人事檔案管理中應用新技術的策略研究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

事業單位人事檔案管理是管理工作的重要環節，也是實施人才信息管理的關鍵途徑。在以人為本的發展理念下，做好人事檔案管理工作具有深遠的意義。現代新技術以計算機技術為基礎，內容多樣且具有高度的適應性，廣泛應用于各個領域，已經成為行業發展的重要支撐。在當前社會環境中，新技術的應用既是推動行業發展的關鍵要素，也是事業單位開展人事檔案管理的重要舉措。

一、人事檔案管理中新技術的應用價值

1.降低管理成本

在醫院的人事檔案管理中，新技術的引入能夠顯著降低管理成本。醫院作為一個復雜的機構，通常需要管理大量的員工檔案。傳統的紙質檔案管理需要耗費大量的人力、物力資源，還容易因信息重復錄入、文件丟失或損壞而導致額外的管理成本。新技術的應用可以將紙質人事檔案數字化，通過系統集成和自動化處理減少物理存儲的需求。這種轉變可減少物資消耗和人工成本，降低由于人為操作失誤而帶來的潛在經濟損失。運用新技術來優化數據的存儲，醫院可有效減少在檔案管理上的開支，從而將更多的資源投入醫療服務質量的提升上。

2.提高管理效率

在醫院人事檔案管理中應用新技術的另一個顯著優勢是能夠大幅度提高管理效率。面對繁雜的檔案內容，傳統的管理方式往往效率低下，容易產生信息處理滯后和數據更新不及時的情況。新技術的應用能夠實現人事檔案的自動化管理，從而加快數據處理的速度。借助智能化的數據分析工具，檔案管理人員可以更加迅速地處理各類檔案事務，縮短決策時間。在高壓且節奏迅速的醫院工作環境中，高效的檔案管理能夠有效支撐人力資源部門的其他職能運行，顯著提升管理效能，助力醫院人力資源部門更加精準地完成其核心職責。

3.創新管理方式

新技術在醫院人事檔案管理中的應用還推動了管理方式的創新。傳統的管理模式往往依賴固定流程，缺乏靈活性，難以應對醫院不斷變化的需求。通過引入新技術，醫院的人事檔案管理可以實現流程優化，使其更加靈活。數據驅動的管理模式允許醫院在人事檔案的分析中采用更加科學的方法，支持決策層在資源配置、人才引進等方面做出更具戰略性的判斷。這種創新管理方式可增強檔案管理的實用性，提高醫院整體的人力資源管理水平，為未來的醫療管理模式探索提供新的可能性。

二、人事檔案管理中新技術的應用策略

1.云存儲與云計算技術的應用

云存儲與云計算技術將數據存儲在遠程服務器上并利用互聯網訪問，云存儲能夠提供大規模的數據存儲空間，并允許用戶隨時隨地訪問數據。云計算則進一步擴展了這一功能，通過提供強大的計算能力，用戶可以在云平臺運行各種應用程序分析數據。兩者結合，使得數據處理和存儲不再依賴本地硬件，大幅提升數據的可擴展性，同時利用分布式存儲技術，確保數據的安全性。在醫院人事檔案管理中，云存儲和云計算技術的應用能夠從根本上優化檔案的管理方式。醫院可將所有人事檔案數據遷移至云存儲平臺，實現統一的檔案管理，不再依賴傳統的紙質或本地電子檔案。云存儲可以提供大容量且靈活的存儲空間，使醫院能夠輕松應對員工數量的增加以及數據量的不斷增長。同時，借助云計算技術，人事檔案的訪問得以高效實現，相關人員能夠在任何具備網絡連接的設備上實時錄人數據，不再受限于特定的辦公設備或地點，極大地提高了檔案管理的靈活性，在多地點或分散式管理的醫院系統中尤為有利。

云計算技術的引入能夠顯著提高人事檔案管理的智能化水平。醫院借助云平臺提供的強大計算能力，應用各種數據分析工具對人事檔案展開深入分析，從而實現對員工績效、職業發展趨勢等方面的智能預測。將歷史檔案數據與實時數據相結合，云計算能夠幫助醫院人力資源部門及時發現潛在的人力資源問題，從而采取針對性的管理措施。云計算還支持復雜的檔案查詢和數據挖掘操作，使得人事檔案的利用率大幅提升，幫助管理層更加有效地做出決策。云存儲和云計算技術還能夠大幅提升人事檔案的安全性。通過多層次的權限管理機制，云存儲可確保檔案數據僅對授權人員開放，防止未經授權的訪問。同時，分布式存儲和自動備份功能可以有效防范數據丟失或損壞的風險，確保人事檔案在任何情況下都能夠得到及時恢復。對數據安全性要求極高的醫院而言，云存儲技術的應用不僅能夠提供更高的安全保障，還能夠滿足各種合規性要求（如表1所示）。

