RPA在財稅服務企業中的應用與實踐探析

摘要：文章探討RPA在財稅服務企業中的應用與實現策略。通過對RPA本質、特點及應用概況的分析，指出其應用場景具備業務量大且模塊化特征，并探討非間斷性工作有待商榷、RPA界面程序需要定期維護局限性。以LB公司為例，介紹其審計報告的模塊化RPA設計及應用，闡述實現RPA自動化的策略，包括邏輯思路學習和自上而下推動策略。

關鍵詞：RPA；模塊化；財稅服務企業

在當今社會，數字經濟的迅猛發展、企業數字化轉型的加速推進以及人工智能技術的不斷迭代正在重塑商業生態環境。面對這一趨勢，越來越多的企業意識到RPA技術在數字化轉型中的重要性，通過探討RPA的本質和相關特征讓財稅等企業了解到RPA的優缺點，同時以LB公司作為實例探討審計報告模塊化RPA流程設計和在企業內部推廣策略，為廣大公司的RPA模塊化設計和應用提供經驗，助力企業數字化轉型。

一、RPA的特征和應用探討

（一）RPA的功能和本質

現有文獻及資料對RPA的解釋為，“RPA是Robotic Process Automation的縮寫，即機器人流程自動化。RPA通過模擬人類在計算機上的操作，執行各種重復且規律的業務流程，如數據錄入、報表生成、賬單處理、數據整合、數據驗證、信息抽取等”它能夠擺脫原始的人力資源，將機器作為虛擬的勞動力，按照預先設定好的程序完成既定的任務?？梢奟PA機器人的功能就是調用電腦界面的各個程序，即按照事先在RPA界面中輸入的指令對電腦安裝的程序進行調用，對數據進行處理（數據的導入、處理和輸出），最終得到所需的結果。

RPA可以看作一個由人工介入編輯的模塊自動化可視化界面（開發環境）。使用戶能夠通過拖拽和配置來定義自動化流程，而不需要編寫詳細的代碼。RPA內部可以使用腳本來增強其功能或處理特定任務。例如，RPA工具可能允許用戶在某些情況下插入Python腳本，以實現復雜的業務邏輯和數據處理。下表列舉RPA和腳本的對比。

（二）RPA的特征

可視化的流程設計，通過具備直觀圖形界面的RPA工具，用戶能夠輕松地通過拖拽和配置的方式構建自動化流程，而無需深入掌握編程知識。極大地方便缺乏軟件開發基礎的用戶，令他們能夠迅速上手，有效地降低技術門檻。可擴展性和靈活性，迅速適應不斷變化的業務需求和流程擴展。使得RPA可以與多種不同的軟件和系統無縫對接，實現高效的信息交互與流程自動化。充當調用者角色，盡管RPA能夠集成并調用多種新技術，但其角色定位應當明確。RPA并不是這些技術的開發者，而是它們的調用者，換句話說，RPA本身并不承擔技術開發的職責，而是通過整合現有技術，協助企業優化流程，提高效率。

（三）RPA的系統調用性

有的學者認為，RPA可以調用多個系統，可以在一定程度上理解為調用多個程序。當RPA調用多個系統時，通常不僅僅是指簡單地啟動或操作多個獨立的程序。多個系統可能包括各種不同類型的應用程序、數據庫、Web 服務、操作系統層面的功能等。例如，一個RPA流程可能需要從一個財務系統中獲取數據，將其處理后存入數據庫系統，然后通過郵件系統發送通知。這里涉及的財務系統、數據庫系統和郵件系統都可以被視為被調用的“系統”。將其僅僅理解為調用多個程序可能會忽略RPA在不同系統之間進行數據傳遞、協調操作和處理復雜業務邏輯的能力。所以，RPA調用多個系統的概念比單純調用多個程序要更廣泛和復雜，涵蓋對不同類型系統的整合、數據交互和業務流程的協同處理。

RPA對不同系統的調用可以對結構化數據進行處理整合成非結構化數據，極大提高員工工作的效率和質量。結構化數據通常包括數字、日期、字符串等，其結構是預定義的，并存儲在傳統的關系數據庫中。這些數據通常可以通過SQL或其他數據庫查詢語言輕松獲取。非結構化數據則是不規則或不按預設格式組織的數據，如電子郵件、文檔、音頻和視頻文件、Social Media內容等。大部分現實世界的數據是非結構化的，管理和處理這些數據對許多企業來說是個巨大的挑戰。RPA使得企業能夠對結構化和非結構化數據進行高效的管理和處理，不同系統中的結構化數據是業務流程的重要組成部分，對其進行有效的處理和整合非常關鍵，可以提升企業的決策制定效率，提高客戶滿意度和忠誠度，降低業務運營成本。通過RPA，企業可以自動采集、整理和分析不同系統中的結構化數據，無須人工干預。這樣，企業可以針對大量的結構化數據進行快速準確的處理，從而實時制定出最優的決策。RPA通過建立數據處理規則，可以將結構化數據轉化為非結構化數據，如創建報告、圖表等，使非技術人員可以輕松理解和使用。

