教育強(qiáng)國建設(shè)背景下中學(xué)檔案規(guī)范化建設(shè)研究

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展為中學(xué)檔案規(guī)范化建設(shè)提供了新契機(jī)。在新形勢下，中學(xué)檔案規(guī)范化建設(shè)有其內(nèi)在的邏輯必然性和應(yīng)然性。本文認(rèn)為，規(guī)范化建設(shè)在實(shí)踐中面臨著組織領(lǐng)導(dǎo)不夠有力、管理模式較為落后、技術(shù)應(yīng)用存在短板、人員素質(zhì)能力不達(dá)標(biāo)的問題。因此，必須建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度體系、加大檔案資源建設(shè)力度、做好檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型、深化開發(fā)利用體系建設(shè)、提升安全能力，不斷釋放檔案數(shù)據(jù)要素價(jià)值，著力推進(jìn)檔案治理體系現(xiàn)代化，開辟中學(xué)檔案規(guī)范化建設(shè)新路徑。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；檔案；規(guī)范化

黨的二十大報(bào)告明確提出到2035年建成教育強(qiáng)國，并對(duì)教育、科技、人才進(jìn)行統(tǒng)籌安排、一體部署，吹響加快建設(shè)教育強(qiáng)國的號(hào)角[1]。中學(xué)檔案管理工作不論從歷史還是現(xiàn)實(shí)來看都是重要的管理事項(xiàng)，但沒有翔實(shí)的客觀記錄和可參考的治理經(jīng)驗(yàn)，中學(xué)教育工作高質(zhì)量發(fā)展都無從談起。為更好地推動(dòng)檔案工作服務(wù)教育強(qiáng)國建設(shè)，中學(xué)要把規(guī)范化建設(shè)作為檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)任務(wù)，提升管理效能，推動(dòng)學(xué)校管理流程再造，服務(wù)好師生和教學(xué)工作。

1 教育強(qiáng)國建設(shè)背景下中學(xué)檔案規(guī)范化建設(shè)的必要性

中學(xué)檔案既是對(duì)教學(xué)管理和學(xué)校治理情況的真實(shí)記錄，也為貫徹落實(shí)立德樹人根本任務(wù)奠定基礎(chǔ)，提供先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。中學(xué)檔案規(guī)范化建設(shè)能夠指導(dǎo)學(xué)校管理向著制度化、流程化和可視化方向邁進(jìn)，提升工作效率。

1.1 檔案規(guī)范化建設(shè)能夠呈現(xiàn)學(xué)校治理的全過程

檔案記載學(xué)校管理和教學(xué)工作的全流程，包括招生、錄取、教學(xué)、師資培養(yǎng)、校園管理、特色課程等，每個(gè)流程都有詳細(xì)的檔案記錄，有利于對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行了解和跟蹤。規(guī)范化的檔案資源還可以呈現(xiàn)學(xué)校管理的實(shí)施細(xì)節(jié)。其中教學(xué)檔案包括學(xué)情分析、教學(xué)目標(biāo)、教案、學(xué)生作業(yè)、考試資料等。招生與錄取檔案包括招生簡章、錄取標(biāo)準(zhǔn)與程序等。同時(shí)，規(guī)范化檔案體系清晰地反映學(xué)校治理的邏輯順序。工作推進(jìn)中的組織邏輯、學(xué)校教學(xué)中的教學(xué)規(guī)律等，包括時(shí)間、措施、流程，具有很強(qiáng)的直觀性和啟發(fā)性，反映了學(xué)校制度化建設(shè)成果，有利于查詢檢索的高效率。

