基層檔案管理工作策略闡述

摘 要：檔案資料能夠為單位基礎管理和科學發展等領域提供重要的參考依據，做好檔案管理工作對機關事業單位的整體發展意義重大。近年來，隨著信息技術的迅猛發展，機關事業單位的檔案管理工作迎來了新的發展機遇，同時也帶來了巨大的挑戰。文章主要結合當前基層檔案管理工作的現狀與實踐中存在的問題展開思考與探討，并為優化和改善今后的基層檔案管理工作提出相應策略，希望能為基層檔案管理工作提供有益借鑒，更好地發揮檔案工作在新時期服務國家和社會的支撐作用。

關鍵詞：基層單位；檔案管理；數據；策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、做好基層檔案工作的重要意義

檔案是機關團體、企事業單位和其他組織在從事經濟、政治、文化、社會和科技等活動中形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表及聲像等不同形式的信息和歷史記錄，具有獨特的歷史再現性和信息性。檔案工作通過記錄歷史事件、收集有效信息，為國家和社會提供豐富的信息資源，不僅是國家治理體系和治理能力現代化的支撐，還是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業，在促進社會經濟發展、服務人民群眾及促進文化傳承和教育等領域都有著重要的現實意義。萬涓匯流、聚沙成塔，基層檔案管理工作隨著新時期發展形勢也呈現出越來越重要的作用。

1.檔案是歷史的真憑實據

檔案記載了社會發展的歷史過程，具有客觀性和真實性，是基層單位日常管理中必不可缺的信息工具和處理業務履行職能的手段。

2.檔案是生產活動的參考依據

檔案忠實記錄人類經濟社會發展的有效信息和寶貴經驗，為社會建設提供了重要的參考依據和參考資料。通過對現有檔案的科學運用，可以歸納總結社會生產規律，對未來規劃的相關決策提供前瞻性預判分析。

3.檔案是科學研究的基礎和前提條件

通過查詢和總結前人的研究成果，吸取其中有益的經驗和失敗的教訓，是科學發展的必由之路。

4.檔案是文藝創作的基礎和源泉

檔案反映特定時期社會歷史成果與發展狀況，藝術來源于生活實踐，檔案為文藝創作和思想文化傳播提供了豐富的素材。

5.檔案是人民群眾了解歷史和開展傳統教育的生動教材

通過檔案記錄，人們可以清楚地了解一項工作的發展、延續和變遷。通過檔案宣傳展示開展愛國主義和集體主義教育，已經成為當前檔案工作中一項越來越重要的職能。

二、當前基層檔案工作存在的問題與困難

基于檔案工作的重要性，加強檔案管理、規范檔案收集整理以及有效保護和利用檔案、切實提高檔案管理信息化建設水平，成為當前推進國家治理體系和治理能力現代化的迫切要求。與之相對的是當前基層檔案管理工作中還存在相當多的問題和困難。唯有正視和重視這些問題，才能抽絲剝繭，溯本求源，從根本上對癥解決，真正發揮新時期檔案工作的積極效用。

1.加強思想重視

相當一部分基層單位的檔案管理工作還處于一種邊緣化的位置，從領導班子到具體工作人員存在思想認識模糊、片面化和割裂化現象，未能系統、全面地學習《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》。有的人認為檔案管理只是單純的資料堆砌和匯總，對檔案管理的重要性認識不足，對檔案管理工作重視度不高，在人員配備、硬件設置、管理制度以及宣傳培訓等重要領域對檔案工作支持力度有限，影響和制約了單位檔案管理工作的現代化進程。

2.硬件配備未達標

按照《中華人民共和國檔案法實施條例》要求，機關事業單位應配置適宜安全保存檔案和符合國家規定的專門庫房，配備防火、防盜、防水、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物以及溫濕度調控等必要的設備設施。但是，當前基層單位由于資金、辦公用房等方面的壓力，有的單位至今還沒有專業的檔案室，還有一部分檔案室僅能滿足存儲檔案的基本要求，對于“七防”要求只能部分實現，溫濕度調節設備設施更是明顯缺乏。硬件設施的不足使得在長期保存檔案的過程中存在較多的風險。

3.管理機制不健全

部分基層單位檔案管理缺乏系統、科學的規章制度，對檔案的采集、整理、保管、借閱、鑒定、展示、上繳、銷毀、風險防控和日常監督等領域缺少明確規定，各環節流程不具體、銜接不嚴密以及相關人員權責不明晰。有些單位雖有規章制度但僅停留在紙面上，對規章制度落實的有效性缺乏必要的監督檢查，在實踐工作中處置隨意、管理混亂或檔案丟失等現象時有發生。個別單位甚至出現對保管期滿的檔案直接銷毀，未按規定實施必要的鑒定。

