PDCA循環視域下的事業單位檔案管理信息化創新路徑探究

摘"要：目的"探討"PDCA"循環在事業單位檔案管理信息化中的的應用效果。方法"針對單位現存問題，應用PDCA"循環，剖析我單位檔案管理現狀及存在的主要問題，剖析產生問題的原因，采取針對性措施加以改進。結果"我單位將PDCA循環應用到加強檔案管理信息化工作中，檔案管理信息化管理制度顯著完善、檔案管理人員專業化水平明顯提升、基礎設施建設得到優化，實現了檔案管理信息化的質量提升，提高了檔案工作的專業化、標準化、信息化管理水平。結論"PDCA"循環能夠顯著提高事業單位檔案管理信息化的效率、安全性和可持續性，促進組織機構檔案管理工作更加高效和便捷，值得大范圍推廣應用。

關鍵詞：PDCA；事業單位；檔案管理；信息化

1"事業單位檔案管理信息化現狀及面臨的困境

1.1缺乏完善的制度，運行機制缺失。

部分事業單位受單位性質的限制，有時無法設置專門的檔案管理部門，配備專業的檔案管理人員，檔案管理工作缺乏專業性和規范性，同時也缺乏完善、健全的工作機制，導致檔案管理工作無章可循或管理制度流于表面，給檔案管理工作的順利開展造成困難。

1.2信息化管理檔案意識不強，重視度不夠[1]。

現代社會中，傳統事業單位的檔案管理工作模式和相對老舊的辦公設備已無法滿足信息化時代背景下檔案管理的要求。然而當前大多數事業單位仍普遍對檔案管理缺乏重視，單位領導大多重業務、輕檔案，導致在日常業務工作中多數事業單位的檔案不能及時進行信息化或信息化速度緩慢。

1.3缺乏專業人才隊伍，難以構建專業信息管理團隊[2]。

事業單位大多將業務放在重要位置，對檔案管理建設重視程度不足，專業檔案管理人員也相對缺乏，常常由單位其他職工兼職檔案管理工作，且平均年齡偏大，時間、精力投入不足，對檔案系統操作不熟練，使得檔案管理工作開展不到位[3]，再加上資金、設備等的投入短缺，使得檔案管理工作水平、效率都不高，長此以往，檔案管理工作長期處于較落后的水平。

1.4缺乏資金投入，基礎設施建設不充分[4]。

進行信息化管理能夠彌補傳統檔案不易存儲、體積大、查閱困難等缺陷，提升工作效率與管理水平。但事業單位往往因經費受限，對檔案管理信息化建設投入不足或未能充分發掘其功能，使信息化水平仍不高。此外，事業單位檔案管理的基礎設施建設仍不充分，不安全、不穩定的網絡環境也易造成數據信息的泄露和篡改，給單位造成巨大損失。

2""PDCA循環理論概述

P"D"C"A循環由統計質量控制之父W"a"l"t"e"r"A.Shewhart提出，后由W．Edwards．Deming進行了修正與完善，還原了質量管理整個過程，使之成為一種能夠使任何一項工作與常規邏輯相符的工作方法。

計劃（P，Plan）即制訂科學合理的質量保證與提升計劃。一般分為四步：第一步，通過調查研究，對當下現狀的優勢、不足等進行描述和分析，找出目前存在的質量問題，剖析問題產生的根源，并結合現狀，詳細制定具有針對性、目的性的計劃；第二步，依托第一步，根據存在的問題分析產生質量問題的各種影響因素，并逐一對影響因素進行分析；第三步，找出影響質量的主要因素并從主要影響因素中著手解決質量問題；第四步，對影響質量的主要因素制訂針對性改善計劃和措施。計劃步驟的最終產出主要包括三個方面：質量目標與方針、質量標準與衡量指標，質量保證政策、措施和質量管理實施手冊。

執行（D，Do）即按照所制訂的計劃和措施去實施。主要活動包括：開展全員質量培訓、營造全單位全面質量管理文化、按照全面質量管理的要求設計和調整日常動作過程等。

檢查（C，Check）即對照計劃檢查執行情況和效果，及時發現實施過程中產生的不科學不合理現象與問題，總結計劃實施過程中的經驗。這一環節實際上是對實施過程進行的質量審核與認證。在確保前兩個階段沒有與實際不符或其他重大漏洞的基礎上，繼續按原計劃實施。

處理（A，Action）即對已完成的計劃與執行過程進行各類問題的挖掘，內容包括：計劃是否執行錯誤、實際實施是否與計劃不同等，總結出前期各階段問題后，根據結果采取措施、鞏固成績、吸取教訓、提升質量，并將尚未解決的遺留問題轉交下一輪PDCA循環中去，實現最終管理要求和管理目標。

