檔案資產(chǎn)化管理探析

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

檔案構(gòu)成了檔案館的核心資產(chǎn)。檔案資產(chǎn)化管理包括檔案資產(chǎn)的合理確認(rèn)、計(jì)量和報(bào)告，最終在資產(chǎn)負(fù)債表中體現(xiàn)檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。這一過(guò)程旨在保護(hù)檔案的內(nèi)在價(jià)值，通過(guò)經(jīng)濟(jì)手段等將其轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，具有重要意義。為加強(qiáng)檔案的管理和保護(hù)，應(yīng)將檔案資產(chǎn)化管理納入檔案治理體系。檔案資產(chǎn)化可以強(qiáng)化檔案管理者的責(zé)任，確保檔案資產(chǎn)得到合理記錄，并反映在會(huì)計(jì)賬簿和資產(chǎn)負(fù)債表中，以賦值為手段，推動(dòng)檔案資產(chǎn)內(nèi)在價(jià)值外溢，落實(shí)檔案館的主體責(zé)任。此外，檔案資產(chǎn)化還促進(jìn)了內(nèi)外部監(jiān)督機(jī)制的建立。單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)部門與檔案管理部門在檔案資產(chǎn)管理上相互獨(dú)立且相互制約，有助于完善內(nèi)部控制和監(jiān)督。政府財(cái)務(wù)報(bào)告中公開(kāi)檔案資產(chǎn)信息，有效引人外部監(jiān)督，與《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）中關(guān)于支持檔案利用和公開(kāi)的精神相一致。

一、檔案資產(chǎn)的理論基礎(chǔ)

1.檔案資產(chǎn)理論的形成

20世紀(jì)90年代，中國(guó)國(guó)有企業(yè)面臨著前所未有的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，國(guó)有企業(yè)開(kāi)始經(jīng)歷大規(guī)模的破產(chǎn)、重組和改制，企業(yè)資產(chǎn)的管理與處置成了改革的重點(diǎn)之一。檔案作為記錄企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、技術(shù)成果和管理決策等關(guān)鍵信息的載體，其重要性逐漸顯現(xiàn)。在國(guó)有企業(yè)體制改革的過(guò)程中，檔案不再僅是“故紙堆”中的歷史記錄，而是被賦予了新的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和法律意義。在檔案中蘊(yùn)含企業(yè)的重要資產(chǎn)信息，如土地使用權(quán)、專利權(quán)和商標(biāo)權(quán)等無(wú)形資產(chǎn)以及設(shè)備購(gòu)置、工程建設(shè)等固定資產(chǎn)的詳細(xì)記錄。這些信息對(duì)于企業(yè)的資產(chǎn)評(píng)估、產(chǎn)權(quán)界定和法律糾紛解決等方面都具有不可替代的作用。基于檔案在國(guó)有企業(yè)體制改革中的重要性和價(jià)值，學(xué)者們開(kāi)始倡導(dǎo)將檔案納人企業(yè)資產(chǎn)的范疇，并提出了檔案資產(chǎn)理論。這一理論的核心在于將檔案視為企業(yè)的一種特殊資產(chǎn)，強(qiáng)調(diào)其經(jīng)濟(jì)價(jià)值和管理意義。學(xué)者們認(rèn)為，檔案資產(chǎn)不僅具有歷史價(jià)值和文化價(jià)值，還具有重要的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和法律價(jià)值，應(yīng)當(dāng)?shù)玫匠浞值闹匾暫凸芾怼ｋS著檔案資產(chǎn)理論的提出，檔案資產(chǎn)的評(píng)估與管理也成了研究重點(diǎn)。學(xué)者們開(kāi)始探索如何科學(xué)地評(píng)估檔案資產(chǎn)，以確定其經(jīng)濟(jì)價(jià)值和管理效益。同時(shí)，企業(yè)也開(kāi)始加強(qiáng)檔案資產(chǎn)的管理，建立健全檔案管理制度，提高檔案資產(chǎn)的利用效率和管理水平。檔案資產(chǎn)理論的形成和發(fā)展不僅推動(dòng)了檔案管理理念的革新，還為企業(yè)的資產(chǎn)管理和產(chǎn)權(quán)保護(hù)提供了新的思路和方法。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和企業(yè)改革的深人，檔案資產(chǎn)理論也在不斷完善和發(fā)展。

