試析影響公立醫院檔案管理質量的因素及對策

摘 要：公立醫院檔案管理作為醫院管理的重要環節，其質量直接關系醫療服務質量、患者信息安全及醫院決策的科學性。然而，當前公立醫院檔案管理面臨諸多挑戰，如技術落后、制度不健全及人員素質較低等，嚴重制約了檔案管理質量的提升。文章深入分析了影響公立醫院檔案管理質量的多種因素，并據此提出提升檔案管理質量的有效策略，旨在為公立醫院檔案管理提供改進方向和實踐指導，以促進醫院檔案工作規范化、信息化和高效化管理。

關鍵詞：公立醫院；檔案管理質量；影響因素；有效對策

中圖分類號： G271；R197 文獻標識碼：A

高質量的檔案管理是醫療體系不可或缺的基石，不僅能夠維護患者信息的完整性、準確性與可追溯性，還能夠為臨床決策提供堅實的數據支撐，有利于醫師精準施治。此外，在面對醫療糾紛時，檔案信息能夠為公正裁決提供重要依據，保障醫患雙方的合法權益，構建和諧的醫療環境。

一、影響公立醫院檔案管理質量的因素

1.技術因素

在當今數字化時代，技術在公立醫院檔案管理中扮演至關重要的角色，其發展水平直接影響檔案管理的效率與質量。因此，技術落后成為制約檔案管理質量提升的關鍵因素之一。

一方面，有些公立醫院仍過度依賴傳統的紙質檔案管理方式。紙質檔案管理不僅耗時費力，效率低下，還在檔案的存儲、檢索和利用等環節存在諸多不便和風險。紙質檔案易受潮、蟲蛀以及火災等自然因素的破壞，也容易因人為失誤而導致檔案遺失或損壞，難以保證醫療信息的完整性和準確性；另一方面，雖然有些醫院已經意識到數字化檔案管理的重要性，并嘗試引入相應的管理系統，但在實際操作中仍面臨諸多挑戰。由于系統之間的不兼容問題，往往會導致嚴重的信息孤島現象，使得不同部門之間的信息共享變得困難重重。同時，有些數字化檔案管理系統的操作界面復雜，對檔案管理人員的技術要求較高，也極大地增加了學習和使用的難度。此外，有些醫院檔案數據安全防護措施不足，容易造成醫療信息被泄露的風險，嚴重威脅患者隱私和醫院的安全運營。

2.制度因素

在公立醫院檔案管理領域，制度因素是影響管理效果與質量的另一關鍵因素。制度不健全不僅會導致檔案管理工作混亂無序，還可能引發一系列嚴重的后果。

一方面，醫院檔案管理缺乏一套完整和科學的制度體系。有些醫院檔案分類標準不統一，編碼規則混亂，使得檔案在存儲和檢索過程中極易出現混淆和錯誤，同時借閱、歸還等流程缺乏明確的規范和指導，導致檔案流轉不暢，甚至出現檔案被長期占用和無法及時歸還的情況；另一方面，檔案保密和安全措施的不到位，使得醫院檔案面臨嚴重的安全威脅。有些醫院缺乏嚴格的檔案保密制度，可能會導致敏感醫療信息被泄露，給醫院和患者帶來不可估量的損失，有些醫院檔案存儲環境的安全性不足，如防火、防水或防盜等措施不到位，也可能導致檔案的物理性損壞或遺失。

3.人員因素

在公立醫院檔案管理的諸多影響因素中，人員因素無疑是最為關鍵的主觀因素之一。檔案管理人員的素質直接決定檔案管理的質量和效率。

首先，有些醫院檔案管理人員缺乏必要的專業知識和技能。有些檔案管理人員可能對檔案管理的理論體系、方法技巧以及最新的技術趨勢了解不足，導致在實際工作中難以應對復雜多變的管理任務，這種專業知識的匱乏不僅限制檔案管理水平的提高，還可能影響醫院整體運營的效率。

其次，有些檔案管理人員對新技術、新方法的接受度低。隨著信息技術的飛速發展，檔案管理也迎來了數字化、智能化的轉型期，但是有些檔案管理人員由于年齡、習慣或認知上的原因，對新技術的接受程度較低，甚至存在抵觸情緒，這種保守的心態不僅阻礙檔案管理技術的革新，還會限制檔案管理質量的進一步提升。

最后，檔案管理人員流動性大和責任心不強。檔案管理需要一定的連續性和穩定性，而人員的頻繁流動會破壞這種連續性，導致檔案管理工作的中斷和混亂。同時，有些檔案管理人員責任心不強，對檔案管理工作不夠重視，缺乏敬業精神和責任心，也使得檔案管理質量難以得到保障。

