信息化視角下企業內部控制工作分析

摘 要：企業推進財務信息化、管理智能化建設的根本目標在于促進管理效能提升、業務流程優化、決策能力增強。信息化系統使內部控制范圍有效擴大，控制手段更加先進，控制重點得到精簡，但同時也帶來了數據安全、信息共享等方面的新挑戰。企業需要圍繞信息化應用風險，完善內控體系。本文以企業信息化發展為主要研究視角，探討企業在建設與應用信息化系統時面臨的內部控制問題，并提出了改進組織架構，防范數據安全風險，擴大內控信息化覆蓋范圍，有效落實數據治理，升級內部監督平臺等建議，以期為企業充分發揮內部控制信息化系統的應用優勢，強化數據資源利用與管理能力提供參考思路。

關鍵詞：信息化視角;內部控制;企業管理

物聯網、5G通信、人工智能以及大數據等信息化技術推動現代企業不斷完善組織架構，改進業務流程，使會計信息實現電子化，內部管理實現信息化，業務活動實現網絡化，內部管理效率越來越高，風險防控與數據利用能力逐步增強。企業可把生產經營管理中的處理規則、關鍵控制點、業務流程向信息化系統程序中嵌入，以此實現自動預警、攔截等內部控制功能，規避財務風險、落實內控行為，促使預算執行、資金使用、審批管理等業務活動更加高效與透明。然而，企業在構建信息化系統、挖掘數據利用價值、擴展內控功能模塊時出現了不少新問題，對于內部控制管理工作也產生了新要求。現本文基于信息化視角，探討企業內部控制相關內容。

一、信息化視角下企業內部控制面臨的挑戰與

問題

（一）組織架構亟須調整

結構合理的企業組織架構能夠使信息資源在各個部門之間暢通流動、高效共享，并使決策機制得到完善，促進企業增強創新發展能力與綜合競爭實力。當前，不少企業的組織架構變革滯后，難以滿足信息化發展需求，不利于構建完善的內控環境。現有組織架構具有繁多復雜的管理層級，部門設置相對分散，設置了龐大的下屬單位，業務、管理、財務部門溝通效率提升幅度不明顯，阻礙了精細化內控管理體系的構建，限制了ERP等信息化系統發揮其應用優勢。

不少企業的信息化管理部門建立尚未完備，專業人員配備數量不足，部分人員來自其他部門，采用兼職管理的方式。人員職責體系建設滯后，責任機制難以落實，致使信息化建設欠缺人員組織及制度機制方面的保障。

（二）系統應用風險增加

提高財務處理流程的智能化、自動化程度是企業實施信息化建設的重要任務，比如利用影像識別、移動應用、云計算技術構建財務共享模式，鏈接財務與業務流程，自動完成資金管理、臨期業務事項超時提醒、編制報表、審核數據等業務。同時，越來越多的企業核心數據被傳送到云端平臺中保存，盡管服務商提供了防護與高級加密服務，然而仍舊無法完全消除人員惡意操作或者外部攻擊的可能性。系統的異常情況將影響內控工作的順利實施。若出現泄露機密數據的情況，將給企業帶來經濟、信譽等多方面的損失。部分員工缺失安全意識，對于系統尚未充分熟悉，或者技術人員沒有合理執行權限管控機制，以此給內控工作帶來了數據安全等新風險。

（三）內控覆蓋范圍有限

從信息化系統的功能設計分析，有的企業現有的信息化建設成果難以實現對各個業務以及管理流程的全面覆蓋，功能主要集中在財務數據的綜合管理方面，以此造成內控信息化管理能力的不足。隨著內控信息化建設的推進，應實現對采購、生產、研發、銷售等業務流程的全方位管控，滿足全面落實內控管理的需求，消除現有管理系統在內控方面的盲區。

（四）數據質量管理不到位

不少企業僅對信息化平臺的初期構建予以較高的重視程度，欠缺對于數據質量治理工作的關注，導致數據質量問題長時間未得到解決。比如采集的數據存在內容不準確、不完整、重復等問題，若數據源被污染，可能會發生格式錯誤、摻雜無效字符等情況。不同文件格式、數據庫的數據資源實現整合與利用的難度較高;未得到整合、獨立設置的業務系統阻礙了數據的跨系統同步與傳遞，致使數據內容存在差異性;管理層以及基層員工缺失數據質量管理意識也是企業在治理數據中面臨的共性問題[1]。