3"應用實例

我單位將PDCA循環應用到加強檔案管理信息化工作中，從完善檔案管理信息化管理制度、定期進行檔案管理人員培訓、提升人才專業化水平、優化基礎設施建設四方面進行著手，實現了檔案管理信息化的質量提升，提高了檔案工作的專業化、標準化、信息化管理水平，現將實施過程報告如下。

3.1計劃

我單位結合現存檔案管理過程中存在的實際問題，根據現存問題分析產生該問題的影響因素加以分析；針對影響質量的主要因素著手，制訂改善目標和改善措施。

3.2執行

我單位結合PDCA循環質量提升圈，從以下四方面對事業單位檔案管理信息化進行構建。

3.2.1完善管理制度，保障運行機制[5]。

我單位以《檔案法》為基準，結合自身實際，研討制定并印發了《中心檔案信息化管理制度》，其中包括檔案登記制度、檔案錄入制度、檔案轉遞、使用制度等，從收集、鑒別、錄入、整理、保管、使用、借閱等各個環節加強對各類檔案材料的的監管，做到有章可循、有規可依，避免隨意性。單位制定了規范的制度后，有了標準參考流程，從源頭上保障了工作指導方向，以最小的人力、財力、物力管理更多的檔案，真正加快了本單位的檔案信息化建設，提高了檔案管理的工作效率。

3.2.2加強專業培訓，提高信息化意識。

我單位定期組織開展業務培訓，并聘請專業計算機軟件專家培訓檔案管理人員，系統輔導檔案管理工作的基本原則、工作流程等，使檔案管理人員更加熟悉單位人事干部檔案內容、掌握審核登記方法、準確吃透政策依據，做到統一政策依據、統一標準流程，并且確保檔案管理人員熟練掌握計算機基本操作技能和檔案管理系統操作技術，提高檔案管理人員管理的信息化水平，盡量確保培訓內容全面[6]。不僅如此，我單位還對檔案管理工作人員逐一開展針對性調研，通過與檔案管理人員深入進行業務溝通，了解其個人能力與崗位需求之間存在的差距，根據個人的短板與不足個性化地擬定專人培訓方案，進行專項補強，促使其業務水平提高。另一方面，鼓勵檔案管理人員積極進行繼續教育學習，完善檔案管理、計算機技術等方面的專業知識，以此更新知識結構、提升從業能力。

另外，針對領導普遍對檔案管理工作重視度不高的現象，我們積極建言獻策，普及檔案管理信息化的必要性，例舉數字化在檔案管理中無可比擬的優越性，提高領導對檔案管理工作的重視程度。日常工作中，積極將檔案管理信息化融入電子日常業務。當前，我國高度重視電子政務的發展，而電子文件是電子政務發展的基礎。檔案管理信息化建設的目標便是對電子文件進行高效利用。因此，我單位依次為契機，加快了檔案管理信息化建設的速度，以此推進單位檔案管理信息化建設。

3.2.3豐富人才隊伍，提升專業素質。

檔案管理信息化建設離不開熟練把握信息化新知識及新技術的管理人才，而我單位長久以來存在著檔案管理人才缺失的困境，因此，我單位從加強人才隊伍建設方面考慮，從以下兩方面著手解決。

一是優化專業結構。我中心積極響應市委市政府號召，對外面向社會引進高素質人才，招錄碩士研究生3人，其中1人計算機技術專業，2人為公共管理專業，且已通過檔案管理系列初級任職資格，正式聘任為助理館員，補齊單位內部的專業短板，優化了檔案管理隊伍；對內面向單位培養人才，定期開展理論培養，加強對單位檔案管理人員專業技能培訓，增強了專業水平與能力。

二是優化年齡結構。我單位原有檔案管理專業技術人員1名，雖然年長職工有著較為豐富的工作經驗，但接受新鮮事物的能力不足，且檔案管理信息化工作尤為需要年輕職工較強的創造能力與接受新鮮事物的能力。我中心根據當前單位內部人員年齡結構進行平衡，以老帶新的模式進行優化，將年長職工的工作經驗傳授給年輕職工，并逐步優化人才隊伍，顯著提升了檔案管理信息化事業的活力。

3.2.4優化基礎設施建設，提供專業設備保障。

傳統檔案管理模式難以符合現代社會檔案需求的突出問題，老舊辦公設備也難以跟上信息化建設的腳步。因此，我單位積極順應時代潮流，加大資金投入，更新老舊硬件設備，購置辦公、安全設備，為檔案管理的信息化建設提供必要的思想與財政支持。

