《檔案法》實施背景下基建檔案無紙化管理探究

摘 要：《檔案法》的修訂實施，為基建檔案無紙化管理提供了法律保障。本文以《檔案法》實施為研究背景，分析了基建檔案無紙化管理在提升基建檔案管理效率、節約檔案管理成本、增強檔案安全方面的現實必要性，然后從法規制度、技術應用和實踐經驗方面進一步探討了基建檔案無紙化管理的現實可行性。在此基礎上，從加強學習、加緊實施、加快設計和加大投入等四個方面，重點圍繞《檔案法》的實施，提出基建檔案無紙化管理的具體對策措施。既是貫徹落實《檔案法》的生動體現，又是提升基建檔案管理法治化、現代化水平的現實要求，為做好新時代基建檔案工作提供經驗參考和理論指導。

關鍵詞：基建檔案；檔案無紙化；《檔案法》

新《檔案法》是1988年施行以來的第一次修訂，有助于發揮信息時代背景下檔案及檔案工作在國家治理體系和治理能力現代化建設中的基礎性作用，也為新時代檔案事業高質量發展提供了有力法治保障。其中新增設“檔案信息化建設”一章，明確提出要把“檔案信息化納入信息化發展規劃”，并從法律層面規定“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。信息技術的快速發展，為檔案信息化建設提供強有力的技術支持，也為基建檔案無紙化管理提供技術保障。在基本建設推進過程中產生大量具有保存價值的基建檔案，例如勘測、設計、施工、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等，涵蓋了基建項目從醞釀、決策到建成使用的全過程。新《檔案法》的修訂實施，對檔案管理，尤其是檔案信息化方面提出許多新要求、在檔案管理過程中要認真抓好貫徹落實。

1 基建檔案無紙化管理的必要性

近年來，隨著信息技術的快速發展，基于信息化的發展逐步讓各行各業的工作進入了無紙化時代[1]。為適應無紙化時代的到來，以及信息技術的發展對檔案工作的影響，新修訂的《檔案法》專門設置了“檔案信息化建設”一章，明確規定了電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。

1.1 提升管理效率

檔案“無紙化”管理所對應的便是“有紙化”。基建項目內容多、環節多，以紙質為載體的基建檔案數量龐大，如可行性研究報告、工程地質勘察設計、征用土地批準文件及紅線圖、開工報告、建材試驗報告、竣工圖等。在傳統紙質管理中，無論是資料的搜集、整理、存儲，還是檢索、查詢、利用，操作起來既復雜又費時。在辦公OA系統應用以及“無紙化”辦公推廣以來，基建檔案資料的搜集、管理及利用變得更加的便捷、快速。在基建項目實施過程中即可實現項目檔案的實時歸檔，項目完工后，資料員同步實現基建檔案移交。基建檔案存儲及檔案檢索、利用“一鍵”操作即可實現，整個管理效率得到顯著提升。

1.2 節約管理成本

近年來，在基建項目建設過程中產生了大量的基建項目檔案，無論是檔案數量、規模，還是基建檔案的形態、種類都呈現出快速增長態勢。傳統紙質存儲方式，不僅占用大量的檔案存儲空間，還需要添置密集架、鐵皮柜等存儲材料，在基建檔案查詢、檢索、利用過程中需要耗費大量的人力、物力和財力。對基建檔案施行無紙化管理，借助計算機、U盤、移動硬盤等，即可實現基建電子檔案信息的搜集、整理、檢索、利用以及電子檔案的存儲、傳輸，無需使用紙質檔案及檔案盒，后期檔案鑒定、保管等也無需應用保護紙質檔案的專門試劑，是對人力、物力、財力的有效節約，降低基建檔案管理成本。

1.3 增強檔案安全

傳統紙質基建檔案管理對檔案存儲的空間、溫度、濕度以及檔案用紙的安全保管都有著極高的要求。溫度、濕度、強光、鼠患、水漬、蟲蛀等都會破壞紙質材料，影響紙質基建檔案保存的周期。紙質材料一旦受損，存儲于其間的基建檔案信息將難以恢復。推行檔案無紙化不僅改變了基建檔案存儲形態，還借助現代信息技術，提升基建檔案安全管理技術含量。例如，基建檔案無紙化管理，將檔案信息存儲于U盤、光盤或磁盤，甚至是云盤、數據庫，不受紙質載體因素影響，還可以利用區塊鏈、數字加密、異地備份等先進技術，極大地增強了檔案信息安全。

2 基建檔案無紙化管理的可行性

新修訂的《檔案法》明確要求機關、團體、企事業單位加強檔案信息化建設，并賦予電子檔案與傳統載體檔案同等效力，而且還可以“以電子形式作為憑證使用”。并把“檔案信息化建設”作為監督檢查的重要內容。這些法律規定以及電子檔案管理技術的應用，都為基建檔案無紙化管理提供了有力保障。

