檔案信息化建設(shè)中的數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)策略研究

一、前言

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理逐步向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)型，顯著提升了效率與便捷性。然而數(shù)據(jù)泄露、非法訪問等風(fēng)險(xiǎn)對(duì)檔案信息安全構(gòu)成嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，如何在信息化進(jìn)程中平衡高效利用與安全保護(hù)，成為亟待解決的核心問題。本文基于我國現(xiàn)有政策法規(guī)與實(shí)踐案例，系統(tǒng)探討檔案信息化建設(shè)中的數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)策略，旨在為構(gòu)建安全可信的檔案管理體系提供理論依據(jù)與實(shí)踐路徑。

二、檔案信息化建設(shè)中的數(shù)據(jù)安全與隱私防護(hù)體系構(gòu)建

檔案信息化建設(shè)是指通過現(xiàn)代信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化與智能化轉(zhuǎn)型，涵蓋電子化存儲(chǔ)、管理、檢索、共享及安全保障等環(huán)節(jié)，顯著提升了管理效率與資源利用的便捷性，促進(jìn)了檔案資源的流動(dòng)與共享。隨著數(shù)據(jù)量的激增，特別是敏感信息的數(shù)字化存儲(chǔ)與傳輸，數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)問題日益突出。數(shù)據(jù)安全旨在確保信息在存儲(chǔ)、傳輸及處理過程中免受外部攻擊與內(nèi)部威脅，防止數(shù)據(jù)丟失或篡改。隱私保護(hù)則聚焦于避免個(gè)人身份信息或敏感數(shù)據(jù)被濫用或未經(jīng)授權(quán)泄露。為應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)，需綜合運(yùn)用加密技術(shù)（如AES對(duì)稱加密）、基于角色的訪問控制（RBAC）、多因素身份認(rèn)證及冗余備份等技術(shù)手段，并遵循《個(gè)人信息保護(hù)法》GDPR等法規(guī)，確保合法合規(guī)。例如，某省檔案局通過加密技術(shù)與權(quán)限控制實(shí)現(xiàn)云端數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)與訪問。構(gòu)建完善的安全防護(hù)體系，既是保障檔案信息化建設(shè)順利實(shí)施的關(guān)鍵，也是維護(hù)數(shù)據(jù)可靠性與隱私性的必要途徑。唯有通過技術(shù)、管理與法律多維協(xié)同，才能有效平衡高效利用與安全保護(hù)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展[1。

三、檔案信息化建設(shè)中數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)現(xiàn)狀分析

（一）我國檔案信息化建設(shè)中數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)的政策法規(guī)

我國在檔案信息化建設(shè)中日益重視數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)，制定了一系列政策法規(guī)以規(guī)范相關(guān)行為。主要的法律法規(guī)包括《個(gè)人信息保護(hù)法》《網(wǎng)絡(luò)安全法》，以及《數(shù)據(jù)安全法》。這些法律法規(guī)為檔案信息化建設(shè)中的數(shù)據(jù)安全提供了法律保障。《個(gè)人信息保護(hù)法》明確規(guī)定了個(gè)人數(shù)據(jù)的收集、使用、存儲(chǔ)和處理的合法性要求，并對(duì)個(gè)人信息的處理者提出了嚴(yán)格的責(zé)任要求。特別是在檔案信息化過程中，涉及大量個(gè)人敏感數(shù)據(jù)時(shí)，必須確保數(shù)據(jù)的合規(guī)性和隱私性?！毒W(wǎng)絡(luò)安全法》則提出了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和傳輸中的安全要求，確保信息系統(tǒng)免受網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意篡改?！稊?shù)據(jù)安全法》進(jìn)一步規(guī)定了數(shù)據(jù)處理中的安全要求，強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)生命周期的安全管理，涵蓋了數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)、處理及共享等各個(gè)環(huán)節(jié)。這些法律法規(guī)的實(shí)施為我國檔案信息化建設(shè)提供了法律框架，使得檔案管理過程中不僅要關(guān)注信息的有效性，還要嚴(yán)格遵循數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)的規(guī)定，確保數(shù)據(jù)不被濫用或泄露。

（二）檔案信息化建設(shè)中數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)的實(shí)踐案例

在我國檔案信息化建設(shè)過程中，一些地方和單位已經(jīng)取得了數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)方面的成功實(shí)踐。

