔案信息化管理處于無序狀態，難以充分發揮檔案信息化管理的作用。

2.人事檔案信息化資料收集不全

醫院人事檔案信息化管理需要對原始資料進行收集和整理。因為人事檔案信息具有復雜性，所以醫院需要對人事檔案信息進行專業劃分，分類錄入與管理人事檔案。但醫院人事檔案管理工作人員對人事檔案信息的了解程度不足，并在人事檔案信息化管理工作中常出現信息收集不全等問題，甚至部分工作人員認為只需要收集個人信息、工作情況等信息即可，無需整理其他資料，難以有效保證人事檔案的完整性，人事檔案信息化管理質量不高。同時，在傳統管理模式下，紙質檔案的保存完整度不高，易造成人事檔案資料損壞，且無法修復，最終導致人事檔案資料收集不全，不利于醫院人事檔案信息化建設。

3.人事檔案管理中對信息技術利用不足

信息化管理目標在于高效整合人事檔案信息資源，加速檔案信息傳遞，充分發揮檔案資源的作用價值。現代信息技術在人事檔案管理中的應用可以有效提升檔案管理實效，對充分發揮人事檔案資源作用具有積極意義。但當前部分醫院對人事檔案信息化管理存在認知偏差，認為只需將人事檔案信息數據掃描和存儲便完成了檔案信息化管理工作。應用信息技術可以幫助醫院完成人事檔案信息的分類管理，能夠充分發揮人事檔案信息化管理系統的服務能力。但大部分醫院人事檔案管理信息化建設仍處于初期階段，對信息技術的應用存在不深入、不流暢等問題。

4.檔案管理信息化系統安全性不足

信息化管理以其管理實效強等優勢廣泛應用于醫院管理工作中，并逐漸形成了與醫院人事檔案管理目標相匹配的人事檔案信息化管理系統。在先進技術不斷應用的背景下，醫院人事檔案信息化管理系統仍面臨諸多安全問題，一旦醫院人事檔案信息化系統中的數據信息被盜取，將會給醫院發展帶來不利影響。但部分醫院尚未建立人事檔案信息化管理系統的安全管理體系，且未對人事檔案信息完整備份和信息傳遞登記。

三、數字化時代醫院人事檔案信息化轉型路徑

1.構建信息化的思想，提升人事檔案信息化管理規范性

為全面提升人事檔案信息化管理實效，醫院應以構建信息化的思想為切入點，以提升人事檔案信息化管理規范性為重點，全面推進人事檔案信息化管理高質量發展。

（1）構建信息化思想

首先，醫院可以組織召開會議、講座等形式的培訓活動，向檔案工作人員傳達信息化管理的重要性和必要性。通過分享成功的案例和最新的技術發展，激發檔案工作人員的興趣和熱情，引導他們轉變傳統的檔案管理方式。

其次，醫院應加強對人事檔案信息化管理重要性的宣傳力度。可以通過內部刊物、電子郵件及院務公告等渠道，向全體員工普及信息化管理的好處和優勢。同時，醫院領導和管理人員應發揮榜樣作用，積極支持和推動信息化管理的實施。

再次，醫院應加強各部門之間的交流與溝通，建立信息共享機制。及時收集人事檔案信息是實現信息化管理的關鍵一步，各部門應加強協作，確保信息的準確性和及時性。可以通過建立信息系統、召開定期會議等方式，促進各部門之間的合作與協調，提高信息的收集和共享效率。

最后，醫院還可以引入先進的信息化管理工具和技術，如電子檔案管理系統、人事信息管理軟件等，提高人事檔案管理的效率和質量。通過自動化和數字化的手段，可以實現檔案信息的快速檢索、更新和共享，為醫院的發展提供堅實的基礎。

（2）提升信息化管理的規范性

首先，醫院應根據人員聘用等流程和實際工作情況，按照順序錄入檔案信息，避免出現檔案信息順序顛倒或重復。在此基礎上，管理人員應對不同類型的檔案信息分區、分類存儲，明確標出檔案信息的保存形式與處理方式，并進行信息化處理和備份存儲，以提升人事檔案信息化管理的規范性。

其次，管理人員應在明確界定人事檔案信息收集范圍的基礎上，及時、完整地收集和整理檔案信息，避免出現材料收集不完整、人事檔案信息化管理不規范的情況。

最后，醫院應設置不同保密等級的檔案管理體系，并以此為依據，設置不同的閱讀權限，在提升人事檔案信息化管理規范性的基礎上，確保人事檔案管理工作有序開展。

2.立足信息化管理系統，細化人事檔案信息化建設流程

立足信息化管理系統，細化人事檔案信息化建設過程是優化人事檔案信息化管理模式、提升人事檔案信息化體系應用實效的必然路徑。

（1）立足信息化管理系統

醫院應對人事檔案信息細致分類，若在醫院發展過程中存在人事項目改造等情況，檔案管理人員應及時對改造過程中形成的檔案信息展開信息化管理。同時，醫院應進一步加強醫院檔案管理部門與財務管理等部門的聯系，以便及時獲取人事檔案信息，確保檔案資料收集以及專題數據資料庫的信息完整。另外，醫院可以推進檔案管理軟件在人事檔案信息化管理系統中的應用，提升人事檔案信息展示的直觀程度，為人事檔案信息的高效傳遞及應用提供便利條件。