2.檔案資產(chǎn)理論的政策支持

2000年以后，“檔案資產(chǎn)”的概念在理論和實(shí)踐層面均獲得了學(xué)術(shù)界和業(yè)界的廣泛認(rèn)可。在理論研究方面，《檔案資產(chǎn)論》等文章的發(fā)表為檔案資產(chǎn)的合法性提供了論證。在實(shí)踐層面，檔案信息的可交易性進(jìn)一步強(qiáng)化了其資產(chǎn)屬性。2020年修訂的《檔案法》規(guī)范了檔案的有償征集和使用等交易行為，第二十二條規(guī)定，“可以依法收購(gòu)或者征購(gòu)”非國(guó)有企業(yè)、社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)等單位和個(gè)人形成的檔案。第二十三條規(guī)定，“檔案復(fù)制件的交換、轉(zhuǎn)讓，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理”。這些規(guī)定正式承認(rèn)了檔案的可交易性，確立了其作為資產(chǎn)的地位。

在會(huì)計(jì)領(lǐng)域，檔案資產(chǎn)的存在也得到了官方認(rèn)可。根據(jù)財(cái)政部發(fā)布的《固定資產(chǎn)等資產(chǎn)基礎(chǔ)分類與代碼》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T14885-2022），檔案被正式歸類為固定資產(chǎn)，隸屬于“圖書和檔案”類別下的“檔案”子類。

3.數(shù)據(jù)要素化背景下檔案資產(chǎn)理論的演進(jìn)

根據(jù)2020年發(fā)布的《中共中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于構(gòu)建更加完善的要素市場(chǎng)化配置體制機(jī)制的意見(jiàn)》，數(shù)據(jù)已被正式確認(rèn)為生產(chǎn)要素。隨著檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)化進(jìn)程的不斷深入，檔案正在逐步與其物質(zhì)載體解耦，檔案資產(chǎn)的屬性也由傳統(tǒng)的物質(zhì)形態(tài)轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)形態(tài)。當(dāng)檔案資產(chǎn)以數(shù)據(jù)形式累積至相當(dāng)規(guī)模時(shí)，其大數(shù)據(jù)屬性逐漸顯現(xiàn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案資產(chǎn)中的海量信息能夠被高效、準(zhǔn)確地分析和挖掘。通過(guò)數(shù)據(jù)清洗、整合和關(guān)聯(lián)分析等手段，可以揭示隱藏在檔案背后的深層次規(guī)律和趨勢(shì)，為企業(yè)的決策支持、市場(chǎng)預(yù)測(cè)和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等提供有力的數(shù)據(jù)支撐。檔案資產(chǎn)的大數(shù)據(jù)化不僅提高了其自身的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，還極大地?cái)U(kuò)展了其社會(huì)價(jià)值。在經(jīng)濟(jì)層面，檔案數(shù)據(jù)成為企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估、資本運(yùn)作和商業(yè)模式創(chuàng)新的重要依據(jù)。在社會(huì)層面，檔案數(shù)據(jù)對(duì)于歷史研究、文化傳承和社會(huì)治理等方面也具有不可替代的作用。在數(shù)據(jù)要素化背景下，檔案資產(chǎn)理論的演進(jìn)不僅是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理念的革新，還是對(duì)檔案價(jià)值重新認(rèn)識(shí)與評(píng)估的深化。

二、檔案資產(chǎn)化管理現(xiàn)狀分析- 1 —

1.檔案資產(chǎn)概覽

（以下簡(jiǎn)稱“中心”）為蘇州市檔案館下屬事業(yè)單位，館藏檔案230余萬(wàn)卷，涵蓋紡織、絲綢及輕工等23個(gè)全宗群。館藏檔案中最具代表性的是近現(xiàn)代中國(guó)蘇州絲綢檔案，如民國(guó)時(shí)期企業(yè)會(huì)計(jì)檔案及清朝、民國(guó)工商航運(yùn)契約檔案、工商產(chǎn)品商標(biāo)檔案。截至2023年底，中心計(jì)入固定資產(chǎn)管理的檔案資產(chǎn)約2000萬(wàn)元，這些檔案都是通過(guò)征購(gòu)方式獲得的。然而上述賬面值無(wú)法體現(xiàn)中心館藏檔案真實(shí)的社會(huì)文化價(jià)值。

