精準化解錄用通知書法律風險

錄用通知書，是指用人單位向勞動者發出的愿意與其建立勞動關系的意思表示。在實踐中，用人單位可能存在兩個認識誤區，一是為了彰顯自身管理規范，勞動者應聘成功之后，就盡早為勞動者發放書面錄用通知書，而且錄用通知書的內容盡可能詳細、完備；二是錄用通知書既然是用人單位單方面做出的意思表示，那么用人單位就可以根據需要隨時取消錄用通知書。近幾年來，因用人單位取消錄用通知書或不遵守錄用通知書的規定而引起的訴訟糾紛時有發生，人民法院也往往根據《中華人民共和國民法典》（以下簡稱《民法典》）的規定，判決用人單位承擔一定的賠償責任。因此，用人單位加強錄用通知書管理，控制相應的法律風險就顯得非常重要。

書面錄用通知書：因人而異，非必要不發放

用人單位在發放錄用通知書時須特別謹慎，只有在確需錄用該員工的前提下，才能發出書面錄用通知書。

●錄用通知書具有要約性質，一經發出就具有法律效力

關于錄用通知書的性質和法律效力，《中華人民共和國勞動合同法》《中華人民共和國勞動法》均未做明確規定。有人認為，錄用通知不是勞動合同，沒有法律效力，因此在錄用通知書的設計、發送及撤銷方面比較隨意，極易引發糾紛。也有人認為，錄用通知書適用《民法典》關于要約的規定。《民法典》第四百七十二條規定，要約是希望與他人訂立合同的意思表示。從構成要件分析，錄用通知書是用人單位發出的意思表示；由用人單位向特定勞動者發出；錄用通知書發出的目的是用人單位意欲與勞動者締結勞動合同關系；錄用通知書載明工作地點、工作崗位、薪資待遇等內容；錄用通知書經勞動者承諾，即對用人單位具有約束力。我們通常把錄用通知書用英語單詞“offer”來代替，也從另外一個角度表明錄用通知書就是要約的意思，用人單位不得隨意變更其內容。

根據《民法典》第四百七十四條和第一百三十七條關于要約生效時間的規定，“以對話方式作出的意思表示，相對人知道其內容時生效。以非對話方式作出的意思表示，到達相對人時生效。以非對話方式作出的采用數據電文形式的意思表示，相對人指定特定系統接收數據電文的，該數據電文進入該特定系統時生效”。即用人單位采用郵寄或者電子郵件、微信等方式發送錄用通知書，勞動者收到錄用通知書或者錄用通知書進入勞動者特定數據電文的時間就是錄用通知書的生效時間。因此，用人單位在錄用通知書已經生效的情況下，不能隨意取消錄用通知書。

●錄用通知書沒有到達勞動者，用人單位可予以撤回

突發情況導致勞動者應聘的崗位被取消，而錄用通知書尚未到達勞動者，用人單位可撤回錄用通知書，但撤回錄用通知書必須符合法律規定方能產生撤回的法律效力。《民法典》第四百七十五條和第一百四十一條規定，撤回要約的意思表示的通知，應當在意思表示到達相對人前或者與意思表示同時到達相對人。即用人單位撤回錄用通知書的通知，必須先于錄用通知書到達勞動者，或者至少同時到達勞動者，方可發生撤回錄用通知書的法律效力。

●在錄用通知書到達勞動者但勞動者沒有發出承諾通知之前，用人單位如果沒有設置具體的承諾期限，仍可以通知勞動者撤銷錄用通知書

《民法典》第四百七十七條規定，“撤銷要約的意思表示以對話方式作出的，該意思表示的內容應當在受要約人作出承諾之前為受要約人所知道；撤銷要約的意思表示以非對話方式作出的，應當在受要約人作出承諾之前到達受要約人”。實踐中，用人單位為了保證勞動者能夠及時入職，往往在錄用通知書中規定勞動者的承諾期限，而且勞動者也可能由于相信錄用通知書是不可撤銷的而做好了入職準備，如勞動者已經從原單位辦理了離職手續，并按照用人單位的要求辦理了體檢以及社會保險、公積金的轉移手續等，此時錄用通知書就不能再做撤銷處理。《民法典》第四百七十六條規定，要約可以撤銷，但是有下列情形之一的除外：（一）要約人已確定承諾期限或者以其他形式明示要約不可撤銷；（二）受要約人有理由認為要約是不可撤銷的，并已經為履行合同做了合理準備工作。

