基于精細化管理理論的基層行政單位檔案管理工作優化策略探究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案是基層行政單位工作和發展歷程的真實記錄，是單位的重要資源。加強檔案管理是提高基層行政單位工作效率、促進基層行政單位健康發展的重要舉措。由于檔案管理人員受傳統管理思維和單位資源條件的限制，檔案管理工作還存在一些不足，檔案管理水平不高，已經不適應新時代檔案發展的要求。因此，創新檔案管理理念，加強檔案管理，不斷提高檔案管理的科學化、精細化和標準化水平具有重要的現實意義。

一、精細化管理理論概述

1.精細化管理理論的內涵

精細化管理理論是一種科學的管理理念和方法，它要求精細分解各項工作，量化考核工作效果，精確把控管理過程中每一環節和細節，從而達到降低成本、提高效率和增強競爭力的目的。精細化管理理論具有全面性、精確性和動態性等特征。

全面性是指精細化管理理論貫穿組織管理的全過程。精確性是指在管理中利用數據分析和績效考核等手段，精準把控和科學決策各項管理活動。動態性是指精細化管理是一項長期性、螺旋式上升的系統工程，需要單位全體成員共同參與和持續改進。加強精細化管理，單位能夠實現管理要素的優化配置、管理行為的標準規范和管理效果的最優化，從而增強組織的凝聚力、創新力和核心競爭力。

2.精細化管理的要求

精細化管理區別于傳統的粗放式管理，具有細致量化、規范科學和高效協同的要求。

第一，精細化管理強調管理工作必須“精、細、深、透”，主張將管理目標分解為每一個具體指標，建立完善的量化考核體系，實現管理過程的精細把控。

第二，精細化管理要求管理人員秉持“用數據說話”的理念，通過收集、整理和分析相關數據，找出不足，采取改進措施，從而使管理行為更加規范、管理手段更加科學。

第三，精細化管理以增加單位績效為目標。通過流程再造，打破部門藩籬，強化上下聯動，充分調動各部門人員的積極性和創造性，形成工作合力，提升整體效能。

因而精細化管理是以精細量化為基礎、以規范科學為手段、以高效協同為目標的先進管理方式，對提高單位管理水平具有重要意義。

二、基層行政單位檔案管理工作的現狀

1.檔案管理人員意識薄弱

一方面，單位領導不夠重視檔案管理工作，在人、財、物等資源配置上存在重業務、輕管理的傾向。檔案管理部門地位邊緣化，檔案管理經費投入不多，人員配備不齊。另一方面，檔案管理人員的主人翁意識和服務意識淡薄，消極應付檔案管理工作，對檔案管理工作不上心。同時，檔案開發和利用的效率偏低，單位重視檔案的收集，忽視檔案的整理和利用，檔案資源沒有得到充分挖掘、開發和利用。

2.檔案管理制度不完善

基層行政單位雖然制定了檔案管理制度，但制度不夠清晰明確，可操作性不強。部分檔案管理制度已經多年未修訂，難以適應新形勢下檔案管理工作的需要。

此外，基層行政單位缺乏有效的監督和考核形式，檔案管理人員執行檔案管理制度不力。檔案管理制度不配套、不銜接的問題比較突出，如檔案收集、整理、鑒定和統計等環節銜接不緊密，容易出現檔案散失和重復的情況。檔案管理工作缺乏統一標準，個人操作隨意性較大，檔案管理質量得不到提高。

3.檔案管理人員專業素質有待提升

一是專業背景不對口。所學專業不是檔案專業，缺乏系統的專業知識和技能訓練。

二是沒有及時更新自身的知識結構。掌握的新技術和新方法不夠多，專業視野不夠寬廣，創新意識不強。

三是工作積極性不高。一些檔案管理人員將檔案工作視為一項簡單、機械的工作，缺乏從事檔案管理工作的成就感和價值感，工作熱情不高。檔案管理人員素質不高影響了檔案管理工作的順利開展。

4.檔案管理信息化水平不高

基層行政單位檔案管理信息化水平較低。一是資金投入不足，信息化建設進度推進較慢。二是數據標準不統一。各部門各自為政，數據資源共享難度大。三是基礎設施落后。單位局域網網絡慢，檔案數據庫建設落后，檔案管理軟件沒有得到及時維護和更新。

