大數據時代職業院校檔案管理模式創新研究

摘 要：大數據時代的來臨，為職業院校檔案管理轉型帶來新的機遇。本文以大數據時代職業院校檔案管理模式創新的價值表現為邏輯起點，認為管理模式創新面臨著觀念、管理體制、開發利用、人才建設等多重困境。為推動檔案事業創新發展，職業院校要從體制創新、數據化管理、開發利用與培養人才等方面靶向施策，激發檔案潛能，發揮好檔案的時代價值。

關鍵詞：大數據；職業院校；檔案管理；創新

《高等學校檔案管理辦法》要求，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案。檔案是職業院校辦學活動和發展歷程的重要記錄，是學校資源的重要組成部分，對學校各項事業的高質量發展具有支撐基礎作用。為發揮檔案工作在積淀歷史、傳承精神、服務師生、支撐發展中的作用，職業院校要適應大數據時代要求，積極主動地創新管理模式，充分發揮檔案存史、資政、育人的作用，不斷開創學校檔案事業發展的新局面。

1 大數據時代職業院校檔案管理模式創新的價值表現

大數據時代，檔案載體由紙質形式向數據質態轉變，作為重要的學校治理資源，職業院校需要主動融入信息化大潮，應對好管理理念和模式帶來的挑戰，促進檔案工作提質增效。

1.1 檔案智慧化管理的必然趨勢

檔案資源作為推動職業院校高質量發展的重要資源，在發揮立德樹人方面具有重要作用。數智技術的發展推動檔案資源管理的革命性變革，檔案資源具備了知識挖掘、流程再造和共享建設的基礎。相較于傳統的檔案管理模式，檔案數據資源在知識圖譜、語義分析、數據清洗和人工智能等技術的加持下，管理利用的效率和質量大幅度提升。人工智能對多元異構檔案數據進行可視化和分級管理，實現了檔案資源之間的信息關聯和知識闡釋，檔案管理呈現明顯的智慧化、智能化趨向。但是，職業院校檔案管理與現代化要求還存在明顯差距，檔案資源集約化程度較低、數據孤島普遍存在，檔案價值挖掘不充分，無法滿足師生的利用需求，化解檔案風險能力偏弱[1]。因此，加強檔案管理轉型升級成為實現智慧化管理的必由之路。

1.2 檔案賦能教育事業高質量的迫切要求

檔案價值逐步引起師生和公眾的重視，檔案利用呈現多樣化、多元化的趨勢。在傳統的檔案服務模式下，檔案信息資源共享平臺建設不完善、共享梗阻較多，難以高效滿足精細化的檔案需求。同時，管理部門不能精準把握檔案利用的趨勢，缺乏個性化服務手段，檔案服務效能較低。新的檔案管理模式在資源聚合和大數據技術的支持下，檔案檢索速度大幅度提升，內容更加豐富，能夠自動分析用戶需求，準確高效地對利用訴求做出回應。隨著數據采集、智能整合、關聯分析等現代手段的應用，檔案資源之間蘊含的深層次邏輯關系被發現，從而幫助學校決策者規避風險、精準決策，為提供知識性、智庫型的高層次服務奠定基礎[2]。在育人方面，可視化、沉浸式技術的應用，為檔案場域育人提供了條件，有利于全面提升學生的體驗感，彰顯檔案引領正能量的優勢。

1.3 檔案資源開發的時代要求

檔案資源承載著職業學院發展最原始、最真實的成長軌跡和發展歷程，是寶貴的精神財富，也是職業教育改革發展的智慧寶庫。“要堅持把立德樹人作為中心環節，把思想政治工作貫穿教育教學全過程，實現全程育人、全方位育人。”檔案在職業院校思想政治教育方面具有顯著的資源優勢。對學校的紅色檔案資源進行充分挖掘，將其融入思想課和教育活動，既可以提高學生的積極性，也能提升課程的豐富性和精彩性。因此，職業院校要加強檔案資源開發，將檔案故事講好、講透、講出理論高度和實踐向度，引導廣大學生永遠聽黨話，在檔案中汲取奮進力量，勇做堪當民族復興大業的時代新人。

2 大數據時代職業院校檔案管理模式創新的困境

2.1 管理理念亟待提升

職業院校檔案工作觀念的轉型對于檔案治理效能至關重要。重視不夠的問題由來已久，檔案資源是職業院校的重要資產，但是傳統認知上認為檔案資源就是資料文件，技術含量較低，職位門檻不高。出現認知偏差的原因在于：一是檔案資源長期束之高閣，開發利用不足，脫離教學與學生的需求，進而產生檔案與學校管理無關的認識。二是檔案工作被邊緣化、弱化，管理工作始終處于被動狀態，檔案工作可有可無。這些理念上的固化，嚴重影響了檔案管理提質增效，阻礙了檔案工作的創新發展。

