數智護航檔案安全

在數字化轉型過程中，高校檔案面臨數據泄露，系統故障和外部攻擊等安全風險。為應對這些問題，必須采取綜合應對策略，包括加強技術防護、完善管理制度和提升人員素質。在技術防護方面，建議構建數據加密和網絡安全體系；在管理制度方面，需制定詳細的檔案管理規章和應急處理機制；在人員素質方面，應定期開展安全培訓和考核。通過這些措施，可以有效提高高校檔案的安全性，保障高校的正常運作和聲譽。然而，僅靠單一的技術或管理手段難以應對日益復雜的安全形勢，必須綜合施策，構建多層次、多維度的安全防護體系。此外，隨著技術的不斷發展和攻擊方式的日益復雜，檔案安全的防護措施也必須不斷更新與完善。

在信息技術迅速發展的背景下，數字化轉型已經成為高校發展的重要趨勢。這一過程不僅提升了檔案管理的效率和訪問便捷性，還引發了許多新的安全挑戰。隨著檔案管理逐步向數字化、智能化方向邁進，數據泄露、系統故障和外部攻擊等安全風險逐漸顯露，已成為高校管理者亟須解決的復雜問題。

數字化轉型帶來了檔案數據的大規模電子化，使紙質檔案原本的管理模式發生了根本變化。這種轉變雖然提高了信息檢索的效率，但極大增加了檔案信息被非法訪問和泄露的風險。研究表明，合理的數據保護措施可以有效降低此類風險，確保檔案信息的機密性與完整性。隨著電子檔案管理系統的廣泛應用，系統故障同樣成為不可忽視的安全隱患。任何硬件故障或軟件崩潰都可能導致檔案無法訪問，從而影響高校的正常運轉。尤其在教學和科研活動高度依賴電子檔案的當下，系統故障可能導致重要信息的永久丟失，給學校造成不可估量的損失。

此外，外部攻擊也成為高校檔案管理的新威脅。網絡安全形勢的日益嚴峻使得黑客攻擊、病毒傳播等事件頻繁發生。針對高校檔案的惡意攻擊愈演愈烈，攻擊者采取各種手段入侵高校網絡，獲取敏感信息并實施勒索。這種趨勢不僅影響了檔案的安全性，也可能對學校的聲譽造成長期損害。因此，提升高校的網絡安全防護水平成為當務之急。

除了技術防護，高校還應特別關注檔案管理人員的安全意識和應急反應能力，定期開展安全培訓和考核應成為常態。只有全面提升檔案管理人員的安全意識，才能有效防范人為錯誤和技術漏洞的雙重風險。

本研究的重點在于深入分析數字化轉型中高校檔案安全面臨的挑戰與風險，并探索相應的綜合應對策略。以文獻調閱與案例分析相結合的方式，可以對已有研究成果進行梳理與總結，再結合部分高校在檔案安全管理上的實踐案例，分析其成功的經驗與不足，進而為高校檔案安全管理提供實證支持。通過上述研究，以期為高校檔案管理的智能化轉型提供有益的理論指導和實踐參考，推動高校檔案管理水平進一步提升。

數字化轉型帶來的安全挑戰與風險評估

數據泄露風險的加劇

隨著檔案數字化進程的快速推進，高校面臨日益嚴峻的數據泄露風險。這一風險主要源于內部操作不當和對訪問權限管理不嚴，可能導致敏感信息的無意泄露。同時，信息共享和協作平臺的安全配置不當，可能使敏感數據在傳輸過程中遭到泄露。以南昌某高校為例，該校因安全漏洞遭受攻擊，導致大量學生信息泄露，校方因此面臨巨大的法律風險和經濟壓力。為了防范此類事件再次發生，高校需強化數據保護措施，建立嚴格的訪問控制制度，并定期開展安全審計。

此外，隨著云存儲和共享平臺的廣泛應用，檔案數據的外部存儲風險也逐漸增加。高校在選擇外部存儲服務時，必須確保這些服務符合嚴格的安全標準，避免數據在存儲和傳輸過程中面臨潛在威脅。

系統故障的潛在威脅

數字檔案管理系統的廣泛應用使系統故障成為高校檔案管理中重要的潛在威脅。硬件故障、軟件崩潰及數據損壞等問題均可能導致檔案的不可訪問，進而影響教學與管理活動順利進行。系統故障的恢復過程通常復雜且耗時，可能導致重要信息丟失，并對高校的正常運作產生長期負面影響。為有效應對這一潛在風險，高校應加大對數字檔案管理系統的監控與維護投入力度，定期實施系統更新和數據備份，以降低系統故障帶來的影響，并建立健全的應急響應機制。

為此，高校應引入冗余備份系統，通過云端與本地雙重備份的方式增強系統故障恢復能力。此外，高校還應定期開展災難恢復演練，確保在出現重大系統故障時能夠迅速恢復正常工作狀態。

