中職學校教學檔案規范化管理策略探究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

教學檔案既是學校長期發展的歷史記錄，也是學校重要的信息資源來源。其內容覆蓋學校教育教學活動各環節和參與主體，具有較強的功能性，對學校各方面的發展有著不可小覷的重要作用。如今，國家對技術型、應用型人才予以高度重視，職業教育改革迫在眉睫，要想更好地對接社會用人需求，加強教學管理、發揮好教學檔案作用十分必要。結合過往經驗來看，中職學校教學檔案利用率普遍不高，教學管理重點更傾向于其他層面，檔案價值并未得到充分開發，呈現明顯的教學檔案管理缺陷。

新時期，教學檔案重要性凸顯，加強教學檔案規范化管理至關重要，不僅關乎教學秩序的穩定，還關系著學校人才培養質量的提高。

一、教學檔案的概念界定與管理范疇

教學檔案是指學校在各項教學活動中直接形成、具有保存和研究價值的文件材料。檔案形式不局限于文字、紙質形式，圖表、聲像和實物亦屬于教學檔案材料范疇。就其內容而言，可按類別劃分為教學綜合類檔案、教師教學業務檔案、學生學業管理檔案、學科實驗教學檔案和其他有必要立檔的教學資料和業績考核資料。不同檔案類別記載的內容不同，管理方向也各有差異。其中，教學綜合類檔案涉及范疇較廣，如學校規章制度、教輔人員職責和教學項目等。教師教學業務檔案主要圍繞教師管理記載相關內容，包括且不限于教師基本信息、所授課程及教學評價等；學生學業管理檔案以學生學業發展為核心，記載著學生的基本信息、學籍信息和獎懲記錄等內容。完備的教學檔案能夠直接體現學校教學發展狀況，亦可輔助相關人員了解學校辦學歷史、預測學校未來發展前景。

二、教學檔案規范化管理對中職學校發展的影響

1.助力教學質量持續提升

教學檔案真實、系統和完整地反映了學校教學工作的歷史和現狀，是學校開展教學研究、總結教學經驗以及推動教育教學改革的重要依據。通過規范化管理教學檔案，有助于學校深入、系統地剖析檔案價值，提取檔案的關鍵數據并展開分析，據此判斷時下教學情況。從教師管理、教學發展層面而言，對目標檔案內容展開系統分析，可全方位把控教師教學情況，包括教學方法是否科學、合理且富有創新性，課程內容是否完整以及對學生的關注是否及時且全面等要素，對于評估教師教學質量、總結教學成效具有較好的支持作用。根據檔案評估結果，學校可以針對教師提供相應的教學輔助，如組織個性化的教學研討活動，為教師教學方法改進、教學能力提升提供可持續發展平臺，使教師有效實現自我成長的同時，助推教學質量的提高。

2.推動學校管理高效化

規范化管理教學檔案，可以提高學校教學管理數據的整合效率，保障各項數據信息資源全面收集并得以充分利用，使數據信息價值最大化。學校可以通過深度分析不同數據，多維度地了解和評估學校當下發展現狀，并根據管理需求，結合目標數據提供的信息，制定并落實相應的管理政策。比如，基于指向專業發展層面展開學校管理時，可圍繞目標專業整合相關教學檔案，通過對檔案中各項歷史數據的挖掘與分析，如目標專業歷年招生人數、專業就業率及學生競賽獲獎情況等，全面了解專業課程教學及其發展現狀，以輔助學校更好地對專業發展前景展開有效把控，根據教育市場動態和趨勢，制定學校發展戰略、確定教學管理實施方向。如此一來，在教學檔案的作用下，學校則可依托數據支持，更加科學地實行管理決策、優化資源配置，從而提升學校管理的有效性。

3.提升人才培養質量

教學檔案涉及多項內容，加強教學檔案規范化管理，可進一步保障教學檔案內容翔實、完善，使檔案更具參考價值，提高利用率。基于人才培養角度而言，通過規范管理教學檔案，學校和教師可全方位地了解學生信息，構建系統化、多維度的學生學業發展學情分析圖，涵蓋學生各項學情表現，包括學生日常考勤情況、學習成績和實踐活動參與情況等。依據這些檔案數據，生成更具指向性和參考價值的學生發展信息，如學習特點、興趣愛好和發展潛力等，以便為學生定制符合其個性發展的人才培養方案。由此可見，當教學檔案得到規范化管理，檔案價值將更具指向性，根據管理需求可輔助學校優化人才培養方案，從而推動人才培養質量的持續提升。