（四）RPA在企業的應用概況及條件探討

在當今數字化時代，機器人流程自動化（RPA）的應用正在以緩慢而穩健的步伐逐漸推進。不同企業對新生技術生產力的接受程度不同以及自身經濟實力的因素使得RPA的發展出現不均衡趨勢。規模較大的企業更容易接受和試點RPA技術，進而達到提高運營效率、降低人力成本的效果。比如，匯豐銀行采用RPA來自動化處理客戶開戶流程。以前，客戶開戶需要人工填寫大量表格并進行數據錄入，耗時較長。引入RPA后，機器人能夠自動從申請表中提取客戶信息，并將其輸入到銀行系統中，大大縮短開戶時間，提高客戶體驗。再比如，德勤在人力資源管理中使用RPA來處理員工入職、離職手續以及薪資核算等工作，RPA機器人可以自動從人力資源系統和其他相關系統中獲取數據，完成各項手續的辦理和薪資的計算，減少人工操作，提高工作效率和準確性。

相關文獻強調，適合于RPA的業務需要具備清晰且重復的規則特點，這樣可以大幅提升RPA的應用價值。如果一個企業希望成功實施RPA，其業務應具備業務量大、模塊化特征，“業務量大”有多重含義。它可以指任務處理的頻繁程度，即同一流程需要被執行的次數較高。也可以指業務內容本身包含的各項任務的總體量大，從而使得RPA的自動化處理更加高效。模塊化特征，指企業的業務流程應具備模塊化的步驟。RPA的流程能夠將復雜的業務轉化為多個小而具體的功能模塊，每個模塊都有明確的功能與效果。通過這種方法，企業可以更好地管理和優化每個環節，確保RPA在執行時能高效達成特定的業務目標。所以企業在考慮引入RPA時，應認真審視自身的業務特征，確保具備業務量大和模塊化設計的條件，以最大化RPA所帶來的效益和價值。

二、RPA的局限性探討

（一）非間斷性工作有待商榷

專家和相關學者普遍認為RPA可以實現7*24小時工作，效率極高，盡管機器人流程自動化（RPA）被廣泛譽為實現24小時不間斷工作的工具，但在實際應用中，這一觀點仍存在一定的爭議。RPA雖然在重復性任務的執行上表現出色，但其智能化水平尚未達到完全自主運行的階段，因此在連續工作方面確實面臨一些挑戰。

智能化水平的限制，目前大多數RPA解決方案主要是針對特定模塊化流程的自動化，是基于預設的規則而非高度智能的決策能力。當流程中出現必須人類判斷的復雜情況時，RPA仍然需要人力介入來進行調整和決策，這種局限性使得其在完全自動化和非間斷性的應用上受到限制。

人力參與的必要性，在許多情況下，RPA并不是獨立工作的，而是需要與人員的操作和監督相結合。這種人機協作模式使得RPA能夠在一定程度上節省時間，但也意味著不能完全實現24小時不間斷的運行。不同員工對RPA的使用只能在個人工作時間內完成，因此，RPA的連續性仍需依賴于人力資源的調配和管理。

理論與實踐的差距，雖然在理論上，RPA可以通過不同員工的輪流使用實現接近于不間斷的工作，但這個假設的實現依賴于多個條件，包括團隊調配的效率和任務的劃分合理性。實際上，企業在執行RPA時，仍需考慮到員工的工作節奏、健康和工作滿意度，真正的24小時連續工作還有一定的距離。

