智能學籍管理系統在高職院校的應用效果評估

引言

當前高職教育產業正向數字化、人工智能時代邁進，智能學籍管理系統作為高職院校運營管理和決策的關鍵工具，對提升院校核心競爭力具有重要戰略意義。本文通過跟蹤評估“正方學籍管理系統”在某高職院校中的實施過程和應用效果，分析其在提高管理效率、優化教學資源配置以及改善學生服務等方面的積極作用，探討了學籍管理系統應用效果評估的指標設計方法、基本評估原則、PDCA循環全面評估和系統實施效果動態展示等，并對常見的主要問題提出了具體的解決建議，謹供兄弟院校在實施智能學籍管理系統時進一步優化、改進和借鑒。

一、智能學籍管理系統框架

智能學籍管理系統是高職院校教育數字化的關鍵和基礎，通常其功能模塊自下而上可劃分為4個主要層級，見圖1。（1）基礎層。包括服務器、存儲設備和網絡設備等基礎設施及硬件；（2）資源層。即學籍檔案數據庫層，該層根據各種來源、組織與定義手段，可劃分為元數據標準庫、學籍檔案信息庫、學位照信息庫、OCR與全文索引庫、人臉檢索庫等；（3）業務層。系統通過智能算法動態分析，對學籍檔案進行有序組織后，為用戶提供學籍檔案管理、電子學籍卡、名冊遮蓋打印和人臉檢索等業務功能；（4）應用層。為電腦PC、手機和平板等自助終端提供的學籍管理應用。

二、應用效果評估指標設計

為了充分評估智能學籍管理系統在高職院校的應用效果，結合“正方學籍管理系統”在某高職院校中的實施，實施院校應設計相對開放性的評估指標體系，旨在實時跟蹤、全面了解、評估和管控該系統具體實施應用的真實效果。

考慮到智能學籍管理系統應用的實踐性和前瞻性，為確保實施后能夠及時迭代升級和系統安全穩定，可設置四類一級指標，分別為功能性、業務性、應用性和前瞻性指標；各院校可根據具體實踐差異，開放性增減設計不同的二級指標、三級指標，甚至四級細化指標；通過月度、季度、年度等周期性采集調研數據，跟蹤評估應用效果。具體指標體系設計，見表1。

三、應用效果跟蹤評估的基本原則

高職院校智能學籍管理系統涉及教務運營和學籍管理相關的多個工作板塊，根據學籍工作需要和系統實施進程，可全部或部分涵蓋上述評估指標體系，在設定的周期或時間段進行跟蹤評估。一般需要遵循如下3項基本原則：

（一）評估依據要明確

1.標定評估目標

學籍管理系統所有待評估項，應事先列出并標定所要達到的目標參數。比如，系統在提升數據處理速度與準確性方面的表現，應事先確定評估依據包括系統日志、用戶反饋及性能測試結果等目標值，并對具體提升效果進行衡量打分。

2.設定評估基準

針對具體評估項目應設定相應的評估基準，確保學籍管理系統及相關上線項目符合或達到高職院校的基本要求。無法直接提取參數的項目，應通過設計和發放紙質調查問卷或在線問卷調查的方式，預計量化并設定評估基準參數值。

3.統一評估手段

針對系統不同層級應分別設定不同的評估手段，并分別不同在教務垂直管理系統中使用統一的評估手段。比如，資源層的成績單信息庫則主要通過評估其錯誤率來作為評估手段。

4.核準數據來源

所有提取用于評估的數據，務必確保來源可靠，具備可追溯性，且能確實反映學籍管理系統的真實運行狀態。比如，評估學生服務模塊的增強，數據來源必須核準填寫人員真實性和數據可信度。

（二）采信標準要權威

評估智能學籍管理系統對高職院校管理效率的影響，目前尚缺乏行業統一評估標準，故采信標準務必獲得權威主管部門（至少是院校高層領導）的認可，以確保評估結果的有效性和可信度。采信標準必須具備如下3個要素：

1.可靠性。這是基本前提，必須使用經過驗證的數據收集工具和技術，以確保所得數據的真實性和準確性。2.相關性。要求所選數據必須與評估目標直接相關，確保評估結果具有針對性和實用性。3.時效性。評估應采用最新收集的數據，這有助于真實反映系統的當前運行狀態和效果。