1.2 檔案規(guī)范化建設(shè)有利于挖掘工作亮點(diǎn)，及時(shí)為學(xué)校發(fā)展提供智力支持

檔案中蘊(yùn)含著學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，特別是教學(xué)成果、方法與課程設(shè)計(jì)，對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行分析對(duì)比和系統(tǒng)梳理，學(xué)校可以總結(jié)歸納出取得的優(yōu)異成績與亮點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)成功的經(jīng)驗(yàn)與啟示，進(jìn)而指導(dǎo)學(xué)校管理與教學(xué)改革，推出可復(fù)制與推廣的中學(xué)教學(xué)新模式。學(xué)校可根據(jù)對(duì)檔案資源的分析與評(píng)價(jià)，建立激勵(lì)考核機(jī)制，帶動(dòng)更多的教職工積極投身教學(xué)設(shè)計(jì)改革，凝聚推動(dòng)學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展的強(qiáng)大動(dòng)力。與此同時(shí)，學(xué)校檔案也記錄了各項(xiàng)活動(dòng)的問題與不足，有助于管理部門發(fā)現(xiàn)隱患和問題，營造良好的學(xué)校環(huán)境，制定更優(yōu)化的改進(jìn)策略。

1.3 檔案規(guī)范化建設(shè)有助于適應(yīng)中學(xué)教育改革要求

規(guī)范化建設(shè)能夠建立現(xiàn)代化學(xué)校檔案治理結(jié)構(gòu)，縱深推進(jìn)中學(xué)綜合改革，實(shí)現(xiàn)教育的信息化、智能化、智慧化。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，到2025年要實(shí)現(xiàn)“檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步融入數(shù)字中國建設(shè)，檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型”。規(guī)范化建設(shè)有利于推進(jìn)檔案資源釋放紅利，推動(dòng)檔案信息的潛在動(dòng)能得到充分地挖掘和釋放，為社會(huì)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展注入了新的活力。隨著《國家中長期教育改革與發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》等政策的相繼出臺(tái)[2]，檔案信息化建設(shè)得到前所未有的重視。規(guī)范化檔案建設(shè)有利于實(shí)現(xiàn)檔案工作對(duì)電子文件和電子檔案真實(shí)、可靠、完整和安全的管理，這既是國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)學(xué)校教育的必然要求，又是智慧檔案事業(yè)發(fā)展的客觀需求。

1.4 檔案規(guī)范化建設(shè)有利于加強(qiáng)檔案信息安全保障

數(shù)字時(shí)代，檔案信息安全比以往任何時(shí)候都顯得直觀重要。《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》都將安全建設(shè)擺在突出位置，這也是檔案規(guī)范化建設(shè)的重要內(nèi)容。憑借云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)，中學(xué)檔案能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化處理和智能化管理。比如，在使用檔案管理系統(tǒng)時(shí)，需要選擇合適的系統(tǒng)，并根據(jù)實(shí)際情況配置和優(yōu)化，確保檔案信息的安全性和可靠性。這種管理方式有助于應(yīng)對(duì)未知風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案實(shí)體與數(shù)據(jù)絕對(duì)安全。

2 教育強(qiáng)國建設(shè)背景下中學(xué)檔案規(guī)范化建設(shè)存在的問題

2.1 組織領(lǐng)導(dǎo)不夠有力

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案意識(shí)有待加強(qiáng)。以中考、高考為目標(biāo)的中學(xué)中心工作為教學(xué)，多數(shù)中學(xué)將精力和設(shè)施投入教學(xué)有關(guān)的直觀項(xiàng)目上，片面認(rèn)為檔案工作無法為學(xué)校中心工作提供幫助和支持，短期內(nèi)也不會(huì)對(duì)學(xué)校任務(wù)造成負(fù)面影響。在這種政績觀的影響下，檔案管理在資源建設(shè)、管理設(shè)備等方面缺乏相應(yīng)的資金支持，檔案管理人員的積極性也逐步削弱，檔案工作成為邊緣化事項(xiàng)，處于無人問津的狀態(tài)。由于認(rèn)識(shí)不到位，造成檔案治理體系落后于時(shí)代要求，無法滿足教育強(qiáng)國建設(shè)的需要。