4.前端控制因素

在公立醫院的檔案管理流程中，前端文件形成環節的質量問題是一個不容忽視的隱患，該環節的質量直接決定后續檔案管理的順暢與否以及檔案本身的價值和可用性。

一方面，文件內容的質量問題是前端控制的首要挑戰。醫院制發的文件應當清晰、準確地表達其意圖和內容，并確保管理活動的記錄完整無缺。然而，在實際操作中，往往會出現文件內容模糊不清、表達意圖不明確及關鍵信息遺露等問題，不僅導致文件本身的可讀性和可用性降低，還會使得檔案在后續的管理和利用過程中失去其應有的憑證、查考和依據功能，影響醫院的正常運營和決策支持；另一方面，文種使用不當和體式不規范也是前端控制的常見問題。醫院文件種類繁多，包括通知、報告和決定等，每個文種都有其特定的使用場合和格式要求。然而，在實際操作中，有些工作人員可能會因為對使用規則不熟悉或忽視體式規范的重要性，而導致文種混用、格式錯誤等問題，不僅會影響文件的整體美觀性和專業性，還會給檔案的整理和分類工作帶來困難，降低檔案管理的效率和質量。

二、提升公立醫院檔案管理質量的有效策略

1.加強技術投入與升級，推動檔案管理現代化

隨著信息技術的飛速發展，公立醫院為了提高檔案管理效率，確保檔案信息的完整性、安全性和可訪問性，加強技術投入與升級成為關鍵舉措。

首先，公立醫院應引入先進的數字化檔案管理系統。數字化檔案管理系統能夠徹底改變傳統紙質檔案的管理方式，實現檔案信息的電子化、網絡化存儲和檢索。醫院通過數字化手段，可以輕松實現檔案的快速錄入、分類、檢索和共享，大幅提高檔案管理的工作效率。同時，電子化存儲還能夠有效防止檔案丟失或損壞等風險，確保檔案信息的長期保存和完整性。

其次，公立醫院應加強系統維護和升級。公立醫院應建立完善的系統維護機制，定期對檔案管理系統展開巡檢、修復和優化，確保系統始終保持良好的運行狀態。此外，隨著技術的不斷進步，醫院還需及時升級檔案管理系統，引入新技術和新功能，以滿足日益增長的檔案管理需求。

最后，公立醫院應充分利用云計算和大數據技術。云計算技術可以實現檔案數據的遠程備份、容災和快速恢復，為醫院檔案管理提供更為可靠的數據安全保障。大數據技術可以深度挖掘和分析海量檔案數據，為醫院決策提供有力的數據支持。通過利用云計算和大數據技術等智能化手段，醫院可以更加高效地管理檔案資源，提高檔案管理的整體水平。

2.完善檔案管理制度，構建高效的檔案管理體系

為了進一步提升公立醫院檔案管理質量，高效、規范地開展檔案管理工作，公立醫院應不斷完善檔案管理制度，構建完善的檔案管理體系。

首先，公立醫院應建立健全檔案管理制度體系。醫院應從頂層設計出發，制定一套全面、系統和科學的檔案管理制度，明確檔案管理的目標、原則和職責分工等內容。同時，公立醫院應結合自身檔案管理實際的情況，制定檔案全生命周期的管理流程，該流程應涵蓋檔案的收集、整理、分類、編碼、存儲、借閱、歸還、鑒定以及銷毀等環節，確保每個環節都有章可循、有據可依。

其次，公立醫院應明確檔案分類與編碼規則。合理的分類有助于實現檔案的快速檢索與利用，而統一的編碼則能確保檔案的唯一性和可追溯性。為此，醫院應根據自身業務特點和檔案管理需求，制定科學、合理的分類方案和編碼規則，并嚴格執行，避免檔案信息出現混亂或重復等問題。

最后，公立醫院應加強檔案保密與安全。在醫院檔案中往往包含大量敏感信息，如患者隱私、醫療技術秘密等，一旦被泄露可能引發嚴重后果。因此，醫院必須建立完善的檔案保密制度，明確保密等級和保密要求，加強對檔案管理人員的保密教育和管理，同時應采取物理隔離、數據加密及訪問控制等多種技術手段，確保檔案信息的物理安全和信息安全。

3.提升人員的素質與能力，打造專業高效的管理團隊

提升檔案管理人員的素質與能力是一個系統工程，為此，需要醫院從以下幾方面入手，提升檔案管理人員的專業素質與綜合能力，推動檔案管理工作的現代化及專業化發展。

首先，公立醫院應加強專業培訓和繼續教育。醫院應定期組織檔案管理人員參加專業培訓，培訓內容應涵蓋檔案管理的最新政策法規、信息技術、保密安全知識以及行業標準等，檔案管理人員通過系統的培訓，能夠掌握最新的管理理念和技術手段，同時應鼓勵其積極參加繼續教育，如攻讀相關專業學位、參加專業認證考試等，以進一步提升其專業素養。

