實施開放檔案鑒定工作細節分析

摘 要：我國于2021年1月1日起實施新修訂的《中華人民共和國檔案法》，標志依法治檔進入新的歷史階段。權利和義務是在對立和統一間相互轉換的，在這一過程中，各個層級檔案館正循序漸進地開展檔案鑒定工作。本文基于檔案開放鑒定工作中現存的問題提出改進方法，并指出工作中應注意的細節，旨在推動我國檔案管理和開放鑒定工作的不斷提升。

關鍵詞：開放檔案；檔案鑒定；工作細節

隨著社會的不斷發展，檔案管理工作也在向依法管理、開放、現代化的方向發展，我國已經有超過千余家檔案館引入了全國檔案查詢利用平臺，這使得人們能夠享受到跨區域、跨層級的服務。如何將檔案開放工作做好，讓人民群眾在檔案事業不斷發展過程中獲得更多的滿意度，是各級檔案部門亟待探究和解決的問題。

1 實施檔案開放鑒定工作的必要性

1.1 減少檔案占用空間，提高檔案存儲水平

在現代社會，檔案管理是每個組織都必須面對的重要任務之一。有些檔案可能只是過去某個時間段內的工作記錄，已經沒有實際意義；有些檔案可能是冗余、重復的，沒有必要長期保存。鑒定檔案，對檔案進行分類整理，并確定每個檔案的保管期限和級別，可以更好地分配存儲空間，合理安排檔案的存放位置[1]。在沒有進行檔案鑒定的情況下，工作人員需要長期維護大量的檔案，而且無法確定哪些檔案是重要且有用的，通過進行檔案鑒定，及時剔除那些沒有價值的檔案，使工作人員能夠更好地集中精力處理重要且有利用價值的檔案，提高工作效率。

1.2 綜合評估檔案價值，更好地整理和保管檔案

在檔案管理過程中，每種檔案都應該具有編號編碼，以便區分不同類型的檔案。通過編號編碼，追溯每個檔案的來源、所屬部門等信息，不同類型的檔案往往具有不同的價值。在普通檔案中，可能包含著重要的指示、條例等內容；在特殊的檔案文件中，可能蘊含著豐富的歷史文化價值。通過對檔案的鑒定和評估，了解每個檔案的具體內容和價值，進而根據其重要性和緊急程度來制定相應的保管措施，有助于提高檔案管理的效率和準確性。

2 實施檔案開放鑒定工作現存的問題

2.1 檔案開放和控制的實施細則不明確，難以準確把握

檔案的開放和控制涉及實施細則的制定和執行。但是，這些細則目前并不明確，難以準確把握檔案的開放和控制。對于檔案的年齡和職能鑒定來說，主要采用的是經驗性或概括性的鑒定原則，而非科學的鑒定方法。這使得檔案鑒定具有一定的推測性和假設性，較為主觀[2]。鑒定結果需要長時間的驗證，并且后果嚴重的往往無法挽回。各級檔案館的檔案內容差異很大，導致標準執行困難。

2.2 檔案開放鑒定進入精細化階段，給檔案館帶來巨大壓力

目前，檔案開放鑒定工作已走上精細化發展道路，但是部分檔案館做得差強人意，導致信息被泄露事件頻繁發生。為了防范涉密信息被泄露，國家檔案局提出并推行以“件”為單位開放鑒定的方式，但是這種方式也存在一定不足，即增加了檔案開放鑒定的工作量，又使檔案館不得不承受巨大的壓力。

2.3 檔案開放鑒定專業力量配備不足，隊伍整體素質不高

有關人員經過調查研究發現，一些檔案館的專業開放鑒定人員匱乏。由于沒有專門的崗位設置和職業發展通道，很少有人選擇從事檔案開放鑒定工作，造成了檔案開放鑒定專業力量配備不足[3]。即使一些檔案館內部設立了開放鑒定崗位，現有的開放鑒定專業隊伍也面臨著穩定性和素質問題。由于檔案行業的特殊性，專業開放鑒定人員的培養需要長期積累和經驗沉淀，在當前的崗位競爭激烈和福利待遇不佳的情況下，很難吸引高素質的人才，整體業務素質不夠高成為普遍存在的問題。

2.4 檔案形成或移交單位對檔案開放鑒定工作重視不夠

縱觀目前的檔案管理層面，部分檔案形成或移交單位對檔案開放鑒定的重要性存在一定程度的忽視。這種態度表現為拒絕提供協助，并錯誤地認為檔案開放鑒定與其無關。某些單位甚至認為檔案館進行初步審核或征求反饋只是為了規避責任，并不是提供實際支持。另外還有部分單位則以國家相關行業管理部門尚未啟動開放評估為理由，拒絕協助[4]。另外，部分單位害怕承擔責任，不敢明確表態，只是希望通過拖延時間來應對，對檔案開放鑒定工作的輕視嚴重影響了檔案管理的有效性和公信力。