三、中職學校教學檔案管理現狀與問題分析

1.檔案意識淡薄

學校作為育才搖籃，在長期發展中，逐步形成以知識傳授、科學研究為中心的運行體制。教學檔案雖被納人教學管理的工作范疇，但重心仍傾向科研、教學等方面，教學檔案明顯存在被忽視的現象。部分領導和檔案管理人員認為教學檔案管理工作可有可無，與學校發展、教學管理關聯性不強。基于這一理念，教學檔案管理相關設備設施的配置也相應不足，如設備設施滯后、缺乏專業崗位人才等，導致教學檔案管理執行效力不足，未達到應有標準和要求，難以真正發揮檔案的實際價值。

2.管理制度不健全

目前，中職在教學檔案管理工作開展中，相關管理制度已基本建立。但從制度建設與實施情況來看，制度體系不健全、缺乏統一標準的問題凸顯，管理制度形同虛設。教學檔案通常會規定一些歸檔內容，但在歸檔范圍、時間等方面并未作出明確規定。不僅如此，教學檔案在分類、編號等方面也缺乏統一規范，導致檔案資料查閱存在難度。對于檔案的借閱，相關制度也缺乏完善性，經常存在借閱后未歸還的情況，導致檔案出現嚴重流失現象。如此種種可以看出，教學檔案管理制度并未真正發揮作用，檔案仍存在管理混亂、隨意等情況。

3.信息化程度低

信息時代，檔案管理由傳統紙質管理逐步向數字化、信息化管理方向轉型。信息化已成為教學檔案管理發展的必然趨勢。然而，就目前中職教學檔案管理情況來看，信息化手段不明顯，在資源共享傳播中沒有產生使用價值。傳統紙質檔案管理方式在部分中職學校中仍占據主導地位，信息化檔案管理未能深人開展。信息化程度低主要受設備設施不完善、技術滯后等因素影響，硬件設備不能滿足實際應用需求。一些學校雖實施了信息化管理，但并未建立先進、完善的教學檔案管理信息系統，檔案信息較為分散，無法有效實現集中管理和利用。

四、中職學校教學檔案規范化管理策略

1.加強檔案意識宣傳教育

教學檔案管理對學校發展意義深遠。推進教學檔案規范化管理工作落實，應從思想意識層面予以加強。只有學校領導、檔案管理人員高度重視教學檔案管理工作，明確教學檔案規范化管理的重要性，并深刻認識教學檔案在評估辦學水平、教學質量提升方面發揮的積極作用，才能從行動上主動、積極地開展教學檔案管理工作，保證教學檔案管理的規范化推進。基于此，學校應充分發揮自身引領作用，及時轉變自身觀念，將教學檔案管理工作納入日常工作計劃，并加強檔案意識宣傳教育，促使學校全體教職工樹立正確的檔案意識，使其能夠明確檔案在教學管理中的定位，共同參與并推進教學檔案的規范化管理。

一方面，聚焦教學檔案管理，學校可定期組織專題培訓，制訂系統的培訓計劃，通過向全體教職工普及教學檔案管理知識，組織開展教學檔案管理實操技能培訓，以提高教職工基礎檔案管理能力。為保障培訓的專業性，學校可邀請相關領域專家學者或具有豐富實踐經驗的相關崗位人才到校舉辦專題講座，將先進的教學檔案管理理念、管理方式及時傳遞給教職工，使其能夠深刻認識教學檔案對學校發展的影響，并能夠與時俱進地開展教學檔案管理工作，確保教學檔案管理規范有效，切實融入學校發展實際；另一方面，學校可利用多種渠道開展多樣化的宣傳活動，通過加大檔案意識宣傳力度，促使教職工不斷深化檔案意識。比如，在學校官網設立教學檔案管理專欄，定期發布與教學檔案管理相關信息，鼓勵教職工在平臺分享教學檔案管理經驗和心得等；或是舉辦教學檔案管理征文比賽、知識競賽，以此激勵教職工主動學習和了解教學檔案的管理知識，促使更多教職工參與到教學檔案管理工作中，以營造良好的教學檔案管理氛圍，推動中職學校教學檔案實現自覺、常態化的管理模式。

2.建立健全檔案管理制度

制度建設是教學檔案管理規范化推進的核心關鍵。中職學校應以自身發展實際為基礎，科學制定教學檔案管理制度，以構建規范化的教學檔案管理體制，助力教學檔案管理工作有序、高效地開展。依據教學檔案管理流程，在制度建設方面，學校可以分別從檔案收集、整理、保管以及利用等方面制定相應的制度體系，將制度全面貫徹于教學檔案管理全過程中，確保教學檔案管理在各階段及環節中的規范化落實。