（五）內部監督賦能不足

企業在以信息化成果賦能內部審計等監督工作中還有不足之處。比如企業當前使用大量系統，從系統中采集、篩選審計所需信息時，因智能分析能力薄弱、數據共享受阻等問題，難以滿足精準、快速發現風險點的需求，仍舊需要耗費大量的審計人力資源。現有系統無法對整改進度、審計事項進行定期追蹤以及在線留檔，致使監督力度不足，不少內控缺陷得不到及時彌補。

二、信息化視角下企業內部控制工作優化措施

（一）完善組織架構體系

其一，調整組織架構模式。企業在扁平式管理理念的引導下，應結合當前組織體系、下屬單位、職能部門，針對重疊性部門、崗位職能進行整合，將中間管理層級適當縮減，以此縮短部門間的信息傳送路徑，為快速決策、高效執行提供組織層面的支持。在現有管理機制的基礎上，要基于業財融合發展模式構建跨部門、跨單位協作管理機制，將部門之間的壁壘逐步打破，使信息在各單位、部門之間暢通流動。信息化發展進程中，財務等崗位人員面對技能要求、工作內容持續發生變動，企業可增設彈性化崗位，引導員工快速適應新業務需求、新技術、新內控管理要求。調整組織架構期間，還應對崗位權責體系、責任機制進行動態調整，以此使管理體系更加標準化，生產秩序更加科學化，運行格局更加穩健化。

其二，建立信息化管理部門。企業應以內控信息化建設、應用、發展需求為導向，盡快組建機構完善、制度健全、專業能力良好的信息化管理部門，使該部門在部門總監的領導下，為企業制定內控信息化發展規劃，管理各類數據資源，維護與更新信息設備，推進信息化建設與升級項目，滿足外部IT審計需求，提供各個信息系統應用指導服務，參與信息化技術培訓。可在部門中設立內部顧問、數據管理員、系統工程師、文檔管理員、網絡管理員等崗位，并對其任職要求、職責內容進行合理編制，持續引進變革管理專家、網絡安全專家、數據分析師等內控信息化發展所需的綜合技術人才，以此滿足內控信息化、智能化建設的人才需求。

（二）防控系統應用風險

企業應認識到以往內控管理工作對數據安全風險的識別與防控力度不足，將數據風險納入風險防控體系中。

其一，在風險識別階段，企業應全面識別當前存在的數據安全隱患，確定風險因素。比如泄露數據風險，具有保密需求的敏感數據被外部攻擊者、內部員工、惡意軟件非法取得。篡改數據風險：業財部門人員存儲或者傳送數據期間發生人為篡改行為，致使信息內容喪失真實性。丟失數據風險：因自然災害、系統故障、設備遺失，造成數據丟失且難以恢復至原狀。非法訪問風險：沒有獲得授權的員工對敏感數據進行訪問，引發數據濫用或者泄露事件。

其二，在風險防控階段，企業可通過技術與管理手段來化解數據、網絡安全風險。企業可通過數據審計，對現有數據所在位置與數量進行審查，劃分數據類別，確定關鍵性數據、敏感性數據，為其精準實施保護措施[2]。可借助加密保護技術，對被保存到終端的數據加以保護。若存儲設備被盜或者丟失，竊取人員也難以對數據進行訪問。利用域智盾等加密軟件，可通過透明加密等多種加密方法為業財系統中流轉的企業內部文件進行加密以及展開密級管控。可利用系統訪問控制管理策略，限制敏感數據的訪問權限。信息化部門可按照各崗位人員完成職責范圍內的任務所需的最小權限，對各系統訪問權限進行配置，防控權限濫用引發的數據風險。定期面向關鍵業務系統賬號進行審閱，及時發現非授權賬號與授權不當的情況，嚴禁出現不相容崗位職務用戶賬號進行交叉操作行為。可在信息終端上部署安全管理系統，全面監管企業員工所用的終端設備。

企業可編制與執行定期備份數據機制，并對備份頻度、范圍、存放位置、責任人進行規定。可通過數據與網絡安全培訓活動，引導全體員工形成安全使用數據的意識，并使其掌握識別以及應對惡意軟件、網絡釣魚等威脅的方法。信息化部門還應圍繞現行數據安全、隱私保護等法規政策，健全數據安全管理制度，定期調查并評估數據安全管理工作，及時發現數據使用方面的內控缺陷，增強數據使用行為的合規性。

