醫院檔案管理工作規范化、標準化的實現策略研究

摘 要：醫院檔案管理工作需實現規范化和標準化，以提升醫療服務質量和管理效率。但當前醫院檔案管理工作仍存在檔案管理人員意識不足、監督機制不完善及管理方法滯后等問題。對此，醫院可從增強人員管理意識、健全監督機制及應用現代技術等方面入手，通過定期培訓和考核增強檔案管理人員的專業素養，設立專門的監督部門或崗位確保檔案管理規范，引入電子檔案管理系統和云存儲技術以提高管理效率和信息安全，從而實現檔案管理的準確性、完整性和資源優化利用。

關鍵詞：醫院檔案管理；標準化；規范化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在現代醫療機構中，檔案管理已成為醫院運營和醫療服務的重要組成部分。檔案管理的規范化與標準化不僅直接關系到醫療服務質量的提升，還為醫院的科學研究和管理決策提供數據支持。近年來，隨著《中華人民共和國檔案法》《醫療機構病歷管理規定》等政策文件的出臺，檔案管理在提升信息可追溯性、保障患者安全以及優化資源利用等方面的作用愈發凸顯。然而，部分醫院在檔案管理工作中仍存在意識不足、監督機制不完善及管理單一滯后等問題，制約了醫院的管理效率和服務質量，也阻礙了醫療資源的整合與共享。因此，研究如何實現醫院檔案管理工作的規范化和標準化，保障信息安全和完整性，成為推動醫療行業發展的關鍵議題。

一、醫院檔案管理實現規范化、標準化的價值

1.提升檔案質量，提高醫療服務水平

在醫院檔案管理中，實現規范化和標準化具有重要的價值，直接關系到醫療服務質量的提升。

規范化和標準化的檔案管理能保證檔案數據的準確性和完整性。依據《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規和政策文件，醫院檔案管理需遵循統一的標準，有助于減少因檔案信息不完整或錯誤導致的醫療事故和糾紛，提高患者安全。

標準化的檔案管理有助于提高信息的可追溯性和可獲取性。通過建立統一的檔案分類、編號和檢索等標準，醫務人員能夠快速、準確地獲取所需的患者信息，從而提高醫療決策的效率和準確性，不僅有助于優化診療流程，還能大幅縮短患者的等待時間，提升整體醫療服務的體驗。

規范化和標準化的檔案管理為醫院的科研和管理決策提供了堅實的數據基礎。完整、準確的檔案數據有助于醫院進行流行病學研究、醫療質量分析等科學研究，同時也為醫院的戰略規劃和管理提供了可靠的數據支持。

2.保障檔案安全，維護信息的完整性

在醫院檔案管理中，實現規范化和標準化管理是保障檔案安全和維護信息完整性的關鍵環節。一方面，規范化的檔案管理能夠有效防止檔案被泄露、遺失或損壞。通過建立統一的檔案管理流程和安全防護措施，醫院可以更好地監控和管理檔案的存取、傳輸和保存，減少人為和自然因素對檔案安全的威脅。措施包括檔案的分級管理、訪問權限控制和數據備份等，確保檔案在整個生命周期中的安全性；另一方面，標準化的檔案管理有助于維護信息的完整性。通過統一的記錄標準和數據格式，檔案信息可在不同系統之間實現無縫集成和共享，避免信息孤島和數據丟失。完整的檔案信息有助于提升醫療服務的連續性和協作性，同時也為患者提供了準確的健康記錄，支持患者做出明智的健康決策。

3.提高管理效率，優化資源利用

規范化和標準化的醫院檔案管理對提高管理效率和優化資源利用至關重要。

首先，規范化和標準化有助于簡化檔案管理流程。通過統一的檔案分類、編碼和存儲，醫院能夠實現檔案信息的快速檢索和共享。此種高效的管理方式不僅減少了醫務人員在檔案查找和管理上的時間消耗，醫院還可以將更多的人力資源投入醫療服務的核心業務中。

其次，標準化的檔案管理有助于降低管理成本。通過信息化手段實現檔案的電子化和數字化，醫院可減少紙質檔案的存儲空間和維護成本。此外，規范化和標準化的檔案管理支持醫院資源的有效整合和利用。通過建立統一的信息平臺，醫院可實現跨部門和跨機構的檔案信息共享，提高整體協同工作效率。此種資源整合不僅有助于提高醫療服務的連續性和一致性，還為醫院的科研和管理決策提供了更全面的數據支持。

二、醫院檔案管理工作現狀

1.檔案管理人員管理意識有待提升

在當前醫院檔案管理的工作中，檔案管理人員的管理意識有待提高，此問題直接影響著檔案管理的質量和效率。部分醫院檔案管理人員對檔案管理的重要性認識不足，導致檔案工作在實際操作中缺乏系統性和前瞻性。一些醫院的檔案管理仍停留在被動記錄和保存的階段，而沒有充分意識到檔案在支持醫院決策、提高醫療服務質量等方面的戰略價值。因此，認知缺位使檔案管理僅被視為一種低優先級的事務性工作，缺乏積極性和創新性。