2.1 法規制度層面的保障

《檔案法》《檔案法實施條例》等法律法規明確提出要加強檔案信息化建設，賦予了電子檔案與傳統載體檔案同等效力，還從檔案移交、保管等方面明確規定電子檔案的全過程管理內容及要求，這也為基建檔案無紙化管理提供了根本法律遵循。除此之外，《電子文件歸檔與管理規范》《電子文件管理暫行辦法》《電子簽名法》《紙質檔案數字化技術規范》等行業標準和規范，也從制度機制上明確電子文件及電子簽名的法律效力，為基建檔案無紙化管理提供法律依據。此外，《招標投標電子文件歸檔規范》《電子檔案證據效力維護規范》《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等國家標準與行業標準，使基建檔案無紙化管理有了統一的標準規范，基建檔案無需再提供紙質資料。

2.2 技術應用層面的支持

無論是基建項目管理，還是電子檔案管理，現代信息技術的應用都為基建檔案無紙化管理提供了強有力的技術支持。設計軟件AutoCAD、UGNX、CATIA等的應用，使工程設計過程實現無紙化、立體化。時間戳技術、數字簽名技術、數字證書、PKI技術以及專門的檔案管理軟件的應用，使基建檔案無紙化管理成為現實。例如《電子簽名法》規定，網絡電子文件一旦采用可靠技術手段，設計了規范的數據處理規則和流程，符合法律對數據電文和可靠電子簽名的要求，就具有較強的憑證性[2]。目前，RSA、DSA、Hash等數字簽名技術以及SSL/TLS協議、APK、Linux等軟件應用，為數字簽名技術提供了應用場景。總之，先進技術的應用，保障了電子檔案信息的真實性、原始性和完整性，使基建檔案無紙化管理成為現實。

2.3 實踐經驗層面的支撐

基建無紙化是一個循序漸進的過程，隨著計算機技術、信息網絡技術、數字簽名技術的應用，基建電子文件已經逐步在取代傳統的紙質文件。尤其是《檔案法》《檔案法實施條例》的頒布實施，鼓勵實行單套制。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》也明確提出要加快推進《電子檔案單套制管理一般要求》等標準體系的完善工作，“逐步開展電子文件單套制歸檔”，積極推進“增量電子化”“存量數字化”等。在具體實踐中，基建項目管理應用系統以及檔案管理軟件的應用，從館藏紙質檔案的數字化以及設計、施工、竣工驗收、項目財務等資料管理實現了全過程電子化，這些都為基建檔案無紙化管理奠定了扎實的數據基礎，也積累了豐富的實踐經驗，為全面推動基建檔案無紙化管理提供了經驗支撐。

3 基建檔案無紙化管理對策——基于《檔案法》的實施

《檔案法》是基建檔案無紙化管理的根本遵循，積極推行基建檔案無紙化管理，也是落實《檔案法》精神實質的生動實踐，基建檔案無紙化管理是發展的現實需要，更是與時俱進，不斷提升基建檔案現代化水平的具體舉措。

3.1 加強學習，掌握法規標準內容

當前，要組織基建項目設計、施工、竣工及驗收等全過程參與人員、檔案管理人員認真學習《檔案法》《檔案法實施條例》《電子簽名法》《電子文件歸檔與管理規范》等法律法規、行業規范和標準的具體要求，吃透法律法規的內容以及行業規范標準的要求，嚴格按照法規標準，有力推進基建檔案無紙化管理。一方面，基建檔案管理部門要承擔學習培訓的主體責任，把無紙化等基建檔案信息化建設方面的具體規定和要求作為培訓的重點，實行“三同步”（檔案工作與工程建設同步、工程建設過程與工程文件資料審定同步，工程交工驗收與竣工檔案驗收同步）原則，將無紙化管理貫穿基建項目從設計、施工到竣工驗收等全過程，積極建立基建檔案搜集、整理、歸檔全生命周期無紙化管理。通過學習，進一步增強基建檔案無紙化管理的思想自覺和行為自覺。另一方面，要豐富基建檔案學習形式，強化學習成效。通過集體學習、個人自學、邀請專家授課、知識問答、業務競賽等形式，加強《檔案法》等法規制度的知識學習，讓基建檔案專兼職人員熟練掌握無紙化管理基本技能和要求。綜上，積極開展《檔案法》等專業知識的學習培訓，熟練掌握法規標準，不斷提升基建檔案管理人員的綜合業務素能，也是打牢基建檔案無紙化管理的根基。