2.2 管理模式較為落后

一方面，中學(xué)檔案多數(shù)手動(dòng)處理，依然處于紙質(zhì)檔案管理模式，且錯(cuò)誤率較高、造成后期檔案查找利用的困難，降低了檔案利用的效率；另一方面，由于資金投入不足，檔案基礎(chǔ)設(shè)置達(dá)不到信息化管理的要求，仍處于單機(jī)運(yùn)行狀態(tài)，檔案工作依舊停留在計(jì)算機(jī)輔助建檔、目錄檢索、查閱管理的階段，忽略了檔案的編研、開發(fā)、利用，也沒有建立校園網(wǎng)或是網(wǎng)站形同虛設(shè)，沒有發(fā)布檔案信息資料，很多有價(jià)值的檔案被遺忘在角落[3]，未能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。同時(shí)，傳統(tǒng)模式流程眾多，致使檔案人員缺乏精力從事開發(fā)和編研工作，嚴(yán)重阻礙了檔案治理效能的提升。

2.3 技術(shù)應(yīng)用存在短板

管理技術(shù)化是檔案規(guī)范化建設(shè)的突出特征，也是新時(shí)代中學(xué)檔案管理改革的必然要求。規(guī)范化建設(shè)要以電子檔案為基礎(chǔ)，以開發(fā)利用、共享建設(shè)和安全管理為特征，實(shí)現(xiàn)分散檔案信息的有序整合和過程管理。但是，學(xué)校在技術(shù)銜接上不夠緊密，檔案治理程序復(fù)雜，檢索與利用成本增加，信息化質(zhì)量較低，安全風(fēng)險(xiǎn)隱患較大，檔案管理不全面、不規(guī)范問題較突出，制約著檔案服務(wù)能力的提高。

2.4 人員素質(zhì)能力不達(dá)標(biāo)

中學(xué)檔案工作轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)關(guān)鍵在人，關(guān)鍵在于有創(chuàng)新意識(shí)的管理隊(duì)伍，檔案人員綜合能力與規(guī)范化建設(shè)存在直接關(guān)系。一些中學(xué)未配備專業(yè)檔案管理隊(duì)伍，多數(shù)人員是兼職且缺乏專業(yè)化技能培訓(xùn)，不具備規(guī)范化建設(shè)能力水平，不利于檔案治理體系的構(gòu)建。此外，檔案管理激勵(lì)機(jī)制不健全，工作人員缺乏晉升渠道，易產(chǎn)生消極工作態(tài)度，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。

3 教育強(qiáng)國建設(shè)背景下中學(xué)檔案規(guī)范化建設(shè)的實(shí)施路徑

著眼于新時(shí)代、新征程建設(shè)教育強(qiáng)國的要求，中學(xué)要從檔案治理的角度出發(fā)，從提高檔案規(guī)范化意識(shí)入手，著力推進(jìn)檔案治理體系和治理結(jié)構(gòu)現(xiàn)代化，為檔案管理提供堅(jiān)實(shí)保障。

3.1 建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度體系

當(dāng)前，電子檔案已經(jīng)成為學(xué)校檔案管理的主要形態(tài)，首先要求明確電子檔案管理規(guī)范，參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，制定學(xué)校各部門易于接受的檔案管理制度，包括電子檔案的錄入、存儲(chǔ)、維護(hù)與利用，確保管理人員都能遵循有關(guān)規(guī)定。比如，在檔案錄入環(huán)節(jié)，對(duì)檔案形成的年代、標(biāo)題和內(nèi)容概述進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，規(guī)定數(shù)據(jù)格式、字段含義和錄入方式，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。規(guī)定存儲(chǔ)文件的方式，明確保管期限、安全措施，實(shí)現(xiàn)安全性和可訪問性的有機(jī)統(tǒng)一。在數(shù)據(jù)革新方面，明確電子檔案歸集的時(shí)間和維護(hù)頻率，及時(shí)對(duì)有關(guān)信息更新，提高檔案的準(zhǔn)確性和完整性。其次，加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)工作。加大檔案知識(shí)的普及力度和檔案法律規(guī)范的培訓(xùn)指導(dǎo)，增強(qiáng)全校職工的檔案意識(shí)和對(duì)政策的理解能力。再次，要建設(shè)高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍，熟練掌握檔案收集、整理、利用、借閱等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，系統(tǒng)掌握檔案事業(yè)發(fā)展的知識(shí)與技能。加強(qiáng)思想政治教育，樹立正確的服務(wù)觀念，將服務(wù)意識(shí)貫穿檔案規(guī)范化建設(shè)全流程。建立穩(wěn)定的檔案隊(duì)伍，有序進(jìn)行人員流動(dòng)，建立獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制，提高檔案人員工作的積極性。

