基層公共檔案館服務能力提升研究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著社會的持續進步，基層公共檔案館作為檔案信息資源的重要存儲與服務機構，其在信息傳播、文化傳承與服務公眾等方面發揮著重要作用。基于此，應深入研究基層公共檔案館服務能力提升的現實意義，從更為科學、合理的視角，重新審視服務基礎薄弱、服務模式單一等現存問題，進一步通過應用有效的提升方法，突破傳統服務模式的局限性，切實滿足現代社會的需求。

一、基層公共檔案館服務能力現狀

1.服務基礎薄弱

現今時代，多數基層公共檔案館的服務基礎相對薄弱，陷入硬件與資源建設的雙重困境。部分基層檔案館受到經費投人不足、館內空間不足以及分區不合理等因素影響，存在基礎設施滯后的問題，如未配備一些基礎的無障礙設施與數字化設備，較難滿足特殊群體的需求。同時，民生檔案的覆蓋范圍與信息化水平較低，檔案歸檔的范圍仍更多側重在傳統行政文書上，其中涉及社會大眾切身利益的婚姻、社保等資料存在更新滯后、收集不全等問題。部分偏遠地區的檔案館至今仍實行紙質檔案管理，尚未建立本地數據庫與省級平臺對接，存在較為嚴重的“信息孤島”現象。

2.服務模式單一

現階段，基層公共檔案館存在服務模式單一的問題，其表現出明顯的傳統路徑與創新需求矛盾。目前，此類檔案館仍以到館查檔、電話咨詢等傳統的服務為主，線上服務功能的開發相對不足，與國家在新時期提出的“多渠道查檔服務”目標存在顯著差距。在檔案的利用上，更多停留在提供原始材料的初級層面，缺乏深入的數據挖掘、專題匯編等增值服務，尚未建立專題檔案數據庫或開展檔案文化推廣活動。另外，部分基層檔案館受到技術標準、權限壁壘的限制，較難實現跨區域檔案資源的調配和共享，流程耗費時長甚至多達數周。

3.專業人才缺乏

目前，基層公共檔案館存在專業人才缺乏的問題，是隊伍建設的結構性短板。在檔案館的日常運行期間，普遍存在“一人多崗”現象，且人員流動性高、工作連續性差，難以有效落實檔案的規范化管理。多數人員缺乏數字化管理、檔案編研等專業技能，極大地制約服務效率的提升成效。同時，系統性的業務培訓強度也相對較低，內容更多地局限在基礎的歸檔操作，很少有大數據分析、公共服務設計等前沿課題。

二、基層公共檔案館服務能力提升的核心路徑

1.強化基礎設施建設

（1）配備智能化設備

基層公共檔案館作為公共服務體系的重要節點，其基礎設施的建設水平將會直接影響檔案資源的利用效率與服務質量。在數字化轉型的背景下，智能化設備的缺失可能會導致檔案服務停留在“人工查檔”“現場查閱”的初級階段，較難滿足人們對于便捷性、精準性與實時性的需求。因而配備智能化設備，將會成為破解檔案館服務瓶頸、提高服務能力的核心路徑。

一是智能存儲與安全保障設備設施。需要引入智能密集架、恒溫恒濕防磁柜等設備，有效解決檔案館內物理空間不足的問題。比如，利用RFID標簽能夠實現檔案資源的定位自動化，大幅消減人工盤點浪費的時間。同時，部署智能門禁、煙感報警器等設備，構建“人防 + 技防”的立體化防護體系，切實保障檔案本體的安全。

二是自助服務終端與交互設備設施。應在館內設置觸屏查詢機器，設置集成語音檢索功能、OCR識別功能，為公眾開展電子檔案的自助調閱提供有力支持。利用VR技術打造虛擬展廳，創設紅色檔案、地方特色檔案等類型的沉浸式服務體驗項目，強化文化傳播的效果。

三是數字化加工與共享平臺設備。檔案館可配備高精度的掃描儀、文字識別系統，加快紙質檔案的數字化進程，并借助區塊鏈技術搭建區域檔案共享平臺，精確實現跨館數據互通，降低資金投入成本。通過科學規劃、精準投入與持續創新，基層檔案館可構建“智能 + 人文”的新型服務體系，最終實現公共服務能力的系統性升級。

（2）優化數字化平臺

強化基礎設施要以統籌規劃為前提，應結合區域電子政務框架設計數字化平臺的架構。基層公共服務檔案館需要優先對接地方的政務服務平臺，建立兼容多個層級數據接口的數字化系統，切實滿足館藏檔案日益增長的需求。同時，應采用項目帶動策略，把平臺的優化建設劃分為不同子模塊，分階段落實重點任務達成的預定目標，逐步實現全類型檔案的數字化覆蓋。