首先，在檔案收集制度的建立上，詳細界定教學檔案的收集范圍，根據教學檔案類型，將與之相關的重要資料納入收集范疇。比如，在教師教學業務檔案類別中，資料收集內容應包括教學計劃、教學大綱、教學安排、教師教案以及教學課件等；學生學業管理檔案則可重點圍繞學生成績單、作業及競賽獲獎證書復印件等方面收集相關檔案資料。另外，除界定收集范圍，還應確定收集的時間節點，確保教學檔案資料信息及時、完備，避免資料積壓或遺漏。其次，在檔案整理制度的建立上，應依據國家檔案管理相關標準，結合中職學校的教學特點，制定統一的教學檔案分類標準。即在一級類目的基礎上，根據相關標準向下細分二級、三級類目，以便各類教學檔案準確歸類。同時，還應注意規范檔案編號規則，在呈現檔案類別、關鍵信息的同時，方便后續查閱和管理。再次，在檔案保管制度的建立上，為保證檔案信息長久保存，避免出現檔案損毀、丟失等情況，應重視保管制度的建立健全。在技術引領大環境下，電子檔案成為主流。基于此，在建立檔案保管制度時，可重點關注電子檔案的規范化保管，制度內容可圍繞優化硬件設備設施、建立安全備份機制等方面落實。同時，考慮檔案的應用價值與利用率，應規范檔案借閱制度，盡可能地規避因借閱期間而造成檔案資料損毀或丟失問題。最后，在檔案利用制度的構建中，可以通過打造功能強大的教學檔案檢索系統，并制定明確的檔案使用流程規范，從而確保檔案的高效利用。

3.推進教學檔案信息化建設

信息化管理系統是連接檔案資源和檔案用戶的紐帶，同時也是實現學校教學檔案信息化、數字化管理的有力抓手。檔案信息化建設是一個系統的過程，學校應根據自身實際情況建立相關的教學檔案管理系統。在開發檔案數字化管理系統期間，學校應科學規劃系統功能布局，在保障檔案管理全過程數字化協同的基礎上，積極引入人工智能技術，進一步開發智能檢索、知識關聯等特色功能。同時，還應從系統的易用性、適用性角度考慮，注意系統界面的優化設計，既要重視界面導航功能清晰明了，也要以用戶差異特征為依據，設置個性化的服務選項，以提升教學檔案管理系統功能的靈活性。

基于數據標準規范視角，在開發教學檔案管理系統時，還需從數據交換格式、數據標準等方面考慮，確保元數據在格式、標準等方面的統一性，以增強數字檔案的互操作性。為切實發揮檔案數字化管理系統的應用價值，提高檔案資源的利用率，還應在完善系統建立的基礎上，構建數字化檔案共享平臺，破除資源分散的弊端。其間，除需要強化數據標準規范建設之外，即統一元數據規則、數據交換格式等，還需要重視大數據技術的應用，助力檔案信息資源的深度開發與利用，輔助學校更好地作出管理決策。在數字檔案資源平臺建設期間，還可創新服務模式，建設特色數據庫，采取分層、分級開放原則，促進檔案資源有效共享。針對當前中職學校信息化建設程度不足的情況，學校還需要提高教學檔案數字化、信息化基礎設施建設，應明確基礎設施是檔案數字化轉型的重要支撐。根據教學檔案信息化管理實際需求，加大投資力度、完善各類基礎設施建設，在條件允許的情況下，優先選擇先進技術與設備，從根本上保障教學檔案信息化建設的效果。需特別注意的是，信息化環境下往往伴隨著信息安全問題，因而在強化基礎設施建設過程中，學校還應做好數字檔案安全防護工作，既要從日常管理上加強對檔案信息安全的重視與防護，如制定相關制度、加強監督管理等，也要積極引進信息安全領域的前沿技術成果，如數據加密技術、生物識別技術等，借助技術為教學檔案管理構筑多層級、立體化的安全屏障，防止檔案丟失或被破壞，最大限度地降低信息安全隱患。

五、結束語

教學檔案具有極高的保存、利用與研究價值，在學校發展過程中，可為學校教學管理提供重要依據，助力教學質量持續提升、推動學校管理高效化，并提高人才培養質量。面對現階段中職學校教學檔案管理凸顯的各項問題，學校應高度重視教學檔案規范化管理的有效落實，通過加強檔案意識宣傳教育、建立健全檔案管理制度、推進教學檔案信息化建設以及提升檔案管理人員專業素質，全面優化當前教學檔案管理工作體系，充分發揮教學檔案的積極作用，讓教學檔案成為中職學校發展的強勁助力。

參考文獻：

[1]王欣茹，張建新，孔祥會，等.現代教育背景下教學檔案管理規范化策略研究[J].河南水產，2023（05）：34-37.

[2]陳讓.教學檔案管理規范化對職業院校可持續發展的影響研究[J].決策探索（下），2021（02）：89-90.

[3]睢瑞丹.高校教學檔案管理：數字化、標準化與規范化[J].山西檔案，2024（11）：162-164.

[4]何素敏，崔雋.以教學檔案的規范化管理提升教學服務質量[J].教育教學論壇，2021（37）：13-16.

[5]李薇，孫康燕.高校教學檔案管理難點及規范化管理策略[J].辦公室業務，2021（08）：151-152.

作者單位：濟南信息工程學校