（二）RPA界面程序需要定期維護

盡管RPA可以顯著提高工作流程中的效率和生產力，但不可忽視的是，它也面臨著一些挑戰和限制。其中一個主要問題是，當RPA推廣應用到多個系統且不斷優化員工工作效率的過程中，具有一定程度的版本依賴困境。原因在于，多數RPA解決方案是在特定的軟件界面結構、數據格式和操作流程上編寫程序以執行任務的，這就意味著當這些因素出現變化時，RPA可能無法正常執行任務。例如，RPA以特定的軟件系統為基礎編寫腳本，當系統更新版本以應用新的功能或提升安全性時，可能導致以前的RPA腳本無法與新系統版本兼容，企業就需要投入額外的時間和資源來維護和更新RPA腳本，以確保其與新系統版本的兼容性，使得RPA可以正常執行任務。這可能會導致一段時間內的工作流程中斷，影響到企業的正常運行。另一種情況是，當RPA程序依賴互聯網數據時，可能會遇到類似的問題。如果網頁的布局或設計發生了變化，或者所訪問的數據來源發生了改變，比如數據格式或存儲位置的調整，原有的RPA程序可能無法正確讀取或處理數據。這就需要對RPA程序進行調整，以適應新的網頁布局和數據元素。這一過程同樣可能會引發一段時間內的業務流程中斷，對企業的正常運營造成影響。

在涉及外部數據源的自動化場景中，RPA表現出顯著的環境敏感性特征。用RPA實現的自動化流程雖然在一定程度上可以增強企業運行的效率和生產力，但是當基于RPA的系統發生變化，或者RPA依賴的數據發生變化時，這些解決方案可能就會失效。RPA的這個弱點，使得企業在引入這個技術解決方案時，必須要有所準備，并在設計和實施RPA項目時，充分考慮到這些可能影響到業務連續性和穩定性的因素。因此，企業在引入RPA解決方案的時候，不應僅僅被它所帶來的效率提升所吸引，而忽視了它的局限性。在實際落地和實施中，企業需要仔細研究和考察不同RPA解決方案的特性，選擇最適合企業現有系統和業務要求的解決方案，并為可能的系統變化和數據變化做好充分的準備，確保業務連續性和穩定性，從而實現RPA的最大價值。

三、RPA為工作助力而非責任兜底

在數字化技術日益發展的現代社會，工作流程自動化（RPA）已成為企業提高效率和生產力的關鍵工具。RPA，通過模擬人類行為執行重復和規則化任務，有效地解放了員工的手腳，使他們有更多時間專注于需要更高智慧和創新性的工作。盡管RPA的優勢引人注目，然而，它并不能取代人類的工作，尤其是那些需要深度分析、判斷和決策的任務。RPA應被視為一個強大的工具，旨在優化和加速企業的工作流，而不是一個全能的解決方案。盡管RPA能夠處理大量繁瑣的重復任務，但最終的決策和責任仍然需要人來承擔。對于企業來說，不應僅僅依賴于RPA，而是結合人類智能的優勢，確保業務流程的運行更加高效和準確。

即使是在RPA可以運用的領域，也需要人進行監督和管理。一方面，RPA主要適用于規則明確、過程清晰的任務，對于需要創新和復雜決策的任務，人力依然不可或缺。另一方面，RPA并不能替代人類的責任感和決策力，例如，在重要的審查和審計環節，我們仍然需要人的專業知識和經驗來確認和保障工作的質量和合規性。因此，雖然RPA能夠提高工作流程的效率，但是我們需要清晰認識到其局限性，不能將其作為承擔責任的“幌子”。員工應將其視為提高工作效率的工具，而不是責任的兜底。

四、RPA在LB企業的應用

（一）LB公司簡介

LB公司成立于2008年7月，位于中國山東省濟南市長清區，近年來業務已覆蓋濟南市各縣區。LB公司專注于提供專業的代理記賬服務，工商代理、財務咨詢、審計、辦理資質、商標及刻章備案等多項業務，為客戶的多樣化需求提供全面的解決方案。

機器人流程自動化（RPA）在LB公司的數字化改革中起著重要作用。具備自動化處理復雜及重復性財務任務能力，包括數據錄入、報表生成和賬單處理等，提升公司運營效率。同時，RPA通過模擬人類在計算機上的操作，較大程度上減少人為錯誤，提升數據的準確性和一致性。

（二）LB公司審計報告RPA設計

LB公司出具的審計報告涵蓋不同類型和規模的企業，涉及多個行業領域，仔細分析報告中的各個部分，包括審計意見的形成依據、財務數據的審計過程、內部控制的評價結果等，對原有的審計報告予以細致拆解，將其劃分成若干個獨立的部分，針對每個部分，設計特定的RPA指令，能夠精確地處理和剖析相應的數據與信息。從理論上講，將所有部分的結果有序匯總，通過數據整合、邏輯校驗以及格式調整等步驟，能夠輸出一個完整、規范且準確的審計報告。

模塊化審計報告RPA設計由員工整理的Excel表格數據進行RPA自動化處理，形成審計報告模塊自動化指令。圖1、2是基于南京云帳房網絡科技有限公司RPA及審計報告RPA指令界面部分截圖。

