紙質檔案數字化建設的優化路徑

在信息技術飛速發展的當下，數字化浪潮席卷各個領域，檔案管理也面臨著深刻的變革。紙質檔案作為人類歷史記憶與信息傳承的重要載體，長期以來在社會發展中發揮著關鍵作用。然而，隨著時間的推移和社會的進步，傳統紙質檔案在存儲、管理和利用等方面逐漸暴露出諸多問題。基于此，將紙質檔案資源轉化為數字化信息，通過計算機系統對其進行網絡化傳輸和智能化利用，形成一個有序的檔案信息庫，便于將人工智能、大數據等新興技術廣泛應用于檔案管理工作，能夠實現檔案的智能分類、自動檢索、安全存儲，從而促進檔案資源的共享和利用。

一、紙質檔案數字化建設的重要性

紙質檔案數字化建設在當今時代具有重要的意義。隨著信息技術的飛速發展，傳統的紙質檔案管理方式面臨著諸多挑戰，而數字化建設則為檔案管理工作帶來了新的機遇。

（一）提高檔案檢索和利用效率

傳統紙質檔案管理工作依賴人工檢索，工作人員需要在堆積如山的檔案中逐卷逐件查找所需信息，這不僅耗費了大量時間和精力，而且效率低下。而對紙質檔案進行數字化處理后，可以利用檔案管理軟件對檔案信息進行存儲和管理，通過關鍵詞搜索、全文檢索等方式提高查詢效率，實現檔案管理工作從復雜的手工操作向高效的自動化處理轉變，進而提高檔案的利用效率。具體而言，通過建立完善的檔案管理系統，采用先進的檢索技術，可以直接輸入單個關鍵詞或多個關鍵詞進行搜索，并在初次搜索結果的基礎上進行二次篩選，以獲得更精準的檢索結果；還可以利用多條件組合搜索以及對文件內容進行全文檢索和光學字符（OCR）識別，瞬間定位到所需的檔案資料，從而極大地提高檢索的速度和準確性。另外，檔案管理系統所具有的遠程訪問、信息共享等功能，可以使用戶不受時空限制，快速獲取歷史數據和所需信息，支持多個用戶在同一時間內訪問同一份文檔且互不干擾，這對需要跨區域或跨部門的協作項目而言，可以實時更新和獲取到最新的檔案信息，從而進一步提升工作效率。

（二）確保檔案信息長期保存

一方面，紙質檔案容易受到物理環境的影響，如潮濕、火災、蟲害、霉變等，從而導致檔案損壞或丟失，而數字化檔案則可以通過備份、存儲在不同介質上等方式，確保檔案信息的長期保存；另一方面，紙質檔案數字化還能夠實現文件的高級加密。以云端存儲為例，存儲于云端的重要文件可通過專業加密算法進行加密處理，借助權限管理系統嚴格限制特定用戶的訪問權限，還能確保軟硬件設備在遭遇設備損壞、存儲介質丟失或其他意外狀況時，檔案信息依然能夠完整且安全地保存，從而有效避免數據泄露和丟失風險，為文件的安全性和完整性提供了堅實保障。

（三）有效節約資源和管理成本

一方面，在環保層面，紙張生產需要消耗大量的不可再生資源，這為生態保護工作帶來了不小的壓力；紙張在印刷、運輸以及存儲等環節，也會消耗大量的能源。而采用檔案數字化管理方式后，在檔案管理工作中，紙張的使用量得以大幅減少，這不僅有助于減少資源浪費，還能夠有效降低碳排放，契合全球應對氣候變化、實現綠色發展的趨勢。另一方面，從空間利用角度看，隨著紙質檔案數量的持續遞增，其對物理存儲空間的需求也呈上升態勢。而將紙質文檔轉換為電子格式，能顯著降低檔案對物理存儲空間的需求。電子格式的數字文件可存儲于服務器中，相較于傳統的實體檔案存儲方式，能夠有效減少對物理空間的占用。隨著科學技術的不斷進步，電子存儲設備的容量正不斷增加，而其能耗卻相對較低，在管理和維護方面也更為便捷。這不僅能降低檔案管理的運營成本，還能進一步提升資源的利用效率，為可持續發展提供有力支持。

二、紙質檔案數字化建設存在的問題

（一）缺乏充足的資金和技術支持

一些單位對檔案管理工作不夠重視，認為檔案管理只是輔助性工作，導致檔案管理部門配套保障不足，缺乏足夠的資金和技術支持，從而影響到紙質檔案數字化建設的進程。一方面，新的信息技術不斷涌現，若不能及時跟進和應用這些新技術，可能會導致紙質檔案數字化建設的質量和效率不盡如人意；另一方面，設備長期缺乏維護，會加速設備的損壞和老化，縮短設備的使用壽命，造成不必要的資源浪費。如掃描儀的光學部件積塵會影響到紙質檔案的掃描質量；硬件老化會導致計算機運行速度變慢，進而影響到紙質檔案數字化處理的效率。