4.信息化水平明顯偏低

當前基層單位管理檔案仍多以人工為主，檔案管理的信息化、數據化程度處于較低水平。檔案的日常查閱和管理效率偏低，在檔案的使用中耗費時間成本較高，難以充分挖掘檔案信息的價值。在批量處理數據量、信息量較大的檔案時尤為困難，甚至會因此產生遺漏，造成檔案處理結果失真失實的不利局面，未能充分發揮檔案的科學效能。部分單位雖已初步實現檔案的信息化管理，但配套軟件升級不及時，功能不完善，安全防護等級不高，安全保密技術不強，容易遭受黑客和病毒侵襲，造成檔案信息被泄露，與新時代大數據背景下的發展模式格格不入，檔案的信息化建設水平亟待加強。

5.人才培養相對滯后

檔案管理工作是一項科學、嚴謹的工作，要求從業人員具備相應的專業知識體系和較高的職業素養。然而，基層單位較為普遍地對檔案管理的專業性認知不足，有的單位缺少專職檔案管理人員，有些則安排即將退休的職工從事此項工作，造成工作交接頻繁易錯。此外，單位對檔案管理人員的系統培養嚴重不足，許多基層檔案管理人員從未接受過新時期檔案管理工作的要求和技能培訓，在工作中往往憑前人口口相傳的“老辦法”管理檔案，對信息化、電子化檔案管理技能的掌握更是嚴重不足，常常出現職業素養不高、責任意識較差以及安全意識不強等問題，在文件收集、分類、整理、歸檔和利用等工作中出現失誤，影響了檔案資料的準確性、完整性和有效性。

三、做好新時期基層檔案工作的策略與思考

面對當前基層單位檔案管理工作中存在的問題和困難，單位相關人員應當有清醒的認知，緊密結合工作實際需要和時代特點，在大數據時代背景下乘勢而上、克服困難，為做好新時期基層檔案工作精心謀劃，努力實踐。

1.堅持正確的思想引領，發揮好檔案工作存史資政育人作用

基層單位應進一步加強對檔案工作的重視，特別是“一把手”對檔案管理工作在思想上的重視，牢固樹立圍繞中心、服務大局的意識，吸收和借鑒當前檔案管理工作最新成果，及時將成熟經驗和做法推廣運用，著力強化檔案資政作用。通過查考相關檔案史料、編輯專題檔案摘編以及報送檔案編研報告等方式，及時提供檔案咨詢和參考建議，積極發揮參謀助手作用，把檔案部門的資源優勢和業務部門的政策優勢結合起來，真正把“檔案庫”變成“思想庫”。同時，強化各級檔案館、檔案室的宣傳教育功能，提高檔案展覽展示和公眾參與的感染力、吸引力，充分發揮愛國主義教育作用和文化文明傳播的作用。

2.堅持依法管理檔案，進一步提升檔案治理效能

從上到下營造依法依規、科學運用管理檔案的濃厚氛圍，以學習貫徹2024年新修訂實施的《中華人民共和國檔案法實施條例》為契機，加強檔案有關法律法規的宣傳輔導和培訓教育。針對檔案收集、管理和安全防護等各項重點要求對照自查，及時修訂完善本單位現有的檔案管理規章制度，明確各環節流程與責任，使之與新的法律法規要求相匹配、相適應，著力解決檔案工作實踐中的短板弱項，從法治的維度強化對本單位檔案管理工作的落實與推進。

3.加大投入，為管好用好檔案打好硬件基礎

按照新時期檔案管理工作的要求，結合基層單位自身狀況，立足長期發展需要持續加大投入。首先，及時對不符合規定、落后的檔案室實施擴建和改造，增加存儲容量，確保能夠滿足日益增長的檔案材料的收集和保管。通過對檔案室擴建，能夠有效解決紙質檔案的存儲難題，從而提升檔案管理工作的效率和便捷性。其次，購置回轉柜等較為先進的存儲設備。回轉柜作為一種現代化的存儲設備，通過智能控制系統，能夠精確地定位并快速取出相應的檔案，從而切實提高存儲密度和檢索效率。再次，加大信息化建設投入力度。購進各類服務器、高拍儀、OCR識別系統和檔案管理系統等軟硬件，為做好日常檔案管理工作配備高效率“利器”；最后，按照《中華人民共和國檔案法實施條例》的“七防”要求，為檔案室配置防盜門、滅火器、溫度濕度控制器和智能監控等設備設施，不斷地提高基層檔案室安全管理的水平。

4.堅持量質并舉，做好檔案資源優化提升

基層單位應深入推進機關檔案“三合一”制度，從源頭加強檔案資源管控，始終做好單位文書檔案工作，突出抓好科技、專業、音像、業務數據、網頁信息、社交媒體和實物等門類檔案的收集管理，做到應歸盡歸、應管盡管。同時，根據機構改革形勢，明確檔案歸屬流向，加強交接管理。不斷探索信息化條件下檔案資源建設的新途徑，豐富收集對象，擴展歸檔范圍，能夠更好地積累基礎檔案資源。還應不斷提高檔案的利用和服務水平，加強檔案檢索體系建設，積極開展專題檔案數據庫、知識庫的籌建，為檔案利用提供多元、有效手段。此外，還應合理簡化檔案利用手續，加大經濟、教育、科技和文化等工作力度，進一步整合資源、優化流程，讓數據多跑路，群眾少跑路，不斷提升檔案工作服務社會、服務大眾的能力和水平。