2.內(nèi)部控制體系的構(gòu)建

單位層面規(guī)范檔案資產(chǎn)管理的權(quán)利運(yùn)行，建立健全分事行權(quán)、分崗設(shè)權(quán)和分級(jí)授權(quán)機(jī)制。檔案資產(chǎn)的征集、保管和數(shù)據(jù)管理分別由征集利用科、檔案管理科和信息技術(shù)科承擔(dān)，財(cái)務(wù)績(jī)效科財(cái)務(wù)監(jiān)督檔案資產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，檔案資產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)按照金額和業(yè)務(wù)性質(zhì)由科室、主任及上級(jí)主管單位分級(jí)授權(quán)決策。

業(yè)務(wù)層面對(duì)檔案資產(chǎn)管理做到職責(zé)分離，制定崗位職責(zé)說(shuō)明書，資產(chǎn)財(cái)務(wù)賬與實(shí)物賬分離，資產(chǎn)保管與清查分離，兩者互相監(jiān)督互相制約。建立健全內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位責(zé)任制，對(duì)資產(chǎn)崗位關(guān)鍵崗位人員實(shí)行定期輪崗。

3.資產(chǎn)管理流程的梳理

中心嚴(yán)格按照現(xiàn)行政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則核算檔案資產(chǎn)，通過(guò)制定《檔案類固定資產(chǎn)人庫(kù)制度》，規(guī)范了檔案資產(chǎn)的計(jì)價(jià)和入庫(kù)流程。征購(gòu)的檔案資產(chǎn)按實(shí)際支付的買價(jià)計(jì)算，不計(jì)提折舊。付款后，檔案資產(chǎn)信息將錄入財(cái)務(wù)資產(chǎn)云平臺(tái)，并生成固定資產(chǎn)編號(hào)，該編號(hào)由財(cái)務(wù)績(jī)效科提供。征集利用科完成征購(gòu)檔案整理后，在將檔案資產(chǎn)錄入中心的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，需在案卷目錄中添加“固定資產(chǎn)編號(hào)-序號(hào)”字段，并與財(cái)務(wù)績(jī)效科實(shí)行核對(duì)。中心每年進(jìn)行一次清查核對(duì)資產(chǎn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案類固定資產(chǎn)通過(guò)核對(duì)“固定資產(chǎn)編號(hào)-序號(hào)”字段，而未在中心檔案數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)計(jì)的檔案類固定資產(chǎn)則由征集利用科核對(duì)。

三、檔案資產(chǎn)化管理工作難點(diǎn)和原因分析

1.缺乏確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)，檔案資產(chǎn)化程度低

資產(chǎn)的計(jì)量方式有歷史成本、名義金額和公允價(jià)值等。只有征購(gòu)檔案按照歷史成本確認(rèn)資產(chǎn)，這一比例不足館藏檔案總量的 0.1% ，導(dǎo)致檔案資產(chǎn)無(wú)法充分反映館藏檔案的規(guī)模和價(jià)值。

檔案資產(chǎn)化程度低的主要原因在于，盡管檔案資產(chǎn)已設(shè)立相應(yīng)科目，但尚無(wú)相關(guān)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則出臺(tái)，導(dǎo)致實(shí)際操作中缺乏明確的確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)。在初始計(jì)量上，只有部分征購(gòu)的檔案可按照購(gòu)買價(jià)格以歷史成本確認(rèn)資產(chǎn)，接收入館的檔案沒(méi)有按照名義金額（即1元）計(jì)入固定資產(chǎn)。此外，由于《檔案法》規(guī)定禁止買賣屬于國(guó)家所有的檔案，其他檔案的轉(zhuǎn)讓也受到限制，使得大多數(shù)檔案缺乏公允價(jià)值。在后續(xù)計(jì)量上，因?yàn)榇蟛糠謾n案未確認(rèn)資產(chǎn)，所以在發(fā)生檔案資產(chǎn)的數(shù)字化、紙質(zhì)檔案脫酸和檔案修復(fù)保護(hù)等后續(xù)支出時(shí)直接費(fèi)用化。