3 檔案開放鑒定工作完善建議

3.1 建立健全檔案劃控鑒定機制

依據《檔案法》《檔案法實施條例》等法律法規，確保檔案鑒定工作規范化、制度化和常態化，可以將檔案移交單位初審，對檔案進行初步篩選和分類；鑒定委員會對初審結果復審，并進行必要的修改和補充；最后由鑒定委員會審定，確定哪些檔案可以開放。為了使更多人參與開放鑒定工作，還需要明確不同階段的任務，包括立卷歸檔、移交進館和到期開放等。在這個過程中，應建立多方參與的工作模式，形成合作共贏的局面。

3.2 推進檔案信息整合，促進開放鑒定

為了更好地推進開放鑒定工作，應采用科學的方式方法對檔案信息進行整合。詳細而言，各級綜合檔案館可圍繞各個歷史時期的檔案形成背景及其特征，針對涉及機密、政治事件、法律案件、軍事、國際關系、宗教、民族、邊界、人事、訴訟和處分等方面的問題開展專題分析，并提取相關的敏感詞匯，建立敏感詞庫，以準確地鑒定檔案，并及時發現和處理可能存在的敏感問題。同時，為了提高劃控鑒定工作的效率和質量，可開發應用計算機輔助鑒定系統。利用先進的技術手段對檔案進行自動化處理和分析，提高鑒定的準確性和速度，更好地為社會公眾和學術研究服務。

3.3 培養檔案開放鑒定的專業人才隊伍

由于檔案開放鑒定涉及政治、法律和社會影響等多個方面，進行檔案開放鑒定的工作人員不但要具有敏銳的政治嗅覺和強烈的政策觀念，而且還需掌握大量的社會知識與精湛的專業技能。此外，鑒定者需要對不同領域的知識都有所了解，確保鑒定結果準確，具體可與其他檔案機構和從事相同工作的人員開展學習、交流和研討，獲得不同的經驗和觀點，提高自己的專業水平。跨地域的活動還可以讓鑒定者了解不同地區的檔案開放鑒定情況，為工作提供更多參考。

3.4 依法履行檔案鑒定開放職責

對于檔案鑒定開放工作的實施，直屬的行政管理部門可利用法律手段要求相關部門履行參與檔案開放審核的義務，以確保相關單位不會因各種原因而拖延或疏忽對待檔案開放審核的職責。另外，不僅需要對已移交進館的檔案實施開放審核，還應對沒有移交進館的檔案進行開放審核，把鑒定關口前移，以加強對檔案開放鑒定的監督。

4 實施開放檔案堅定工作細節分析

4.1 鑒定標準的制定

在制定鑒定標準時，需要嚴格遵循《檔案法》及其相關法規。這些法律法規明確規定了檔案鑒定工作的目的、程序和結果等方面的要求。某些檔案可能涉及國家安全、商業機密或個人隱私等重要信息，需要采取嚴格的鑒定標準以確保信息不會泄露。鑒定人員應具備相關的保密意識和技能，在鑒定過程中嚴守秘密，并采取必要的措施來保護檔案的安全。有些檔案可能與敏感話題、爭議事件或社會矛盾有關，在制定鑒定標準時，需要特別關注這些敏感內容。鑒定人員應具備辨別敏感信息的能力，并遵循專業道德和公正原則進行鑒定工作，確保對敏感內容的處理得當。個人隱私是每個公民的基本權利，在鑒定過程中必須嚴格尊重和保護公民個人隱私。鑒定人員需要遵循個人信息保護的相關法律法規，并在鑒定工作中采取有效措施，確保個人隱私不受侵犯。

4.2 鑒定程序的規范化

規范化的鑒定程序對于確保鑒定過程的公正、透明和規范化起著至關重要的作用。因此，需要制定具體的鑒定工作程序和操作規范。在鑒定申請受理環節，應建立明確的規定，包括申請材料的要求、提交方式和截止日期等，以確保所有申請得到及時處理，并減少主觀因素的干擾。在鑒定材料審查階段，需要制定詳細的操作指南，明確鑒定人員對各類材料的審核標準和程序，以確保鑒定材料的真實性和完整性，避免因材料不全或不準確而導致的錯誤判斷。在檔案的實地查閱或復制環節，也需要有相應的規定和操作指南。鑒定機構應規定查閱檔案的時間、地點和方式，并明確查閱人員的資格和權限，還需要建立檔案復制的流程和要求，以確保復制品的準確性和可信度。

4.3 檔案鑒定結果的公示與申訴機制

應對檔案鑒定結果要依法依歸進行公示，以便相關利益方具體了解。同時，為維護相關利益方的合法權益，需要建立申訴機制。申訴渠道應明確，并提供詳細的申訴流程和要求。申訴的受理和處理應獨立于鑒定過程，以確保公正性。在申訴處理中，鑒定機構應認真審查申訴，并向申訴人提供相應的反饋和決定。

