關于事業單位人事檔案管理信息化建設的分析

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

事業單位人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，直接關系員工的個人發展和組織的人才管理。員工的人事檔案涵蓋了個人的基本情況、教育經歷、職業發展軌跡以及社交網絡等核心信息，為單位提供了完整且準確的個人資料。這些檔案已成為干部選拔和績效評估的重要依據，幫助單位更全面地了解員工的背景和能力。隨著信息技術的不斷進步和普及，信息化手段已深入人事檔案管理流程，不僅提高了檔案管理的科學性和工作效率，還促進了人力資源配置的精確決策，確保了人才庫的多樣性。由此，事業單位的管理創新得以推進，為其可持續發展奠定了堅實的基礎。

一、信息化在人事檔案管理中的實施概念

信息化是指通過計算機技術、網絡系統和數據庫管理，實現檔案的數字化存儲、傳輸和共享，將傳統的紙質檔案管理轉變為智能化和自動化管理。

實施信息化管理的核心包括建立電子檔案系統，實現檔案數據的錄入、分類、查詢和更新自動化。借助云計算和大數據分析，人事部門可以快速獲取員工的基本信息、績效記錄和培訓經歷等，從而簡化流程，支持科學決策。與此同時，系統可與考勤系統、工資系統等其他業務系統互聯，提升數據的一致性和共享性。信息化還有效解決了傳統檔案管理中的空間占用大、信息檢索慢等問題。通過加密存儲和權限管理，檔案數據的安全性得到增強，避免了數據被泄露、篡改。此外，信息化系統支持遠程操作，確保即使在突發情況下也能實現無縫管理。

二、信息化在人事檔案管理中的重要作用

1.緊跟時代潮流的必然選擇

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的發布，為檔案信息化建設的推進明確了導向，該規劃著重指出需要“加快檔案信息化步伐，帶動檔案管理現代化進程”，并特別強調要實施檔案信息化基礎強化工程，力求在一系列基礎性和核心領域內實現創新與突破，為檔案事業的全面發展奠定堅實的基礎。這一戰略部署反映了國家對檔案信息化建設的高度重視，也彰顯了其在優化人才資源配置、提高人事管理效率等方面所發揮的不可替代的作用。事業單位內部人事管理的信息化程度，對單位的運營效率和市場競爭能力具有直接影響。通過推進人事檔案管理信息化，可以實現對人員信息的快速檢索、精準匹配與高效利用，從而提升人事管理的科學性和規范性。同時，也有助于打破信息孤島，促進信息資源的共享與交流，為人才選拔、培養和考核等提供有力支持。

2.提升檔案管理效能

盡管檔案管理在機構管理體系中處于相對后端的位置，但其運作效率卻與機構的發展未來緊密相關，成為推動機構前行的重要支柱。傳統的人事信息收集、匯編及統計流程主要依賴人工手段，這種方式雖然在過去行之有效，但在現代管理需求日益提高的背景下，其局限性愈加明顯。人工操作不僅耗時較長，還存在信息準確性難以完全保障的風險，容易因工作人員疲勞、疏忽等原因導致信息的錯漏和重復，給后續的人事管理工作帶來諸多不便和問題。這種低效的管理方式在面對大規模數據時顯得尤為脆弱，無法及時響應組織發展的需求。相較之下，信息化管理通過數字化手段能夠在線上高效地完成數據的提取、篩選、匯總及審批流程，利用先進的系統和算法，實現對信息的自動處理和智能分析，從而大幅縮短查閱時間，提高信息的準確率。信息化管理不僅簡化了復雜的流程，還提高了信息處理的效率，減少了人為錯誤的發生。實時的數據更新和智能分析功能，使得管理人員能夠更快地獲取關鍵信息，支持及時決策，增強組織的應變能力。

3.降低行政管理成本

在傳統的人事檔案管理中，信息的收集、整理、記錄、檢索及匯總等環節往往需要耗費大量的人力資源，導致單位在人員管理方面的成本不斷上升，加重了管理負擔。煩瑣的手工操作不僅耗時耗力，還容易出現錯誤和遺漏，使得人事檔案管理的效率低下。隨著信息化管理的推行，計算機技術與局域網的應用徹底改變了這一局面。如今，僅需少數具備信息技術能力的專業人員，就可以高效地完成檔案管理工作，顯著減少了人力投入和工作時間。同時，信息檢索的速度大幅縮短，查找相關資料變得快捷方便。這種高效的管理方式不僅降低了單位的整體運營開支，還提高了管理效率，使得單位可以將更多資源集中于核心業務的發展，進一步提升整體效益。

