新時代推進檔案管理智慧化的實踐路徑

當前信息技術正在改變社會運行方式，檔案管理也在向智慧化轉型。一方面，大數據、區塊鏈、人工智能、物聯網等技術為檔案管理智慧化提供了多元手段，提升了管理效能；另一方面，傳統檔案管理模式存在效率低下、保存載體單一、數據共享機制缺乏、利用和服務能力滯后等問題。在智慧化進程中，要認識檔案管理智慧化的內涵和特征，并將其作為技術工具融入實踐，實現檔案管理從“注重管理”向“知識服務”的轉型。

一、檔案管理智慧化的內涵解析

檔案管理智慧化是通過技術賦能對檔案管理流程進行重塑，以提升檔案管理的信息化和智慧化水平。為推進檔案管理智慧化進程，需明晰其科學內涵、核心要素和內在機理，理解其與傳統檔案管理的區別。

（一）概念界定

智慧化以大數據、區塊鏈、物聯網、5G技術和人工智能等為核心驅動力，圍繞檔案管理各流程，通過技術賦能創新管理模式。檔案管理智慧化改變了檔案管理決策機制和具體流程，提升了管理效率，優化了檔案信息資源配置，發揮了檔案信息資源價值。從管理層面看，智慧化不是簡單的技術整合疊加，而是借助技術手段實現智慧化技術與檔案管理流程深度融合，實現全流程網上辦理、全方位智能服務和全過程信息支撐，創新了檔案工作運行機制和管理模式，為檔案管理提供了高質量技術服務。

（二）核心要素

檔案管理智慧化關鍵在于整合多種技術，通過數據驅動深度挖掘檔案信息，重塑管理流程，提升整體效能。

首先，技術集成。檔案管理智慧化需將人工智能、云計算、物聯網等技術與檔案管理流程深度結合。例如，物聯網技術通過智能感知系統實時監控檔案管理流程；機器人通過學習和語義分析技術鑒定分析檔案價值；云計算技術通過存儲管理海量檔案數據；區塊鏈技術的去中心化和智能合約保障檔案信息安全，為檔案信息管理和共享提供保障。這些技術的協同整合為檔案管理質量的提升賦能，推動了管理模式變革。

其次，數據驅動。在檔案管理過程中，大數據技術高效處理檔案信息分為采集、分類、存儲、利用等環節。知識圖譜技術能夠深度挖掘檔案內容，為不同主體提供高質量服務。數據驅動通過智能挖掘和量化分析，將檔案信息轉化為動態資產，實現從“靜態管理”向“動態管理”的轉變。

最后，流程重構。通過技術賦能構建區域性智慧化檔案管理平臺，能夠打破檔案信息在部門與系統之間的流通壁壘，形成平臺協同，促進檔案信息共享。基于數據預測和用戶畫像，檔案管理智慧化能夠為不同主體提供個性化檔案信息推送。在全流程管理過程中形成“全鏈路”數據治理，實現檔案管理流程的智慧化升級。

（三）與傳統檔案管理的區別

在數字時代背景下，要使檔案管理實現現代化轉型升級，智慧化是一條重要路徑。與傳統檔案管理模式相比，檔案管理智慧化在管理維度和服務形態層面存在明顯差異。從管理維度看，傳統檔案管理模式以紙質檔案管理為主，注重檔案信息的保存管理，而智慧化檔案管理注重檔案信息的開發利用，通過數據化、資產化等手段實現檔案價值最大化。例如，圍繞檔案信息，智慧檔案管理可以形成不同專題，豐富研究成果，創造更多價值。從服務形態維度看，傳統檔案服務需面對面進行，用戶需當面申請，而通過數字技術實現服務模式革新，智慧檔案管理可根據服務對象的行為數據和關聯歷史做出準確預判，為其推送相關檔案資源；還可借助虛擬現實技術和增強現實技術，為用戶打造沉浸式場景和多模態交互服務，豐富用戶的體驗感；還可借助云端平臺與移動智能終端，隨時隨地為不同用戶提供檔案資源訪問服務，提升用戶滿意度，使檔案管理從工具輔助角色向知識服務角色轉變。

二、檔案管理智慧化的核心特征

檔案管理智能化轉型是時代發展的趨勢，也是檔案事業高質量發展的必然選擇。在轉型過程中，技術融合智能化、服務場景泛在化、資源管理資產化和安全體系立體化是其核心特征。

（一）技術融合的智能化

檔案管理智能化建立在傳統檔案管理基礎上，通過技術創新實現轉型升級。首先，技術工具創新是關鍵。檔案管理可引入光學字符識別（OCR）和自然語言處理（NLP）技術，實現檔案編目、檢索、信息收集和整理的自動化。例如，OCR技術可以將紙質檔案轉化為結構化數據，便于數字化升級。其次，檔案管理流程創新。傳統檔案管理流程依賴人工，服務質量難以保障，而智能化服務可以將服務流程轉移到網上，通過搭建服務平臺、提供標準化檔案信息服務等，解決服務質量參差不齊和效率低下的問題。最后，技術融合形成服務閉環。利用機器人算法整合和訓練檔案數據，系統可以自主識別用戶需求并提供信息服務，為資源配置提供建議，實現檔案管理的數字化轉型和智能化驅動。