外部攻擊的日益頻繁

在數字化轉型過程中，高校的檔案安全還受到外部攻擊的威脅。如今，網絡安全形勢愈發嚴峻，黑客攻擊、病毒傳播等事件頻繁發生，給高校檔案管理帶來巨大挑戰。攻擊者通過各種手段獲取敏感信息，實施勒索或其他非法活動，不僅會威脅檔案的安全，也可能對學校的聲譽造成長期損害。2019年，美國加州大學洛杉磯分校（UCLA）因網絡攻擊而遭受數據泄露，攻擊者竊取了數十萬名學生和員工的個人信息，包括社會安全號碼和醫療記錄。這一事件不僅影響了受害者的隱私安全，還對學校的聲譽造成了重大損害。因此，為提升對外部威脅的防范能力，高校應重視網絡安全政策的制定與實施，加強技術與管理措施的結合，確保在面對網絡攻擊時能夠采取迅速且有效的措施。

為了增強抵御外部攻擊的能力，高校需要定期進行安全滲透測試，評估系統和網絡的薄弱環節。同時，高校應提升網絡安全人員的技能，定期對其開展網絡安全培訓，增加其應對復雜攻擊的能力。

綜合風險評估與管理

面對數字化轉型帶來的安全挑戰，高校需要實施全面的風險評估與管理機制。通過對數據泄露、系統故障及外部攻擊的分析，高校能夠識別潛在的安全隱患，并制定相應的防范措施。同時，構建動態風險管理體系，有助于及時更新檔案安全管理工作，以適應不斷變化的安全形勢。通過強化內部審計、定期安全評估和制定風險應急預案，高校能夠提升整體安全防護能力，保障檔案的安全性與完整性。

建議高校定期組織跨部門的安全工作坊活動，集合信息技術、管理層及相關職能部門，共同探討新興的安全威脅與應對策略。通過這種跨部門的合作，能夠更加有效地識別和解決潛在的安全問題。

多維路徑的高校檔案安全保障應對策略

加強技術防護：構建穩固的安全基礎

在數字化轉型背景下，技術防護是保障高校檔案安全的首要措施。

一是數據加密。高校應對存儲和傳輸的檔案數據進行全面加密，確保信息在網絡傳輸過程中的安全性。這不僅能有效防止檔案數據被竊取，還能保護敏感信息的完整性與機密性。例如，采用先進的加密算法（如AES或RSA）進行數據保護，能夠極大增強檔案的安全防護能力。

二是網絡安全體系建設。高校需要建立全面的網絡安全防護體系，包括防火墻、入侵檢測系統（IDS）和入侵防御系統（IPS）。同時，實時監測網絡流量，并及時識別和響應潛在的安全威脅，是防止外部攻擊的重要手段。此外，高校還需要定期進行系統漏洞檢測與修復，以確保安全設備和軟件始終保持最新狀態，防止黑客利用已知漏洞進行攻擊。

三是數據備份與恢復機制。為防止數據丟失，高校應建立數據定期備份機制，確保重要檔案信息可以在突發事件后快速恢復。通過將云存儲和本地備份相結合，提供多層次的數據保護。

完善管理制度：構建系統化的安全保障

技術手段提供了強有力的防護措施，使檔案在存儲和傳輸過程中具備更高的安全性，降低了數據泄露的風險；而管理制度則是保障檔案安全的基礎框架，通過明確各環節的責任和流程，構建系統化的管理體系，確保各項安全措施能夠有效執行。

一是檔案管理規章。高校應制定詳細的檔案管理規章制度，涵蓋檔案的分類、存儲、訪問與銷毀等環節的責任與流程。通過明確各環節的責任人，確保檔案管理工作規范化與標準化，減少因人為錯誤引發的安全隱患。

二是應急處理機制。高校應設立專門的應急響應小組，制定詳細的安全事件應急處理機制，以確保在發生安全事件時能夠迅速作出反應。該機制應涵蓋信息報告、事件評估、應急處理和后續跟蹤等環節，確保在事件發生后能迅速恢復正常秩序，降低損失。

三是定期安全審計。高校應定期開展安全審計和評估，檢查各項管理制度的執行情況，發現并改進安全管理中的薄弱環節，確保制度的有效性與適應性。

提高人員素質：增強安全防護的核心力量

人員素質是保障檔案安全的核心要素。高素質的檔案管理人員應具備必要的安全意識和專業技能，能夠有效識別潛在的安全威脅，并在出現安全事件時迅速作出反應。因此，提升其安全意識與技能是保障檔案安全的關鍵。

一是定期培訓。高校應定期開展有針對性的定期安全培訓，增強檔案管理人員對檔案保護重要性的認識，提高其安全操作能力。培訓內容應包括數據保護法律法規、網絡安全基本知識和突發事件應對策略等，以全面提升檔案管理人員的安全素養。

二是考核評估。通過定期的考核與評估，確保檔案管理人員在實際工作中遵循安全操作規范。這不僅提高了檔案管理人員的自我管理能力，也為高校發現并培養優秀的檔案管理人才提供了有效途徑。