5.堅持科技賦能，不斷提高檔案管理信息化建設水平

在當前大數據時代背景下，數據化、電子化是基層單位檔案管理工作發展的必由之路。考慮到基層單位在資金、技術和人才等方面相對薄弱的實際情況，基層單位檔案管理可著手推進紙質及電子檔案規范化統一管理渠道，逐步加強對紙質檔案電子化、數據化的進程，利用數碼掃描識別技術整理事業單位紙質檔案，并對紙質檔案設置數碼電子標簽，通過OCR識別實現檔案管理工作的自動化，在工作中可根據檔案級別優先對重點環節和重點領域的檔案實施電子化轉化，采用紙質和電子雙軌并存的管理模式，并不斷豐富影像、音頻、圖片和電子表格等檔案載體形式，提高日常查閱使用效率，同時以紙質檔案作為電子檔案的重要補充和原始支撐，充分發揮兩種形式在各自領域的優勢。此外，還應有序推進檔案自動化建設進程，持續升級和優化完善檔案管理軟件功能，不斷增強檔案管理在收集、整理、備份、檢索、查閱、引用和共享等方面的自動化和智能化功能。在此基礎上，通過加密數據庫提供檔案管理身份認證掃描功能，實現數字化檔案信息與完整的檔案信息資料相結合的目標。在檔案工作信息化建設進程中，務必始終注重電子檔案的安全性，通過數字加密技術提高電子檔案加密水平，強化網絡安全防控，始終確保檔案管理工作的安全、高效和可靠。

6.堅持檔案人才培養，持續提高從業人員的專業化水平

針對基層檔案管理人員年齡結構偏大、學習能力和積極性相對較弱以及信息化水平較低等現實問題，基層單位應采取有效措施不斷優化人才培養機制，優先選拔年輕和學習積極性較強的同志從事檔案管理工作，并且始終關心和注重檔案人員的成長和進步，采取一系列措施提升檔案管理人員的專業化技能。例如，組織開展檔案應用型和技能型業務培訓、檔案法律法規講座，定期組織優質檔案和優秀人才評選、開展檔案管理軟件技能競賽以及與兄弟單位學習交流先進經驗等方式，不斷提升從業人員的業務技能和工作責任心。從長遠看，還應建立檔案從業人員合理的激勵和獎懲機制。對在工作中踏實肯干、勤奮鉆研和業務技能精湛的人員給予必要的榮譽和表彰，增強其對檔案工作的獲得感和歸屬感，始終堅持“激勵和約束并重，嚴管和厚愛相結合”的思路，打造一支政治過硬、業務精湛、服務群眾以及面向未來的專業化檔案管理人才隊伍。

7.健全監督檢查機制，切實防范各類風險

基層單位應時刻關注檔案信息安全工作，努力健全人防、物防和技防三位一體的檔案安全體系。加強監督檢查機制和檔案安全應急演練機制，完善工作預案，從硬件設施配備是否達標、管理制度是否健全、內控機制是否有效以及檔案的收集、整理、使用和查閱等手續是否合規等維度綜合評判，經常開展檔案安全風險隱患排查治理，強化典型案例剖析學習，充分發揮警示教育作用，堅決消除檔案管理工作思想、制度、設備設施和日常管理等方面的安全隱患，以最嚴厲、最完善的措施，為檔案事業發展守好安全底線。

四、結語

做好檔案工作是保障人民群眾根本利益的重要事業。檔案工作者要充分認識基層檔案工作的基礎性、長期性和保障性作用，要堅持問題導向、加強調查研究、深入全面掌握基層檔案管理工作的現狀，清醒認識當前基層檔案工作中存在的典型問題和薄弱環節，認真剖析影響和制約檔案工作發展的各項因素，科學研判基層檔案工作的內在規律和發展方向，從本單位實際出發，穩步實施優化完善檔案管理系列策略，在實踐中守正創新，在探索中開拓前行，更好地發揮檔案工作服務經濟社會發展的重要作用，做出新時期檔案工作者應有的貢獻。

參考文獻：

[1]王紹忠.全面提高檔案工作質量和服務水平 為推進強國建設、民族復興偉業貢獻力量——在全國檔案工作暨表彰先進會議上的報告[J].中國檔案，2024（02）：8-13.

[2]韋立國.事業單位檔案管理策略探究[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2018（08）：38-39.

[3]彭 玲.電力企業提升檔案管理水平的措施分析[J].城建檔案，2019（01）：55-56.

[4]羊飛蓉.紙質檔案及數字化檔案規范化統一管理路徑研究[J].辦公室業務，2022（06）：165-167.

[5]吳 英.事業單位紙質檔案及電子檔案規范化統一管理策略[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2021（08）：4-6.

作者單位：福建省漳州市長泰區政協文史資料館