探討不動產檔案管理中的利用與保密策略

從廣義上看，不動產檔案管理主要是從館藏結構、人員結構、管理模式、技術手段、服務手段和硬件設施等方面開展的。在社會結構變遷和新技術更迭換代的影響下，不動產檔案的服務利用和安全體系建設，直接關系到不動產信息登記、查詢，影響著人民群眾的獲得感]。檔案管理部門要從時代發展和人民群眾的需求出發，加強數智技術與檔案管理的有機結合，創新思路、更新觀念、推進檔案利用體系和安全體系現代化，服務好中心大局和人民群眾。

1信息化條件下做好不動產檔案管理中的利用與保密的重要性

1.1不動產檔案股管理走向現代化治理的必然選擇

做好不動產檔案管理中的利用與保密是釋放信息化動能、推進檔案走向現代化治理的必然選擇。一方面，沒有信息化就沒有現代化，信息化是“四化”同步發展的加速器、催化劑。進入新時代，新技術革命方興未艾，不動產檔案管理要從戰略全局出發，深刻把握新技術優勢，將信息技術貫穿檔案治理發展各領域全過程，以治理新成效賦能檔案利用。另一方面，走向現代化是檔案工作的題中之義。不動產檔案關系民生，在推進中國式現代化事業發展中發揮著基礎性、保障性作用。管理部門要立足于現代化建設的內涵和基本特征，重塑管理技術方式和技術生態，加強流程再造，以檔案利用體系和安全體系建設的高質量賦能民生事業發展。

1.2不動產檔案管理發揮服務與擔當職能的必然選擇

做好不動產檔案管理的利用與保密是服務人民群眾、展現部門擔當的必然選擇。信息化為我國搶占新一輪發展制高點、構筑國際競爭新優勢提供了有利契機。當前，數智技術的發展從根本上改變了檔案管理的治理方式，開啟了新的具有革命性、全局性的檔案管理新時代，不動產檔案的服務方式、利用途徑、保管模式都發生了根本性變革。面向新時代，檔案管理部門要善于從時代發展找答案，把握大勢、主動作為、搶抓機遇，充分發揮技術在檔案資源配置中的關鍵作用，充分利用海量檔案數據資源、豐富應用場景，把檔案價值最大化，更好地提高為人民群眾服務的能力，為經濟社會發展提供有力支撐。

1.3不動產檔案管理提高治理能力與體系現代化的必然選擇

做好不動產檔案管理的利用與保密是檔案治理能力和治理體系現代化的必然選擇。《數字中國戰略》指出，要善于運用互聯網技術和信息化手段開展工作。信息技術是檔案工作新的“加速器”和“壓艙石”，在市場化加速演進的條件下，信息化轉型是不動產檔案工作發展的關鍵路徑，尤其是人工智能、大數據、區塊鏈等技術的飛速發展，更為新時代檔案利用與保密帶來了前所未有的發展機遇。著力推動檔案工作實現質的發展，管理部門要用好新技術、新動能優勢，釋放技術紅利，激活潛在要素，以數智化推進檔案服務邁上新臺階。

2數字化時代不動產檔案利用與保密存在的風險

2.1信息泄露丟失的風險

不動產檔案涉及個人信息、財產情況等隱私?！稒n案法》規定，必須遵守相關法律法規，確保個人信息安全。但是隨著網絡技術的更新換代，個人信息安全問題突出。一是竊密技術的升級。網絡黑客利用新的技術手段，如網絡釣魚、社交工程、惡意軟件，非法竊取不動產檔案中的關鍵信息。這些數據的泄露具有隱蔽性特點，為信息保護帶來更大的挑戰[2。二是系統軟件的漏洞。不動產檔案管理系統的防護能力不足，易造成信息的完整性和可用性降低。攻擊者利用系統漏洞、非法訪問、篡改和刪除電子檔案，造成檔案的真實性受損，帶來不可挽回的損失。三是保密意識有待提升。檔案人員對外部風險認識不夠深刻，保密培訓體系與力度不健全，如權限分配不夠嚴謹、敏感數據處于無保護狀態等，為信息非法交易埋下隱患。

2.2技術防護不足的風險

數據備份是《檔案法》和《電子檔案管理辦法》的規定和要求，也是檔案利用與保密的基石，其目的是防止原始數據的丟失，以便在緊急情況下快速恢復。但是受多種因素影響，不動產檔案異地異質備份工作開展力度不夠，存在備份政策執行不到位、備份設備不達標等問題，嚴重影響了原始數據的保護質量。同時，身份認證和訪問機制建設也存在漏洞，如認證機制存在憑證偽造、非法操作的風險，非法侵入者能夠輕而易舉地復制、瀏覽、刪除檔案數據。

