信息化背景下建筑工程檔案管理路徑探索

【摘要】大數據時代背景下的信息化被廣泛應用到我國各個領域建設當中，隨著經濟社會的快速發展，基于信息化的建筑工程項目檔案管理對提升管理水平和工作效率具有重要意義。探討了建筑工程項目檔案信息化管理的重要意義，并結合建筑工程檔案管理的信息化建設提出了“制度化、規范化、系統化以及數字化”等“四化”建設路徑，旨在科學運用信息化手段提高建筑工程項目檔案管理工作的效能和質量。

【關鍵詞】工程； 檔案； 信息共享； 管理措施； 可追溯性； 科學性

【中圖分類號】TU712A

0 引言

建筑工程檔案是建筑工程管理中的重要組成部分，它記錄了建筑工程從項目提出、立項、審批、勘察設計、施工、監理、驗收等各個環節的詳細情況。根據國家統計局發布的2023年國民經濟和社會發展統計公報顯示，國內全年建筑業增加值比上年增加7.1%，隨著經濟社會的發展建設，我國的建筑工程項目呈現出較高的增長態勢。在大數據時代的背景下，對建筑工程項目檔案管理的信息化建設愈加關注，采用“制度化、規范化、系統化以及數字化”等現代化的檔案管理手段，對建筑工程項目檔案資料的完整性、安全性、可持續性以及提升檔案管理水平和工作效率、促進信息共享等方面具有重要的意義。

1 建筑工程檔案管理的重要性

工程檔案管理是建設工程的重要組成部分，詳細記錄了項目的決策、批準和實施過程，是項目成本實施和順利建設的重要基礎。建筑工程項目檔案管理貫穿于工程項目整個生命周期，對項目的決策執行、順利進行、質量安全、后續維護以及技術創新和傳承都具有深遠的影響。

1.1 支持項目決策和執行

建筑工程項目檔案詳細記錄了項目的規劃、設計、施工、驗收等全過程的信息和數據，這些信息是項目決策的重要依據，有助于項目管理者在關鍵節點做出明智的決策。同時也是項目執行過程中不可或缺的參考資料，確保項目按照既定計劃順利推進。通過科學、系統的檔案管理，可以實現對建筑工程項目的執行進度進行實時監控、有效控制項目成本以及合理配置資源，提升效率。

1.2 確保工程質量與安全

建筑工程檔案詳細記錄了設計、施工、材料使用、質量檢測等各環節的信息，包含有各參建方依照法律法規、工程規范及合同等規定簽署的意見，具有真實性、連續性、規范性、可追溯性等特點。對于后續的質量追溯、安全隱患排查及事故原因分析極為重要。此外，在涉及工程合同糾紛、產權爭議等法律問題時，建筑工程檔案可以用于法律憑證，有助于維護當事人的合法權益。

1.3 便于后期維護與改造

建筑工程交付使用后，伴隨著建筑使用年限、新的功能需求等情況，在實際使用過程中通常需要進行維修、保養或改造升級等。此時，建筑工程檔案便成為不可或缺的參考資料。檔案提供了建筑物的原始設計方案、結構特點、材料性能等關鍵信息，通過查找相關信息，采取相應維護、保養或改造措施，為制定科學合理的維護改造方案提供了有力支持。

1.4 促進技術創新和傳承

建筑工程集合了建筑、結構、材料、設施等多行業多部門，檔案記錄了人們在工程建設過程中的豐富信息技術和經驗總結。通過對這些檔案的研究和分析，可以推動建筑技術的創新和發展。同時，檔案也是建筑文化和技術知識傳承的重要載體，為未來的工程建設提供有益的參考和借鑒，對于培養和提高新一代建筑人才的素養和技術水平具有重要意義。

