數字化檔案管理在事業單位的運用探討

摘 要：在信息技術迅猛發展的今天，各行業紛紛加快數字化轉型的步伐，事業單位的檔案管理也絕非例外，文章重點分析了事業單位數字化檔案管理的應用方面，對其研究背景和國內外的實際狀況加以論述，深度探究了數字化檔案管理的理論依據，全面剖析事業單位在開展數字化檔案管理時面臨的技術、管理和資金等相關問題，并結合成功的案例展開解析，有針對性地探究實踐的策略，對提高事業單位檔案管理效率、健全管理理論體系以及推進事業單位現代化發展具有關鍵的現實意義與理論價值，給事業單位數字化檔案管理實踐提供了重要的參照和引導。

關鍵詞：數字化檔案管理；事業單位；信息技術；問題；策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

伴隨信息技術的蓬勃興起，數字化檔案管理已成為各行業領域共同矚目的熱門范疇，國內外大量的相關研究成果顯著。在技術應用層面，如數據庫、云計算與大數據技術在檔案管理中的運用，給檔案的存儲、檢索及資源整合提供了有效途徑；在理論研討方面，信息生命周期理論和知識管理理論為數字化檔案管理筑牢了堅實的理論基礎，促進了管理流程的優化和檔案價值的深度發掘。但是，在事業單位數字化檔案管理具體實踐中依然面對諸多挑戰，如事業單位數字化檔案管理技術更新遲緩、管理協調不通暢以及資金資源保障欠缺等，還缺少系統性、指向性的深度探究，本文意在解析事業單位數字化檔案管理的現況，探尋問題的根源，并給出切實可行的實踐辦法，期望填補這一研究的空缺，助推事業單位檔案管理數字化轉變和高效發展。

一、數字化檔案管理的理論基礎

1.數字化檔案管理的概念與特點

數字化檔案管理指的是運用現代信息技術和手段，把傳統的紙質檔案轉變為數字形態，并依靠特定的軟件和系統展開存儲、組織、檢索、傳輸以及利用的檔案管理形式。其有著顯著的特征，在存儲介質方面，由紙質變成數字存儲設施，大幅節省了物理存儲的空間；在管理模式上，憑借計算機技術達成了檔案的迅速分類、編目以及索引，提高了管理效能；在利用效率方面，用戶能夠通過網絡遠程獲取檔案資源，打破了時間和空間的約束，達成了檔案信息的即刻共享及高效運用。數字化檔案管理還擁有便于備份、復制以及傳播的特點，可以保證檔案信息的安全性與完整性，同時利于檔案的更新和維護，確保檔案內容和實際狀況保持一致，這些特點一同構建了數字化檔案管理的獨特意蘊。

2.相關技術支撐

數據庫技術搭建起了檔案存儲與檢索的核心框架，借助結構化的數據組織形式，把海量的檔案信息有序存放，使用索引、查詢語言等手段達成快速、精確的定位與提取，滿足用戶多元化的檢索需要。例如，基于關鍵詞、時間區間和文件類別等條件的查詢。云計算技術給檔案資源的整合與共享提供了有力支持，運用其分布式計算、彈性存儲等特點，能夠破除地域與設備的限制，達成多源檔案數據的集中匯集與統一管理，削減了硬件設施建設的成本，提高了資源配置的效率。大數據分析技術主要致力于檔案價值的發掘，通過數據挖掘算法、機器學習模型，從海量的檔案數據里提取隱匿信息與知識關聯，為事業單位的決策給予數據支撐。例如，分析用戶檔案訪問的行為以優化檔案信息推薦服務，深度發掘檔案信息的潛在價值，助力單位業務發展與管理的提升。

3.理論依據

在數字化檔案管理里，信息生命周期理論起著關鍵的引導效用，該理論把檔案信息從產生、采集、存儲和利用直至最終銷毀或者永久保存的整個過程視作一個完整的生命周期，在不同的階段存在特定的管理需求和技術支撐。在產生與采集的階段，明晰檔案信息的來源及格式準則，保證其真實性與完整性；在存儲階段，按照檔案的價值、訪問頻次等要素選取恰當的存儲介質與技術構架，以確保數據安全且利于檢索調用；在利用階段，著重于用戶需求的剖析與權限的管理，提高檔案信息的利用效率與價值達成。知識管理理論同樣至關重要，其著重強調將檔案當作組織的重要知識資產，通過對檔案內容的分類、整理、挖掘和共享，推動知識在事業單位內部的流通與創新運用，把檔案信息轉變為實用的知識資源，為單位業務決策、工作流程優化等給予強有力的支撐，進一步提高組織的核心競爭能力與運營效率。