2.區塊鏈技術的應用

區塊鏈技術是一種去中心化的分布式賬本技術，其核心特點在于數據的不可篡改性。通過將信息記錄在鏈式結構的區塊中，由網絡中的多個節點共同維護，區塊鏈確保了數據的高度安全性。每個區塊都包含時間戳和前一個區塊的哈希值，形成了一個不可更改的記錄鏈條。由于數據分布在整個網絡中，任何單一節點的失誤或惡意行為都無法輕易篡改鏈上的數據，從而使得區塊鏈在信息安全管理中具有極大的應用潛力。

在醫院人事檔案管理中，區塊鏈技術的應用能夠徹底改變傳統的檔案管理模式。人事檔案數據以加密形式存儲在區塊鏈上，不僅保證了數據的安全性，還可以實現數據的透明追溯。每當檔案信息發生變更時，區塊鏈都會自動記錄此次變更的詳細信息，包括變更時間、內容以及變更者身份等，從而形成一條完整的變更鏈條，確保檔案數據的可追溯性，使得任何錯誤或篡改都能被輕易發現，極大地增強檔案管理的可靠性。區塊鏈技術還可以在醫院內部和外部機構之間實現人事檔案數據的安全共享。醫院人力資源部門通常需要與其他醫療機構、政府部門或第三方服務提供商共享員工的資質認證、工作經歷或培訓記錄等檔案信息。傳統的共享方式通常依賴中介機構或專用通道，效率低下，且容易產生信息被泄露風險。人事檔案管理人員應用區塊鏈技術，在保障數據安全的前提下，應用智能合約的方式實現信息的自動化共享。智能合約是一種內嵌在區塊鏈中的自動化程序，能夠根據預設條件執行數據共享或訪問權限，確保只有符合條件的節點才能訪問特定的檔案信息，提高檔案共享的效率，確保信息的保密性。

區塊鏈技術還能夠支持人事檔案的長久保存和可信認證。醫院作為一個大型用人單位，管理大量員工的歷史檔案，這些檔案涉及員工職業生涯中的各種重要記錄。通過將檔案信息存儲在區塊鏈上，醫院能確保這些數據在多年之后依然保持完整可用。區塊鏈的不可篡改性確保這些歷史檔案在合規性檢查中具有高度的可信度，可以有效應對各種監管需求。同時，員工的檔案信息也能夠借助區塊鏈的分布式網絡，獲得更廣泛的認可。例如，員工的資質認證或工作經歷可通過區塊鏈技術得到其他醫療機構或相關部門的自動確認，減少煩瑣的手動驗證過程。應用區塊鏈技術，醫院的人事檔案管理可實現從數據安全、信息共享到長期保存的全方位優化，進一步提高人力資源管理的效率。

3.人工智能與機器學習技術的應用

人工智能與機器學習技術代表了現代技術的前沿發展，通過模仿人類的認知功能，這些技術能夠自動執行復雜的數據分析和決策過程。人工智能主要借助算法來解決問題，而機器學習則是人工智能的一個分支，專注于利用數據算法使計算機系統在經驗學習中不斷改進。機器學習的核心在于建立模型，借助分析大量數據識別模式，預測未來的行為決策。這兩種技術的結合為多個行業帶來了革命性的改變，特別是在數據密集型的領域中展示了極高的價值。

首先，通過機器學習算法，人事檔案管理人員能夠對大量人事檔案數據展開深入分析，識別員工的職業發展趨勢以及潛在的人力資源需求。例如，分析員工的工作表現、培訓歷程和職位變動歷史，機器學習模型能夠預測員工的職業路徑和未來的培訓需求，幫助醫院人力資源部門制訂針對性的培訓計劃。其次，人工智能技術可以在人事檔案管理中實現自動化處理流程。例如，從簡歷抓取信息到員工數據的錄入，人工智能可自動完成這些煩瑣且重復性高的任務。利用自然語言處理技術，人工智能可從文本中提取關鍵信息并自動填充到相應的檔案字段中。人工智能還可自動篩選符合特定職位要求的候選人檔案，減少人力資源部門在初步篩選過程中的工作量。人工智能和機器學習技術還可以強化醫院人事檔案的安全管理。通過行為分析和異常檢測模型，機器學習能夠監控非授權的檔案訪問或異常的數據修改行為，確保人事信息的安全。例如，如果系統檢測到某個賬戶在非工作時間或非常規地點訪問敏感檔案，機器學習模型可以立即發出警報并觸發安全協議，防止數據被泄露。另外，機器學習技術還能夠支持對醫院人事管理政策的持續優化。利用機器學習模型對人事政策執行效果的連續學習分析，可以識別政策中的不足之處或改進空間。在這一過程中，模型不斷調整其參數以適應新的數據，從而提供對政策調整的具體建議，幫助醫院更精準地實施人力資源管理策略（如表2所示）。通過這些具體的應用實施細節，人工智能和機器學習技術不僅能夠提高醫院人事檔案管理的效率，還可以增強管理政策的動態優化能力，為醫院人力資源管理提供強大的技術支持。