檔案安全意識薄弱，管理措施不夠嚴密。檔案管理人員對檔案安全的風險和后果缺乏足夠的認識，可能導致檔案被泄露、損壞或丟失的風險。在部分醫院，檔案管理的權限設置和訪問控制不夠嚴格，未能建立有效的監督和審計機制，給檔案的安全性帶來隱患。

第三，檔案管理中的服務意識有待加強。檔案管理人員通常缺乏主動服務意識，未能充分發揮檔案在支持臨床工作和科研活動中的作用，未能及時有效地利用檔案信息，使醫院在資源整合和信息共享方面存在障礙，影響檔案管理對醫院整體發展的支持作用。

2.檔案管理監督機制不完善

在醫院檔案管理中，監督機制的不完善是當前亟待解決的重要問題之一。一方面，檔案管理的監督機制缺失，導致檔案管理過程中的不規范行為難以得到有效糾正。部分醫院在檔案管理中沒有制定專門的監督檢查制度，對檔案的保存、使用和銷毀缺乏系統的監督審核流程，導致檔案管理過程中的不當操作和違規行為難以被及時發現和糾正，影響檔案管理的整體質量和安全性；另一方面，管理制度執行力不足。雖然國家和醫院層面制定了相關的檔案管理規定和制度，但在實際執行中通常流于形式，缺乏有效的落實措施。部分醫院的檔案管理制度缺乏可操作性，管理人員對于制度的理解和執行存在偏差，導致制度無法充分發揮其應有的作用。此外，一些醫院檔案管理中的反饋機制不健全，信息流通不暢。由于缺乏有效的反饋渠道，檔案管理中的問題和建議難以被及時反映和處理，導致管理中的一些問題長期存在，未能得到有效解決。同時，檔案管理的改進措施和效果無法得到及時評估和調整，影響了管理工作的持續優化。

3.檔案管理方法有待更新

在醫院檔案管理工作，方法的滯后性是影響檔案管理效率和質量的一個突出問題。盡管醫院檔案管理的現代化需求不斷增加，但當前仍存在多方面的實際問題，亟須更新的管理方法以適應時代的發展。首先，檔案管理方式仍以傳統紙質檔案為主。部分醫院的檔案管理依賴紙質檔案和人工操作，不僅占用大量的存儲空間和人力資源，還容易導致檔案的丟失、損壞和信息檢索困難。紙質檔案管理方式限制了信息的共享和傳遞速度，難以滿足現代醫療機構對高效、快速信息處理的需求；其次，電子檔案管理系統應用不足。部分醫院雖然引入了電子檔案管理系統，但由于技術設備未及時升級、系統功能不完善或管理人員操作技能不足，系統未能充分發揮其作用。電子檔案的建立和使用不夠規范，缺乏標準化的數據錄入和管理流程，導致檔案信息的準確性和完整性得不到有效保障。此外，檔案管理的創新意識不足。一些醫院在檔案管理中未能及時更新管理理念和方法，缺乏對先進技術和管理模式的積極探索和引入。

三、實現醫院檔案管理工作規范化、標準化的路徑探析

1.增強人員管理意識，強化檔案管理標準

在實現醫院檔案管理工作規范化和標準化的過程中，增強人員管理意識和強化檔案管理標準是重要的環節之一。通過實施定期培訓和考核制度，可以增強檔案管理人員的專業意識，提高其技術水平，從而推動檔案管理工作的全面提升。

第一，定期培訓是提升檔案管理人員專業素養的基礎。培訓內容應涵蓋檔案管理的重要性和其在醫院運營、臨床決策及醫療服務中的戰略地位，使管理人員充分認識檔案管理工作的價值和責任。此外，培訓還應包括標準操作流程，如分類、編碼、存儲和檢索等方面系統的學習，確保管理人員熟悉并能嚴格執行各項管理規范，減少因操作不當導致的錯誤和不規范行為。

第二，最新法規和技術的學習是培訓的組成部分。隨著信息技術和法規政策的不斷更新，檔案管理人員需及時掌握相關法律法規，如《中華人民共和國檔案法》，確保檔案管理符合最新的法律要求。在技術層面，培訓應涵蓋電子檔案管理系統的使用、數據保護技術以及信息化管理工具，如EDMS、WFMS的應用，以提高人員的信息化管理能力，推動檔案管理向數字化和智能化發展。

第三，考核制度是確保培訓效果和員工能力提升的有效手段。通過定期考核，可以評估員工對培訓內容的掌握情況和實際應用能力。考核結果不僅用于員工績效評估的依據，還可幫助員工識別工作中存在的不足和需要改進的地方，以便制定針對性的培訓計劃和改進措施。