圖1顯示我國檔案信息化中不同加密技術(shù)的應(yīng)用比例。某些地方政府在推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，采取了數(shù)據(jù)加密技術(shù)對(duì)敏感檔案進(jìn)行保護(hù)，確保在存儲(chǔ)與傳輸過程中不會(huì)泄露重要信息。此外，一些單位還引人了多因素身份認(rèn)證技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)用戶的身份驗(yàn)證，以防止非法訪問。以某省檔案局為例，該局在進(jìn)行檔案信息化升級(jí)時(shí)，結(jié)合云計(jì)算技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，同時(shí)使用加密技術(shù)和權(quán)限控制進(jìn)行層層保護(hù)。所有存儲(chǔ)在系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)都通過強(qiáng)加密進(jìn)行處理，確保數(shù)據(jù)傳輸過程中的安全性，只有經(jīng)過嚴(yán)格審批的人員才能訪問和操作敏感檔案。一些檔案管理系統(tǒng)還配備了數(shù)據(jù)備份與災(zāi)難恢復(fù)功能，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或泄露的情況，可以快速恢復(fù)檔案，避免數(shù)據(jù)的永久性喪失。這些實(shí)踐案例有效地提高了檔案信息化建設(shè)中的數(shù)據(jù)安全性和隱私保護(hù)水平。

（三）存在的問題與挑戰(zhàn)

盡管我國在檔案信息化建設(shè)中采取了多種措施保障數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)，但仍然存在一些問題與挑戰(zhàn)。

見表1，首先是技術(shù)層面的不足，尤其是在對(duì)檔案數(shù)據(jù)的加密與存儲(chǔ)技術(shù)上，部分地區(qū)和單位的技術(shù)基礎(chǔ)薄弱，無法提供足夠的安全保障。一些檔案管理系統(tǒng)缺乏強(qiáng)有力的訪問控制和身份認(rèn)證機(jī)制，導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)較高。其次是人員管理和制度建設(shè)方面的不足。一部分檔案管理人員對(duì)數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)的意識(shí)不足，導(dǎo)致管理過程中存在漏洞，容易出現(xiàn)違規(guī)操作。部分地區(qū)在檔案數(shù)據(jù)的共享與交流過程中未能嚴(yán)格按照法律法規(guī)操作，存在未授權(quán)的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)和泄露現(xiàn)象。隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和人工智能等技術(shù)的應(yīng)用，數(shù)據(jù)處理的復(fù)雜性大大增加，如何在技術(shù)快速發(fā)展的背景下保持?jǐn)?shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)的有效性，仍然是一個(gè)亟待解決的問題。綜合來看，我國檔案信息化建設(shè)中的數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)仍面臨技術(shù)、管理和法律等多方面的挑戰(zhàn)。

四、檔案信息化建設(shè)中數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)策略

（一）完善政策法規(guī)體系

在檔案信息化建設(shè)中，數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)的首要任務(wù)是完善相關(guān)法律法規(guī)體系。我國應(yīng)根據(jù)技術(shù)發(fā)展與信息化的需求，進(jìn)一步制定和細(xì)化數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)的法律法規(guī)，確保信息化過程中的數(shù)據(jù)管理規(guī)范與合法。應(yīng)進(jìn)一步完善《個(gè)人信息保護(hù)法》《網(wǎng)絡(luò)安全法》《數(shù)據(jù)安全法》等法律法規(guī)，明確檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、傳輸與使用要求。對(duì)檔案中涉及的敏感信息，法律應(yīng)規(guī)定嚴(yán)格的存取權(quán)限、信息共享與傳輸限制，防止信息在未經(jīng)授權(quán)的情況下泄露或?yàn)E用。同時(shí)建議結(jié)合檔案行業(yè)的特點(diǎn)，出臺(tái)專門針對(duì)檔案信息化建設(shè)的數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)法律法規(guī)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的加密、審計(jì)、訪問控制等技術(shù)要求進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)，明確責(zé)任主體與法律責(zé)任。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)跨境流動(dòng)的監(jiān)管，特別是對(duì)于存儲(chǔ)在云端的檔案信息，應(yīng)規(guī)定明確的管理規(guī)范，以防止國外服務(wù)提供商對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行非法訪問。對(duì)于地方政府和檔案管理部門來說，建立健全的檔案數(shù)據(jù)保護(hù)政策，不僅是法律責(zé)任的體現(xiàn)，更是社會(huì)責(zé)任的體現(xiàn)[3]。應(yīng)增強(qiáng)法律的執(zhí)行力度，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)政策法規(guī)實(shí)施的監(jiān)督與檢查，確保每一條法律條文得到落實(shí)，形成完整的法律法規(guī)體系和執(zhí)行機(jī)制，不僅能夠有效保障檔案數(shù)據(jù)的安全，還能提升公眾和單位對(duì)數(shù)據(jù)保護(hù)的信任度，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)健康有序地發(fā)展。

