高校檔案管理現狀及檔案創新優化對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案是高校開展教學、科研和管理等各項工作形成的原始記錄，是學校寶貴的信息資源。加強檔案管理，有利于全面、系統和準確地保存學校發展的歷史痕跡，充分挖掘檔案的功能與價值，更好地服務學校事業發展。隨著高等教育內涵式發展，高校規模不斷擴大、業務日益復雜，檔案管理面臨諸多新情況、新問題，傳統管理模式已難以適應新形勢、新要求。創新優化高校檔案管理，提高信息化、專業化水平，對于提高辦學管理效率、助力學校內涵發展具有重要意義。

一、高校檔案管理的重要意義

1.高校檔案是學校歷史的真實記錄

高校檔案真實、系統地記錄了學校的辦學歷程、重大事件和師生成就等，是學校發展的“忠實記錄者”和“見證者”。通過檔案，可以全面了解學校的歷史沿革、辦學理念和發展脈絡，真實再現學校不同時期的面貌。檔案記錄了學校一路走來的艱辛探索和輝煌成就，是彌足珍貴的歷史財富，檔案也真實記錄了廣大師生在教學、科研等方面的寶貴實踐和創新成果，忠實保存了學校的優良傳統和深厚底蘊，這些歷史記憶既是學校的“根”和“魂”，也是學校文化積淀的重要組成部分，對于傳承大學精神、凝聚奮進力量具有重要意義。

2.高校檔案為學校管理和決策提供參考依據

高校管理涉及人才培養、學科建設、師資隊伍和校園建設等方面，是一項復雜的系統工程。高校檔案真實記錄了學校管理和改革發展的各個方面，涵蓋了教學計劃、科研項目、基建修繕和財務預決算等重要文件和數據資料，通過挖掘檔案信息，可以全面了解學校現有教學、科研和管理狀況，客觀分析存在的優勢和不足，總結以往改革發展的經驗教訓，這些都是推進管理創新、科學決策的重要參考。例如，人事檔案記載了教職工的學歷、職稱和科研業績等信息，分析這些數據可以準確把握師資隊伍現狀，為制訂人才培養和引進計劃提供決策支撐；再如，會計檔案詳細記錄了學校財務收支情況，分析財務數據的歷史變化趨勢，有助于優化經費預算，提高資金使用績效。

3.高校檔案服務師生教學科研需求

高校的中心工作是人才培養，教學科研是學校的主要職能，高校檔案中記載了學校在人才培養、學科建設和科學研究等方面取得的重要成果。例如，教學計劃、課程教案、學位論文和科研報告等，這些檔案資料不僅見證了學校教育教學發展的歷程，也凝結著師生的智慧結晶，對教學科研具有重要參考價值。一方面，檔案能為教師備課、講課和編寫教材提供豐富的素材，教師可查閱相關教學檔案，系統了解學科發展脈絡和前沿動態，汲取優秀教學經驗，優化教學內容設計，改進教學方法手段。另一方面，檔案是學生論文寫作、科研立項的重要文獻資料，學生通過查閱學位論文、科研報告等，能夠準確把握學科發展現狀，了解前人研究的基礎，優化選題思路，規避重復研究。

二、高校檔案管理的現狀分析

1.檔案管理體制機制有待優化

當前，不少高校的檔案管理體制不夠順暢，職責劃分不清晰，制約了檔案工作的有序、高效開展，一些高校將檔案管理歸口辦公室或黨辦，而這些部門事務繁雜，檔案工作往往得不到應有的重視，一些高校設有檔案室，但隸屬關系模糊，管理權限有限，難以獨立開展工作。還有的高校檔案機構編制少、人員少，與檔案管理要求很不適應，高校普遍存在檔案管理制度不健全、流程不規范問題，尚未建立覆蓋檔案收集、整理、保管和利用全過程的規章制度，管理隨意性大，檔案的形成、積累和歸檔環節銜接不夠，流程混亂，這些都影響了檔案管理工作的制度化與規范化水平。

2.檔案信息化建設水平不高

隨著高校數字化轉型步伐加快，檔案信息化建設已成為適應時代發展的必然要求，但目前，許多高校的電子檔案建設還處于起步階段，存在信息化基礎設備設施薄弱、數字化資源少以及管理系統落后等短板。檔案的收集、整理和編目等業務主要依靠手工操作，效率不高，差錯率大，缺乏統一規范的元數據標準，檔案著錄項目不全面，數據質量參差不齊，可檢索、利用程度不高，學校還普遍缺乏功能完備、性能先進的檔案管理系統，檔案數據分散在不同業務系統，缺乏集中管理，數據孤島問題突出。受經費投入不足、專業人才缺乏等因素制約，高校數字檔案館建設進展緩慢，多數學校還沒有真正建成集存儲、管理和利用于一體的數字檔案館，數字檔案資源的共享服務能力偏低，這些都制約了檔案信息化水平的整體提升。