通過定期培訓和考核制度的實施以及明確管理標準和崗位職責，醫院能夠顯著增強檔案管理人員的專業意識，提高其管理能力，不僅有助于實現檔案管理的規范化和標準化，還能提高醫院整體管理水平和服務質量，為患者提供更優質的醫療服務。

2.健全監督機制，確保檔案管理規范

在推動醫院檔案管理工作的規范化和標準化過程中，健全監督機制是確保檔案管理規范的重要路徑。醫院應設立專門的監督部門或崗位，定期檢查檔案管理的合規性和執行情況，可以有效提升檔案管理的質量和效率。

一方面，設立專門的監督部門或崗位是健全監督機制的核心步驟。醫院可成立檔案管理監督小組，該小組應具備獨立性和專業性，負責制定檔案管理的監督計劃，并定期對醫院檔案管理的各個環節進行系統性檢查，包括審核病歷檔案、影像資料和檢驗報告等不同類型檔案的管理流程，確保所有環節嚴格遵循國家法規和醫院內部的管理規范。監督小組還應編制詳細的檢查清單和評估指標，如檔案的完整性、準確性、存儲環境、存取記錄和使用規范性等，以標準化的方式記錄檢查結果并進行分析，從而建立檔案管理的規范化流程。

另一方面，建立反饋機制是健全監督機制的關鍵。反饋機制的作用在于及時識別和解決檔案管理中存在的問題，以優化管理流程和提高整體管理水平。醫院可設立多種反饋渠道，如在每個科室設立檔案管理意見箱或通過內部信息系統提供線上反饋功能，便于檔案管理人員和使用者報告工作中的困難和問題。監督小組應定期分析收集的反饋信息，識別普遍性和嚴重性的問題，并組織相關部門進行討論和解決方案的制定。例如，發現部分科室對病歷歸檔的時間要求不夠明確，可能導致病歷丟失或無法及時檢索，監督小組可聯合相關部門制定更加明確的時間節點和操作規范。通過設立專門的監督部門或崗位和建立多層次的反饋機制，確保了檔案管理工作的規范化和標準化，推動了醫院整體運營的順暢和服務水平的提高。

3.應用現代技術，升級檔案管理手段

在實施醫院檔案管理工作規范化和標準化的過程中，現代技術的應用成為升級檔案管理的關鍵手段。醫院通過引入電子檔案管理系統、云存儲和區塊鏈技術等現代化工具，可以顯著提高檔案管理的效率和安全性，同時有效降低管理成本。

首先，電子檔案管理系統（EDMS）在醫院的應用主要體現在病歷、檢驗報告和影像資料等各種檔案的數字化管理。通過EDMS，醫院可將大量紙質檔案轉化為電子檔案，便于存儲和快速檢索。例如，醫生可通過系統直接訪問患者的電子病歷，而無須查找紙質病歷，提高了醫療決策的效率。EDMS的自動化功能可以管理檔案的整個生命周期，包括創建、審核、更新和銷毀，確保檔案管理的合規性和準確性。此外，電子化存儲減少了對物理存儲空間的依賴，降低了相關管理成本。

其次，云存儲技術為醫院檔案的存儲和共享提供了靈活性。在醫院，云存儲可實現不同科室之間的檔案數據共享，提高協作效率。例如，放射科生成的影像資料可直接上傳至云端，供其他科室醫生查看和使用，節省了資料傳輸時間。云存儲還通過加密和訪問控制機制，確保檔案數據的安全性和隱私性。醫院可根據業務需求靈活調整存儲容量，優化資源利用，降低硬件設備設施的投資和維護成本。

最后，區塊鏈技術在醫院檔案管理中的應用主要體現在數據的真實性和安全性保障上。區塊鏈的分布式賬本技術可為每一份檔案操作記錄提供不可篡改的驗證，對于需要高度安全保障的醫療檔案尤為重要。例如，患者的病歷更新記錄可通過區塊鏈技術進行追蹤和驗證，防止未經授權的修改。此過程不僅提高了檔案數據的可信度，還增強了患者對醫院檔案管理的信任。數字化和自動化手段減少了人工操作，優化了檔案處理流程，提升信息的可獲取性和準確性，從而改善了醫療服務質量和患者體驗。借助現代技術的力量，醫院可實現檔案的規范化和標準化管理，為提供優質的醫療服務奠定堅實基礎。

四、結語

醫院檔案管理的規范化與標準化對于提升醫療服務質量和管理效率至關重要。研究通過分析當前醫院檔案管理存在的人員意識不足、監督機制不完善以及管理方法滯后等問題，提出相對應的優化策略，包括加強檔案管理人員培訓、健全監督機制及應用現代技術等。多元化措施的實施不僅有助于提高檔案管理的規范化和標準化，還能優化資源利用，提高信息獲取和管理效率。通過系統化的改進，醫院可以實現檔案管理的全面提升，支持醫療服務的持續改進和發展。

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作者單位：臨沂市中心醫院

作者簡介：韓雪（1984—），女，漢族，山東臨朐人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。