（二）技術(shù)保障措施

技術(shù)保障是檔案信息化建設(shè)中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化、智能化要求越來越高，如何采用先進(jìn)的技術(shù)手段確保數(shù)據(jù)的安全性和隱私性，是當(dāng)前亟待解決的難題。加密技術(shù)是確保檔案數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)措施之一。以AES算法為例，其加密過程通過多輪字節(jié)代換、行移位、列混淆和輪密鑰加操作實(shí)現(xiàn)，核心步驟可表示為：

（參考：NISTFIPS197標(biāo)準(zhǔn)[）。通過此類強(qiáng)加密技術(shù)，可有效保障數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與傳輸?shù)陌踩?。解密函?shù)無論是在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、傳輸還是訪問過程中，都應(yīng)對(duì)敏感信息進(jìn)行加密處理，防止外部攻擊或非法訪問導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露。采用多因素認(rèn)證和身份驗(yàn)證技術(shù)來加強(qiáng)訪問控制也是保障數(shù)據(jù)安全的重要手段。在訪問控制方面，基于角色的訪問控制（RBAC）通過層級(jí)權(quán)限分配實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管控：

用戶-角色分配：UAΩUsers×Roles角色－權(quán)限分配：PARoles × Permissions （3）

（參考：Sandhu et al.， ）。結(jié)合多因素認(rèn)證（如指紋 + 動(dòng)態(tài)口令），可顯著降低非法訪問風(fēng)險(xiǎn)。通過結(jié)合密碼、指紋、面部識(shí)別、短信驗(yàn)證碼等多種認(rèn)證方式，可以有效防止身份偽造和未授權(quán)的訪問，從而提升檔案系統(tǒng)的安全性。權(quán)限管理與審計(jì)日志技術(shù)也應(yīng)得到廣泛應(yīng)用。通過建立嚴(yán)格的權(quán)限管理機(jī)制，確保只有授權(quán)人員才能訪問和處理特定檔案數(shù)據(jù)。同時(shí)，審計(jì)日志可以記錄所有訪問操作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和應(yīng)對(duì)潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)，確保數(shù)據(jù)管理的透明性與可追溯性。為了應(yīng)對(duì)系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)損壞的風(fēng)險(xiǎn)，還應(yīng)建立完善的備份與恢復(fù)機(jī)制。針對(duì)數(shù)據(jù)備份，需根據(jù)業(yè)務(wù)需求設(shè)計(jì)冗余策略。例如，RAID1技術(shù)通過鏡像備份實(shí)現(xiàn) 100 % 冗余度：

（參考：Patterson etal， ），確保單點(diǎn)故障時(shí)數(shù)據(jù)可快速恢復(fù)。通過定期備份檔案數(shù)據(jù)，并制定應(yīng)急恢復(fù)預(yù)案，在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)崩潰時(shí)，能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，確保檔案管理工作的連續(xù)性。

（三）管理措施

在檔案信息化建設(shè)中，技術(shù)保障措施只是手段之一，管理措施的完善同樣至關(guān)重要。通過加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)和制度建設(shè)，形成一套全方位的管理框架，能夠確保檔案信息的安全性與隱私性。加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理人員的培訓(xùn)和意識(shí)提升是非常重要的，檔案管理人員應(yīng)定期參加數(shù)據(jù)保護(hù)和隱私安全方面的培訓(xùn)，了解最新的政策法規(guī)與技術(shù)手段，從而增強(qiáng)防范風(fēng)險(xiǎn)的能力。此外，企業(yè)和機(jī)構(gòu)應(yīng)定期進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查是否存在管理漏洞或安全隱患，確保檔案管理流程符合相關(guān)要求。制定嚴(yán)格的檔案數(shù)據(jù)安全管理制度和流程也是保障數(shù)據(jù)安全的重要手段。單位應(yīng)建立完善的檔案信息安全管理體系，明確每個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人，確保檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、使用、傳輸和銷毀都能夠嚴(yán)格按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。例如，檔案系統(tǒng)的訪問權(quán)限應(yīng)定期評(píng)審，確保人員的權(quán)限與職責(zé)相匹配，并及時(shí)撤銷不再需要的權(quán)限。在檔案信息化建設(shè)中，數(shù)據(jù)共享和交流也是管理中的重要環(huán)節(jié)。為了保證數(shù)據(jù)的安全性和隱私性，單位應(yīng)設(shè)立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)共享管理流程。對(duì)共享數(shù)據(jù)的范圍、對(duì)象和方式應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，避免敏感信息的泄露和濫用。同時(shí)，應(yīng)建立監(jiān)督機(jī)制，確保共享過程中的每個(gè)環(huán)節(jié)都在有效監(jiān)管之下，杜絕因管理松解而引發(fā)的安全問題。