2.管理理念局限，數(shù)據(jù)資產(chǎn)意識(shí)淡薄

數(shù)據(jù)資產(chǎn)是檔案資產(chǎn)的重要體現(xiàn)形式。中國(guó)信息通信研究院將數(shù)據(jù)資產(chǎn)定義為由組織合法擁有或控制的數(shù)據(jù)資源，可計(jì)量或交易，能直接或間接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。隨著單軌制的實(shí)施，檔案資產(chǎn)在向數(shù)據(jù)形態(tài)轉(zhuǎn)變。但受資產(chǎn)管理理念局限，數(shù)據(jù)資產(chǎn)資本化程度仍然較低，管理依賴于業(yè)務(wù)條線，財(cái)務(wù)條線參與不足，未形成有效的內(nèi)部控制監(jiān)督體系。

在數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理過(guò)程中，對(duì)征購(gòu)的數(shù)據(jù)資產(chǎn)按購(gòu)買價(jià)值計(jì)人“圖書和檔案”類資產(chǎn)，如“民國(guó)時(shí)期絲綢檔案電子數(shù)據(jù)”。但是，在發(fā)生館藏實(shí)體檔案的后續(xù)數(shù)字化和數(shù)據(jù)化支出時(shí)直接費(fèi)用化處理，未資本化計(jì)入檔案資產(chǎn)。近三年，檔案數(shù)字化費(fèi)用（不含硬件和軟件投資）約達(dá)600萬(wàn)元，導(dǎo)致資產(chǎn)負(fù)債表無(wú)法真實(shí)反映館藏檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價(jià)值。檔案館的預(yù)決算情況需要向公眾公開(kāi)，而現(xiàn)有的資產(chǎn)計(jì)量方式無(wú)法讓公眾充分了解檔案館豐富的數(shù)據(jù)資源。

3.業(yè)財(cái)系統(tǒng)分離，資產(chǎn)管理效率不高

在管理檔案資產(chǎn)的過(guò)程中，檔案管理使用檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)，資產(chǎn)管理使用資產(chǎn)云平臺(tái)系統(tǒng)。同一檔案資產(chǎn)在兩個(gè)系統(tǒng)中的入庫(kù)時(shí)間、資產(chǎn)名稱和數(shù)量等信息不一致，導(dǎo)致資產(chǎn)管理難度增加、效率不高。

檔案資產(chǎn)管理涉及的科室包括征集利用科、信息技術(shù)科和財(cái)務(wù)績(jī)效科，科室間信息不對(duì)稱影響了資產(chǎn)管理效率。檔案資產(chǎn)在資產(chǎn)云平臺(tái)登記時(shí)間是在征集利用科對(duì)征購(gòu)檔案驗(yàn)收付款時(shí)，而在檔案管理平臺(tái)的登記時(shí)間則是在征集利用科完成檔案整理，并與信息技術(shù)科完成數(shù)據(jù)交接時(shí)。兩者的入庫(kù)時(shí)間跨越了檔案整理時(shí)間。由于在檔案整理過(guò)程中涉及拆卷、并卷及檔案重命名等操作，導(dǎo)致檔案資產(chǎn)在兩個(gè)系統(tǒng)中的名稱和數(shù)量出現(xiàn)不一致的情況。因此，在資產(chǎn)盤點(diǎn)過(guò)程中，數(shù)據(jù)來(lái)源依賴于檔案系統(tǒng)，而人工展開(kāi)兩個(gè)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)匹配不僅增加了盤點(diǎn)的復(fù)雜性，還降低了資產(chǎn)管理的效率。

四、檔案資產(chǎn)化管理工作優(yōu)化建議

場(chǎng)評(píng)估，按公用價(jià)值后續(xù)計(jì)量。量化檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價(jià)值，有助于深入理解其重要性，提高檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)的管理水平，也是檔案數(shù)據(jù)要素化的基礎(chǔ)。

3.構(gòu)建檔案業(yè)財(cái)融合系統(tǒng)