3.檔案資源開發利用不夠充分

高校對檔案開發重視不夠，管理視野比較狹窄，往往把檔案管理等同于檔案的收集和保管，忽視了檔案的宣傳和利用，許多寶貴的檔案資料長期深藏館庫，“養在深閨人未識”，資源利用率很低。受傳統管理理念影響，高校檔案利用方式比較單一，主要是提供檔案查詢、復制等基本服務，缺乏深層次的檔案編研開發，檔案的功能和價值沒有得到充分發揮，也缺乏面向社會大眾的檔案宣傳，公眾獲取和利用檔案的渠道不暢，不利于提高檔案工作的社會影響力，也難以更好地發揮檔案存史資政、服務社會的作用。

4.檔案管理人員專業能力有待提升

目前，高校檔案隊伍專業化水平總體不高，人才短缺問題突出，從人員結構看，專職檔案管理人員比例偏低，兼職人員居多，隊伍不穩定，專業素質難以保證；從學歷背景看，本科及以上學歷比例不高，缺乏檔案、圖書情報和計算機等相關專業背景，知識結構單一；從業務能力看，熟悉現代信息技術、數字檔案管理的復合型人才十分緊缺，檔案隊伍年齡結構老化，創新意識和能力不強。高校對檔案人才培養重視不夠，教育培訓力度偏低，檔案人員知識更新慢，專業發展空間有限，這些問題制約了檔案管理現代化水平的提高，亟須加強檔案隊伍專業化建設。

三、高校檔案管理創新優化策略

1.完善檔案管理體制機制建設

（1）理順檔案管理體制，健全管理機構

高校要建立健全檔案工作領導體制，落實高校主要負責同志檔案工作責任制，將檔案工作納入學校重要議事日程，作為學校事業發展的重要內容來抓，要理順檔案部門的隸屬關系，明確歸口管理部門，根據學校實際合理確定檔案部門的類型及隸屬關系，可以設立獨立的檔案館（室），也可歸口校辦公室、黨辦等管理。要明確檔案部門的管理職能，確保其在學校發展中發揮應有的作用，規范檔案內設機構設置，成立由分管校領導任組長、相關部門負責人參加的檔案工作管理委員會或領導小組，負責審議學校檔案事業發展規劃，研究解決檔案工作中的重大問題，統籌推進學校檔案管理和建設。

（2）完善檔案管理規章制度，規范管理流程

高校要以國家的檔案法律法規為指導，根據教育部、檔案局等有關高校檔案工作的規范標準，結合學校實際，制定完善的校內檔案管理制度體系，做到有法可依、有章可循，要建立健全檔案工作規劃、檔案接收移交、檔案整理保管、檔案統計和檔案利用等方面的工作制度，明確歸檔范圍、管理流程和操作規范等。檔案管理制度要覆蓋檔案業務的全過程，包括文件材料的形成、積累、收集、整理、保管、統計和利用等環節，做到制度流程閉環，前后業務環節有機銜接，重點要完善檔案歸檔范圍和保管期限表，明確應歸檔的文件材料類型、保管期限，確保重要文件材料應歸盡歸。健全檔案移交制度，明確校內各單位文件材料的定期歸檔要求，確保檔案及時進館。規范檔案查（借）閱利用制度，明確檔案查（借）閱的范圍、權限、程序以及安全保密要求等內容。

2.加快檔案信息化建設步伐

（1）建設數字檔案館，實現檔案資源數字化

高校要充分認識數字檔案建設是信息時代高校檔案工作創新發展的緊迫要求，是提高檔案管理信息化水平、更好地服務師生和學校發展大局的必然選擇。高校要將數字檔案館建設納人學校整體信息化發展規劃和年度計劃，與智慧校園、一站式服務大廳等建設統籌謀劃、協調推進，充分利用學校數字校園、數據中心等已有信息基礎設備設施，節約投資、集約建設，要制定科學合理的數字檔案館建設規劃和實施方案，明確建設目標、主要任務和進度安排，科學設計功能架構、技術路線和運行機制等。合理控制項目建設進度，采取內部業務整理與委托專業機構相結合的方式，多措并舉地加快推進檔案數字化進程，并根據檔案價值、利用頻次等，確定檔案數字化優先順序，優先實現常用、珍貴檔案的掃描、拍攝和元數據著錄，減少紙質檔案的物理利用頻率，延長檔案壽命。還要建立規范的檔案數字化標準規范，明確元數據標準要求，提升數字檔案的編目質量，確保數字檔案資源的規范管理和有效利用。同時，建設功能完備的數字檔案管理與服務系統，實現對各類數字檔案的集中存儲、統一管理和便捷利用，為用戶提供一站式數字檔案服務。