（二）服務場景的泛在化

智能化檔案管理服務模式與傳統模式有明顯差異，具有泛在化特征。首先，多終端的接入形式可以為不同主體提供高質量檔案信息服務。用戶可以通過移動智能終端和PC端訪問檔案管理部門的智慧檔案平臺，獲取所需檔案信息資源，不僅實現了便捷服務的全覆蓋，打破了傳統檔案服務的時空限制，還提升了服務質量。其次，泛在化服務提升了場景適配效率。智能化系統可以根據用戶行為數據分析用戶檔案信息需求，改變傳統“一刀切”式的服務模式，為其提供有針對性的檔案信息內容，進一步提升信息推送精準度。最后，泛在化服務有助于提升檔案服務效能。通過開放API接口和公共服務平臺的銜接，為城市管理、歷史研究、應急決策等提供檔案信息支持，使檔案信息服務嵌入公共服務體系，實現檔案數據價值的最大化。

（三）資源管理的資產化

在新質生產力的引領下，社會對檔案信息的需求、利用方式呈現出新的變化，動態化、開放化的檔案管理模式出現，檔案管理已從單一地注重檔案的物理保存，向注重檔案信息的開發、整合與利用轉變。檔案管理智能化轉型使檔案資源得到了更廣泛的利用，進一步發揮了檔案信息資源的價值。首先，智能化可以重構檔案資源的價值認知。利用分布式存儲架構對檔案數據進行篩選，結合用戶使用數據，將高頻數據存儲在高速響應節點，低頻數據存儲在低成本介質上。這種方式可以降低檔案資源管理成本，提升管理效率，快速響應用戶需求。其次，智能化有助于實現檔案資源廣泛應用。檔案管理部門通過利用先進的信息技術管理，促進檔案信息的實時更新與完善；通過建立檔案知識圖譜，發現檔案信息資源之間的關聯性，挖掘檔案信息價值，將零散的檔案信息資源轉化為公共服務、歷史研究的重要資源。最后，智能化有助于建立檔案資源價值循環體系。通過權限控制和數據脫敏，使檔案信息實現更廣范圍的傳播，產生持續增值效應。在新質生產力帶來技術革新的同時，也為檔案管理的動態化發展提供了支持。

（四）安全體系的立體化

在信息時代，檔案數據信息在傳輸和共享過程中面臨越來越多的風險。檔案管理智能化可以建立立體式安全防護體系，保護檔案數據安全。首先，生物認證技術在檔案信息訪問環節可以防止非法訪問。通過指紋、虹膜等生物特征技術，能夠解決傳統密碼驗證的技術弊端。其次，引入數據全生命周期防護技術。利用動態加密技術和區塊鏈技術，保障數據在生成和傳輸過程中的信息安全，降低外部不確定因素對檔案信息開發利用的影響。最后，建立主動防御和災備恢復保障機制。通過入侵檢測系統（IDS）實時監控網絡攻擊行為，采用異地多活容災架構，確保極端情況下檔案數據的恢復能力。在多元技術整合下，提升檔案信息安全防護的層級，為檔案信息開發利用和服務提供全方位技術支撐。

三、檔案管理智慧化的實踐策略

推動檔案管理智慧化需要不斷進行理論探討和實踐驗證。檔案管理智慧化是一項復雜的系統工程，不僅需要完善該管理的統籌規劃、頂層設計，還要引進先進技術，夯實智慧化基礎能力，構建知識生態體系，打造復合型人才隊伍，為檔案管理智慧化提供強有力的支撐。

（一）統籌規劃智慧化工作

檔案管理智慧化工作需要做好頂層設計。首先，明確檔案管理智慧化的總體框架，確定大網絡、大平臺、大資源的建設目標。通過引進互聯網技術，為檔案信息資源共享提供支持，解決檔案信息資源的數據壁壘問題。搭建智慧化服務平臺，將海量檔案信息存儲到智慧平臺，實現檔案業務流、數據流、價值流的協同運轉，發揮智慧平臺的整合能力，對多源異構檔案數據資源進行轉換，實現存量數據和增量數據的同向增長，為檔案信息資源開發利用提供數據支持。其次，推進檔案管理標準化進程，建立數據全生命周期標準體系。制定統一的元數據規范和文件格式標準，為檔案信息采集提供支撐。在交互層面，開放 API 接口協議，支持檔案數據共享，解決數據不兼容問題，支持跨系統數據調用。最后，建立動態優化機制。檔案管理智慧化頂層設計需根據檔案事業的發展和需求進行動態調整，定期召開專門會議，研究檔案管理智慧化工作，提出解決問題的思路。