2.2 檔案管理行政化趨向明顯

職業院校檔案管理實行自上而下的層次制模式，管理主體較為單一，職能部門自主權不高、工作積極性不高，在資源共享、協作開發方面瓶頸性問題突出。資源共享主動性不夠，教學檔案、學生活動檔案等特色資源共享意愿不強，需要通過行政命令的方式才能開展。檔案收集制度執行不夠有力，檔案重復、資源歸集單一的問題突出。解決好這些問題，需要建立更為高效的管理體系，優化檔案治理結構，提高制度執行力。

2.3 檔案利用效能不高

受“重典輕用”傳統思想的影響，職業院校檔案價值發揮不充分。在傳統管理模式下，檔案開放與利用、封閉與服務始終處于對立狀態，二者未能達到有機統一。檔案開放程度不夠，分級管理執行不到位，檔案開發利用資源面狹窄。檔案查詢利用手續煩瑣，工作效率較低，不利于科研和教學水平的提高。電子檔案收集結構單一，視頻、照片等類型收集不齊全，檔案服務范圍有限。加之檔案管理系統與教學系統、OA、人事、學籍等其他信息管理系統接口不良、數據不能兼容共享等技術原因，致使檔案信息化程度不高。這些問題造成檔案社會價值和教育價值無法展現，檔案利用效果難以滿足利用者。

2.4 檔案數據賦能效能較低

通過引入更先進的大數據、人工智能等分析技術，能夠更加高效地挖掘和整合檔案數據，從而為決策層提供更準確的業務洞察。但是，檔案數據服務與新時代職業院校轉型還有一定差距，主要表現在：一是檔案數據分析能力還有提升空間，對招生與就業檔案數據、教學評價檔案數據等處理方式無法滿足快速響應的需求，且難以有效進行橫向對比，無法為學校發展建言獻策。二是檔案服務精度不足。人工智能能夠通過分析利用者的歷史數據、行為和偏好，提供個性化服務和檔案資源推薦，但是職業院校大多未將人工智能與檔案利用結合起來，利用者體驗感不足。三是檔案數據未充分融入教學。校史檔案是最直接、形象的思政課教材，也是校園文化建設的有力載體，但是多數學校對校史等特色檔案資源開發不到位，檔案育人效能亟需展現。

2.5 檔案人員素質有待提高

一是檔案安全意識需要轉型。傳統觀念中檔案安全高于利用服務，致使管檔人員在思想上影響了服務意識的樹立。信息化時代，管檔人員需要樹立防范化解風險的能力，著重加強檔案數據領域安全技能的提高。二是檔案數據管理能力不足。對信息化管理系統操作應用不熟練，數據分析水平不高。三是檔案資政能力較弱。對職業院校改革發展的前沿問題關注不夠，無法編纂高質量的資政參考為中心大局服務，檔案管理功能被弱化。四是繼續教育機會較少。職業院校對管檔人員綜合素養提升重視不夠，常態化地開展專業培訓次數少，管檔人員無法接受專業化培訓，造成專業技能不適應大數據時代的要求。

3 大數據時代職業院校檔案管理模式創新的路徑

3.1 從層次管理向綜合治理創新轉變

職業院校要從傳統模式中走出來，必須梳理現代化檔案治理理念。在傳統管理模式下，檔案管理工作機械、老化、柔韌性不足，檔案工作處于被動服務狀態，既嚴重制約了檔案事業發展，也不利于檔案工作價值的體現。職業院校管理者要轉變思維認識，建立縱向到邊、橫向到底的治理體系，樹立多元治理理念，將檔案室、各院系、教師都融入檔案管理的網絡中來，明確職責定位。學校主管部門向“掌舵者”轉變，側重于政策制定、組織協調，將更多監督、治理權限下放，實現檔案信息的有序協調流動。檔案管理參與者要樹立共享理念，依靠網絡技術的虛擬性、非線性特征，主動參與到檔案數據的利用與治理中，促使檔案管理匯聚各方智慧。比如，教師利用共享網絡將校史檔案資源融入思政課教學，實現檔案價值最大化。