4.4 開放檔案的管理與服務

完成鑒定工作后，需要科學地管理和服務符合開放條件的檔案，包括對檔案進行整理和編目。具體而言，檔案整理是分類、排序和清理檔案，確保其完整性和可讀性。檔案編目是按照一定規則和標準描述和記錄檔案，以便用戶查詢和利用。除了傳統的整理和編目，還需要對開放檔案進行數字化處理，將其轉換為電子格式，以便于存儲、傳輸和使用。通過數字化處理，實現檔案信息的長期保存和共享。為滿足不同用戶的需求，開放檔案應提供便捷的查詢、利用和復制服務。查詢服務包括建立檔案查詢系統，方便用戶根據各種檢索條件查詢檔案。利用服務包括提供閱覽室和數字資源平臺，讓用戶在有限的時間內查閱檔案。復制服務包括提供檔案復印和掃描服務，滿足用戶對檔案副本的需求。

4.5 信息安全和隱私保護措施

在開放檔案的過程中，必須建立健全的信息安全管理制度。這包括確定責任部門和人員、制定安全政策和控制措施，并明確信息安全管理的流程和程序。具體而言，需要對檔案數據的存儲設備進行物理和邏輯安全控制，以確保檔案數據不被非法獲取或篡改。在檔案傳輸和使用過程中，有必要采取一些加密措施與權限控制策略，使得唯有經過授權的人才能訪問使用檔案數據。同時，需要特別注意保護檔案中的個人隱私。對涉及個人隱私的檔案要進行脫敏處理，即模糊化個人身份信息，以保護個人隱私，還要明確規定檔案使用的范圍和目的，禁止非法獲取和濫用個人隱私信息。

5 鑒定工作需要注意的幾個問題

5.1 涉密檔案應履行解密手續

1988年，在我國尚未正式頒布《保密法》以前，全國各級行政機關及事業單位在開放檔案的管理工作中，通常會存在文件材料標密過高、機密等級定義隨意等諸多問題。更為嚴重的是，一些區域部門的內部文件也未依據相應標準審核而隨意定義為機密或者絕密文件。對此，在實施開放檔案鑒定過程中勢必會涉及一定量的機密文件。檔案館及工作人員應嚴格遵照《保密法》等法規、規范標準，針對那些已解密的涉密檔案展開針對性的標識處理。比如，標注“已解密”字樣，將開放檔案鑒定的解密手續落地。

5.2 控制使用檔案“二十條”的理解與應用

《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》中的第七條明確控制和使用開放檔案的管理內容。雖然從整體視角來看其內容較為全面，可是對于個人隱私類檔案資料的有關規定操作性較差，很難對其進行把控。圍繞最近幾年開放檔案鑒定的實踐經驗，本文主要對以下幾種檔案進行控制使用：

⑴觸及對個人問題調查、處理、定性以及結論的檔案。

⑵各級機關單位和組織編制的與個人基本信息相關的文件資料和表格。

⑶因招聘及員工崗位調整而產生的審批文件。

⑷個人建房的申請表格及相關的文檔資料。

5.2.1處理好“件”與“卷”開放問題。一般區縣層級的檔案館都會依據“一卷檔案中一卷檔案不可開放，整卷檔案不可開放”的原則來實施開放檔案鑒定管理工作。本人認為對于無需控制使用的檔案實行不開放的政策，屬于違法違規行為，并反映出一種消極不作為的態度。應當對每一份檔案內容逐一實施開放性評估，而不是因為某一份檔案無法公開就將整個卷宗封閉。如果通過隔離的方式來控制使用檔案，只讓那些使用者來查閱檔案內容，就能夠實現對不開放檔案控制利用的目標，這能夠有效提高檔案開發的效率。

5.2.2 增加依法申請開放類檔案。針對“婚姻中涉及個人隱私的檔案是否對外開放”這個公眾性問題，基于檔案管理單位的不同，處理方法也存在差異。但是只要公民持有效身份證件都能查閱和本人相關的檔案。基于此，便引發了不開放控制使用檔案與只要出示身份證明就可以查閱之間的矛盾。對此，在開放檔案鑒定中除了控制使用的檔案、開放檔案以外，可以增加依法申請開放類檔案，在確保不侵犯他人隱私的前提下，使用個人身份信息完成申請表格的填寫。經過人工審核通過以后即可查閱和利用檔案。

總之，在實施開放檔案鑒定工作時，需關注細節，如制定明確標準和規范程序，確保有序進行。公示鑒定結果，建立申訴機制，并加強管理與服務，采取信息安全和隱私保護措施，確保檔案信息安全和保密。

參考文獻

[1] 鍋艷玲，方曉麗.綜合檔案館檔案開放鑒定研究[J].檔案與建設，2020（11）：35-40.

[2] 王改嬌，曹亞紅.層級鑒定：《檔案法》修訂后檔案開放策略[J].檔案管理，2021（1）：16-17，20.

[3] 馮慧慧.加強檔案開放鑒定工作思考[J].蘭臺內外，2021（17）：79-81.

[4] 丁英萍，王艷麗.新形勢下檔案開放鑒定工作對策探索與路徑思考[J]. 辦公室業務，2023（1）：133-135.