2.3利用渠道狹窄的風險

在“互聯網 + 政務服務”的推動下，信息技術賦能檔案利用的效果顯著。但是，不動產檔案服務的技術應用仍顯滯后。區域內檔案資源共享不夠，不動產檔案互聯互通水平較低，部門間各自為政現象突出。掌上查詢或者某信公眾號查詢功能有待提升，權利人網絡查詢內容較為簡單，不能滿足辦理業務需要。不動產檔案資源單一，結構不合理。不動產統一登記制度實施前形成的土地登記檔案、林漁牧等登記檔案數字化低，尚未實現網絡化查詢利用。檔案服務理念滯后，服務模式較為被動。隨著政務服務和社會精細化管理的要求，不動產檔案的需求呈現多樣化趨勢，要求管理部門以利用者為核心，打造不動產多元化的服務模式，但從實踐來看，檔案利用模式還不夠開放，檔案管理部門與社會服務結構的聯系不夠緊密，檔案管理走向開放力度需要提升。

2.4治理體系不健全的風險

檔案利用與安全建設尚未提升到應有的高度，對不動產檔案管理的“技術論”存在依靠性，忽視了制度、人員與教育培訓的重要性。一是檔案管理制度柔性不足。多數單位檔案管理制度更新不及時，特別是對安全建設規范性不強，難以發揮制度的引領作用。對新常態下檔案治理問題的應對能力較弱，無法從實踐中汲取有益的治理經驗。二是檔案教育培訓力度欠缺。人員素質提升依靠上級指導的多、結合自身實際的少，難以跟上時代發展的步伐。三是資金投入有差距。不動產檔案安全防護體系的投人有待強化，系統的兼容性不足，需要瞄準科技發展前沿與態勢進行系統化改造。

3信息化條件下不動產檔案管理的利用策略

新技術環境下，提升不動產檔案利用效率和質量，需要主動適應新技術與新業態。因此，管理部門要明晰檔案治理思路，樹立大數據觀念，充分認識不動產檔案的特殊性和意義，激活新技術應用潛能，提高檔案的開發與共享水平。

3.1建設不動產檔案數據庫，提高檔案規范化水平

管理部門在全面清理海量數據基礎上對其進行標準化整合，搭建不動產檔案數據庫。一是明確建庫標準。自然資源部制定的《不動產登記數據庫標準》（TD/T1066-2021）規范了全國各級不動產登記數據庫的建設，是不動產登記數據整合、數據庫建設、系統建設和信息互通共享的重要保障。管理部門要以此為標準，結合實際，建立本地不動產檔案數據庫。需要注意的是要構建好不動產單元—權利一權利人一登記業務之間的關聯關系，避免因關聯關系錯誤導致權利人查詢到錯誤的權利信息、權利對應的不動產單元信息錯誤等情況。二是搭建安全可靠的平臺，實現數據集成高效利用。依托全域性的政務服務網絡，建立的不動產檔案數據共享交換平臺，將不動產相關信息數據推送至數據共享庫和交換平臺，共享單位根據需求，實時調用提取各自所需信息數據，為業務高效協同提供支撐。自然資源部門與稅務部門實現檔案數據的實時共享，辦事群眾只需在不動產登記中心提交一次資料，稅務機關即可為納稅人辦理繳稅業務，無需再次人工錄人，大幅度壓縮辦理時限。

3.2發揮人工智能的作用，提高檔案服務的針對性

大數據、云計算、物聯網、人工智能等信息技術的不斷發展，各級政府、各行業、各部門都高度重視借助信息化手段實現智慧管理、服務和決策。不動產檔案管理部門要在信息化建設的基礎上，提供更多方便高效的便民服務。一是優化服務方式。增加線上查詢渠道，構建網頁版、微信版、自助服務終端版等不動產檔案服務平臺，打造多層次、多維度的“互聯網 + 不動產登記”智慧服務模式，滿足不同群體的線上線下不動產檔案的利用需求。針對業務查詢服務，挖掘共享交換平臺，整合相關職能部門結構化檔案數據和電子證照，實現檔案利用的“一鍵直達”。二是挖掘人工智能潛能。人工智能已廣泛應用于檔案服務領域，不動產檔案部門也進行了一定的應用。比如，有的地區建設“AI智能輔助審核”和“AI智能自助終端”，運用大數據查詢核驗、規則分析等技術手段，將審核標準逐一轉化為計算機判斷邏輯，結合云計算、大數據和人工智能等新技術，智能分析、審核、研判、篩查3。檔案部門要用好這些好經驗和好做法，大力發展個性化服務，讓群眾得到實實在在的實惠。