4.增強檔案存儲的便利性與安全性

實施人事檔案信息化管理，不僅有效減少了紙質檔案的翻閱頻率，降低了紙質檔案的磨損程度，還極大地提升了檔案的長期保存與高效利用的可能性。通過信息技術的廣泛應用，檔案的安全性與利用效率得到了顯著改善，為查閱者提供了更加快捷便利的服務體驗。這種轉變使得單位在信息化管理方面邁出了重要一步，不僅為檔案的存儲和管理帶來了現代化的解決方案，還為日常查閱和使用提供了極大的便利。在檔案信息化建設的過程中，實施的安全管理措施和追溯機制起到了至關重要的作用，確保了檔案信息的安全性，有效防范了信息被泄露的風險，減少了傳統紙質檔案管理帶來的不便和安全隱患。

三、事業單位在推動人事管理信息化建設中面臨的挑戰

1.人事管理人員的信息技術能力有待提升

在當前的人事管理實踐中，部分單位仍未能充分認識到人事管理工作的重要性及其在現代組織運營中的核心地位。盡管這些單位已經啟動了信息化建設，試圖通過技術手段提升管理效能，但人事管理人員的信息技術應用能力和管理素養卻未能與之同步提升。這些單位的人事管理人員在面對信息化管理系統時，往往表現出一定的不適應和能力不足，缺乏必要的信息技術知識，對于如何高效利用這些技術和工具開展人事信息的錄入、查詢和分析等操作感到困惑。同時，其管理素養也有待提升，對于如何借助信息化手段優化人事管理流程、提高決策效率等方面缺乏深入的理解和實踐經驗。尤其是由于相關培訓機會的匱乏，部分管理人員在未經充分準備和培訓的情況下，便倉促投身于信息化人事管理工作，致使在工作中頻繁遇到困難，難以應對各種問題和疏漏，無法充分利用信息化系統提供的便利和優勢。

2.人事信息數據互通共享程度低

當前事業單位各部門的信息化進展參差不齊，技術應用水平也各有高低，這種不均衡的發展狀態，導致信息數據在部門間流通不暢，難以實現即時共享。各部門在信息化建設過程中，經常采用各自為政的方式，缺乏統一的標準和平臺，使得信息數據在跨部門傳遞時面臨諸多障礙。這種信息孤島現象不僅造成了資源的浪費，還嚴重影響了人事管理部門的工作效率。由于信息數據未能實現即時共享，人事管理部門在開展工作時難以獲取全面、準確的信息支持，致使其在人員調配、績效考核和培訓發展等方面難以做出科學、合理的決策，影響了事業單位的整體運營效率和員工的滿意度。同時，部門間溝通與交流頻次的不足也加劇了這一問題的嚴重性，各部門之間缺乏有效的溝通機制，使得信息數據在傳遞過程中容易出現誤解、遺漏等問題，降低了人事管理工作的質量和效率。

3.人事管理信息化投資欠缺

當事業單位領導者對人事管理信息化的重要性認識不足時，往往會忽視對這一領域的投入，這種忽視不僅體現在資金上，還體現在人力、物力等資源的配置上。資金投入的不足，直接導致信息化基礎設施建設的滯后，如硬件設備設施更新不及時、軟件系統升級緩慢等，都嚴重制約了信息技術在人事管理中的應用效果。人力、物力資源的匱乏，也使得信息化建設的推進缺乏必要的支持和保障，加之專業人才的培養和引進不足、信息化項目的管理和維護不到位等，這些都進一步削弱了信息化建設的成效。此外，資金投入的不足還易導致信息化建設的規劃和實施缺乏長遠性和系統性，部分事業單位在推進人事管理信息化建設時，往往只關注眼前的短期利益，忽視了長遠的發展規劃。這種短視行為致使信息化建設的重復建設和資源浪費，使得信息化建設成果難以與事業單位的整體發展戰略相匹配。