4.大數據分析技術的應用

大數據分析技術是一種通過分析海量數據發現隱含模式、趨勢的方法，其核心在于從廣泛的數據源中提取有價值的信息，以支持決策的制定。大數據分析依賴數據的規模，注重數據的多樣性，綜合分析結構化和非結構化數據。現代醫院面臨大量復雜的人事數據，大數據分析技術能夠幫助醫院從這些多元化的數據中挖掘出有助于管理決策的信息。在醫院的人事檔案管理中，大數據分析能夠幫助醫院優化人力資源的配置。例如，對員工的考勤數據、工作負荷和績效記錄展開深入分析，醫院管理層可以發現員工在工作時間分配上的不均衡性或效率問題。基于這些分析結果，醫院需要重新配置人力資源，調整工作安排以提高整體運營效率。例如，分析發現某部門在特定時間段內工作量過大或過小，醫院管理層可據此調整人員配置或優化排班計劃，從而確保各部門工作負荷均衡。

大數據分析技術還可以用于員工職業發展的規劃。通過綜合分析員工的工作培訓經歷、職業技能水平，大數據技術能夠為每個員工生成個性化的職業發展路徑建議。這些建議可以幫助管理層更好地了解每個員工的發展方向，從而制訂更為精準的職業發展計劃，提升員工的工作滿意度。利用大數據分析技術分析員工的技能提升軌跡，管理層應為其制訂有針對性的培訓計劃，或為其提供適合的普升機會，進而提升員工的職業成就感。在人才招聘和人才保留方面，大數據分析技術也能發揮重要作用。通過分析醫院內部和外部的招聘數據，結合員工流動性分析，可識別影響員工保留率的關鍵因素。基于這些分析，管理人員可以調整招聘策略，改進工作環境、提升薪酬福利或優化職業發展機會，降低員工的離職率，增強醫院的人才競爭力。大數據分析技術亦能有效識別高潛力人才，進而在招聘過程中精準吸引并穩步留住人才。另外，大數據分析技術在預測性分析方面也具有重要的應用價值。醫院可利用大數據技術分析歷史數據和當前趨勢，預測未來的人力資源需求。這一過程不僅可以幫助醫院提前規劃招聘培訓策略，還能夠防正人才短缺或過剩的問題發生。例如，通過分析歷史的用工數據和未來的業務擴展計劃，醫院可預測未來某些崗位的需求變化，從而提前展開人才儲備，確保醫院在關鍵崗位上擁有足夠的專業人才。大數據分析技術能夠顯著提升醫院人事檔案管理的科學性，提高醫院人事檔案管理工作的效率。

三、結束語

在醫院的人事檔案管理中，云存儲與云計算、區塊鏈、人工智能與機器學習以及大數據分析等新技術的綜合應用，能夠極大地提高檔案管理的智能化水平。新技術的整合應用可優化檔案管理流程，為醫院的人力資源戰略提供支持。未來，隨著新技術的不斷發展和深入應用，醫院應進一步探索其在員工管理、人才培養中的潛力，以實現人力資源管理的全面數字化轉型，確保在不斷變化的醫療環境中保持競爭優勢。

參考文獻：

[1]諶長春.信息化時代干部人事檔案管理與利用現狀的探索[J].辦公室業務，2024（15）：85-87.

[2]馬紅巖，張貴娣.信息化背景下流動人員人事檔案管理轉型思考[J].山東人力資源和社會保障，2024（07）：30-31.

[3]薛元霞.信息化技術在人事檔案開發利用中的應用方式探討[J].蘭臺內外，2024（18）：41-43.

[4]周炯輝，張桂金.數字化信息技術應用在醫院人事檔案管理中的思考[J].就業與保障，2024（05）：55-57.

作者單位：濟南市長清區人民醫院