為了提高檔案館的檔案資產(chǎn)管理效率，構(gòu)建一個(gè)高效的檔案業(yè)財(cái)融合系統(tǒng)至關(guān)重要。建議開(kāi)發(fā)業(yè)財(cái)融合系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程與財(cái)務(wù)管理的深度整合，優(yōu)化資產(chǎn)管理流程，提高決策效率。該系統(tǒng)應(yīng)以檔案業(yè)務(wù)流程為核心，將財(cái)務(wù)管理嵌入各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。系統(tǒng)應(yīng)覆蓋檔案的全生命周期，在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上與財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)對(duì)接。系統(tǒng)可設(shè)置不同的權(quán)限，確保不同角色的用戶能夠根據(jù)授權(quán)實(shí)施相應(yīng)的業(yè)務(wù)操作和財(cái)務(wù)處理。

1.完善檔案資產(chǎn)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則

政府會(huì)計(jì)制度實(shí)施以來(lái)，財(cái)政部制定印發(fā)了《政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第5號(hào)——公共基礎(chǔ)設(shè)施》《政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第11號(hào)——文物資源》，公共基礎(chǔ)設(shè)施和文物資源的資產(chǎn)管理在《準(zhǔn)則》指導(dǎo)下有序開(kāi)展。然而，檔案資產(chǎn)的管理工作尚未有明確的準(zhǔn)則指導(dǎo)。鑒于檔案資產(chǎn)的特殊性，現(xiàn)行固定資產(chǎn)相關(guān)準(zhǔn)則和應(yīng)用指南并不完全適用，導(dǎo)致在國(guó)有資產(chǎn)財(cái)務(wù)核算方面存在缺陷。建議制定專門針對(duì)檔案資產(chǎn)的政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，明確檔案資產(chǎn)的確認(rèn)、計(jì)量和列報(bào)。在檔案資產(chǎn)確認(rèn)上，需要明確確認(rèn)主體和確認(rèn)時(shí)間。在初始計(jì)量上，可采用名義金額對(duì)接收人館、接受捐贈(zèng)等成本無(wú)法可靠取得的檔案人賬處理，將其納入政府財(cái)務(wù)核算體系，如接收入館的檔案資產(chǎn)在調(diào)出方賬面價(jià)值不為零，則按照調(diào)出方的賬面價(jià)值確定。在后續(xù)計(jì)量上，因檔案保管年限有永久保存，檔案資產(chǎn)可不計(jì)提折舊，對(duì)于檔案資產(chǎn)的數(shù)字化、紙質(zhì)檔案脫酸和檔案修復(fù)保護(hù)等支出，符合資產(chǎn)確認(rèn)條件的，應(yīng)當(dāng)計(jì)入相關(guān)資產(chǎn)成本。政府財(cái)務(wù)報(bào)告也應(yīng)明確展示檔案資產(chǎn)的期初和期末價(jià)值，并向公眾披露，以便接受社會(huì)監(jiān)督。

2.增強(qiáng)數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理意識(shí)

檔案不僅以紙質(zhì)材料、感光材料和磁性材料等物理形式存在，還可以數(shù)字化、數(shù)據(jù)化形式存儲(chǔ)。檔案的本質(zhì)是數(shù)據(jù)，檔案資產(chǎn)化管理也應(yīng)以數(shù)據(jù)管理為主，與物質(zhì)載體解耦，而不僅是對(duì)紙質(zhì)檔案、檔案存儲(chǔ)設(shè)備等物質(zhì)載體實(shí)施確認(rèn)和計(jì)量。建議直接以檔案的數(shù)據(jù)形態(tài)為主體展開(kāi)檔案資產(chǎn)化管理，對(duì)成本無(wú)法可靠取得檔案的采用名義金額確認(rèn)檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)，建立完善的檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理體系。檔案的后續(xù)數(shù)字化和數(shù)據(jù)化支出，應(yīng)資本化后計(jì)入原數(shù)據(jù)資產(chǎn)，提升其價(jià)值含量，若在此過(guò)程中形成新的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，則應(yīng)確認(rèn)無(wú)形資產(chǎn)。在數(shù)據(jù)要素市場(chǎng)進(jìn)一步完善的基礎(chǔ)上，檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)可定期展開(kāi)市

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