3.3深化人才培養，打造“一站式”技能型人才鍛煉模式

一是加強與高校合作，優勢互補、深化合作，共建研學基地，努力構建“學研用”融合的不動產檔案管理智治體系。深化新技術應用培訓，系統學習不動產登記、自然資源和規劃相關領域的知識，促進管理人員業務能力、綜合素質雙提升。二是深化制度創新。不斷優化工作流程，將初次登記、抵押登記、檔案歸集、檔案服務與利用等工作內容進行合理分工，減輕檔案人員的工作負擔。積極與相關部門溝通，讓檔案人員在薪資福利、休假休息、職業培養、職業晉升等方面得到充分保障，吸引優秀人才投身檔案服務事業。

4信息化條件下不動產檔案管理的安全策略

檔案數據安全是不動產管理工作的底線、紅線和生命線，管理部門應從多方面入手強化檔案安全管理，依法合規推進不動產檔案數據利用與服務工作。

4.1強化技術防控

一是夯實數據安全基礎。全面梳理檔案系統網絡拓撲、安全策略、網絡配置等，做好網絡安全風險評估，建立網絡安全技術架構，明確數據安全策略方法等。加大區塊鏈、身份驗證、密碼口令等防控技術的融合應用，綜合利用漏洞掃描、滲透測試、技術檢測等手段，發現的風險漏洞及時整改，確保網絡不失防。二是加強數據規范化安全體系建設。嚴格遵守檔案收集、存儲、利用與安全策略要求和操作規程，加強用戶口令、賬號權限、資源訪問、安全策略的常態化管理。持續深化數據監督管理，常態化監控網絡攻擊，落實檔案數據庫的訪問控制、日志管理等方面的要求，做到全過程監管。采用強口令、移動存儲設備管理、數據加密等安全防護措施，構筑現代化的數據安全防線。

4.2建立檔案數據備份機制

數據備份是基于不動產檔案專網，通過離線與在線備份結合，兼具高效率、高可靠性、高安全性與低成本的特點，能夠整體統一保護不動產檔案數據資源，實現對關鍵業務的數據庫、附件文檔等多類數據的備份和恢復。管理部門要對現有不動產檔案數據的梳理和分類，明確備份的重點和方向，結合業務實際需求和技術發展趨勢，對備份策略、存儲介質選擇、數據備份方式進行合理規劃。打造異地備份容災系統，實現增量核心數據實時備份。比如，對重要數據啟用雙重災難備份機制，區域不動產檔案數據與云數據機房互為同城雙活備份，通過共享網絡與本地大數據中心互為異地災備，一旦發生安全事件，可第一時間恢復系統及數據。

4.3落實安全管理責任制

成立網絡安全和信息化領導小組，負責統籌協調不動產檔案網絡安全和信息化的重大問題、發展戰略、長遠規劃及重要事項。扎實地開展安全等級保護，推進不動產檔案三級等保測評。加強安全培訓教育，定期開展安全教育培訓。通過簽訂保密承諾書、開展保密責任承諾、談心談話提醒等方式，推進保密教育制度化，不斷增強工作人員的保密意識，時刻繃緊信息安全這根弦，努力使保護信息安全成為行動自覺。加強個人信息保護，對個人信息匿名化處理。探索建立個人數據授權應用機制，保障個人對其數據使用情況的知情權和決定權，確保檔案利用不侵犯個人隱私。

結語

不動產檔案是事業發展歷史的珍貴見證，是不動產工作發展的生動記錄，是關系國計民生的重要資料基礎。管理部門應積極推進不動產檔案管理提檔升級，全面實施不動產檔案智能化、數字化改造，為全面深化改革、優化營商環境、保護人民利益蓄勢賦能。面向未來，檔案管理部門要進一步創新不動產檔案信息的服務方式，不斷運用新型技術，探索更加主動和便捷的檔案利用模式，將“死”檔案變成“活”數據，提供更具價值、更加可靠的檔案治理新模式，實現服務理念和安全理念的轉變，為檔案工作轉型升級提供可復制、可推廣的經驗。

參考文獻

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作者簡介：苗春英（1978—），大學學歷，濱州市不動產交易登記中心副研究員，研究方向為檔案管理。