新時代檔案資源建設

曹繼玲

摘 要：檔案資源建設在新時代的環境中發生了巨大的變化，實現了信息化管理模式，更好的保證資源的完整性和真實性，并以其便捷性不斷的延伸用戶的發展空間，拓展其發展方向，將數據基石的作用得以進一步的發揮。與此同時，新時代所倡導的新思想、新理念也對該項工作提出了更高的要求和標準，預示著該工作所面臨的發展前景充滿了挑戰性。但由于新舊體制磨合的并不徹底，很多制度、理念并不適用與目前的建設工作中，導致建設過程中還存在很多的問題，影響了管理工作的質量和效率。在此，文章通過闡述了檔案資源建設面臨的新要求，分析了存在的主要問題，并提出了有效措施，為加強建設提供參考。

關鍵詞：檔案資源；新要求；問題；建議

1 引言

隨著經濟體制的改革，加大了對檔案資源建設的力度。加之信息化時代的來臨，它們在工作內容和領域上的擴大使得檔案信息資源及其載體呈現出多樣化和復雜化的特點，加之信息技術的廣泛應用，也催化了該項工作的信息化建設力度，對檔案資源的整合也也成為了現階段檔案信息化管理工作中的重要內容。因此傳統陳舊的思維和工作模式已經不能再適用現代社會的需求，單位也要正視現狀，采取積極有效的創新措施，完善工作制度，壯大隊伍力量，加強檔案資源的建設，以此來迎接挑戰，推動單位的可持續發展。

2 檔案資源建設面臨的新要求

2.1 新形勢

每項工作的開展都是以當前的社會環境為依托，檔案資源建設工作作為企業管理活動中的核心內容，要從思想上認識到時代的發展要求，突出人本原則，解決工作中出現的不平等、不平衡的弊端，以便更好的服務社會、服務人民。因此新時代要求檔案資源建設工作要向全面性、科技性、服務性和數字化方向發展，建立起科學、系統、便捷的體系，提高用戶的體驗度和滿意度。

2.2 新任務

檔案資源建設工作要打破傳統的紙質體系，構建線上與線下相結合的完整體系，掌握住檔案安全體系建設的主導權。同時要落實服務原則，將檔案的被動建設轉化成主動建設，尤其是隨著社會的變化和用戶需求的多樣化，檔案建設人員要主動出擊，探尋和了解市場、行業、用戶的各種需求，以此選擇合適的載體和形式開展建設工作，提高工作高效性，從而應對新時代帶來的挑戰。

2.3 新思路

檔案資源建設工作要樹立超前意識，實現工作的現代化。除了推進數字化建設外，還要加強信息化頂層建設，構建統一的管理系統，建立共享信息平臺。更重要的是對人員的建設，讓管理人員接受本職知識和技能的再教育以及其他相關的信息技術、政治理論、經濟和法律常識等方面的內容，打造高效、優質、全能的團隊，從而為人民、社會提供更優質的服務。

3 檔案資源建設面臨的問題

3.1 缺乏關聯性

受傳統經濟體制的束縛，各個部門的管理內容一般在單位中都是各自為戰，互不牽扯，尤其是檔案管理部門，只是將人員資料、單位信息等按照規定予以登記、整理、存檔等，沒有與現代階段的市場需求、用戶需求等結合起來，使得單位在面對市場前景、技術開發與應用等方面缺乏科學、系統的認知，無法制定出有效的決策部署，不利于單位自身的發展和市場的開拓。另外，部門之間的獨立，也會導致檔案信息資源得不到共享，由于檔案的機密性，只能是專門人員進行保管，由此在單位發展計劃、人員的聘用、薪資待遇等與職企自身利益相關的問題和制度上則無法實現透明和公開，無端會引起單位內部矛盾。