首先，基于“收集-管理-利用”的閉環，開發智能檔案管理系統。比如，利用OCR技術實現紙質檔案自動識別與元數據提取，并借助AI算法提高檔案的分類效率；其次，整合“到館查、跨館查、網上查、掌上查”功能，構建基層查檔的“一網通辦”入口，減少公眾查檔的操作流程；最后，建立實時更新的開放檔案目錄數據庫，運用API接口同政務平臺對接，高效落實“應開盡開”的政策目標，幫助人們快速檢索已解鎖的檔案資料。

此期間要重點推進民生檔案資源庫的建設，通過制定統一的元數據規范，緊扣檔案錄入標準，進一步擴大電子化應用場景，大幅提高基層公共檔案館的服務水平。可采用本地服務器 + 云端備份的混合存儲方案，強化多格式檔案的精細管理，確保資料數據具有長期可讀性。為更好地保障檔案的安全，必須借助建立分級防護機制、容災備份機制做好風險防控。在分級防護機制中，需要按照信息安全等級保護的基本要求，對涉密檔案采取更為可靠的物理隔離與加密存儲，并對開放檔案設置權限動態訪問管控。對于容災備份系統，需要建立異地雙活數據中心，結合區塊鏈技術定期開展數據恢復演練，便于更好地保障數據安全。基層檔案館數字化平臺的優化，應以需求導向和技術適配作為核心，助推檔案公共服務逐步從“被動響應”向“主動供給”方向轉型，為文化強國建設提供有益的參考。

2.創新公共服務模式

（1）拓展服務形式

基層公共檔案館要想大幅提高服務水平，應結合先進的信息技術與智能化設備拓展服務形式，構建全渠道的服務體系，延伸文化傳播觸角。通過多維度的服務模式創新，將會運用技術賦能實現服務流程的再造，借助空間延伸突破服務半徑的局限，切實增加附加價值。整個實施過程中均要注意必須建立動態評估機制，采用定期調查用戶滿意度、分析服務數據等手段，持續優化服務提供質量。

一是構建“云檔案”服務平臺。依托云計算與大數據技術，建立覆蓋檔案檢索、遠程調閱和在線預約等功能的智慧服務系統。可搭配開發智能交互系統，引入AI語義分析技術并優化檢索算法，為公眾建立用戶畫像數據庫，加快服務的響應速度。

二是服務場景向基層末梢延伸。建立社區檔案服務驛站，在街道、鄉鎮等地區設置自助服務終端，配備檔案查閱一體機、電子閱覽設備，實現多類民生檔案“家門口”辦理。

三是個性化服務滿足多元需求。應建立專題檔案數據庫，針對鄉村振興等熱點需求持續開發專題數據庫。還可建立分級服務體系，通過設置基礎服務、深度研究與定制開發三級服務標準，為滿足不同用戶的不同需求提供定制化服務。

四是文化品牌建設強化服務價值。打造“檔案 + ”文化IP，開放系列文創產品，舉辦檔案主題展覽。比如，通過聯合電影制作機構共同開發專題紀錄片，并同步在流媒體平臺開設“云展覽”渠道。這種“實體 + 數字”的雙軌模式，一方面，可以有效拓展服務半徑；另一方面，能更好地塑造“檔案文化生產者”的優秀品牌形象，或者可以挖掘當地的特色產業檔案資源，如“海上絲綢之路貿易文書特展”等，配套數字藏品去發行，打造“檔案 + 文旅”產業鏈。

（2）深化檔案服務

隨著數字時代的到來，公眾的文化需求日益呈現出多元化趨勢。基于此，基層公共檔案館應通過創新服務模式實現服務能力的跨越式提升。傳統的檔案服務多以機構需求為核心，其服務的內容與公眾需求相對脫節，必須重構服務定位，把滿足公眾信息權益作為導向，精準捕捉人們對檔案的需求熱點，把檔案服務納入政府的公共服務體系。一方面，應推動檔案資源數字化，借助OCR識別、語義檢索等技術，提高資源利用效率，構建覆蓋全館藏的數據庫；另一方面，搭建線上服務平臺，保障電子檔案的安全性與真實性，實現“掌上檔案館”的服務模式。舉例來說，要針對企業、科研機構需求，提供檔案數據分析、政策沿革匯編等多項深度研發的知識產品，突破傳統單一的“查檔窗口”功能限制，持續探索檔案服務的文化價值、社會價值。基層公共檔案館服務模式的創新，要緊抓深化服務內涵的關鍵點，打破傳統思維定式，把檔案服務從“保管后臺”推向“文化前臺”，進一步構建開放、智慧和包容的現代化服務體系。