3.2 加緊實施，推動管理模式轉變

檔案管理無紙化探索是復雜的系統工程，需要全方位統籌、分階段試行、穩步推進[3]，基建檔案無紙化管理要按照“增量電子化、存量數字化”原則，加緊部署、推動實施，堅持基建工作推進到哪里，基建檔案無紙化管理就跟進到哪里。就“增量電子化”而言，首先是做好前期調研。根據基建檔案無紙化管理現實需要，從基建檔案管理流程、無紙化管理需求分析，評估基建檔案無紙化管理的切入點。其次是要做好具體實施。根據前期調研情況，將《檔案法》《檔案法實施條例》中有關檔案信息化建設以及電子檔案管理的具體要求，落實到基建檔案管理的全過程。制定基建檔案無紙化管理方案，分布推進實施，明確項目實施進度。最后是要建立信息反饋機制。基建檔案無紙化管理是一項復雜的系統性工程，需要基建項目各單位的支持和配合，在無紙化管理過程中要收集意見建議，不斷優化無紙化檔案管理系統及工作流程。就“存量數字化”而言，為全面做好基建檔案無紙化管理，還需要進一步推進館藏檔案資源的數字化。針對館藏基建檔案數量大、類型多的現實情況，積極委托第三方、具有檔案數字化專業資質的公司，協助做好館藏紙質檔案數字化，并將館藏基建檔案數字化與新增基建檔案電子化有機結合起來，錄入檔案管理數據庫，一體推進基建檔案無紙化的管理進程。

3.3 加快設計，統一行業規范標準

現階段，基建檔案無紙化管理主要由業主方推動，同級檔案行政主管部門、綜合檔案館的參與度不高。根據《檔案法》的相關規定，明確檔案主管部門、檔案館等在檔案信息化建設中的職責內容，這些都要求加快頂層規劃設計，在《檔案法》《電子簽名法》《檔案法實施條例》的基礎上，進一步健全和完善基建檔案無紙化管理的行業規范和標準，統一基建檔案無紙化管理標尺。考慮到各地經濟社會發展的實際以及行業發展特點，由國家檔案局牽頭制定基建領域電子檔案移交模式、電子轉檔技術標準以及檔案管理信息系統建設等。此外，醫院等要加強與同級檔案主管部門、綜合檔案館溝通，細化基建檔案無紙化管理實施細則[4]。按照《檔案法》監督檢查的相關要求，進一步完善檔案無紙化管理責任制的落實，把基建檔案無紙化管理作為檔案主管部門對醫療機構檔案信息化建設監督檢查的重要內容，將責任落實到人、落實到部門。

3.4 加大投入，搭建應用系統平臺

從人財物等方面持續加大基建檔案無紙化管理的投入力度，構建統一的信息系統平臺。根據《檔案法》規定，要積極推進“電子檔案管理信息系統建設”“與辦公自動化系統”“業務系統”等相互銜接。基建檔案無紙化管理作為醫院對原有檔案管理系統和基建項目管理系統提出的更高要求，采用基建檔案無紙化管理的電子卷宗系統應具備電子材料收集、智能編目、全程流轉、電子簽名和安全認證等功能，系統平臺既要能夠支持電子基建檔案數據采集、電子簽名圖形轉化，以及生成歸檔數據并按照流程要求實時向電子檔案管理系統實現自動化歸檔[5]。此外，從電子檔案數據以及電子檔案管理系統的安全性角度來看，統一的平臺管理系統還要具有相對的獨立性，能夠與基建等業務管理中的歸檔接口程序相聯，具備在線移交歸檔功能。此外，還要能夠與屬地綜合檔案館之間的數據標準格式一致。真正實現一鍵接收、一鍵歸檔。此外，系統平臺要做好安全防范，利用區塊鏈、數字簽名、訪問日志等，做好基建檔案的安全存儲，操作留痕可溯。依靠時間戳、Hash算法、分布存儲等支撐在線數據全生命周期的真實可信[6]。

結語

《檔案法》的修訂實施為基建檔案無紙化管理提供了根本法律遵循。近年來，隨著信息技術的快速發展，基于信息化的發展使基建檔案管理邁入了無紙化時代。為適應無紙化時代的到來以及信息技術的發展對基建檔案管理工作的影響，要加強學習，加緊實施，做好頂層設計和平臺系統搭建，推動《檔案法》在基建檔案管理領域的深入實施，不斷提升基建檔案無紙化管理的法治化、現代化水平。

參考文獻

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[5]李瓊嚴.“互聯網+”時代的高校基建檔案管理模式研究[J].山西檔案，2015（6）：100-102.

[6]高忠偉.上海法院：電子卷宗登場 解放司法生產力[J].中國檔案，2022（5）：24-25.