3.2 缺乏對科學技術的監督和學習

隨著網絡的廣泛應用，單位已經基本實現了信息化管理，但正因如此，網絡中的信息、弊端也會在管理中呈現出來，不僅體現在網絡信息的良莠不齊，也體現在工作制度上缺乏統一、規范的細則標準，對單位的發展產生負面影響，甚至會被網絡黑客竊取單位機密，削弱了檔案管理的安全性。另外在職管理人員大多對專業知識和技能不熟練，尤其是對信息技術的使用上，不具備專業的計算機、網絡系統等專業知識，以致于在遇到問題時無法及時有效的解決。

3.3 檔案的復雜性和多樣性導致建設工作困難

檔案涉及的內容和領域非常廣泛，但對于它的重要性并沒有得到單位整體上的重視，而是將其作為一項可有可無的工作，一些細小的檔案資料往往會被忽視，造成整體檔案資源的短缺；另外現階段的檔案資料形式和載體多種多樣，尤其是檔案信息化的管理，很多紙質檔案、圖片等都因為各種因素而丟失，給檔案管理人員帶來了嚴峻的挑戰。

4 加強檔案資源建設的建議

4.1 合理利用網絡平臺，建立信息開放服務中心，對資源信息開發利用，實現信息資源的安全共享

通過各類媒體終端、手機、平板等，利用各類聊天和應用軟件，創造全方位的服務工作，單位也要及時監管網絡環境的健康性，避免不利信息的傳播，和本單位信息的被盜外流現象，不僅可以針對客戶的實際需要快捷的查詢所需信息，也利于單位的遠程掌控和服務；其次單位以全局出發，結合競爭和服務并存意識，出具一定的工作制度和文件，以規范服務行為和思想，將服務模式納入到績效考核中，以便綜合評價，從而為服務人員提供了一定的激勵和約束。

4.2 加強管理隊伍建設，提升管理水平

單位領導應該通過發揮帶頭模范作用，加強對從業人員的培訓，采取用”請進來 走出去“的方式，擴大員工的對外交流和學習平臺，從根本上轉變從業人員的思想。另外單位在選拔和任用人才初期，對其的思想覺悟和專業知識進行嚴格的考核和審查，擇優錄取。后期也要定期的進行專業的知識和技能的培訓，以適應更新速度較快的科學技術，提高從業人員對分析、判斷、實踐和應急能力，打造一支高素質、高水準、的全新的信息化管理隊伍，同時培養一批科技人員，在運用計算機進行管理工作時，設置安全保密系統，嚴格監管計算機發布的內容，從而能夠有效的避免計算機被入侵的現象，確保信息資源的安全性從整體上提升檔案隊伍的管理水平。

4.3 完善工作機制，加大宣傳力度

首先單位要結合自身的實際情況，在法律范圍內建立屬于自己特色的工作機制，完善檔案工作信息化安全管理體系，落實責任到人，從而約束從業人員的行為準則，同時輔以一些激勵機制，做到賞罰分明，確保管理工作的有效進行。其次，在檔案資源建設中，通過各種平臺和形式予以廣泛的的宣傳，可以通過單位內部網站、公告欄、廣播站等對檔案資源建設所具有的重要性進行宣傳。相關檔案管理人員在為其他員工服務過程中，應抓住有利時間對其他文件材料及時進行收集和歸檔，并言傳身教幫助其他員工從意識上認識到檔案管理的現實意義和作用，促進檔案資源建設全民化的發展。

5 結語

新時代我們要摒棄傳統觀念和思維，調整管理工作內容，加強隊伍建設，創新工作方式，合理利用網絡信息技術，樹立正確的管理意識，并結合自身實際，制定出科學規范、獨具特色的檔案資源建設機制，推動檔案資源建設工作水平的提升，為單位的發展營造堅固的后盾。

參考文獻

[1]劉文萍《對信息化檔案管理中的資源建設思考》

[2]朱蘭蘭《社交媒體環境下的檔案信息資源建設探討》

[3]田曉華《淺談新時期檔案資源的開發與利用》