（2）細化人事檔案信息化建設流程

檔案管理人員應制定詳細的檔案目錄，包括各類人事檔案的分類、編號和存儲位置等信息，有助于檔案信息的系統化管理，提高信息檢索的效率。在掃描紙質檔案之前，檔案管理人員應對紙質檔案內容仔細校對與核驗，確保信息化檔案與紙質檔案內容一致，包括核對文件順序等，以確保數字化檔案的準確性和完整性。在信息化處理時，檔案管理人員應注重對文件目錄與文件名稱的對照分析，避免出現人事檔案信息化處理無序的情況，確保文件目錄結構清晰、命名規范，有利于人事檔案信息的整理、檢索和利用。

3.深化技術融合應用，完善人事檔案信息化管理平臺

深化技術融合應用，完善人事檔案信息化管理平臺，是充分發揮檔案信息化管理工作實效及其價值作用的重要落腳點。

（1）深化技術融合應用

檔案管理人員應基于醫院的人事檔案信息化管理目標，深入分析現有的檔案管理模式，包括了解醫院的運營需求、管理流程以及檔案的使用場景，從而為技術融合應用提供明確的方向和依據。在明確目標和模式后，檔案管理人員應積極引入大數據、人工智能等先進技術。這些技術可以幫助醫院實現對人事檔案的高效管理和分析。例如，大數據技術能夠處理和分析大量的人事信息，識別發展趨勢和潛在的問題，從而為管理決策提供支持。人工智能技術則能提高檔案信息的查找效率，使醫務人員能夠快速獲取所需的信息。同時，確保人事檔案信息化管理系統及模式能夠適應醫院的可持續發展是至關重要的。檔案管理人員應定期評估技術的應用效果，及時調整和優化管理流程，以適應醫院發展的變化和需求。另外，醫院應注重引進技術能力強的專業人才，對人事檔案信息化管理中的技術融合工作進行指導和管理，幫助醫院評估現有技術的適用性，并提供技術支持和培訓，以提高檔案管理人員的技術應用能力。通過技術人才的引入和技術的有效應用，能夠提升技術融合應用的實際效果。

（2）完善人事檔案信息化管理平臺

醫院人事檔案管理人員在管理平臺功能、信息基礎設施、運行安全及數據規范性等方面，應嚴格按照國家相關標準和規范開展工作，不斷優化和完善檔案信息化管理平臺，確保醫院人事檔案信息化管理平臺建設滿足實際需要。同時，醫院應立足檔案信息化管理流程分析，通過電子照片、數據轉換等方式，增強人事檔案信息化管理平臺的功能，從而構建具有綜合化特征的人事檔案信息化管理平臺。

4.完善檔案管理制度，創新人事檔案信息化管理體系

人事檔案信息化管理工作的有效開展及其模式優化，需要以完善檔案管理制度，創新人事檔案信息化管理體系為前提和保障。

（1）完善檔案管理制度

醫院應制定并實施電子檔案和紙質檔案雙重管理制度，即將電子檔案和紙質檔案實行同步管理。電子檔案可以提供便捷的存儲、檢索和共享功能，而紙質檔案可以作為電子檔案的備份和補充，在滿足人事檔案管理需求的同時，提高檔案管理的安全性和可靠性。同時，檔案管理人員應備份和異地存儲電子人事檔案文件，避免信息化管理系統出現故障造成檔案信息丟失。另外，醫院檔案管理人員應加強紙質人事檔案管理，詳細記錄借出人事檔案的時間、案卷號和借閱人等信息，并在歸還人事檔案時核對記錄借出的相關信息。

（2）創新人事檔案信息化管理體系

醫院人事檔案管理人員應該將信息技術融入人事檔案管理的各個環節和流程中，包括檔案的收集、整理、存儲、檢索和傳遞等環節。通過信息技術的應用，可以實現檔案管理流程的數字化、自動化，提高工作效率和準確性。同時，將人力資源管理各環節的檔案資料進行階段性信息化管理，意味著將不同階段的檔案資料進行數字化處理，并在相應的管理系統中記錄和存儲。另外，醫院人事檔案管理人員應將不同類型的人事檔案資料整合到統一的檔案管理系統中，便于全面查閱和管理。通過信息技術的應用，能夠不斷優化檔案管理流程，提高管理效率，加強數據安全保障，從而推動整個管理體系的不斷完善和優化。

四、結語

現階段，醫院人事檔案信息化管理仍存在技術利用不足、信息化系統安全管理不足等問題，阻礙了醫院人事檔案信息化管理工作有序開展。對此，醫院人事檔案管理人員應積極轉變管理觀念，通過構建信息化的思想、立足信息化管理系統、深化技術融合應用以及完善檔案管理制度等方式，實現人事檔案的全面信息化管理。

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作者單位：福建省三明市第二醫院

作者簡介：童欽（1983—），女，漢族，福建永安人，本科，館員，人力資源管理師，研究方向：醫院人事檔案。