3.2 從資源存儲向數據管理轉變

在以紙質檔案為主體的檔案管理模式中，檔案管理向度是單一的，采用人工模式完成學校檔案的收集、管理與利用。隨著人工智能、網絡技術的普及與應用，以模態化存在的檔案數據大范圍代替紙質檔案，學校對檔案資源的價值追求與衡量標準也發生轉變，檔案管理的重心隨之發生轉移。因此，職業院校要著力推動檔案資源的數據化管理。一是摸清家底，推進電子檔案資源集約化。全面梳理職業學院各類檔案數據，建立一套涵蓋文書、人事、教學、會計和學生的檔案數據資源目錄。按照統一的標準規范，通過格式轉換、語音識別等技術，對檔案數據進行整合，建成邊界吻合、上下貫通的檔案資源“一張網”數據庫，初步形成可持續更新的檔案資源“一張圖”的大數據管理體系。二是強化能力統籌，打造檔案資源分析應用平臺。檔案信息共享平臺是數據庫的最重要載體，是檔案資源數據應用的中樞平臺，職業院校檔案共享平臺要具備信息查詢、綜合統計、數據分析等功能配置，利用者可通過平臺實現全周期的業務利用和辦理，檔案服務工作更加精準、高效。三是建成一體化、規范化的檔案信息綜合管理系統[3]。建立OA政務辦公系統、數字檔案查詢系統、綜合事務管理系統相貫通的全流程檔案管理體系。通過持續對新增業務檔案電子化掃描處理，存入統一的檔案系統，實現檔案數字化查詢管理。

3.3 從資源單一利用向檔案文化闡釋轉變

職業院校檔案是學校歷史和文化底蘊的有力見證，也是思政育人的重要素材，在落實立德樹人目標上具有推動作用。職業院校把檔案價值闡釋作為開發利用的主攻方向，用好新傳媒技術，將檔案資源融入思政課建設，以檔案文化推動核心價值觀落實落地。一是豐富利用形式。將檔案資源融入學校主題展覽、校史館、文化長廊等建設，堅持線上線下活動同步。在主題展覽、專題片刊播等線下活動時，利用某信、某博、某音等新媒體手段，進行線上線下同步宣傳，突破傳統模式的地域空間限制，擴大檔案價值的影響力和覆蓋面。要積極開展多樣的文化活動。比如，檔案誦讀、名人故事等，增強檔案的吸引力。二是創新檔案體驗方式。學校檔案文化活動依托小程序等新技術，增加體驗活動的互動性和趣味性。制作“檔案中的學校故事”“訴說校史”等微視頻，學生可在圖書館、文化長廊等校園文化場域通過掃描二維碼觀看，形成沉浸式的檔案文化體驗，激發學生對檔案的興趣。三是將檔案資源融入文明校園建設。要把校園檔案文化傳播與學生的關注點、興趣點結合起來，實現樣式和載體的新穎性和創新性。比如，在思政課堂，教師運用互聯網技術、多媒體載體、數字創新等科技手段，將檔案中的優秀人物“活化”，通過檔案信息與藝術再現的完美融合，增強檔案文化的吸引力、感染力和震撼力，引領學生樹立正確的人生觀。

3.4 從檔案管理員向專家型人才轉變

大數據時代對管檔人員綜合素養提出了更高要求，職業院校要把人才強檔作為戰略任務，以人才綜合技能的提升增強事業發展的“厚度”。一是提升信息化操作技能。管檔人員要深入學習大數據、區塊鏈、人工智能等前沿技術，多學習、多互動，成為懂專業又懂數字技術的復合型人才。比如，分析學校在檔案采集與利用過程中面臨的技術難題，將新技術有效融入檔案管理策略，促進檔案資源的合理利用和價值最大化。二是要創新機制，打造平臺，為管檔人員施展才華營造條件。長期以來，職業院校管檔人員的職業榮譽感和獲得感低、職級職位晉升困難，積極性和主動性不足。職業院校要暢通管檔人員的上升渠道，在職位晉升、職稱評聘、生活待遇方面給予充分保障，解決后顧之憂。善于創造條件和平臺，通過外出培訓、跟班學習、專題研討等形式，破解管檔人員知識獲取渠道單一的問題。三是要堅持走出去與引進來相結合，加強信息技術、人工智能人才專項引進力度，優化人員結構和知識層次，提高管檔人員的整體素養。

結語

檔案工作功在當代、利在千秋，是職業院校治理的“最后一公里”。《中華人民共和國檔案法實施條例》為學校的檔案工作法治化、信息化提出了新的要求，學校要提高政治站位，增強檔案意識，主動服務中心工作和現代化治理體系建設。檔案工作人員要加強學習，提升業務能力，以高度的責任心“為黨管檔、為國守史、為民服務”。工作中要注重創新，以“數智化、綠色化、融合化”為導向，加快檔案工作數字化轉型和流程優化，推動職業院校檔案事業高質量發展。

參考文獻

[1]袁蕾涵，任越.面向現代化的檔案數據治理：價值內涵、關鍵要素與實踐應用方向[J].檔案管理，2024（03）：15-16.

[2]楊波.數智時代的特點及其對檔案治理體系建設的要求[J].蘭臺世界，2023（01）：07-08.

[3]代芳芳.大數據背景下地方高校檔案信息化管理[J].辦公自動化，2024（29）：15-16.