2 當前建筑工程項目檔案管理存在的問題

2.1 檔案內容復雜、資料來源分散

建筑工程建設項目涉及的建設單位眾多，產生的技術資料內容復雜，來源分散，記錄形式多種多樣。各行業部門對成果內容、形式等要求不同，匯交的口徑不統一，這給檔案的收集、整理帶來了巨大挑戰，也是建筑工程企業檔案工作的重點和難點。

2.2 管理意識不強、重視程度不夠

很多建筑企業和施工單位對檔案管理的認識不足，未正確認識到項目檔案是工程管理中不可或缺的一部分，從而導致了對檔案管理工作的忽視，進而影響了檔案管理的質量和效率。一些檔案管理人員和施工人員缺乏責任心，對檔案資料的收集、整理和保管不夠重視，導致檔案資料的丟失、損壞和不完整。

2.3 技術手段缺乏、數字化水平低

在當今數字信息化背景下，許多建筑企業仍然采用傳統的手工方式進行檔案管理，未采用先進技術手段及時跟進、更新管理制度、管理體系以及管理方法等，對檔案進行收集、整理和保管，相關資金投入和創新不足，導致檔案管理效率低下、錯誤率高，現代化程度不高。

3 建筑工程檔案信息化管理的重要意義

3.1 方便檢索和應用，提高檔案管理效率

數字化檔案系統提供了強大的檢索工具，可以根據關鍵詞、日期、類型等條件進行精確查找。這使得檔案檢索變得更加快捷和方便，提高了檔案利用的便捷性和效率。數字化管理通過電子方式存儲、檢索和共享檔案，可以快速響應查詢請求，提供即時的檔案訪問服務，大大簡化了傳統紙質檔案的管理流程。這不僅減少了人工操作的時間和成本，還提高了檔案管理的整體效率。

3.2 節約空間和時間，降低企業運營成本

紙質檔案需要占用大量的物理存儲空間，并隨著檔案數量的增加而不斷增加，隨著工程檔案數量的增加，對空間的需求越發增加，而數字化檔案可以存儲在電子設備或云服務器中，極大地節約了存儲空間。此外，數字化管理還降低了紙質檔案在打印、復印、存儲和運輸等方面的成本，為企業節省了可觀的開支。

3.3 保護檔案安全性，提高檔案可持續性

紙質檔案容易受到損壞、丟失或盜竊等風險。而數字化檔案可以通過密碼、加密等方式進行安全保護，防止檔案被非法獲取或篡改。同時，數字化檔案還可以進行備份和復制，確保檔案在意外情況下不會丟失或損壞，提高了檔案的安全性和可靠性。此外，數字化檔案還可以進行格式轉換和遷移，以適應不同設備和系統的需求，確保檔案的可持續性和兼容性。

3.4 提高檔案利用率，促進信息共享合作

檔案的數字化管理的目的是為了實現對建筑工程項目各項資源的優化配置，提升檔案的利用效率，通過數字化檔案系統，企業可以實時了解項目的進度、成本、質量等情況，并根據實際情況進行及時調整和優化。這有助于減少資源浪費和成本超支，提高項目的整體效益。同時，數字化檔案還可以通過網絡進行共享和遠程訪問，促進了信息的交流和合作。

4 信息化背景下建筑工程項目檔案管理措施

4.1 健全檔案管理“制度化”體系，推動檔案管理水平提升

4.1.1 明確各方職責權限

企業應明確各級管理人員在工程檔案管理中的職責和權限，確保各級管理人員都能夠按照規定的程序和要求進行工程檔案管理。按照“誰形成、誰負責，誰移交、誰負責”的原則，落實建設工程檔案歸檔、移交工作職責。明確建設單位、勘察設計單位、施工單位、監理單位等各方在檔案形成和移交過程中的責任，確保檔案的真實性和完整性。

