檔案管理信息化建設策略研究

在數字化時代，信息資源已成為社會發展的核心要素之一。檔案是記錄人類社會活動的重要信息載體，檔案管理的信息化建設不僅是提高檔案管理效率、降低管理成本的需要，更是適應信息社會發展、促進信息資源共享、提升社會服務水平的必然要求。結合信息化手段，檔案能夠更便捷地被存儲、檢索、利用，為相關部門決策、學術研究、企業發展等提供有力的支持。基于此，本文系統探討檔案管理信息化建設的內涵與意義，詳細分析其建設過程中的關鍵要素，包括基礎設施建設、信息資源整合、安全保障體系構建以及人才培養等，并提出相應的建設策略，旨在為檔案管理工作的現代化轉型提供全面的理論依據與實踐指導，進而提升檔案管理的效率、服務質量和社會價值。

一、檔案管理信息化建設的重要意義

檔案管理信息化建設是指利用現代信息技術，對檔案信息進行數字化采集、存儲、處理、傳輸和利用的過程。其涵蓋多個層面的內容，包括建立數字化檔案資源庫，將紙質、音像等傳統檔案形式轉化為數字格式；構建檔案管理信息系統，實現檔案信息的自動化管理；運用網絡技術，打破檔案信息的地域限制，實現檔案信息在不同部門、不同地區之間的共享與交流；[1]采用數據挖掘、數據分析等技術，對檔案信息進行深度開發，挖掘其潛在價值，為用戶提供更精準、更高效的服務。

（一）提高檔案管理效率

傳統的檔案管理主要依靠人工操作，檔案的整理、分類、檢索等工作耗時費力，且容易出現錯誤。而信息化建設使檔案管理實現了自動化和智能化，有效縮短了檔案處理時間，提高了工作效率。利用檔案管理信息系統的檢索功能，用戶能夠在短時間內獲取所需檔案信息，無需在大量紙質檔案中逐一查找。據統計，信息化管理后檔案檢索時間可縮短80%以上。[2]

（二）促進檔案信息資源共享

信息化建設改變了檔案信息的封閉狀態，使不同單位、不同地區的檔案資源可借助網絡平臺實現共享。這有利于整合社會檔案資源，避免重復建設，提高資源利用效率。此外，在學術研究領域，研究人員能夠突破地域限制，獲取更多相關的檔案資料，拓寬研究視野，促進學術交流與合作。

（三）提升檔案服務質量

信息化的檔案管理可以根據用戶需求提供個性化、多樣化的服務。利用數據分析技術，檔案管理部門可以了解用戶的使用習慣和需求偏好，進而為用戶精準推送檔案信息。同時，在線借閱、遠程查閱等服務也為用戶提供了極大的便利，提升了用戶對檔案服務的滿意度。[3]

（四）增強檔案保存的安全性與穩定性

數字檔案存儲在專門的存儲設備和服務器中，利用數據備份、冗余存儲等技術手段，可以有效防止因自然災害、人為破壞等因素導致的檔案信息丟失或損壞。與紙質檔案相比，數字檔案在長期保存過程中受環境因素的影響更小，能夠保證檔案信息的完整性和可讀性。

二、檔案管理信息化建設的關鍵要素

（一）硬件設施

檔案管理部門需配備足夠數量、性能優良的計算機，以滿足檔案信息處理、管理系統運行等工作需求。計算機的配置應根據檔案管理工作的復雜程度和數據量大小進行選擇，應對處理器性能、內存容量、硬盤存儲容量等方面進行考量。例如，一些大型檔案管理機構在處理海量檔案數據時，可能需要配備具有多核高性能處理器、大容量內存和高速硬盤的計算機。同時，為存儲大量的數字檔案信息，需采用可靠的存儲設備，如網絡附加存儲（NAS）、存儲區域網絡（SAN）等。這些存儲設備具有容量大、讀寫速度快、數據安全性高等特點。根據檔案數據的增長預測，還應合理規劃存儲設備的容量擴展，確保能夠長期存儲不斷增加的檔案信息。此外，穩定、高速的網絡是實現檔案信息共享和傳輸的基礎。檔案管理部門應構建內部局域網，保證各工作崗位之間的信息傳輸暢通，并連接外部互聯網，以便與其他單位進行檔案信息交流與共享。網絡帶寬應根據實際業務需求進行確定，若同時在線查閱檔案的人數較多、檔案數據傳輸量較大，則需要較高的網絡帶寬。[4]