3.優化專業人才隊伍

（1）引入專業化人才

引入專業化人才是提高基層公共檔案館服務能力的核心驅動力，借助應用系統性的人才引進機制和配套政策，實現人才結構的優化升級。應建立國家級檔案專家 ₊ 工匠型人才 ⁺ 青年業務骨干構成的“三支人才隊伍”體系，為檔案館提供更為明確的人才引進方向。要重點吸納檔案學、文化遺產保護及信息技術等領域的專業人才，通過設置“特聘研究員”等薪酬福利優渥的崗位，吸引他們參與基層檔案館發展的規劃以及技術攻堅計劃。可與高校聯合展開“檔案人才聯合培養基地”實踐活動，優選具備數字素養、數據治理等復合技能的畢業生，補充基層技術型人才缺口。期間，應參考《基層檔案人才建設方案》中提出的“分崗位定制培訓計劃”理念，針對引進的新員工實施崗前適應性培訓，加快其與基層工作場景的融合速度。同時，還要組建檔案修復、數字人文開發等類型的專項工作小組，確保人才能與現有團隊形成技術互補。專業化人才的引入，需突破傳統的招聘思維，利用更為科學、合理的高效應對手段，形成“引得來、留得住、用得好”的良性循環，進一步從根本上提升檔案公共服務效能。

（2）加強跨機構合作

在基層公共檔案館服務能力提升的過程中，通過跨機構合作優化專業人才隊伍是破解人才短缺、能力不足的關鍵路徑。應構建跨層級的人才支援體系，縱向聯動省市專家資源下沉。舉例來說，可運用“專家巡講 + 定點培訓”模式建立常態化的幫扶機制。與圖書館、博物館等機構共同成立區域性的文化人才聯盟，建立“檔案修復-古籍保護”的復合型人才庫，降低單一機構在人才引進過程中的成本消耗。還可以推行檔案館與文博單位專業人才雙向掛職制度，重點培養具備檔案編研、文物策展能力的數字化人才。這種立體化的跨機構合作模式，一方面，可以借助外部優質資源快速彌補基層的技術短板；另一方面，還能契合多元化的人才結構需求。實際操作期間要注意建立知識產權共享機制，有利于確保合作各方的基本權益，避免由于爭奪人才引發的合作失衡問題。

三、基層公共檔案館服務能力提升的保障措施

1.制度與資金保障

為保障有關基層公共檔案館服務能力提升的各項舉措均能得到有效落實，應從制度與資金兩個方面展開深入探索。強調精準落實《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案實施辦法》等有關文件的指導要求，完善檔案開放規則，細化基層公共檔案館的開放審核標準與服務流程。對于民生檔案，應制定更為嚴格的專項管理制度，通過明確數字化歸檔的范圍與跨館協同機制，有力保障服務提供的規范性。同時，需要持續推動地方性法規的配套建設，把基層公共檔案館的服務能力納入考核體系，強化責任落實，平衡資源的分級共享和安全保密。應設立專項財政撥款，重點支持檔案館的基礎設施建設與數字化轉型，為經濟薄弱地區補充資金缺口。此外，需要建立檔案服務容錯、容缺機制，針對老年人、殘障人士等特殊群體提供“綠色通道”服務，并納入制度保障范疇。

2.監督與宣傳保障

要想貫徹落實基層公共檔案館服務能力改善的目標，應通過構建動態監督考核機制，拓展社會監督和參與渠道，進一步有效強化監督與宣傳保障。建立“雙線監督”體系，由政府有關部門開展檔案開放率、查檔響應時效等核心指標的定期檢查，并引人第三方評估機構，從公眾滿意度、服務創新度等方面實行獨立評價。可設置公眾監督反饋平臺，實時收集社會大眾提出的建議，且可以根據反饋信息實施改正。同時，還需建立基層檔案員的定期輪訓制度，重點培訓數字化技能、輿論應對能力等，利用激勵機制表彰優秀的團隊或個人，激發其產生提高自身工作效率與質量的核心動力，進一步為構建公眾滿意的基層檔案服務體系打下良好基礎。

四、結語

提高基層公共檔案館的服務能力是一項長期且系統的工程，需要多方面共同努力。需要通過采用更為先進的數字化技術，加強檔案館的基礎設施建設成效，并借助創新服務模式，彌補基層專業技術團隊的短板，切實滿足公眾多樣化、個性化的需求，助力地方文化的傳承與發展，進一步促使基層公共檔案館不斷緊跟時代，持續優化服務能力。

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作者單位：北京市城市建設檔案館