（二）缺乏統一的標準和規范

在紙質檔案數字化建設過程中，由于缺乏統一的標準和規范，不同地區、不同單位之間的數字化工作存在差異，這不僅影響了檔案信息的共享和交流，還可能導致數字化成果的質量參差不齊。一方面，在檔案前期處理工作中，由于鑒定、分類、整理等環節缺乏統一的標準，難以保證數字化過程中數據的準確性和可靠性；另一方面，在紙質檔案數字化之后，檔案信息以電子形式存儲，還面臨著網絡安全風險。例如，一些單位在數字化建設過程中，安全管理機制不健全，管理手段落后，缺乏有效的安全防護措施，極可能導致檔案信息被篡改、泄露或丟失，給檔案管理帶來嚴重的安全隱患。

（三）難以保證數字化檔案的質量

在紙質檔案數字化建設過程中，數字化檔案質量難以保證是一個普遍存在的問題。一方面，由于檔案前期處理工作不到位，可能導致原始檔案的完整性受到影響，進而影響數字化過程中數據的準確性和可靠性；另一方面，數字化過程中的技術手段和設備選擇不當，也可能導致數字化檔案質量不高，進而產生圖像分辨率不高、文字識別錯誤等問題，影響到數字化檔案的使用價值。

（四）缺少復合型檔案管理人才

一方面，紙質檔案數字化建設需要既懂檔案管理又懂信息技術的復合型人才。然而，目前檔案管理隊伍的復合型人才相對缺乏。很多檔案管理人員缺乏信息技術知識和技能，難以勝任數字化建設工作；而信息技術人員則對檔案管理業務了解不夠，難以有效參與到數字化建設中來。另一方面，培訓機制尚不完善也成為紙質檔案數字化建設的一個問題。由于一些單位對檔案管理人員的培訓重視不夠，缺乏系統的培訓計劃和有效的培訓方式，這使檔案管理人員的業務水平和綜合素質難以提高，導致檔案數字化建設在推進過程中遇到技術和管理上的瓶頸，無法滿足數字化建設的需要。

三、紙質檔案數字化建設的原則

（一）完整性原則

紙質檔案數字化建設應保證檔案內容的完整性。具體而言，其一，在紙質檔案數字化轉換前，應對其實施全面的整理與清查工作，以保證不存在任何重要內容的遺漏。其二，在數字化過程中，要采用適當的技術手段，如多頁掃描、拼接等，以確保檔案的完整性。總之，檔案的全部頁面，包括附件以及批注等要素，均要完整地實現數字化轉換，不能因部分內容存在掃描困難或處理復雜的情況而予以忽視。

（二）安全性原則

在紙質檔案數字化過程中，要采取一系列安全措施，如數據加密、訪問控制、備份恢復等，以確保檔案信息的安全，防止檔案數據被非法訪問、篡改，甚至丟失。例如，對數字化后的檔案數據進行加密存儲，設置嚴格的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問檔案數據。同時，定期對檔案數據進行備份，以防止數據丟失。在紙質檔案數字化過程中，還要注意保護紙質檔案的安全，避免紙質檔案在掃描、搬運等過程中受到損壞。

（三）實用性原則

紙質檔案數字化建設的最終目的是提高檔案的利用率。因此，應優先完成急用、常用紙質檔案的數字化加工，在數字化過程中，建立完善的檔案目錄和索引體系，注重檔案的著錄和標引，還要提供方便快捷的檢索工具和接口，使用戶能夠快速準確地找到所需的檔案信息。

四、紙質檔案數字化建設的優化路徑

（一）加強資金與技術支持

首先，加大對檔案數字化建設的資金投入力度，用于設備引進、設備保養、零部件更換、軟件升級、專業維修等各項開支，從而為紙質檔案數字化工作的開展奠定良好的設備基礎。其次，引進先進技術。引入人工智能技術，通過數據加工自動著錄和智能圖像處理實現文字識別和圖像優化，基于機器學習和自然語言處理的分類算法以及語義檢索技術，能夠顯著提升分類的準確性和檢索的智能化水平；引入大數據技術，將其應用到檔案分析中，能夠挖掘檔案中的潛在信息和規律，為決策提供有力支持。最后，制訂定期的設備維護計劃，對掃描設備、存儲設備等進行定期檢查和維護。具體而言，針對掃描設備，定期清潔光學部件，檢查掃描頭的磨損情況，及時更換老化部件和易損耗部件，以保證掃描圖像的質量；建立設備故障應急預案，當設備出現故障時，迅速采取措施進行修復，以減少對數字化工作的影響；配備備用設備，在主設備出現故障時，及時啟用備用設備，保證數字化工作的連續性。

