數字化時代人力資源發展新趨勢下人事檔案管理路徑研究

DOI：10.12433/zgkjtz.20250637

當ChatGPT在72小時內吸引百萬用戶的消息刷屏時、DeepSeek一夜之間成為所有人的掌上智囊團時，一個不爭的事實已擺在所有管理者面前：數字化正在以指數級速度重構人力資源管理底層邏輯。本文立足數字化人力資源管理的代際變革，探索人事檔案管理的創新路徑與實施框架，以期能為組織在智能時代實現人才資本最大化提供理論支撐與實踐指南。

一、人事檔案管理現狀與發展趨勢

（一）管理意識與重視程度現狀

部分檔案管理部門或相關領導對人事檔案的管理工作缺乏足夠重視，認為檔案僅是一項保管性的事務工作。這種觀念導致了對檔案利用意識和歸檔意識的缺乏，未將人事檔案管理工作作為重要事項來抓，從而影響了檔案管理的質量和效率。然而，也有越來越多的組織和機構開始重視人事檔案管理工作，通過加強制度建設、優化管理流程、提升管理人員素質等方式，不斷提高檔案管理的規范化和信息化水平[1]。

（二）管理制度與規范現狀

盡管我國已經頒布了一些人事檔案管理的條例、法律和法規，但人事檔案規范化的管理仍處于初始階段，統一考核標準以及上級的檢查、驗收標準相對缺乏。這導致人事檔案管理制度存在不完善之處，檔案管理人員在執行相關規定時可能無所適從，出現收集材料不全面、檔案收集歸檔不及時、管理人員安全意識差等問題。

（三）管理手段與技術現狀

過去，人事檔案管理主要依賴紙質檔案和手工操作，效率低下且易出錯。隨著信息技術的不斷發展，越來越多的組織和機構開始采用數字化和信息化手段進行人事檔案管理，實現了檔案的快速查詢、高效利用和安全保護。然而，仍有部分單位管理手段落后，信息化程度低，影響了檔案管理的效率和質量。

（四）管理人員素質與能力現狀

部分檔案管理人員的專業素質和能力相對較低，缺乏檔案管理方面的專業知識和實踐經驗，難以勝任復雜的人事檔案管理工作。此外，部分檔案管理人員工作態度不端正，缺乏責任心和服務意識，導致檔案材料的丟失、損壞或歸檔不及時等問題。

（五）人事檔案管理發展趨勢

隨著數字化時代的到來，人事檔案管理的數字化趨勢日益明顯，傳統的紙質檔案管理方式已經無法滿足現代人力資源管理的需求，數字化管理成為必然選擇。數字化管理不僅可以提高檔案存儲和檢索的效率，還可以降低管理成本，提高檔案的安全性和保密性。未來，隨著技術的不斷進步和應用場景的不斷拓展，人事檔案管理的數字化水平將進一步提升，為人力資源管理提供更加全面、精準和高效的支持。

二、提升人事檔案管理水平的對策

（一）完善管理制度

根據單位的實際情況和檔案管理的要求，制定科學、合理、實用的管理制度，明確檔案管理的流程、標準和要求。確保制定的管理制度得到有效執行，加強對檔案管理人員的培訓和監督，提高他們對制度的理解和遵守程度。明確檔案的分類、編號、存儲、借閱、歸還等各個環節的具體操作規范，確保每一步都有章可循。對于檔案管理中的違規行為，如丟失、損壞檔案等，應設立明確的責任追究機制，確保管理人員履行職責，對檔案管理中的違規行為進行懲處。根據法律法規變化及單位實際情況，定期對管理制度進行審查和更新，確保其適應性和有效性[]。

（二）提升管理人員素質

定期對檔案管理人員進行專業培訓，提高他們的檔案管理知識和技能水平，通過招聘等方式引進具有檔案管理經驗和專業知識的高素質人才，充實檔案管理隊伍。組織檔案管理人員參加檔案管理、信息安全、數據保護等方面的專業培訓，提升其專業能力，增強管理人員對《檔案法》等相關法律法規的了解，確保檔案管理合法合規，鼓勵檔案管理人員之間的交流與合作，分享管理經驗和最佳實踐，共同提升團隊整體素質。

（三）改進管理手段

采用先進的信息技術手段進行檔案管理，如建立人事檔案數據庫、使用檔案管理軟件等，提高檔案管理的效率和準確性。利用現代信息技術，如云計算、大數據等，建立人事檔案數據庫，實現檔案的電子化存儲和快速檢索，引入智能識別、自動分類等技術，提高檔案整理、歸檔的效率，構建跨部門的檔案管理協作平臺，實現信息的無縫對接和共享，提升檔案管理效率。