●用人單位違法撤銷或撤回錄用通知書，須向勞動者承擔賠償責任

我國勞動法律法規并沒有針對用人單位“錄而不用”要承擔的法律責任做出明確規定。實踐中，因此類違法行為所引起的訴訟比較普遍，人民法院通常援引《民法典》第五百條的規定，認為用人單位“錄而不用”的行為違背誠信原則而讓其承擔締約過失責任，從而要求用人單位對勞動者承擔一定的賠償責任。

同樣，我國現有法律也沒有對用人單位的賠償標準做出明確規定。從司法實踐來看，主要是由人民法院依據職權酌定賠償標準。賠償標準一般是按照錄用通知書載明的工資標準賠償一到三個月工資。如果勞動者有工作單位的，也可以按照勞動者原工作單位的工資標準進行賠償。也有法院并不參考勞動者的工資標準，而是根據勞動者的直接損失和間接損失裁定賠償數額，如勞動者可期待利益的損失，以及勞動者應聘所支出的差旅費等。

因此，筆者建議用人單位在向勞動者發送錄用通知書之前一定要慎之又慎，除一些關鍵性不可替代崗位外，不要輕易向勞動者發送錄用通知書，特別是書面錄用通知書。對符合招聘要求的勞動者可以通過電話聯系，當面辦理相關手續。這種處理方式在需要撤銷或者撤回錄用通知書時，給用人單位留下一定的操作空間，從而避免了相應的法律風險。

精準把握錄用通知書發放的時間節點

錄用通知書發放的時間節點也是用工管理非常重要的內容，有些用人單位對勞動者面試合格之后，在沒有進行入職背景調查和體檢的情況下就發放了錄用通知書，殊不知這種做法對用人單位來說存在很大的法律風險。因此，發放錄用通知書應注意兩個關鍵節點。

●進行背景調查時

在對勞動者進行背景調查時，如果發現其道德品質、工作能力、工作經歷、教育背景等存在不適應用人單位發展需要的情況，必須撤回或者撤銷錄用通知書。關鍵在于，撤回或者撤銷錄用通知書若操作不當，可能導致用人單位面臨賠償的法律風險，而且也并不是所有的錄用通知書都可以撤銷。

●錄用通知書發送給勞動者之后

勞動者在辦理入職手續之前，用人單位往往會要求勞動者進行體檢，并要求勞動者提供體檢表。但是，體檢可能發現勞動者存在會對未來工作造成影響的疾病，嚴重的甚至可能勞動者入職即進入醫療期。面對如此窘境，用人單位是否撤回錄用通知書就成為艱難的選擇。用人單位若撤回錄用通知書，既可能導致承擔締約過失的賠償責任，也可能因疾病歧視而承擔行政責任，以及支付精神撫慰金的民事賠償責任，還可能遭到社會輿論的譴責，使企業形象受損。

因此，用人單位在勞動者面試合格并準備向其發放錄用通知書之前，一定要先對勞動者進行背景調查，同時要求勞動者提供體檢合格證明。特別是重要崗位的勞動者，如高級管理人員、高級技術人員等，只有經背景調查合格以及取得身體狀況良好的證明之后方可發送錄用通知書。