（二）完善檔案數字化標準建設

紙質檔案數字化需要遵循一定的標準和規范，以確保數字化后的檔案信息準確、完整、可用。規范檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作，結合檔案實際情況規范檔案門類的劃分，統一檔案分類方法，理順檔案整理要求，做好相關編制和審查工作，不斷提升檔案資源管理的科學化、規范化和標準化水平。首先，準確劃分檔案保管期限，全面分析和鑒別文件材料的利用價值、憑證價值、查考價值。具體而言，文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為10年或30年；其他各門類檔案有專門規定的，從其規定，無專門規定的，參照文書檔案規定執行。其次，明確檔案的密級劃分和保密要求，對不同密級的檔案采取相應的保密措施。對機密級以上的檔案，應嚴格控制訪問權限，采用加密技術對檔案信息進行加密存儲和傳輸，防止信息被竊取或篡改。最后，建立檔案信息安全應急處置機制，制定應急預案，當發生檔案信息泄露等安全事件時，能夠迅速采取措施進行處理，降低損失和影響。

（三）優化紙質檔案數字化工作流程

其一，做好紙質檔案數字化加工準備工作，對紙質檔案進行鑒定、分類、整理、清點、著錄等工作，確保原始檔案的完整性。通過檔案前處理，可以為數字化過程提供準確的基礎數據，保證數字化結果的質量。其二，建立檔案目錄數據庫，方便對數字化檔案進行檢索和管理。檔案目錄數據庫應包括檔案的編號、題名、責任者、時間等信息，以便用戶快速查找所需檔案。其三，應用先進軟硬件設施，對大量紙質檔案進行批量掃描處理，以提高工作效率。在選擇設備時，不僅要考慮檔案的類型、數量和數字化需求，還要考慮掃描設備的穩定性和兼容性，確保設備能夠長期穩定運行，并且能夠與其他數字化設備和軟件系統良好配合；使用自動化軟件對掃描后的圖像進行自動裁剪、糾偏、去噪等處理，以減少人工干預。其四，合理安排數字化工作進度。制訂詳細的工作計劃和時間表，確保數字化工作按時完成。其五，加強對數字化工作質量的監督和管理，保證數字化檔案的真實性和加工成果的準確性。

（四）加強復合型人才隊伍建設

人才隊伍建設是紙質檔案數字化建設的核心要素，高素質的專業人才隊伍和完善的人員培訓與考核機制，是推動數字化建設順利進行的關鍵。首先，引進復合型人才。招聘兼具檔案學專業背景和現代信息技術操作技能的復合型人才，為檔案數字化建設提供技術支持。其次，加強對現有檔案管理人員的培訓。可以通過舉辦培訓班、研討會等形式，使檔案管理人員充分了解紙質檔案數字化的重要性和必要性，使其掌握數字化技術，進而提升業務水平。在培訓方式上應注重多樣化，采用線上線下相結合的方式，在線上提供豐富的學習資源，如在線課程、教學視頻等，方便員工自主學習；在線下組織集中培訓、專家講座、實踐操作等活動，以保證培訓效果。再次，定期進行培訓效果評估。通過考試、實際操作、案例分析等方式，檢驗員工對培訓內容的掌握程度，并根據評估結果及時調整培訓計劃和內容，確保培訓的有效性。最后，建立科學的考核機制。制定明確的考核指標，從工作業績、專業技能、團隊協作、服務態度等多個方面對員工進行考核，營造良好的工作氛圍，激發員工的工作積極性和創造力，推動紙質檔案數字化建設的順利進行。

五、結語

總之，紙質檔案數字化建設是檔案管理工作發展的必然趨勢，雖然其目前仍面臨諸多挑戰，但通過采取有效措施能夠解決現存問題，進而推動紙質檔案數字化建設不斷發展，實現檔案管理的現代化、智能化，為公眾提供更加優質、高效的檔案信息服務。

參考文獻：

[1]崔姣.關于企業檔案數字化建設的現狀及解決策略探析[J].蘭臺內外，2024（32）：31-33.

[2]楊曉牧，秦月瑩.紙質檔案數字化建設探究[J].中華紙業，2024，45（10）：87-89.

（作者簡介：鄒媛媛，女，本科，四川田冊科技有限公司，中級工程師，研究方向：檔案保護及開發利用）

（責任編輯 劉冬楊）