三、基層行政單位在檔案管理工作中應用精細化管理理論的必要性和可行性

1.應用精細化管理理論的必要性

第一，有利于保障檔案信息的完整性。建立精細化的檔案收集、整理、歸檔和統計等管理流程，嚴格執行檔案材料的辦理時限、移交手續和保管要求等，可以確保檔案形成的連續性和系統性，保障檔案內容的完整性和準確性。

第二，有利于發揮檔案價值。精細化管理理論強調檔案管理工作人員要以用戶需求為導向，通過細化服務內容、優化服務流程和創新服務方式，最大限度地滿足不同用戶的個性化和多樣化的檔案信息需求，更好地發揮檔案價值。

第三，有利于保障檔案安全。建立完善的檔案安全保密責任體系，完善檔案保密規章制度，嚴格執行檔案查閱、審批、利用、登記和監督檢查等制度，可以有效地保障檔案安全。

2.應用精細化管理理論的可行性

一方面，檔案工作具有很強的規范性和程序性，涉及檔案的收集、整理、鑒定、統計、保管和利用等一系列流程，各環節之間銜接緊密，標準明確，便于實施精細化管理。基層行政單位通過制定細化、量化和具體的檔案管理規范，將管理要求落實到檔案工作的各環節，有助于檔案管理的精細化和標準化。

另一方面，隨著信息技術的發展和普及，大數據、人工智能和5G等新一代信息技術為檔案的精細化管理提供了支撐。基層行政單位通過利用數字化采集、智能化整理和信息化管理等現代技術手段，可以使檔案管理工作更加高效、便捷和精準，減少了人工操作環節，提高

了檔案管理的效率和質量。

此外，借助信息化平臺，基層行政單位可以實現檔案數據的集中存儲和統一管理，跨部門、跨層級數據共享，能夠更好地滿足單位人員利用檔案的需求。

因而實施精細化檔案管理，是新時代背景下提高檔案管理科學化、規范化和標準化水平的必然選擇。

四、基于精細化管理理論的基層行政單位檔案管理工作優化策略

1.增強檔案管理人員意識，建立和完善檔案管理責任制

第一，加大宣傳力度。通過舉辦專題講座、印發宣傳手冊和制作宣傳板報等渠道和方式，廣泛宣傳檔案管理工作的重要性和必要性，使單位全體人員認識到檔案管理在單位各項工作中的基礎性地位和作用。

第二，建立和完善檔案管理責任制。明確人員分工責任，建立層層負責、逐級落實的責任體系。將檔案管理納人領導干部考核評價內容，與其他業務工作同部署、同考核，形成一級抓一級、層層抓落實的工作格局。

第三，幫助檔案管理人員樹立主人翁意識。基層行政單位要加強教育和引導，使檔案管理人員正確認識崗位職責，增強工作的責任感和使命感，牢固樹立主人翁意識，做好檔案工作。基層行政單位要關心愛護檔案管理人員，在政治、生活和待遇等方面給予必要的保障，調動其工作積極性。

2.完善檔案管理制度，規范檔案管理流程

第一，建立健全檔案管理制度體系。基層行政單位需要深入研究國家有關法律法規和行業標準，結合自身的實際情況，建立全面、系統的檔案管理制度。制度應涵蓋檔案形成、收集、整理、保管和利用等環節，保證各環節的制度相互銜接、相互配套。例如，在檔案形成環節，制定文件材料立卷歸檔制度；在收集環節，制定檔案移交接收制度；在整理環節，制定檔案分類編目制度；在保管環節，制定檔案保管保護制度；在利用環節，制定檔案查閱和利用制度等。

第二，細化檔案管理流程。基層行政單位需要細化檔案管理的各項流程，明確每個環節的工作步驟、操作規范、質量標準和時間要求，使要求明確化和具體化。例如，在檔案收集環節，制定詳細的收集流程，明確收集的范圍、方式、時間節點以及各相關部門的職責分工；在檔案整理環節，制定標準化的整理流程，包括分類、組卷、編目和裝訂等具體步驟的操作規范；在檔案利用環節，設計規范的利用流程，包括申請、審批、查閱、復制和歸還等環節的具體要求和操作規程。細化檔案管理流程，可以形成標準化、規范化的工作流程，可以有效地提高工作效率，減少人為差錯，保證檔案管理工作的質量。