（四）增強檔案意識

通過內部培訓、講座、海報等形式，提高全體員工對檔案管理重要性的認識，使他們充分認識到檔案管理工作的重要性，鼓勵員工積極參與檔案管理工作，提高他們對檔案的認識和保護意識。分享檔案管理成功案例，展示檔案管理在組織決策、人才選拔等方面的價值，對于在檔案管理中表現突出的個人或團隊給予獎勵，激發員工的參與熱情。

（五）強化監督與開發利用

建立有效的檔案管理監督機制，對檔案管理過程進行全程監督，確保檔案管理的規范性和有序性，加強對人事檔案的開發利用工作，創新開發利用方式，提高檔案的利用率和價值。例如，可以通過建立檔案信息化平臺、開展檔案編研等方式，深入挖掘檔案資源，為組織人事工作提供更加全面、準確的信息支持。設立專門的檔案管理監督小組，對檔案管理過程進行定期檢查，確保各項制度得到有效執行，同時要加強檔案信息安全防護，采用加密技術、訪問控制等手段，防止信息泄露。

三、數字化策略在檔案管理中的應用和管理路徑

（一）數字化驅動下的檔案管理變革邏輯

數字化驅動下的檔案管理是從“信息倉庫”到“人才數據資產”的躍遷，傳統人事檔案以靜態履歷存儲為主，而數字化系統通過整合員工全生命周期數據（如績效、培訓、項目經歷），構建多維人才畫像，支持HR戰略決策。

數字化驅動下的檔案管理是智能化流程重構，AI技術正在滲透檔案全生命周期管理，通過OCR識別和RPA自動抓取多源數據（如社保、學歷平臺）；通過區塊鏈技術實現跨部門數據實時的同步動態更新；通過智能分析預測性算法評估人才流失風險、繼任計劃缺口；員工還可通過移動端自助查詢檔案狀態，管理者則通過可視化看板進行人才盤點，從而實現體驗升級與組織賦能。某跨國企業引入智能檔案系統后，HR基礎事務處理效率提升65% ，釋放人力專注于戰略性工作。

（二）數字化轉型的四重實施路徑

1.系統選型與彈性架構搭建：在系統規劃層面，需采用微服務架構的HRSaaS系統，該架構支持模塊化擴展（如核心人事、薪酬計算、績效管理等模塊獨立部署），可隨企業規模增長動態調配算力資源。以某跨國制造企業為例，其通過微服務架構實現全球分支機構的差異化功能配置，系統響應速度提升 30% 。AI能力層集成方面，自然語言處理（NLP）技術可自動解析非結構化簡歷數據，將傳統人工30分鐘的簡歷篩選壓縮至5秒；機器學習模型通過歷史檔案數據訓練，可預測關鍵崗位人才流失概率（準確度達 82% ），為繼任計劃提供決策支持。此外，部署區塊鏈存證模塊建立分布式賬本，確保入職、調崗、離職等關鍵節點檔案記錄的不可篡改性與可追溯性，滿足證監會等監管機構的合規審計要求。

2.數據安全與合規體系構建：建立三級加密防護機制，對身份證號、家庭住址等敏感字段采用同態加密技術，支持加密狀態下的數據運算；對績效評級、薪酬數據實施字段級動態脫敏。某金融機構通過該技術實現跨機構數據共享時隱私泄露風險降低 95% 。合規審計圖譜運用知識圖譜技術，自動關聯GDPR、勞動合同法等多國法規條款與檔案操作行為，實時生成合規風險熱力圖。例如，當系統檢測到某員工檔案被非授權訪問時，自動觸發告警并凍結相關權限。在訪問控制層面，采用雙因素認證 + 聲紋識別組合驗證，較傳統密碼方式將非授權訪問率降低 88% 。

3.流程再造與組織適配：設計“采—存—治—用”閉環流程鏈，從入職電子簽約（集成電子簽章API）到離職檔案自動歸檔，實現全生命周期數字化。以員工轉正流程為例，系統自動抓取試用期考核數據生成評估報告，審批時效縮短 70% 。建立數據治理委員會，制定包含32項元數據標準的《檔案數據質量評估體系》，通過數據血緣分析定位錯誤源頭。某科技公司實施該體系后，數據錯誤率從12% 降至 3% 。針對管理者數字化轉型痛點，開發數字化領導力沙盤，模擬AI決策場景，使管理者數據解讀能力平均提升 65% 。