對于勞動者身體狀況和無犯罪記錄的調查，幾乎是所有用人單位都重點關注的事項，但其界限較難把握，操作不當就可能會使企業承擔就業歧視以及侵犯勞動者隱私權的法律責任。根據憲法及相關法律的規定，公民有平等就業的權利，任何單位和個人不能侵犯公民的平等就業權。《中華人民共和國勞動合同法》規定，勞動者就業不應受到歧視，勞動者享有平等就業的權利。比如《病毒性肝炎防治方案》規定，乙肝病毒攜帶者除了不能獻血或從事直接接觸入口食品行業和保育工作外，不能視為現癥肝炎病人。《中華人民共和國就業促進法》等法律法規中也有相關規定。

因此，用人單位在設定體檢項目時，應當依據應聘崗位做出不同的要求，如勞動密集型崗位對勞動者疲勞承受度要求比較高，對患有高血壓、心臟病等疾病的勞動者要做出限制，并在設定體檢內容時加入相關項目。對于一些與工作任務無關的體檢項目，用人單位應當盡量避免，把就業歧視的法律風險降到最低。鑒于此，背景調查、體檢記錄以及無犯罪記錄證明等必須在發送錄用通知書之前完成。

錄用通知書內容設計有技巧

錄用通知書的內容一般包括工資待遇、工作崗位、勞動合同期限、試用期、社會保險、福利、報到時間等與工作相關的主要事項，用人單位在設計錄用通知書具體條款時要做到科學、合理，只有如此，才能最大限度地降低法律風險。

●書面錄用通知書內容并非越詳細越好

書面錄用通知書的內容詳盡程度須根據崗位及勞動者類型而定，一般情況下錄用通知書的內容不宜太細，特別是勞動報酬、勞動合同期限等，如無必要就盡可能模糊，以便為之后簽訂勞動合同時與勞動者進行充分磋商預留空間。錄用通知書一旦發送，用人單位就要受錄用通知書所載明的內容的約束，勞動者入職之后簽訂勞動合同時也要受錄用通知書的約束。在用人單位與勞動者進行博弈時，內容過細的錄用通知書可能使用人單位陷入被動。如果錄用通知書內容比較寬泛，用人單位在簽訂勞動合同時就可以與勞動者充分協商，從而掌握主動權。這也為用人單位因突發狀況取消勞動者應聘崗位等情況出現時，用人單位與勞動者進行磋商留出更大空間。

當然，在招聘關鍵性、重要性崗位的勞動者時，錄用通知書內容應盡可能詳細、具體，讓勞動者對所入職崗位的工資待遇、福利、工作內容等有明確的了解，減少信息誤差，為勞動者順利入職奠定基礎。在特定情況下，如果錄用通知書的內容足以涵蓋勞動合同的必要條款，也可以在一定程度上彌補用人單位未簽書面勞動合同而支付雙倍工資的法律風險。上海市第一中級人民法院【（2021）滬01民終412號】認為，公司提供的聘用通知書明確了勞動者的職位、工作地點、合同期限、試用期、工資報酬、福利待遇等，已具備了勞動合同的必備條款，應視為雙方已簽訂勞動合同，勞動者主張未簽訂勞動合同二倍工資，不予支持。目前，我國一些地方人民法院的裁審意見基本持上述觀點。如廣東省【粵高法（2018）2 號】、陜西省【陜高法（2020）118 號】、廣西壯族自治區【桂高法會（2020）2 號】等。當然，也有人認為錄用通知書畢竟不是勞動合同，不能替代勞動合同，用人單位并不能免除支付未簽書面勞動合同二倍工資的法律責任。

●錄用通知書要設置盡可能短的承諾期限

如果勞動者收到錄用通知書而不在規定時間內做出承諾的意思表示，錄用通知書就會失去法律效力。用人單位通過設置錄用通知書承諾期限條款，一方面可以督促勞動者快速確認是否對該要約做出承諾，從而完成招聘計劃；另一方面，如果勞動者在猶豫狀態下錯過承諾期限，之后又要求入職用人單位，用人單位就掌握了是否同意勞動者入職的主動權。