（二）夯實智慧化基礎能力

檔案管理智慧化的關鍵在于技術整合和應用，需夯實智慧化基礎能力。首先，解決數據清洗與標注問題，與互聯網企業合作，開發符合檔案管理智慧化要求的智能清洗工具，建立錯誤模式知識庫，自動識別和修復掃描檔案中的噪點、扭曲文本，確保檔案信息的真實性和完整性。開發多模態語義標注系統，對不同類型數據進行聯合標注，為檔案信息調用提供支持。其次，實現人工智能與檔案業務系統的深度嵌合。借助 AI 技術對檔案數據進行訓練，為智慧化服務平臺提供高質量的檔案信息數據。開發基于生成對抗網絡（GAN）的檔案修復系統，對破損紙質檔案進行數字化修復與色彩還原，提升檔案信息質量。通過多元技術應用，為檔案管理提供全方位技術支撐，提升檔案信息資源整體質量。最后，采用混合式存儲模式。通過存儲框架創新優化，降低檔案管理智慧化成本。在混合存儲模式中，將高頻訪問的現行檔案部署在邊緣計算機節點，降低訪問延遲。同時，通過數據壓縮和去重技術降低存儲成本。通過多元技術運用，提升檔案管理智慧化的基礎能力，更好地滿足用戶服務需求。

（三）構建檔案知識生態體系

檔案管理智慧化最終要落實到服務升級和檔案信息知識創造上。在構建知識生態體系時，要堅持“以人為本”理念。首先，建立高質量的服務供給體系。做好用戶畫像描繪，整合檔案信息資源，借助先進技術手段生成高質量的推送內容，幫助服務對象解決實際問題，提高檔案價值，增強用戶與檔案服務的黏性。其次，實現線上線下服務的無縫銜接。在線下配置智能終端，為用戶提供檔案信息閱覽下載服務；在線上完善智慧服務平臺功能，為用戶提供多個數字化服務模塊，滿足用戶需求。同時，建立雙向反饋機制，線下服務中產生的數據反哺線上，為算法優化提供數據支持。最后，打破機構地域限制。檔案知識生態體系建設要超越地域和機構界限，整合各類檔案信息資源，通過統一平臺實現檔案信息共享，豐富知識生態體系內容，為不同主體提供高質量的檔案知識服務。

（四）打造復合型專業人才隊伍

人才隊伍建設是檔案管理智慧化轉型升級的重要保障。首先，構建系統的人才培養體系。從檔案維度，開展檔案法律法規、相關檔案標準等專業培訓，使檔案管理人員充分掌握相關法律法規和政策要求。在技術維度，開設數據處理、機器學習等相關課程，培養檔案管理人員的數據信息駕馭能力。通過復合型人才隊伍建設，進一步攻克檔案管理智慧化轉型過程中的技術難點，推進檔案管理智慧化轉型升級。其次，創新人才培養模式。為管理人員提供虛擬仿真環境，讓管理人員在虛擬環境下操作相關技術，積累實踐經驗，并在真實場景中進行應用。最后，構建跨界人才培養體系。推動高校人才培養模式創新，實現檔案專業與其他學科專業的深度互鑒，通過學科交叉培養既懂檔案管理知識又擅長數字信息技術的復合型人才。

四、結語

檔案管理智慧化的本質是通過技術賦能變革檔案管理流程，重構檔案管理生態。智慧檔案管理通過引入先進的信息技術，實現了檔案管理業務流程自動化、服務泛在化，為確保檔案信息安全和資產價值提供技術支持。在檔案管理智慧化推進過程中，需做好頂層設計，通過標準化建設支持檔案信息共享，通過知識生態體系建設為不同主體提供高質量服務，通過人才隊伍建設保障檔案管理智慧化轉型升級。未來，隨著檔案管理智慧化的推進，檔案信息價值還能夠產生溢出效應，在發揮檔案信息價值之余，還能為其他領域的發展提供支持。

參考文獻：

[1]葉敏.“新質生產力”賦能檔案管理智慧化建設研究[J].蘭臺內外，2024（27）：11-13.

[2]張丹丹.教職工檔案智慧化管理研究[J].黑龍江檔案，2024（03）：91-93.

[3]韋富金.淺析智慧化背景下檔案管理信息化建設的創新路徑[J].四川勞動保障，2024（03）：

112-113.

（作者簡介：林彩鳳，女，本科，泉州市光前醫院，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）