3.2 抓好檔案資源體系建設(shè)

一是做好檔案收集。做好“三合一”制度編制，為檔案收集奠定制度基礎(chǔ)。一方面，要明晰檔案收集目錄。目錄要覆蓋學(xué)校各業(yè)務(wù)板塊的檔案資料、綜合利用的需求和促進(jìn)學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展的基礎(chǔ)上進(jìn)行分類和篩選，為精準(zhǔn)收集提供方向；另一方面優(yōu)化檔案收集流程。充分考慮資料的保存、整理、歸檔和共享，包括檔案整理、鑒定、掃描、數(shù)字化和存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)。同時(shí)，建立檔案質(zhì)量評(píng)估機(jī)制。對(duì)收集的檔案資源開展“回頭看”，制定一系列評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)估方法，加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)督。二是抓好整理環(huán)節(jié)。將收集的檔案科學(xué)劃分門類，嚴(yán)把排列、編號(hào)、編目等關(guān)口，按不同年份區(qū)別整理，紙質(zhì)檔案資料與電子檔案資料同步配套，便于信息資料檔案查詢，解決中學(xué)檔案數(shù)量龐大、歸檔雜亂、查詢難等一系列問題。三是做好檔案征集工作。檔案資源的完整性是規(guī)范化建設(shè)的要求，中學(xué)要系統(tǒng)梳理歷史上發(fā)生的大事要事，主動(dòng)出擊，疏通征集堵點(diǎn)，改變傳統(tǒng)的坐、等、靠、要等被動(dòng)的征集方式，以主動(dòng)聯(lián)系，電話溝通、登門拜訪等方式聯(lián)系有關(guān)人員和單位，全方位記錄好、留存好新時(shí)代教育事業(yè)發(fā)展的重大成就。

3.3 做好檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型

要推動(dòng)檔案工作由傳統(tǒng)載體管理向數(shù)據(jù)管理模式轉(zhuǎn)變，主動(dòng)融入數(shù)字校園建設(shè)，與校內(nèi)OA辦公、教務(wù)、科研等業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合互動(dòng)。一是做好傳統(tǒng)載體數(shù)字化。根據(jù)輕重緩急，制定數(shù)字化加工時(shí)間表，通過設(shè)置財(cái)務(wù)專項(xiàng)和公開招標(biāo)，利用服務(wù)外包方式，引進(jìn)專業(yè)設(shè)備和服務(wù)團(tuán)隊(duì)，開展檔案數(shù)字化加工。二是做好檔案互聯(lián)互通。為打破傳統(tǒng)各自為戰(zhàn)的信息孤島局面，破除數(shù)據(jù)壁壘，要以中學(xué)業(yè)務(wù)為導(dǎo)向，打造集基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、學(xué)校行政管理、教學(xué)管理、財(cái)務(wù)、人事等各類檔案數(shù)據(jù)資源于一體的資源平臺(tái)，橫向?qū)崿F(xiàn)學(xué)校職能部門的數(shù)據(jù)共享交換。

3.4 深化檔案利用體系建設(shè)