（四）隱私保護(hù)措施

隱私保護(hù)是檔案信息化建設(shè)中的核心要素之一。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，如何有效地保護(hù)檔案中涉及個(gè)人隱私的數(shù)據(jù)，已經(jīng)成為社會(huì)和法律關(guān)注的重點(diǎn)問題。數(shù)據(jù)最小化原則應(yīng)得到廣泛遵循。在進(jìn)行檔案數(shù)字化處理時(shí)，應(yīng)盡量減少收集與存儲(chǔ)個(gè)人信息，僅保留必要的、與管理工作相關(guān)的信息。對(duì)于不必要的敏感數(shù)據(jù)，應(yīng)及時(shí)清除或脫敏，避免泄露隱私。此外，應(yīng)限制個(gè)人信息的使用范圍，僅在確有需要的情況下進(jìn)行數(shù)據(jù)使用，防止濫用現(xiàn)象的發(fā)生。數(shù)據(jù)匿名化與脫敏技術(shù)應(yīng)得到充分應(yīng)用。對(duì)于涉及個(gè)人隱私的檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)采取匿名化處理，將能夠識(shí)別個(gè)人身份的信息去除，確保即使數(shù)據(jù)遭到泄露，也無法關(guān)聯(lián)到具體個(gè)人。同時(shí)，對(duì)于無法去除身份信息的敏感數(shù)據(jù)，應(yīng)使用脫敏技術(shù)進(jìn)行處理，避免因不當(dāng)使用導(dǎo)致隱私泄露。加強(qiáng)數(shù)據(jù)使用后的隱私保護(hù)措施同樣重要。檔案信息的存儲(chǔ)、傳輸和處理過程中，應(yīng)采取多重安全措施，確保在數(shù)據(jù)交換的過程中不會(huì)出現(xiàn)隱私泄露。同時(shí)，任何涉及個(gè)人隱私信息的共享都應(yīng)事先獲得用戶授權(quán)，并在使用過程中采取數(shù)據(jù)訪問控制，防止信息的濫用。通過遵循數(shù)據(jù)最小化原則、應(yīng)用匿名化與脫敏技術(shù)、加強(qiáng)數(shù)據(jù)共享后的隱私保護(hù)等措施，可以有效保障檔案信息化建設(shè)中的隱私安全，為公眾提供更安全、更透明的檔案服務(wù)。

五、結(jié)語

檔案信息化建設(shè)是提升社會(huì)治理能力與公共服務(wù)水平的重要舉措，但數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)問題不可忽視。本文通過分析現(xiàn)有法律法規(guī)、技術(shù)實(shí)踐及管理漏洞，提出應(yīng)從完善法律框架、加強(qiáng)技術(shù)防護(hù)、優(yōu)化管理制度、落實(shí)隱私保護(hù)四方面入手，構(gòu)建多層級(jí)協(xié)同的安全體系。未來需進(jìn)一步關(guān)注新興技術(shù)（如人工智能、區(qū)塊鏈）在檔案安全領(lǐng)域的應(yīng)用潛力，強(qiáng)化跨部門協(xié)作與國際標(biāo)準(zhǔn)對(duì)接，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)在合規(guī)性、智能性與安全性上的深度融合。唯有持續(xù)創(chuàng)新與動(dòng)態(tài)適應(yīng)，才能在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效共享與安全可控，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。

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作者單位：海軍大連艦艇學(xué)院

責(zé)任編輯：王穎振鄭凱津