二、事業單位數字化檔案管理的現狀與問題分析

1.現狀概述

目前，部分事業單位已經踏上了數字化檔案管理的探索之路，在一定范圍內達成了檔案管理模式的變革，有的單位率先構建數字化檔案管理體系，把一部分紙質檔案轉變為數字形式存放在服務器或者云端，大致實現了檔案的電子化錄入及目錄檢索功能，使檔案查詢的速度與傳統模式相比有了明顯提高，縮減了檔案調閱的等待時長，給日常辦公帶來了便捷。同時，也節約了許多檔案存儲的物理空間，降低了由于紙質檔案長期保存所引發損壞的可能性，這種轉變依舊處在初始時期，大多數單位僅僅完成了部分關鍵檔案的數字化操作，在檔案數字化的深度和涵蓋面方面存在欠缺，不同部門之間的檔案數字化進展各不相同，還沒有構建完整且統一的數字化檔案管理環境，整體依然需要進一步改進和健全。

2.存在的問題

在事業單位數字化檔案管理的推進過程中，凸顯出一連串亟待解決的問題。在技術方面，數字化設備與軟件的更新步伐遲緩，眾多單位依舊運用陳舊的系統，致使檔案處理的效率不高，并且無法適配新的數據格式與存儲需要。數據安全防護技術存在顯著缺陷，缺失有效的加密機制和訪問權限把控，致使檔案信息容易受到網絡攻擊、數據被泄露等風險的侵襲，對單位和個人的隱私安全構成嚴重威脅。

同時，檔案數字化的標準未能統一，各部門自行其是，引發數據格式的混亂、信息孤島狀況嚴峻，極大地妨礙了檔案資源的整合與共享；在管理層面，管理體制不夠健全，存在管理流程不明晰、職責劃分不確切等狀況，致使檔案數字化工作欠缺規范性與系統性，容易產生工作差錯和重復勞作。管理人員的數字化素養高低不一，既熟知檔案管理又精通信息技術的專業人才稀缺，難以契合數字化時代檔案管理的繁雜需求。部門之間的協調不夠順暢，信息交流遇阻，在檔案資源整合進程中各自為政，無法凝聚合力，降低了整體的管理效能；在資金與資源投入方面，數字化建設的資金有限，難以購置先進的設備設施和技術，也無法持續支撐系統的升級與維護，并且缺少穩定的資源投入保障機制，一旦遭遇經費緊張或者其他突發情況，數字化檔案管理工作就會陷入困境，嚴重束縛了其長遠發展。

三、事業單位數字化檔案管理的實踐策略

1.技術優化策略

就事業單位數字化檔案管理所存在的技術難題來看，需施行精確且高效的技術優化舉措，構建數字化設備設施與軟件更新的動態評測體系，定時安排專業人士對現存技術進行評估，依照信息技術的發展走向以及單位檔案管理的實際需求，擬定詳盡的更新規劃，強化和技術供應商的密切協作，保證能夠及時獲取最新的設備設施及軟件版本，并做好更新后的兼容測試事宜。還應著重加大數據安全防護技術的運用力度，運用前沿的加密算法給檔案數據進行加密處理，不管是在傳輸期間還是存儲時期，均保證數據的保密性，搭建完備的備份與恢復系統，確立科學的備份策略，定期開展備份數據的驗證以及恢復演練操作，并配置專業的網絡安全防護設施和人員，實時監控并防范來自外部網絡的攻擊，夯實檔案數據的安全屏障，為數字化檔案管理工作的平穩運轉提供保障。

2.管理改進策略

首先，健全管理制度體系，制定詳盡且明晰的數字化檔案管理流程準則，包括檔案數字化的所有環節，從檔案的收集、整理、錄入、存儲利用與銷毀，明晰每個步驟的操作標準、責任人員及時間節點，保證管理流程的標準化和規范化。

同時，優化檔案利用審批制度，依照檔案的密級與重要程度，規劃多層次的審批流程，引入電子簽名、數字證書等技術手段，達成審批流程的自動化與可追溯性，在確保檔案安全的前提下，提高利用效率；其次，增強人才隊伍建設。開展全方位、多層次的培訓課程架構，涵蓋基礎的數字化技術操作培訓、檔案管理專業知識培訓以及信息安全意識培訓等，定時組織內部培訓活動，并邀請業內專家開展案例剖析與經驗分享，提升現有人員的專業素養與技能水準。還應拓展人才引進途徑，積極招攬既知曉信息技術又熟悉檔案管理業務的復合型人才，充實管理隊伍。

此外，構建科學、合理的人才激勵機制，設立專項獎勵資金，對在數字化檔案管理工作中表現卓越的團隊和個人予以物質獎勵和精神表彰，將工作績效與職務晉升、薪酬待遇掛鉤，充分激發員工的積極性與創造性，營造優良的人才發展環境；最后，加大部門協調與資源整合力度。成立跨部門的檔案管理協調委員會，由單位高層領導出任負責人，各部門負責人作為成員，定期舉行協調會議，共同探討解決檔案管理過程中的問題，明確各部門在檔案數字化工作中的職責與分工，強化部門間的信息交流與協作配合。同時，搭建統一的檔案信息管理平臺，整合各部門分散的檔案資源，打破信息孤島，實現檔案數據的集中管理與共享利用，提升整體的管理效能。