將檔案編研工作、資源展陳和開發(fā)利用等措施結(jié)合起來，充分發(fā)揮檔案育人功能。一是聚焦檔案編研工作，助力學(xué)校文化建設(shè)。深入挖掘?qū)W校檔案史料，結(jié)合紅色檔案，將學(xué)校歷史放在社會(huì)發(fā)展的歷程長河中展示，體現(xiàn)中學(xué)教育與中華民族偉大復(fù)興、中國式現(xiàn)代化共奮進(jìn)的輝煌歷程。同時(shí)，充分挖掘檔案中的人文積淀，發(fā)揮以史資政的重要作用，為學(xué)校決策提供智力支撐。二是舉辦檔案展覽，助力學(xué)校立德樹人。利用檔案展陳形式，打造特色校史館，將校史文化打造成生動(dòng)的思政教科書。如校史館通過探尋檔案蘊(yùn)含的歷史智慧和精神品格，讓學(xué)生從一份份珍貴的檔案中感受中國共產(chǎn)黨的偉大成就和學(xué)校的發(fā)展變遷，充分發(fā)揮教育導(dǎo)向和思想引領(lǐng)作用。三是聚焦資源共享，助力學(xué)校管理效能提升。逐步建立以檔案數(shù)字資源為主導(dǎo)的數(shù)據(jù)服務(wù)體系，促成OA、專業(yè)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接集成，構(gòu)建專題檔案數(shù)據(jù)庫，形成多元化、多網(wǎng)絡(luò)共通的檔案數(shù)據(jù)流通結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化改革效能最大化。

3.5 高水平筑牢檔案安全體系

針對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全治理的新挑戰(zhàn)、新特點(diǎn)，學(xué)校要以檔案數(shù)據(jù)治理為前提、網(wǎng)絡(luò)安全為基礎(chǔ)、構(gòu)建高水平大數(shù)據(jù)安全治理體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息化要素價(jià)值，充分發(fā)揮檔案資源賦能的乘數(shù)作用。一是建好防火墻。通過選擇合適的防火墻設(shè)備，正確配置和管理防火墻，可以提高網(wǎng)絡(luò)的安全性，有效阻止?jié)撛谕{。要持續(xù)關(guān)注最新的安全漏洞和威脅，及時(shí)更新防火墻軟件和固件，也是確保防火墻持續(xù)有效的關(guān)鍵。二是做好檔案數(shù)據(jù)備份管理。統(tǒng)籌調(diào)度學(xué)校各業(yè)務(wù)部門對(duì)現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)梳理和分類，明確備份的重點(diǎn)和方向，并結(jié)合管理和教學(xué)實(shí)際需求和技術(shù)發(fā)展趨勢，對(duì)備份策略、存儲(chǔ)介質(zhì)選擇、數(shù)據(jù)備份方式合理規(guī)劃。同時(shí)，要綜合評(píng)估選擇性能穩(wěn)定、容量充足的存儲(chǔ)設(shè)備并備份數(shù)據(jù)，確保檔案的長期保存和可靠訪問。三是用好新安全防護(hù)技術(shù)。對(duì)標(biāo)新技術(shù)發(fā)展趨勢，構(gòu)建好訪問機(jī)制、運(yùn)用好加密技術(shù)，尤其是區(qū)塊鏈技術(shù)在防篡改共享安全建設(shè)方面的優(yōu)勢，防止?jié)撛诎踩{造成的損害。四是加強(qiáng)檔案安全教育。學(xué)校要將安全教育納入檔案培訓(xùn)重要內(nèi)容，教育引導(dǎo)全體教師樹立正確的安全觀，從源頭上堵塞安全漏洞。

結(jié)語

數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)成為改變檔案治理方式、優(yōu)化檔案治理結(jié)構(gòu)的核心動(dòng)力。因此，中學(xué)檔案內(nèi)容和形式都發(fā)生了根本性變化。為適應(yīng)新時(shí)代要求，必須將檔案規(guī)范化建設(shè)作為提高檔案管理水平、服務(wù)教育強(qiáng)國建設(shè)重要抓手，切實(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，調(diào)整和優(yōu)化檔案管理網(wǎng)絡(luò)，把信息技術(shù)應(yīng)用擺在工作核心位置，深化人才培養(yǎng)和數(shù)字系統(tǒng)建設(shè)，加強(qiáng)檔案編研，建立科學(xué)、規(guī)范、透明的檔案治理體系，為落實(shí)立德樹人根本任務(wù)提供有力支持。

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