（二）軟件設施

在檔案管理信息化建設中，需選擇穩定、安全、兼容性好的操作系統，如Windows Server系列或Linux操作系統等，為檔案管理信息系統提供良好的運行環境。操作系統應定期進行更新和維護，及時修復安全漏洞，確保系統的穩定性和安全性。同時，檔案信息通常以結構化數據的形式存儲，因此需要選擇合適的數據庫管理系統，如Oracle、MySQL等。數據庫管理系統應具備強大的數據存儲、管理、檢索和備份功能，滿足檔案管理工作對數據處理的要求。例如，對于大型檔案數據庫，Oracle數據庫的高并發處理能力和數據完整性保障機制，可以有效應對復雜的數據管理任務。此外，檔案管理信息系統是檔案管理信息化建設的核心軟件，應具備檔案信息錄入、分類、整理、檢索、借閱、統計分析等功能。檔案管理信息系統應根據檔案管理工作流程進行定制開發，或選擇成熟的商品化軟件進行二次開發，以適應不同檔案管理部門的特殊需求，系統界面應簡潔、易用，方便檔案管理人員和用戶操作。[5]

（三）數字化檔案資源

檔案管理信息化建設需采用高精度掃描儀對紙質檔案進行數字化掃描，掃描分辨率應根據檔案的類型和利用需求確定。對于文字類檔案，掃描分辨率一般為300dpi；而對于圖像、圖紙類檔案，則需要更高的掃描分辨率，以保證圖像的清晰度。在掃描過程中，要注意對檔案原件進行保護，避免損壞；對于音像檔案，需要使用專業的采集設備和軟件進行數字化轉換，并進行必要地編輯和整理，如添加元數據信息，包括檔案名稱、錄制時間、錄制地點、人物信息等，便于檢索和利用；在檔案數字化過程中，要對檔案信息進行元數據標注，即對檔案的內容、格式、來源、時間等屬性進行描述。元數據標注應遵循相關的標準和規范，如Dublin Core元數據標準等，便于不同系統之間檔案信息的交換與共享。

（四）信息資源分類與目錄體系

應依據國家檔案分類標準或行業分類標準，結合本單位檔案的特點，制定科學合理的檔案信息分類標準。行政機關可按照組織機構、業務類型等進行分類；企業可根據部門、項目、產品等進行分類。分類標準應具有系統性、邏輯性和擴展性，涵蓋所有檔案信息類型，便于檔案的管理和檢索。同時，建立多層次的檔案信息目錄體系，包括總目錄、分類目錄、專題目錄等。總目錄是對所有檔案信息的總體概括，分類目錄是按照分類標準對檔案信息進行細分后的目錄，專題目錄則是根據特定的研究主題或利用需求編制的目錄。根據目錄體系，用戶可快速定位到所需檔案信息所在的位置，提高檢索效率。例如，在歷史檔案管理中，建立“經濟發展專題目錄”“文化交流專題目錄”等，方便研究人員查找相關檔案資料。

（五）安全保障體系

在數據安全方面，應對檔案信息進行加密處理，無論是在存儲過程還是在傳輸過程中，都要確保數據的保密性。采用對稱加密和非對稱加密相結合的方式，如使用AES算法對檔案數據進行對稱加密，使用RSA算法對對稱加密的密鑰進行非對稱加密。保證只有授權用戶才能解密和訪問檔案信息，防止數據被竊取或篡改。同時，建立完善的數據備份制度，定期對檔案數據進行全量備份和增量備份。備份數據應存儲在異地的安全存儲設施中，防止因本地突發狀況導致數據丟失。此外，要制訂數據恢復計劃，確保數據在丟失或損壞時及時恢復，保障檔案信息的完整性。在網絡安全方面，應在檔案管理網絡與外部網絡之間設置防火墻。防火墻應具備訪問控制、入侵檢測、入侵防范等功能，能夠根據預設的安全策略對網絡流量進行過濾和監控，只允許特定的IP地址或域名訪問檔案管理網絡，對異常的網絡流量，如大量的連接請求、數據流量異常增長等，及時進行報警和阻斷。此外，安裝網絡入侵檢測與防范系統，實時監測網絡活動，及時發現并阻止網絡入侵行為，如當檢測到有來自外部端口的掃描行為時，系統會立即發出警報并阻止掃描源繼續訪問。