3.資金與資源保障策略

在資金籌集方面，需多維度拓展途徑，主動謀求上級主管部門的專項經費扶持，憑借詳盡且極具說服力的項目規劃書，闡明數字化檔案管理對于提升單位服務效能、保障信息安全以及助推業務發展所具有的重要意義和緊迫程度，力爭獲取更多的財政撥款。科學、合理地優化單位內部的預算分配，設定數字化檔案管理的專項資金，并對其使用予以嚴格的監督與評估，保證每一筆資金都能夠精確投入關鍵之處，如用于先進設備設施的購置、軟件的升級維護以及人才的培訓等。另外，還應探尋與金融機構的合作形式，以項目未來的收益作為抵押，申請低息貸款，減緩資金壓力，抑或與具備實力的企業展開合作，通過技術入股、服務外包等方式引入社會資本，攜手推進檔案數字化建設，達成互利雙贏的局面。在資源投入保障機制方面，應制定長遠且富有彈性的資源投入規劃，聯系單位的發展戰略和檔案管理的長期目標，分階段清晰界定人力、物力和技術等資源的投入重點和規模。構建資源投入效益評估系統，運用量化的指標，如檔案數字化的完成率、數據的準確率以及用戶滿意度的提升幅度等，周期性地對資源投入的成效展開全方位評估。依照評估結果適時調整資源配置策略，對效益顯著的項目追加投入，對效果欠佳的環節優化改良或者削減資源，保證資源始終流向最能夠創造價值的領域，保障數字化檔案管理工作的持續、高效發展，為事業單位的整體運作提供穩固且強有力的檔案信息支撐。

四、成功案例分析

以杭州市一家綜合性醫院作為范例，深度剖析其在數字化檔案管理方面所取得的成功實踐途徑，該醫院在檔案管理數字化轉型方面成果斐然。首先，對全院檔案資源展開全面的梳理工作，包含患者病歷檔案、醫療設備檔案、醫務人員人事檔案以及科研項目檔案等關鍵類別；其次，在技術運用范疇，引入前沿的醫療影像歸檔和通信系統（PACS），達成各類醫學影像資料的無損數字化保存與迅速調閱，并且運用電子病歷系統（EMR）針對患者病歷實施結構化地錄入及管理，利于數據的統計、剖析與共享。構建醫院內部的私有云平臺，為檔案數據的安全存儲與高效傳遞提供保障，還運用數據加密手段避免患者隱私被泄露；再次，在管理模式上，組建了由醫務科、信息科和檔案室等多部門協同合作的檔案管理領導小組，確立了統一的檔案數字化標準與規范，明晰各部門在檔案收集、整理、錄入和審核環節的職責劃分，保證檔案信息的精準性與完整性。同時，周期性地組織全院醫務人員開展檔案管理系統的操作培訓，增強其檔案意識，提高數字化操作能力；最后，在成效評估方面，患者病歷的調閱時長由原先的平均30分鐘縮減至5分鐘以內，大幅提高了診療效率。醫療設備設施檔案的數字化管理促使設備設施維護的及時性提高了40%，切實降低了設備設施的故障發生率，基于科研項目檔案的數據分析為醫院的科研方向決策給予了強有力的支撐，助力醫院在過去三年中科研成果的數量增長了25%。從該案例能夠歸結出，依據自身業務特性的技術選擇、跨部門的高效協同管理以及持續開展的人員培訓與技術更新，是事業單位數字化檔案管理取得成功的關鍵要點，為其他醫療單位及相似事業單位供應了可供參考的實踐范例。

五、結語

本研究對事業單位數字化檔案管理展開了深入研討，厘清其理論根基，涵蓋數字化檔案管理的定義、特性以及相關的技術與理論支撐，細致剖析了當下事業單位在數字化檔案管理實際操作中面臨的技術、管理、資金和資源投入等方面的難題，并有針對性地給出了技術優化、管理改良以及資金與資源保障等實踐舉措，并借助成功案例進一步證實了這些舉措的可行性和有效性。數字化檔案管理對于事業單位增強管理效能、提高服務水平以及發掘檔案的潛在價值起著至關重要的作用，是順應時代發展的必然之選。未來，伴隨人工智能、區塊鏈等新興技術的持續進步與融合運用，事業單位數字化檔案管理有望步入智能化、安全化和高效化的全新時期，進一步助推事業單位的現代化進程，在信息資源管理與利用領域發揮出更大的價值，為社會發展提供更為強勁的支撐。

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作者單位：山東省滕州市公共就業和人才服務中心

作者簡介：宋麗偉（1978—），女，漢族，遼寧鐵嶺人，副研究館員，本科，研究方向：干部人事檔案管理。