3.3檢查

嚴格按照改善目標與實施計劃，每周對檔案進行檢查、審核，如發現問題則及時落實整改，不能及時整改的應做好記錄并預估整改時間與解決辦法。另外，對檔案管理信息化過程中存在的具有普遍性、代表性、重大疑難問題及時進行記錄、整理與分析，以便日后提出改進措施，必要時單位應組織檔案管理人員集中學習與分解，確保后期工作質量。

3.4處理

這個步驟是整個PDCA循環的最后一步，但也是最關鍵的一環。這一步是針對整個循環檢查所發現的問題采取措施進行最終的解決，提升檔案管理整體質量。我單位每月召開專項質量提升匯報會，開展問題檔案驗收復核評審環節。對有效的措施及方法，總結形成標準化制度流程，進一步推廣應用；對各階段遺留問題及新發現的問題，查找原因，吸取教訓，制定整改措施，然后再投入下一輪的PDCA循環應用中去。

4發展前景

將PDCA循環應用到加強檔案管理信息化工作中，實現了利用信息技術手段對事業單位的檔案進行存儲、檢索、保護和使用等功能，實現對檔案的數字化處理和綜合管理，能夠顯著提高事業單位檔案管理的效率、安全性和可持續性。一般來講，傳統檔案具有以下弊端：（1）內容上，舊檔案一般以手工記錄為主，存在具有人工誤差和更新不及時的情況；（2）功能上，以紙質為主，只能提供復印、查詢、借閱等服務，檔案功能單一且過程繁瑣、耗費時長、效率不高；（3）檔案存儲上，紙質檔案不易保存，易受潮、發霉或損毀，存在消防隱患，且體積大、不宜搬遷。我單位應用信息化管理后，檔案工作人員省去了手工查閱紙質檔案的繁瑣過程，能夠快速檢索和獲取檔案信息。同時，對檔案進行信息化管理實現了檔案的自動化流轉、歸檔和備份，減少了人力資源支出，還能顯著提高工作效率。再次，數據加密、權限控制等安全技術維護了檔案信息的安全，避免了傳統的紙質檔案容易遭受天災人禍破壞的弊端，保障了信息的安全、完整。再次，信息化管理可以實現檔案信息的集中化存儲和共享，不同部門或地點的工作人員可以通過網絡平臺從任何地方訪問和利用檔案信息，能夠有效提高部門間的合作效率和共享資源程度，檔案信息不互通的情況正逐漸消失[7]。此外，為事業單位提供各種數據報表、分析工具和決策支持系統都可以由信息化管理來實現，能夠幫助管理者更好地了解檔案的狀態和單位內業務運行情況，為決策提供準確、及時的數據支持，從而為事業單位提供更精確、更科學的管理決策。最后，信息化管理可以通過各類數字化手段將老舊的紙質檔案轉化為電子檔案，能夠實現檔案信息的長期管理和長久保存。這樣不僅能為現有紙質檔案提供多樣化的保留路徑，還能使內部人員直接查閱電子檔案，紙質檔案的應用頻率顯著下降、自然磨損和老化程度顯著減少，保存時間明顯延長。

我單位將“PDCA”循環管理機制應用于檔案管理信息化的質量提升，不僅完善了我單位的檔案管理制度，使得檔案管理工作有章可循，進入高效運轉階段，還使得我單位各級管理人員提高了對檔案管理重要性的認識，引進、設置了專業檔案管理人員，更新了辦公設備，數項舉措均使各級工作人員更加重視和支持檔案工作，工作積極性大大提高，提高了發現問題、分析問題和解決問題的能力，檔案管理質量顯著提高。

綜上所述，新時代背景下，事業單位檔案管理信息化是大勢所趨。檔案的信息化管理不僅是提高工作效率的必然選擇，還是適應數字化時代的迫切需求。經我單位實踐，將PDCA循環應用于事業單位檔案的信息化管理，可以顯著提高事業單位檔案管理的效率、安全性和可持續性，進一步提高事業單位檔案管理的工作水平，為組織提供更好的檔案管理服務，促進工作更加高效和便捷，推動事業單位檔案管理信息化建設走上良性發展軌道，值得大范圍推廣應用。并且，經過我單位此次實踐，筆者深刻認識到，要想實現事業單位檔案管理工作的現代化、智能化，提高事業單位檔案管理信息化水平，是各種條件綜合作用的結果，不僅需要提高對檔案管理的重視程度，增加資金投入，更新硬件設備，還需要積極培養高素質的復合型人才。最后，事業單位檔案管理要想實現高水平的信息化發展還有很漫長的路要走，期待未來有越來越多的學者、實踐者能夠致力于該領域的研究和實踐，共同推動檔案管理工作在信息化時代實現更大的進步和發展，為推動事業單位檔案管理的信息化進程做出更大的貢獻。

參考文獻：

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