（三）擴大內控覆蓋范圍

其一，采購管理。企業可利用采購內部控制系統，按照具體生產需求，以自動化的方式生成合理的采購計劃，并實時監控、跟蹤采購計劃的執行進度。構建供應商數據庫，全方位管理大量供應商的報價、信譽、資質等信息，智能分析并評價供應商的具體績效，以此通過優選合適的供應商，預防采購風險[3]。企業在系統提供的一定時間范圍內的采購數據分析結果的支持下，能夠有效察覺采購流程設置、預算執行情況、供應商選取等方面的問題，對采購內控流程、制度進行改進。將采購與財務、合同管理系統對接，可將申請采購、合同會簽、審查合同、變更合同、收付款等環節進行全面數字化處理，以規范化的方式組織與推進物資購置、合同管理、財務處理工作。

其二，銷售管理。借助銷售管理信息系統，可對客戶信用管理活動展開內部控制。在系統中劃分客戶訂單類別后，可自動觸發審核程序，檢查客戶的欠款信息、所屬類型、授信額度。系統若識別到客戶存在欠款的狀況，將發送還款通知;若識別到客戶尚存授信額度，同時未到還款期限，則啟動欠款備案，財務人員可將其向應收賬款中匯集，并統一展開追蹤。如果系統未識別到欠款信息，將按照信用額度的實際審查結果，判定是否對發貨指令進行執行，啟動后續的發貨、出庫、開票等流程。系統利用催款程序，可借助發送最后付款期限提示信息，對同一單位多個不同系統代碼對應的欠款項目進行催收，保存催款數據，計算延期費用與利息等功能，提高催款效率。

（四）落實數據質量管理

其一，技術層面。企業可借助API接口、自動化腳本等采集數據技術，縮減數據采集階段的人為干預，縮小數據誤差，高質量獲取多源數據。還可利用采集監控機制，確保數據采集問題能夠被及時察覺以及糾正，增強財務、銷售、采購等數據信息的時效性與完整性。借助可靠的數據容錯機制、加密技術與傳輸協議，可預防傳送數據階段的延遲、篡改、丟失等情況。定期面向數據倉庫與數據源之間的傳輸鏈路實施維護。企業還應盡快對數據轉換邏輯、清洗標準等處理規則進行修訂，同時利用自動化處理系統，防范裝載與處理數據期間的人為操作失誤[4]。借助驗證對比機制，可增強數據的一致性以及準確性。存儲數據時應當選取符合可擴展、安全可靠等要求的存儲設備，構建具有分布式特點的存儲系統架構，并定期監測存儲環境。

其二，管理層面。企業可面向業務人員，以數據錄入要求為主要培訓內容，通過集體學習、網絡宣傳等活動形式，引導全體員工重視數據質量。可將數據質量、相關培訓學習成績設置為績效指標。在制度建設方面，企業應當在數據質量責任體系中，合理劃分治理數據質量工作的權限與職責，并配備激勵、考核機制。利用處理數據質量問題預案與制度，圍繞發現問題、指派人員、解決問題、優化系統、反饋信息等環節展開閉環管控，及時響應并盡快化解數據資源質量問題。

（五）優化內部審計平臺

企業可利用大數據監督平臺，面向存在資產聚集、權力集中、資金密集、資源富集情況的關鍵環節以及重點領域實施有效的內部監督，對合同備案平臺進行開發，升級當前所用審計系統，將數據模型嵌入到平臺中，以此滿足內部監督中的趨勢預測、匯集數據、深度分析等需求。利用回歸分析、關聯分析、時序分析等挖掘算法，可將潛藏于審計數據中的問題線索、潛在疑點以及內在規律識別出來，避免因審計人員進行主觀判斷而發生遺漏信息、結果偏差過大的審計風險，確保企業存在的未有效分離不相容崗位、業務權限被突破、權限收回不及時等內部控制問題可以被及時發現。系統通過對超額違規付款、異常合同簽訂等指標進行監測，能夠精準攔截超額支付、無合同結算等違規行為。內部監督部門根據平臺保存的攔截信息，可對合同管理、資金管理等方面存在廉潔、合規風險進行識別，填補內控管理制度漏洞。

結論

企業通過運用信息化系統，實現了內控約束行為的自動化、內控管理流程的透明化、內控指標評價的智能化。但是隨著企業對于內控信息化的依賴性日益增強，數據安全、組織架構等問題的影響也越來越顯著。企業應改進組織架構，加大信息化管理部門建設力度，防控與管理數據安全風險，積極治理數據質量，完善內控信息化系統功能，升級內部監督技術手段。

參考文獻：

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[2]李松民.信息化環境下集團企業內部控制管理研究[J].商訊，2023（15）：105-108.

[3]武文靜.會計信息化對企業財務管理的影響及對策分析[J].天津經濟，2024（02）：38-40.

[4]王楠.新常態下企業內部控制的缺陷和應對方法[J].投資與創業，2023，34（20）：106-108.