三是建立激勵機制。高校可設立激勵機制，鼓勵檔案管理人員主動參與檔案安全管理工作。優秀的安全操作表現可獲得表彰和獎勵，進一步激發檔案管理人員的安全意識與責任感。

多方協作與交流：構建高校檔案安全的生態體系

為全面提升檔案安全，高校應與各方建立良好的協作關系，構建一個安全管理的生態體系。高校可以與政府、行業組織及其他高校建立信息共享機制，及時獲取最新的安全威脅情報和技術動態，有助于提升整體安全防護能力。此外，鼓勵跨校交流與合作，共同研究和解決檔案安全問題，有效利用集體智慧。

案例分析：蘇州工業職業技術學院數字檔案管理系統的

構建與改進策略

案例詳情

蘇州工業職業技術學院在數字化轉型過程中，成功構建了一套綜合性的數字檔案管理系統，旨在提升檔案管理的效率和安全性，并確保信息的高可訪問性。在系統設計階段，充分考慮了各部門的不同需求，整合了檔案錄入、分類、存儲及檢索等功能模塊。

在檔案數據處理方面，蘇州工業職業技術學院引入了多輪數據清洗和校核流程，以確保電子檔案與實體檔案一一對應。這一措施有效減少了數據冗余，提高了信息的準確性，并為后續的檔案檢索奠定了堅實基礎。此外，蘇州工業職業技術學院還開發了“智能檔案查詢平臺”，實現了師生通過校園網絡快速查閱所需資料，并提供在線申請和認證功能，極大提升了檔案的訪問便捷性。

在安全性方面，蘇州工業職業技術學院實現了多層次的防護機制，包括數據加密、身份驗證和嚴格的訪問控制。同時，采用基于角色的權限管理，確保只有經過授權的人員才能訪問敏感信息。此外，校方還定期進行安全審計，評估系統的安全性與可靠性，以便及時發現并解決潛在的安全隱患。

優化提升策略建議

盡管蘇州工業職業技術學院的數字檔案管理系統已取得初步成效，但仍可在以下方面進行策略調整，從而有效預防和應對安全風險。

一是引進智能化技術。建議引入先進的人工智能技術，如機器學習和自然語言處理，以提高檔案數據的自動分類和智能檢索能力，減少人工操作，從而提高管理效率。

二是應用區塊鏈技術。在檔案存儲和訪問中廣泛應用區塊鏈技術，以增強數據的安全性與透明度。通過確保檔案的真實性和不可篡改性，提升信息的信任度。

三是強化數據分析能力。加強對檔案數據的深度分析，利用大數據技術挖掘潛在規律與趨勢，以支持管理決策和資源配置。

四是優化用戶體驗。對智能檔案查詢平臺進行系統性優化，改善用戶界面與操作流程，以優化用戶體驗。同時，引入智能客服系統，提供全天候在線支持服務。

五是構建跨部門協同機制。促進與其他相關部門的協同合作，推動檔案資源的共享與整合，尤其在司法、醫療、教育等領域，實現數據的跨界應用。

六是持續培訓與建立評估機制。定期對檔案管理人員進行專業培訓，提升其技術能力與安全意識。同時，建立健全評估機制，確保檔案管理人員在實際工作中遵循相關安全操作規范。

通過實施上述改進策略，蘇州工業職業技術學院可以在數字檔案管理系統的安全性和智能化水平上實現新的突破，為學校的可持續發展奠定堅實基礎。

數字化轉型為高校檔案管理帶來了前所未有的機遇，也催生了一系列安全挑戰。面對復雜多變的安全風險，高校必須全面評估現有的檔案安全策略，制定契合時代發展需求的綜合應對方案。通過加強技術防護、完善管理制度和提升人員素質，能夠在一定程度上抵御安全威脅，從而確保檔案的安全性與完整性。

技術手段為高校檔案管理提供了強有力的支撐。實施數據加密、建立網絡安全防護體系以及實時監測機制，有助于在檔案數據傳輸和存儲過程中提供有效保護。這些技術措施不僅提升了信息安全性，還增強了對潛在風險的快速響應能力，確保在危機發生時能夠迅速采取行動，以減少損失。

管理制度是保障檔案安全的基石。制定明確的檔案管理規章、分類與存儲標準以及應急處理流程，確保了各環節的規范化和有序性。通過構建完善的管理體系，能夠在發生安全事件時快速啟動應急響應，降低事件對高校正常運作的影響。

人員素質的提升是確保檔案安全的關鍵環節。定期開展安全培訓與考核，不僅能增強檔案管理人員對檔案保護重要性的認識，還能提高其操作技能和安全意識。培養一支專業素質過硬的檔案管理隊伍，將有效促進安全操作規范的執行，營造全員參與的安全管理氛圍。

展望未來，高校應持續關注新興技術的發展，探索適應數字化轉型的新型檔案保護路徑。隨著人工智能、大數據等技術的不斷發展，檔案管理的模式和方法亦需與時俱進。通過不斷優化檔案管理策略，高校將在數字化轉型的浪潮中穩步前行，為自身的發展奠定堅實基礎。

（作者單位：蘇州工業職業技術學院）