這3個要素共同保證采信標準的嚴肅性和權威性，為學校領導和管理團隊準確把握系統的實施成效，提供堅實的決策依據。

（三）評估過程要嚴謹

1.初步數據收集

涵蓋從相關部門和系統獲取的系統日志、用戶反饋及滿意度調查結果等，必須拿到一手數據或相關材料。

2.數據統計分析

通過統計和趨勢分析方法對這些數據及材料進行深入分析，以確定系統實施的成效及潛在問題，充分呈現出系統的性能、效率和問題所在。

3.形成評估報告

分析結果被整理成評估報告，詳細說明系統在提高管理效率方面的成果，以及需要改進的地方。

4.落實優化建議

評估結果提出具體的優化建議，包括技術升級、流程優化和用戶培訓等改進措施，必須得到充分落實，否則評估的效果和價值大打折扣。

四、評估過程的PDCA循環與評估結果動態管理

PDCA循環是全面質量管理的基本方法，也是學籍管理系統應用效果評估等工作的一般規律，其含義是將質量管理分為4個階段，即Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查）和Act （處理）。學籍管理應用效果評估活動，要求每一輪評估將已成功的優質參數納入評估標準，不成功的則留待下一循環去解決，具體循環過程，見圖 2

（一）應用效果評估PDCA循環及實施策略

高職院校智能學籍管理系統的應用效果評估，通常側重于自動化和智能化方面，重點關注顯著提升數據處理速度、課程管理、成績管理和學生服務工作的效率等，因而，在不同的實施階段中應分別注意采取適當的實施策略[2]。

1.計劃階段

初始循環務必進行關鍵崗位調查和用戶訪問，摸清應用層客戶端對學籍管理系統的要求，確定評估策略、評估標準和評估計劃等，列出計劃清單，包括現狀調查、根因分析、確定要因和制定計劃，以便評估工作高效展開。

2.執行階段

按計劃階段所規定的內容，可適當進行評估表單設計、評估標準宣貫、采集樣本規范和執行人員培訓等。針對重

點評估環節或模塊，要制定策略性聚焦關注點設計，預設合理的評估指標或目標參數，在規定時間周期內采樣。

3.檢查階段

執行階段獲得的數據和問卷調查結果，要予以核準和復查，檢查執行情況是否符合計劃的預期結果或效果。剔除錯誤數據、無效數據和偏差較大的極端問卷結果等，確實存在極端狀況者，要問明是非曲直等原因。形成的分析評估結果以及出具的階段性評估報告，盡量客觀公正，最大限度地符合事實。

4.處理階段

根據檢查評估結果及相關改進建議，應與系統實施方或供應商溝通協同，務必形成評估摘要、會議紀要和溝通痕跡等。其間把成功的經驗盡可能納入更新標準，進行標準化，而遺留問題則轉入下一個PDCA循環去解決，責任到人，落實到位，長期堅持以爭取最好的改進效果，直至徹底解決。

（二）應用效果跟蹤評估與結果動態管理

智能學籍管理系統實施完成后，這種基于數據的決策模式不僅提升了教育資源的使用效率，也優化了教學資源分配，極大地提高了高職院校學籍管理的效率和精確性[3]。

有條件的高職院校可以在系統設計之初，即在智能學籍管理系統的“駕駛艙控制面板”中設置“應用效果評估”可視化功能界面，將相關一級、二級、三級指標的動態評估結果可視化展現出來，見圖3。也可以根據評估需要的周期節奏，自主設置為季度或年度的應用效果評估結果，以動態呈現學籍管理系統評估改進的效果和趨勢。

五、應用效果評估中常見主要問題及建議

應用效果跟蹤評估固然可以幫助監督、優化和改進學籍管理系統性能，但對部分高職院校已上線的低端軟件系統、業務板塊分隔、跨平臺數據交互不暢和用戶端應用缺少實時指導等先天性問題，常常無能為力，而這些恰恰又是決定應用效果評估分值的決定性因素。為此，針對此類常見主要問題提出如下建議：