其次，公立醫院應鼓勵檔案管理人員自學新知識、新技術。醫院應建立學習型組織文化，鼓勵檔案管理人員充分利用業余時間自學，通過訂閱專業期刊、參加在線課程及加入專業社群等方式，不斷拓寬知識視野，了解行業動態。同時，還應鼓勵檔案管理人員積極嘗試將所學新知識、新技術應用于實際工作中，以提高檔案管理的效率和質量。

最后，公立醫院應建立激勵機制。醫院應建立科學、合理的績效考核體系，將檔案管理人員的工作業績與薪酬、晉升等掛鉤，通過公正、透明的考核機制，能夠激勵檔案管理人員更加努力工作。同時，還應設立獎勵機制，對在檔案管理工作中表現突出、做出顯著貢獻的人員給予表彰和獎勵。此外，還可以為檔案管理人員提供更多的職業發展機會和晉升空間，讓他們看到在檔案管理領域的發展前景和上升通道。

4.強化前端控制，從源頭保證質量

強化前端控制在文件管理的全鏈條中占據著舉足輕重的地位，它是確保信息真實性、準確性和完整性的第一道防線。因此，從文件形成的源頭抓起，實施嚴格而高效的前端控制策略，對于提高整體工作效率、維護組織信譽以及促進信息資源的長期保存與利用具有深遠意義。

首先，公立醫院應明確文件形成的規范與標準。公立醫院應嚴格界定各類文種的適用范圍和條件，確保文種使用的準確無誤，避免因文種混用導致的理解偏差或執行困難。同時，細化文件體式要求，如格式、排版、字體以及字號等，從而能夠確保文件外觀的統一性和專業性，提升文件的可讀性和權威性，也可以有效減少因人為因素導致的錯誤和疏漏。

其次，公立醫院應加大文件審核和把關力度。公立醫院應建立健全文件審核機制，明確審核責任人和審核流程，確保每份文件在正式形成前都經過嚴格審查，審核內容應涵蓋文件的合法性、合規性、準確性、完整性以及表述的清晰性等多個方面，通過多層次的審核把關，能夠及時發現并糾正文件的問題，從而能夠確保文件質量符合檔案管理及業務開展的要求。

最后，公立醫院應注重增強文件管理人員的責任意識。通過定期的培訓和教育，使文件管理人員掌握最新的文件管理規定、業務知識和操作技能，提高他們的工作能力和水平，并強化責任意識教育，使文件管理人員能夠充分認識自己工作的重要性，以高度的責任心和敬業精神投入工作。

5.加強監督與評估，推進檔案管理優化

加強監督與評估是提升檔案管理工作質量、確保規范化執行的關鍵環節，為此，公立醫院應建立健全的檔案管理監督與評估機制，推動醫院檔案管理工作的持續改進和優化。

一方面，公立醫院應建立多元化的監督體系。公立醫院應將內部監督與外部監督相結合，將日常監督與專項檢查相補充，能夠全面、高效地監督檔案管理工作，保證檔案管理工作高質量發展。內部監督主要依靠醫院內部的管理機構或專職人員，實時監控檔案管理工作的日常執行情況；外部監督則可以邀請第三方機構或行業專家定期或不定期進行審查，從外部視角提供專業意見和建議。

另一方面，公立醫院應完善評估指標和方法。公立醫院應結合自身實際情況，不斷完善評估指標，確保評估指標能夠涵蓋檔案管理的各方面，如制度建設的完善性、操作流程的規范性、檔案資料的完整性以及利用服務的便捷性等。評估方法則可以采用定量分析與定性分析相結合的方式，通過數據收集、問卷調查和訪談交流等多種手段獲取全面信息，同時應運用科學方法深入分析，形成客觀、準確的評估報告。

三、總結

綜上所述，提升公立醫院檔案管理質量是一個系統工程，需要從技術、制度、人員、前端控制及監督與評估等方面入手，為此，公立醫院應通過加強技術投入與升級、完善檔案管理制度、提升人員素質與能力、強化前端控制及加強監督與評估等措施，推動公立醫院檔案管理向規范化、信息化、高效化方向發展，為醫院的運營和患者服務提供更加堅實的保障。

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作者單位：菏澤市立醫院

作者簡介：程華（1979—），女，漢族，山東菏澤人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。