三、檔案管理信息化建設的有效策略

（一）制訂科學規劃

檔案管理部門應根據自身的發展戰略、業務需求和資源狀況，制訂科學合理的信息化建設規劃。規劃應包括短期、中期和長期目標，明確各階段的建設任務、實施步驟和預算安排。例如，短期目標（1～2年）完成檔案管理信息系統的選型與部署，實現檔案信息的初步數字化；中期目標（3～5年）完善信息資源整合與共享機制，優化檔案管理信息系統功能；長期目標（5～10年）構建智能化檔案管理服務平臺，實現檔案信息的深度開發與利用。在制訂規劃時，要充分考慮技術發展趨勢、行業標準規范以及與其他相關系統的兼容性，確保規劃的前瞻性和可行性。

（二）加強組織領導

成立專門的檔案管理信息化建設領導小組，負責統籌規劃、協調推進檔案管理信息化建設工作，解決建設過程中遇到的重大問題。領導小組負責審議檔案管理信息化建設項目的立項申請、預算方案，協調各部門之間的資源分配和工作配合，監督項目的實施進度和質量。同時，要明確檔案管理部門內部各崗位在信息化建設中的職責分工，確保各項工作的有序開展。

（三）加大資金投入

檔案管理信息化建設需要大量的資金支持，用于硬件設備購置、軟件系統開發與采購、人員培訓、數據資源整合等方面。檔案管理部門應積極爭取上級部門的財政支持，同時拓寬資金籌集渠道，如與企業合作開展項目、申請專項科研基金等。例如，與信息技術企業合作，由企業承擔檔案管理信息系統的開發與維護工作；或者申請國家或地方的科技專項基金，用于檔案信息資源開發與利用的研究項目。在資金使用過程中，要加強預算管理和審計監督，確保資金的合理使用。

（四）推進標準規范建設

建立健全的檔案管理信息化建設標準規范體系，包括數據格式標準、元數據標準、檔案分類標準及信息系統建設標準等。標準規范的制定應遵循國家相關法律法規和行業標準，結合本單位實際情況，確保檔案信息的一致性、完整性和兼容性。制定本單位的檔案數字化操作規程，明確掃描分辨率、文件格式、元數據標注等要求；制定檔案管理信息系統的數據接口標準，方便與其他相關系統進行數據交換與共享。總之，要推進標準規范建設，提高檔案管理信息化建設的質量和水平，促進檔案信息資源的整合與共享。

（五）強化監督評估

建立檔案管理信息化建設的監督評估機制，定期對建設項目的進度、質量、資金使用等情況進行檢查和評估。監督評估工作可以由內部審計部門或外部專業機構承擔。每月對檔案數字化工作的進度進行檢查，包括已掃描檔案數量、元數據標注準確率等指標；每季度對檔案管理信息系統的運行情況進行評估，包括系統穩定性、響應速度、功能滿足度等方面。根據監督評估結果，及時發現問題并采取相應的整改措施，確保檔案管理信息化建設工作的順利推進。

四、結語

檔案管理信息化建設是適應時代發展需求的重要舉措，對于提高檔案管理效率、促進檔案信息資源共享、提升檔案服務質量以及保障檔案信息安全具有極為重要的意義。加強對基礎設施、信息資源、信息資源分類與目錄體系以及安全保障體系等關鍵要素的建設，并采取制定科學規劃、加強組織領導、加大資金投入、推進標準規范建設和強化監督評估等策略，可有效推動檔案管理信息化建設的進程，實現檔案管理工作的現代化轉型，為社會發展提供更加優質、高效的檔案信息服務。

參考文獻：

[1]王照潤.大數據時代加強檔案管理信息化建設的對策[J].價值工程，2024，43（32）：50-53.

[2]趙淑美.新時期檔案現代化管理模式推進企事業單位高質量發展[J].蘭臺內外，2024（32）：

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[3]李穎.大數據時代檔案管理工作面臨的困境與對策[J].辦公室業務，2024（20）：74-76.

[4]權瑞瑞.新時期企業人力資源檔案管理的信息化建設[J].辦公室業務，2024（20）：105-107.

[5]吳鍇.大數據視域下企業檔案管理信息化建設優化路徑探討[J].企業改革與管理，2024

（19）：48-50.

（作者簡介：孫碧珩，女，本科，駐馬店市中醫院，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）