（一）“一體化”總體設計，統籌考量，綜合評估以降低沉沒成本

盡管智能學籍管理系統存在諸多優勢，但是技術更新和系統維護的成本，及其復雜程度不容忽視。通常作為“數字化校園”或“智慧校園”整體項目的一個組成板塊，如非“一體化”總體設計而單獨實施，再投入額外的財力和人力去實施以支持系統運行，往往事倍功半，其應用效果雖可經評估得出優劣，但難以通過技術手段予以改進和完善。要想成功實施智能學籍管理系統，務必“一體化”總體設計，分步實施，綜合考量成本、技術和培訓等多方面因素，充分減少重復投入，降低沉沒成本，確保一舉上線成功，實現效果最優化、效益最大化。

（二）甄選優質供應商，增強風險防范意識，培養自主開發技術團隊

高職院校采購和實施智能學籍管理系統，務必做到“甄選優質供應商”和“培養自主開發團隊”兩不誤。采用優質高端系統可能前期投入成本相對較高，但實施完成后系統性能好、穩定性高，節省的維護成本也相當可觀。選擇優質供應商及其實施團隊，不單單是可以獲得優秀軟件系統和友好操作界面，而且在一定程度上可以保障軟件的長久使用和持續迭代升級。高職院校一定要注意規避小公司、小軟件和小實施團隊的“低成本陷阱”，增強風險防范意識，進一步節儉“二次開發”和后期維護的部分成本。

（三）提前規劃數據架構，保障系統兼容，以提升整體性能和用戶體驗

智能學籍管理系統的有效應用，依賴與其他管理系統如學工、教務、財務等系統的深度融合，以實現數據的實時共享與更新，消除信息孤島，增強數據的一致性和完整性，確保部門間信息數據無縫對接，提高操作效率，減少了數據錄入和維護的重復勞動。這就要求高職院校的IT部門提前做好數據架構規劃方案，保證跨平臺系統之間的兼容性。應用效果評估可以發現這些問題，并找出相關根源，但唯有IT部門從源頭提前介入才能避免和消除。尤其是等到出現不理想的結果時再去解決，往往為時已晚，直接影響系統整體性能、用戶體驗和評估結果。

（四）內嵌式在線視頻培訓和數字化技術支持，可大幅提升系統應用效果

智能學籍管理系統上線初始階段，為確保系統高效運用，通常需要實施細致的用戶系列化培訓，包括系統基本功能詳細介紹、數據管理和教學資源配置等培訓模塊。這種階段性線下培訓是一次性的，后續系統管理人員更迭和新用戶接手后，往往得不到相應的培訓。隨著互聯網、短視頻和數字化技術的快速發展，建議高職院校新近上線的智能學籍管理系統中，可植入內嵌式在線視頻培訓和數字化技術支持的動畫指引，進行操作流程的演示，這將幫助教職人員和學生熟悉從學生注冊到成績管理的每個步驟，減少日常操作中的誤操作和疑惑，提升用戶滿意度，大幅提升系統應用效果。

結語

隨著數字化技術進步和高職教育需求的發展，高職院校智能學籍管理系統的應用步伐加快。高職院校要想在高職教育行業日益激烈的市場競爭中保持領先優勢，迎接AI人工智能時代高職教育產業化的挑戰，則必須實施智能學籍系統，并最大化地發揮其潛在價值。本文就現階段信息化、數字化條件下的智能學籍管理系統應用效果評估的具體問題作了簡要探討，而快速發展的高職教育大模型和AI人工智能校園管理應用，均以現在的管理積淀和數據積累為基礎，在未來智能化學籍管理平臺上繼續探索應用效果評估的新指標、新方法和新策略。

參考文獻：

[1]翟渭虹.高校教務管理系統學籍子系統的設計與實現[D].西安電子科技大學，2014.

[2]徐漢柱.淺談高職院校系部管理信息系統的整合應用[J].大眾科技，2009，（05）：79-80+66.

[3]岑柏滋，劉麗琳.高職院校學籍管理系統的設計與實現[J].電腦知識與技術（學術交流），2007，（22）：922-923+928.

（作者單位：九州職業技術學院）

（責任編輯：宋宇靜）