四、推進事業單位人事管理信息化建設的措施

1.強化人事管理人員信息技術技能

在當前的人事管理工作中，加強信息技術的應用能夠有效促進人事管理向信息化方向的轉變，有利于提高工作效率，優化各部門之間的協調運作。積極運用互聯網技術及相關設備設施，如借助云計算平臺，人事管理部門可以實現信息的集中存儲和共享，使得各部門在處理人事事務時能夠快速獲取所需數據，避免了信息孤島現象。同時，利用在線招聘系統可以大幅提高招聘效率，簡化候選人的篩選過程，從而縮短招聘周期。還應高度重視人才隊伍建設，提高人事管理部門員工的技術操作水平，不僅可以確保信息化建設工作的全面開展，還能夠滿足人事管理在信息化建設過程中對設備設施與技術高效應用的需求。例如，通過定期舉辦培訓課程，員工可以熟悉最新的人事管理軟件和系統，從而提高整體工作效率。

2.完善人事數據共享機制

搭建互聯網平臺以實現信息資源的共享，有助于相關人員迅速獲取所需的數據與信息。在推動人事管理信息化的進程中，各單位應為管理者構建專門的網絡平臺，以促進各類信息資源的共享，并強化人事管理信息數據庫的建設，從而提升管理信息數據的透明度，不僅增強了人事管理工作的透明性，還能夠激發員工的工作熱情。在搭建信息資源共享平臺時，所有部門人員都能夠訪問人事信息數據庫并開展數據查詢和整理工作，但在工作中必須明確每位員工的具體職責，以確保人事管理中出現的問題能夠及時追責，并迅速采取相應措施。為在檔案管理工作中做出突出貢獻的人員頒發獎勵，以激勵其在未來的工作中更加積極地參與信息化人事管理，并主動與其他部門協作，共同推動人事管理的有效實施。

3.增加對人事管理信息化建設的投資力度

信息技術與人事管理的深度融合可以顯著提高信息化建設的水平，領導者應根據實際需求科學規劃，充分發揮信息技術的優勢，提高工作效率，為其他部門和領導層提供準確、高效的數據支持。信息化建設應以實用性為導向，并采取循序漸進的方式，結合實際情況制定全面的建設目標，依據階段性成果逐步推進后續工作，有效降低投資成本，提升技術應用的效果，并減少資源浪費。

4.革新人事管理信息化建設的理念

事業單位在實施人事管理時，要充分發掘信息技術的潛力，確保其在人事管理中的具體應用能夠發揮最大效用。相關機構應積極探索和實施信息技術，以應對人事管理中的實際問題。通過將信息化手段有效融人人事管理的每個階段，可以顯著提高工作效率和管理質量，還能確保數據的準確性和實時性，從而為決策提供有力支持。全面推進人事管理的信息化建設，將為事業單位及相關部門的日常運作提供堅實的數據基礎，促進各項工作的高效開展。借助信息技術的力量，能夠推動管理創新，實現人事管理的現代化，提高整體管理水平和服務能力。

5.建立人事管理信息化標準框架

要全面推進人事管理工作的深入開展，提高事業單位在信息化建設方面的成效，需要從制度建設著手，建立一套符合信息化人事管理需求的工作制度框架。通過科學合理的制度設計，推動各項工作的有效落實，確保整體工作順利開展。事業單位應深人分析自身的實際情況，制定切實可行的信息化管理制度，為各項工作的有序開展提供堅實的制度保障。同時，管理層需要重視信息技術的研究，認真評估傳統管理制度的不足之處，利用信息技術的持續應用來優化和提高人事管理水平。在制度建設全面推進的過程中，事業單位及其管理層應認真執行日常和定期的工作任務，如每日和每周的總結。在統計人事信息時，必須詳細記錄每項具體內容，包括日期和內容更新，以便在今后的復核中能夠及時識別并糾正錯誤。此外，應實施每周匯報機制，匯總人事信息，以確保信息的準確性和完整性。

五、總結

事業單位積極推動干部人事檔案信息化和數字化轉型，既是對網絡強國和數字中國戰略需求的積極響應，也是應對檔案工作面臨的新挑戰的重要舉措。在這一進程中，檔案管理人員作為信息化建設的關鍵力量，必須迅速摒棄傳統觀念，主動迎接變革，探索檔案信息化的新方法與路徑，以更好地支持事業單位的高質量發展，從而將檔案工作引領進人全新的發展階段。這種轉型不僅提升了檔案服務的質量與效率，還為事業單位提供了更為優質的檔案管理支持。

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作者單位：濰坊市技師學院