（2）開發智能檔案管理系統，提高檔案管理效率

高校要以提高檔案管理現代化、智能化水平為目標，利用大數據、云計算和人工智能等現代信息技術，開發設計功能完善、性能優良和安全可靠的智能檔案管理系統。借鑒圖書館、數字資源中心的信息化建設經驗，引進優秀的檔案管理信息系統，優化完善功能模塊，系統要能夠支持檔案收集、登記、整理、編目、檢索、鑒定和統計等業務環節，實現檔案業務活動全流程信息化管理。要重點開發檔案大數據管理、知識挖掘和可視化展示等智能應用功能，創新開發基于語義分析、知識圖譜等技術的檔案學習系統，通過對檔案相似性、關聯性的智能計算分析，助力檔案深度開發。系統要與學校數據中心、統一身份認證和一卡通等平臺做好集成對接，做到數據互聯互通，實現檔案數據資源的共享開發與利用，要遵循信息安全等級保護要求，強化檔案系統的身份認證、訪問控制、數據備份和異地容災等安全防護措施，最大限度地保障檔案數據安全。還要建設智能感知環境，利用物聯網、智能傳感和音視頻識別等技術手段，實現檔案庫房環境和設施設備的實時監測、智能預警，促進檔案安全管理，要建立數字檔案統計分析與績效評價機制，通過數據采集、分析挖掘，掌握檔案信息服務的利用率、滿意度等指標，持續優化系統功能，增強檔案服務效能。

3.創新檔案資源開發利用方式

（1）編制檔案資源指南，方便用戶查閱利用

高校要圍繞服務師生和社會大眾的需求，加強檔案資源的編研開發。系統梳理館藏檔案的門類、數量、形式、載體和主要內容等，編制形式多樣的檔案資源指南，如檔案全宗指南、檔案目錄索引和檔案專題索引等，方便用戶查詢檢索。對服務對象關注度高、利用價值大的重點檔案，組織專題開發，編寫內容提要，深度挖掘檔案的歷史文化價值。充分利用學校網站、某信公眾號和檔案展廳等宣傳陣地，多渠道地發布檔案指南信息，完善檔案利用登記、統計和評價工作，建立反饋改進機制，提升檔案資源的針對性和有效性。

（2）開發特色檔案信息產品，提供個性化服務

主動對接學校中心工作，聚焦師生關注的熱點問題，有針對性地開發檔案信息產品，提供精準高效的個性化檔案服務。服務教學科研，編研相關學科專業、重點實驗室、科研院所的發展歷程、重要成果，開發專題數據庫、知識庫，服務學校發展，圍繞學校發展規劃、重大活動，編制校史資料匯編、大事記和影像集錦等。服務師生成長，開發名師檔案、優秀校友檔案等特色數據庫，服務社會大眾，舉辦主題檔案展覽，制作網上展廳，講好學校發展故事，拓展檔案增值服務，開發具有紀念意義的檔案文創產品，豐富檔案服務內涵。

4.加強檔案管理隊伍專業化建設

（1）引進檔案管理專業人才，優化人員結構

把檔案隊伍建設納入人才強國戰略，制定中長期人才培養規劃，拓寬檔案人才引進渠道，通過考核招聘、人事調配等方式，選拔檔案學、歷史學和計算機等相關專業的優秀畢業生充實到檔案隊伍中來。創新用人機制，采取項目聘用、柔性引才等方式，吸引相關學科專業技術人員參與檔案工作。加大高層次人才引進力度，擇優引進檔案學專業領軍人才和學科帶頭人。優化檔案隊伍學歷結構、年齡結構和專業結構，打造一支專兼結合、年齡梯次合理和專業搭配得當的高素質檔案隊伍。

（2）加大檔案管理人員培訓力度，提高業務水平

把檔案人才教育培訓作為隊伍建設的重要內容，多形式、多渠道地開展分級分類、形式多樣的教育培訓。利用職業培訓、在職學習等方式，強化檔案人員的理論基礎和專業知識。選送業務骨干參加檔案專業學歷教育，攻讀檔案學碩士、博士學位，開展檔案管理信息化、數字化專題培訓，提升檔案人員的信息素養和創新能力，采取以會代訓、案例教學等方式，開展檔案編研、開發和利用等實務培訓。開展檔案業務競賽、技能比武等，搭建檔案人員學習交流平臺，完善檔案人員繼續教育制度，將培訓學習與職稱晉升、崗位聘任相結合，調動檔案人員的學習積極性。

四、結語

檔案承載著高校的歷史，記錄著高校的發展。加強和創新高校檔案管理，是適應信息時代發展、推進高等教育治理體系和治理能力現代化的必然要求。各高校要深入貫徹黨的教育方針，把檔案工作擺到學校改革發展的戰略高度，與立德樹人、內涵發展緊密結合起來，不斷完善檔案管理體制機制，加快檔案信息化建設步伐，創新檔案資源開發利用，加強檔案隊伍專業化建設，推動檔案管理制度化、規范化和科學化，為學校改革發展提供優質高效的檔案信息資源支撐，為高等教育事業的發展做出更大貢獻。

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作者單位：齊魯醫藥學院