（三）LB公司自動化RPA實現策略

1. 從邏輯思路出發學習RPA應用

經過LB公司員工地實踐，確認對RPA程序的設計應該從邏輯思路出發進行深入學習，以確保自動化能夠與業務目標精準對接。

在應用RPA之前，企業需要做的首要工作是明確理解現有業務流程的邏輯結構。包括識別出在整個業務流程中哪些部分是可自動化的，哪些是需要人力參與的，以及各個步驟之間的依賴關系，這樣才能夠找出流程中可能提升效率的領域，以及哪些流程最適合自動化。與此同時，對于那些規則驅動且可重復的步驟，使用RPA有助于提高工作效率和減少誤操作，因此，確認這些步驟對于建模RPA操作具有關鍵意義。

RPA的執行并不僅僅依賴于明確和可預見的流程，RPA內部程序的邏輯需要在接收到不同的數據輸入后做出正確的邏輯判斷。因此，理解數據的流動和可能出現的異常情況對于RPA的成功實施至關重要，企業需要培養員工在處理數據、識別數據模式以及管理各種異常情況的能力，并且要求他們能在實際操作中不斷調整和優化這些能力。

邏輯思維的學習并不應僅僅停留在理論層面，而應通過實踐來驗證和加強。邏輯思維的學習也能為建立邏輯思維與RPA技術之間的橋梁打下基礎。RPA的操作不應僅僅停留在工具使用層面，對業務流程進行深入的理解和分析，將RPA技術與現有業務流程相結合，不斷提升員工的邏輯思維能力，讓他們能夠更好地理解和掌握RPA技術，讓員工參與到流程設計和業務創新中去，使他們能夠利用RPA技術去推動業務的全面發展。

2. 自上而下推動

LB公司的總經理意識到RPA對公司的積極影響并表示全力支持，通過以下措施形成“自上而下”模式助力公司數字化改革。

提供明確的愿景和目標，領導層應明確傳達RPA實施的愿景以及其對企業發展的重要性。通過清晰闡述RPA將如何優化工作流程、提升效率和創造價值，員工將更容易理解自己的工作如何受益于自動化，從而激發學習和參與的動力。

開展針對性的培訓計劃，制定系統化的培訓計劃，幫助員工提升RPA相關技能。例如，通過研討會、在線課程或自主學習平臺提供有關流程分析、設計和工具使用的課程。確保培訓計劃既包含技術層面內容，也涵蓋如何將RPA應用于實際業務場景。

設置激勵機制，通過獎勵措施來激勵員工積極參與RPA流程的學習和應用。激勵可以是績效獎金、晉升機會或工作表現認可，鼓勵員工提出自動化創新建議和實際應用。

創建早期成功案例，選擇一些較簡單或高影響力的流程進行試點，盡快展示RPA所帶來的成效。這種早期成功的案例不僅能增強員工的信心與興趣，也能為后續的實施提供切實可行的示范。

設立合理的反饋機制，建立開放的反饋渠道，鼓勵員工對RPA實施過程中遇到的挑戰、問題和建議進行反饋。根據反饋信息靈活調整實施策略和項目推進進度，不斷優化流程。提供持續支持與資源，為員工持續提供必要的技術支持與資源，包括幫助解決技術難題的咨詢渠道和專門的支持團隊，以確保員工在學習和使用過程中遇到困難時能及時獲得幫助。

通過以上策略，企業可以在高效推進RPA實施的同時激活員工的積極性和創造力，形成自上而下的推動力與基層主動參與的有機結合，為企業實現長遠的自動化轉型奠定堅實基礎。

五、結語

本文探討了機器人流程自動化（RPA）在企業中的應用，特別是在財稅服務企業的實踐。RPA作為一種高效的自動化工具，通過模擬人類行為執行重復性和規則化的任務，能夠顯著提高企業的工作效率和生產力。然而，RPA并非全能解決方案，其局限性也不容忽視。首先，RPA的脆弱性體現在其對特定軟件界面和數據格式的依賴，系統或數據的變化可能導致RPA腳本失效，進而影響業務連續性。其次，RPA適用于規則明確的任務，但在需要深度分析和決策的領域，人類的智慧和責任感仍然不可或缺。因此，企業在引入RPA時，應綜合考慮其優勢與局限，確保與人類智能相結合，以實現最佳的工作流程優化和業務價值最大化。通過合理的設計與實施，RPA可以成為企業數字化轉型的重要助力。

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（作者單位：張建坤、畢春暉，山東工程職業技術大學；王斌，山東樂邦財稅服務集團有限公司。畢春暉為通信作者）