4.生態化場景延伸：通過API接口對接企業學習平臺，實現培訓記錄自動更新與技能標簽智能關聯。某生物制藥企業應用該方案后，員工技能矩陣更新及時率從 45% 提升至 98% 。與招聘系統打通后，候選人背景核查環節通過區塊鏈存證學歷、工作經歷數據，核查時間從3個工作日壓縮至2小時。構建人才生態圖譜，整合行業人才流動數據、高校學科分布等信息，形成“人才供需熱力地圖”。某互聯網公司利用該圖譜預測AI領域人才缺口，提前布局校企合作，使核心崗位到崗率提升 45% 。

四、關鍵挑戰與未來突破方向

（一）轉型痛點

1.歷史檔案數字化成本高：傳統紙質檔案數字化需投入大量人力進行掃描、校驗與元數據標注，疊加存儲硬件、系統開發與長期維護成本，導致人均數字化成本較高。例如，一家萬人企業僅檔案數字化初始投入便需數百萬元，且后續數據更新與遷移成本持續存在。解決路徑包括采用自動化OCR識別技術、分布式掃描眾包模式，以及通過云計算優化存儲成本，實現規?；б?。

2.多系統“數據孤島”現象普遍：企業常因歷史系統迭代形成HR、績效、培訓等多套獨立數據庫，超 60% 企業存在跨系統數據割裂問題。例如，招聘系統無法聯動績效數據，導致人才畫像片面。破解需構建統一數據中臺，通過API接口標準化協議實現系統互通，并采用主數據管理平臺 （MDM）確保核心數據一致性，推動從“數據湖”向“數據資產”轉化。

3.算法偏見導致人才評估失真風險：AI模型若訓練數據存在性別、年齡等維度偏差（如歷史晉升數據以男性為主），可能放大隱性歧視。某科技公司曾發現其招聘算法對女性候選人評分偏低，因訓練數據中女性簡歷樣本不足。需建立多元化測試數據集，引入公平性指標（如平等機會比率）動態監測，并定期通過“對抗性驗證”技術修正模型偏差。

（二）前沿探索

1.元宇宙應用：通過VR/AR技術構建沉浸式員工檔案庫，可還原面試場景、項目協作等三維數據。例如，管理者佩戴VR設備即可“走進”虛擬會議室，調取候選人過往項目匯報的實時表情、語音語調等非結構化數據，顯著提升評估維度。未來需突破空間計算與實時渲染技術，建立跨平臺數字資產標準（如數字身份NFT）。

2.情感計算：結合語音情感識別（SER）與自然語言處理（NLP），通過分析會議發言、郵件文本等預測員工離職傾向或壓力值。某金融企業已應用AI監測客服通話，當檢測到焦慮語調時自動觸發關懷機制。技術挑戰在于多語言混合場景下的語義消歧，以及隱私合規前提下實現實時分析。

3.聯邦學習：在數據不出域前提下，通過聯邦學習框架聯合多家企業構建行業人才模型。例如，連鎖零售企業可共享匿名化店長培養數據，共建領導力預測算法。需攻克加密計算效率與模型聚合穩定性問題，并建立貢獻度評估機制激勵企業參與。

（三）倫理邊界

1.數字道德委員會審查機制：設立由法律、倫理、技術專家及員工代表組成的獨立委員會，對AI決策進行全流程審計。例如，在晉升算法上線前模擬萬級測試案例，檢測是否存在統計性歧視。委員會還需制定“倫理紅黃卡”制度，對高風險應用實施一票否決權。

2.可解釋性AI（XAI）透明化設計：采用SHAP值分析、局部可解釋模型（LIME）等技術，將黑箱算法轉化為可視化決策路徑。例如，向被降薪員工展示評估依據：Q3項目貢獻度下降 15% （數據來源：OKR系統） + 跨部門協作評分低于均值，輔以人工復核通道。

3.員工數據主權確權機制：探索基于區塊鏈的“個人數據保險箱”模式，員工可自主授權數據使用范圍（如僅允許薪酬數據用于個稅計算）。歐盟《數字服務法案》已要求平臺提供數據可攜帶權，企業需同步設計數據生命周期圖譜，明確采集、存儲、刪除各環節權責，避免“數據綁架”風險。

參考文獻：

[1]王博.高校人事檔案管理工作的實踐意義與創新策略初探[J].現代交際，2021（10）：113-113.

[2]趙耀.事業單位人事檔案管理工作的創新思考[J].決策與信息（下旬刊），，2022（3）：272-272.

[3]譚淑文.基于人事檔案管理創新策略的研究[J].辦公室業務，2023（15）：166.

[4]曹蕾.關于人事檔案管理創新的幾點思考[J].科學與財富，2023（2）：35.

（作者單位：福建省交通人力資源有限公司）