●錄用通知書需附加必要的解除條件

用人單位可在錄用通知書上載明必要的解除條件，如必須在規定時間內提供離職證明書、無犯罪記錄證明、三甲醫院出具的體檢合格證，以及其他辦理用工手續的必要文件等。同時用人單位還可以要求勞動者對本人提交的簡歷及相關材料的真實性進行承諾，并以此作為勞動關系建立的條件。用人單位甚至還可以在錄用通知書中列明不予錄用的除外情況，以保留錄用主動權。

●明確勞動者做出承諾卻不辦理入職手續的違約責任

為了保證勞動者在做出承諾之后能順利入職，完成招聘計劃，用人單位還可以在錄用通知書中就勞動者所應承擔的違約責任做出明確約定，以督促勞動者盡快入職，從而避免出現勞動者“腳踩兩只船”的現象。勞動者承擔締約過失責任的賠償范圍以當事人的信賴利益為限，包括直接損失和間接損失。損失范圍以及應聘者應賠償的金額應結合實際情況，根據用人單位擬招錄崗位的情況、薪資標準、重新招錄的難易程度、應聘者的過錯程度以及雙方約定內容等主客觀因素綜合認定。如可以在錄用通知書中約定，“若您在簽署本錄用通知書后未按前述入職日期到崗，應承擔違約責任。雙方均理解，違約行為將造成對方不可彌補的損失，并且同意根據下述方式賠償對方違約金：違約金數額=前述條款中約定的一個月基本工資的數額”等。

●明確勞動合同簽訂之后錄用通知書失效

實踐中經常會出現錄用通知書和勞動合同的約定條款發生沖突的情況。這時，到底是以勞動合同為準，還是以錄用通知書為準？或者是錄用通知書內容并未完全在勞動合同中做出約定，勞動者可主張錄用通知書上載明的權利？為了避免未來可能產生的糾紛，用人單位可以在錄用通知書中明確“本錄用通知書在簽訂勞動合同后不再發生法律效力，雙方權利和義務以勞動合同的約定為準”“自勞動合同簽字之日起，本錄用通知書自動失效”“請于收到本通知之日起X日內將簽字后的錄用通知書發送公司；逾期未發送的，本通知自動失效”“請于X年X月X日前到公司報到；逾期未到公司辦理入職的，本通知函自動失效”“本錄取通知書有效期至 X年X月X日”等，以確保用人單位可以根據實際情況及時重新聘用新員工，也避免用人單位重新招聘后，原應聘者要求用人單位按照錄用通知書的約定與其建立勞動關系。

巧妙處理錄用通知書引發的爭議

實踐中，因突發情況導致勞動者錄用崗位被取消，或者無法以錄用通知書上載明的條件錄用勞動者而引發的爭議時有發生。用人單位處理善后事宜時一定要慎重。

●通過協商予以解決

要向勞動者講明突發情況，取得勞動者諒解，通過協商予以解決。如果勞動者已經從原單位辦理了離職手續，卻因新單位在招聘錄用過程中出現過錯致其無法入職并造成損失，新單位對勞動者的損失要盡量予以補償；雙方也可以協商變更工作崗位、降低工資待遇等。

●在簽訂勞動合同時做出技術性處理

對通過協商仍然無法解決的情況，用人單位可以暫時答應勞動者的入職要求，但是在簽訂勞動合同時做出技術性處理。比如勞動合同期限盡可能短一些，或者簽訂三年期限的勞動合同，約定六個月的試用期，并嚴格試用期的考核標準、考核程序以及試用期期間較低的工資待遇等；期限較短的勞動合同到期后直接終止，長期限的勞動合同在試用期期間考核要嚴格、及時，看勞動者是否符合“錄用條件”；如果勞動者不能順利通過試用期考核，用人單位可以及時解除勞動合同。

綜上所述，錄用通知書法律風險管理是用人單位人力資源管理的重要環節。用人單位對錄用通知書的法律性質、效力、內容以及因錄用通知書而引發的糾紛等要有明確的認識，并能恰當地設定錄用通知書內容，采取適當的措施和方法控制錄用通知書中存在的法律風險。

作者單位 鄭州旅游職業學院