第三，建立制度評估和修訂機制。檔案管理制度不是一成不變的，需要根據實際情況做出調整和完善。建立定期評估機制，每年或每半年全面評估一次現有制度，檢查制度的執行效果，解決存在的問題和不足。在評估過程中，基層行政單位領導要聽取各方面的建議和意見，注重一線檔案管理人員的反饋，根據評估結果，及時修訂和完善相關制度，使制度更具針對性和可操作性。例如，根據國家最新的法律和法規要求，調整檔案保密管理制度；根據信息技術的發展趨勢，完善電子檔案管理制度；根據在實際工作中遇到的新情況和新問題，補充和完善相關制度條款。

3.加強檔案管理人員培訓，提升其專業素質

第一，組織系統性專業知識培訓活動。組織檔案管理人員深入學習檔案學理論、相關法律法規和檔案信息化知識，夯實專業基礎。

第二，注重實踐技能培訓。通過“以老帶新”崗位練兵和業務競賽等形式，增強檔案管理人員的實操能力。

第三，鼓勵檔案管理人員更新知識結構，學習計算機、管理學和法律等相關知識，提升自身綜合素質。

第四，加強職業道德教育，培養檔案管理人員嚴謹、細致的工作作風和高度負責的職業操守。

第五，鼓勵檔案管理人員參加行業資格認證，不斷提高自身專業水平。

為保證培訓效果，基層行政單位可采取理論與實踐、線上與線下相結合的方式。定期組織專題講座、研討會，邀請業內專家授課。利用網絡平臺開展在線教學。組織檔案管理人員參觀和學習先進檔案單位，增加經驗。同時，建立培訓考核機制，將培訓成果與職業發展掛鉤，激發其學習動力。

通過系統化、常態化的培訓，持續提升檔案管理人員的專業素質，為檔案管理工作的高質量發展提供人才保障。

4.推進檔案管理信息化建設，提高檔案管理效率

第一，加大檔案管理信息化建設投人。制定科學合理的檔案信息化建設規劃，分階段、有重點地投入資金，購置先進的軟硬件設備，構建功能完善的檔案信息管理平臺。

第二，推進檔案數字化建設。采用高效精準的掃描識別技術，數字化地處理現有紙質檔案，實現存儲介質的轉換和升級。

第三，建立檔案數據庫。制定統一的數據標準和交換規范，整合各部門、各業務系統的檔案信息資源，構建集中統一的檔案數據庫，實現檔案信息的共享和利用。

第四，注重檔案信息安全建設。建立健全檔案信息安全保障體系，完善物理安全、網絡安全和數據安全等多層面防護，保證檔案信息的保密性、完整性和可用性。

第五，推動檔案管理與業務系統的融合，實現檔案全流程電子化管理。

5.建立檔案管理績效評估機制，持續改進工作方法

第一，構建全面的評估指標體系。根據檔案管理工作的特點和要求，設置科學合理的評估指標，既要有數量指標，也要有質量指標，還要包括創新性和服務滿意度等新指標，全面反映檔案管理工作的實際效果。

第二，規范評估程序。明確評估的組織實施、方法步驟和結果運用等內容，采用自評、互評和專家評估相結合的方式，確保評估工作的客觀公正。

第三，注重評估結果。將評估結果與檔案管理人員的績效考核掛鉤，形成有效的激勵約束。同時，深入分析評估中發現的問題，采取有針對性的改進措施，不斷推進檔案管理工作。

第四，建立長效評估機制。定期開展自身評估和第三方評估，形成常態化、制度化的評估體系。建立健全評估機制，不僅能夠客觀反映檔案管理工作的實際成效，還能促進檔案管理工作的持續改進，推動檔案管理工作向科學化、規范化、精細化的方向發展。

五、結語

檔案管理工作是基層行政單位的一項基礎性和長期性工作，其質量直接影響單位的管理水平和工作效能。本研究基于精細化管理理論，深入分析了基層行政單位檔案管理工作的現狀和問題，提出了相應的優化策略。這些策略的實施，需要單位領導的高度重視和大力支持，需要檔案管理人員的積極參與，并在實踐中不斷總結經驗和改進完善。只有將精細化管理理念貫穿檔案管理工作的全過程，才能真正實現檔案管理工作的科學化、規范化和標準化，才能為基層行政單位的高效運轉和科學決策提供信息支撐。

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