4.1.2 制定詳細工作流程

根據建筑工程檔案管理制度，確定歸檔范圍后，制定包括檔案收集、整理、歸檔、移交、保管、利用等方面的具體操作步驟，確保檔案管理的有序進行。

4.1.3 建立考核監督制度

制定檔案管理的考核制度，對工程檔案管理工作進行定期檢查和評價，以確保檔案管理工作的質量和效果以及檔案管理工作符合法律法規和行業標準要求。

4.2 推動檔案成果“規范化”整理，筑牢檔案安全保密防線

4.2.1 加強檔案成果的匯總整理

對保存時間較長的歷史檔案、紙質資料等進行整理和修復，按照檔案管理制度的要求，對檔案進行分類、排序、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的排列有序、標識清晰、易于查找和利用；對國家重大建設項目的新建、擴建、改建和技術改造等項目的竣工文件編制、檔案整理及竣工檔案驗收等重要檔案資料按照規范化要求進行歸檔和整理，強調規范化流程和數字化參與，以提升管理效率。

4.2.2 提升檔案安全保密水平

（1）設置操作權限，對檔案管理系統進行權限設置，確保不同用戶只能訪問其權限范圍內的檔案數據。

（2）對重要檔案數據進行加密處理，防止未經授權的訪問和泄露。同時，定期備份檔案數據，確保在數據丟失或損壞時能夠及時恢復。

（3）建立健全的檔案安全保密體系，包括物理防護、技術防護和管理防護等多個層面，確保檔案數據在存儲、傳輸和利用過程中的安全性。

4.3 開展檔案管理“系統化”培訓，增強檔案管理效能質量

4.3.1 強化管理人員技術培訓

加強檔案管理人員的理論學習，提高其對相關法律法規、標準規范等內容的了解；定期組織實踐培訓，提高其實際操作技能提高員工對檔案利用的認識和技能；同時，加強職業素養培養，確保檔案管理人員能夠嚴格遵守職業道德規范。通過培訓，提高管理人員對檔案重要性的認識，提升其專業技能和管理水平。

4.3.2 建立檔案利用平臺

提供多樣化的檢索方式和數據分析工具，方便項目各參與方共享和利用檔案信息。簡化檔案查詢和利用流程，提供在線查詢、電子簽章、聲像檔案數據庫等功能，方便用戶快速獲取所需檔案信息。

4.4 加強檔案管理“數字化”建設，促進檔案資源共享利用

4.4.1 對現有檔案成果加強數字化轉換

利用掃描儀等硬件設備將紙質檔案轉化為數字圖像，并通過OCR識別軟件將圖像中的文字轉化為可編輯的文本格式。

4.4.2 進行數據錄入

將數字化后的檔案數據錄入到檔案管理系統中，建立檔案數據庫。

4.4.3 建立數字檔案系統

利用現代信息技術手段，建立數字檔案系統。將紙質檔案轉化為數字檔案，實現檔案的數字化存儲、管理和利用。提高檔案管理的效率和便捷性。

4.4.4 完善數字化流程

制定完善的數字化工作流程和操作規范。明確數字化工作的各個環節和具體操作步驟，確保數字化工作的順利進行和檔案的安全保密。

4.4.5 構建共享平臺

推動建筑工程檔案數字化資源的共享利用，建立跨部門、跨行業的檔案信息共享平臺。通過平臺實現檔案信息的互聯互通和共享利用，提高檔案資源的利用效率。

5 結束語

建筑工程項目檔案包含的各類存檔信息伴隨著整個項目的全周期，對前期決策咨詢、中期施工建設以及后期的運營維護等具有重要的指導意義，而信息化的建設工程項目檔案管理為建筑工程檔案的創新發展和高效利用提供了有效路徑。本文對建筑工程檔案管理的重要性以及當前檔案管理存在的主要問題進行了分析，在此基礎上提出建筑工程檔案信息化建設的重要意義和“制度化、規范化、系統化和數字化”等“四化”建設路徑，以期更好地促進信息化建設理念在建筑工程項目檔案管理中的推進落實，進而推動建筑工程項目檔案管理的更加科學、更加規范、更加高效和更可持續。

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