大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及優(yōu)化策略

中圖分類號：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展帶來了各領(lǐng)域的科技進(jìn)步。大數(shù)據(jù)時代，互聯(lián)網(wǎng)、智能AI等現(xiàn)代數(shù)字智能技術(shù)在各領(lǐng)域的有效推行，切實提高了生產(chǎn)效率和工作質(zhì)量，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的生產(chǎn)方式。在檔案管理領(lǐng)域，科學(xué)技術(shù)的深度應(yīng)用使得檔案管理工作逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)保管方式向著電子存儲形式轉(zhuǎn)變，在很大程度上對檔案管理提出了更為嚴(yán)格的要求。同時，也進(jìn)一步推動了檔案管理的數(shù)字化、智能化方式的更新。在各領(lǐng)域電子檔案的應(yīng)用日益頻繁，通過開展針對性的電子檔案管理，不僅能實現(xiàn)對各項數(shù)據(jù)信息的精確收集、整理和保存，還能顯著提高部門的檔案管理效率，降低生產(chǎn)成本。同時，在電子檔案管理模式之下，通過構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，利用該數(shù)據(jù)庫與大數(shù)據(jù)技術(shù)深度融合，實現(xiàn)對檔案信息資源的深度挖掘和有效整合分析，并依據(jù)用戶的多樣化需求，推動檔案資源的高效共享，為用戶提供更加高效的決策思路，以此來提高檔案資源的整體利用效率，進(jìn)一步提高經(jīng)濟(jì)收益和服務(wù)質(zhì)量。

一、大數(shù)據(jù)概述

1.大數(shù)據(jù)的含義

大數(shù)據(jù)技術(shù)是指依托數(shù)據(jù)收集、存儲、處理和分析從海量數(shù)據(jù)中獲取有價值信息的一套技術(shù)模式，它會涉及數(shù)據(jù)的采集、存儲、處理、分析以及可視化操作等諸多環(huán)節(jié)，從宏觀層面來看，大數(shù)據(jù)處理技術(shù)所處理的數(shù)據(jù)量較大，通常達(dá)到PB級別，甚至更高，這些數(shù)據(jù)可能來自互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、社交媒體以及企事業(yè)單位系統(tǒng)等多個渠道。從數(shù)據(jù)的類型來看，大數(shù)據(jù)處理技術(shù)不僅需要對結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)展開處理，還會涉及非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化，這些數(shù)據(jù)類型主要涵蓋了文本、圖片、視頻和音頻等多樣化的數(shù)據(jù)信息，在處理工作開展過程中，通常采用分布式計算、并行處理等技術(shù)，能夠快速處理海量數(shù)據(jù)，滿足實時性需求。在大數(shù)據(jù)中，有價值的信息往往占比很小，需要通過數(shù)據(jù)挖掘、機器學(xué)習(xí)等技術(shù)手段展開篩選和提取。從微觀角度來看，大數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)獲取過程中，可以通過多樣化的渠道來收集各項數(shù)據(jù)信息，然后采用分布式文件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫以及云存儲等技術(shù)，實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的存儲和管理。數(shù)據(jù)處理期間運用數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)集成以及數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等技術(shù)，對數(shù)據(jù)展開預(yù)處理，提升數(shù)據(jù)質(zhì)量。數(shù)據(jù)分析環(huán)節(jié)采用數(shù)據(jù)挖掘、機器學(xué)習(xí)以及統(tǒng)計分析等技術(shù)，從海量數(shù)據(jù)中提取有價值的信息，并通過圖表、地圖等形式，將數(shù)據(jù)分析結(jié)果直觀地展示出來，便于用戶理解和決策。

2.大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點

（1）數(shù)據(jù)規(guī)模龐大、類型多樣且復(fù)雜。大數(shù)據(jù)的體量龐大，這種規(guī)模的增長主要源于互聯(lián)網(wǎng)、社交媒體、傳感器和各種數(shù)字設(shè)備的普及。數(shù)據(jù)的激增不僅帶來了存儲和處理的挑戰(zhàn)，還為分析和挖掘價值提供了前所未有的機會，數(shù)據(jù)的體量越大，潛在的信息和模式就越豐富，企事業(yè)單位和組織能從中獲取的洞察力也相應(yīng)增加。同時，大數(shù)據(jù)不僅包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還涵蓋了文本、圖片、音頻和視頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，多樣性要求數(shù)據(jù)分析者具備更強的適應(yīng)能力和多樣化的分析工具。在面對不同類型的數(shù)據(jù)時，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方法往往顯得力不從心，因而需要新興的工具和技術(shù)，如機器學(xué)習(xí)和自然語言處理，以有效提取和利用這些信息。

（2）實時性和關(guān)聯(lián)性。在許多應(yīng)用場景中，數(shù)據(jù)的時效性直接影響決策的有效性。比如，在金融行業(yè)，實時數(shù)據(jù)分析能幫助交易者快速反應(yīng)市場變化，抓住投資機會。在醫(yī)療行業(yè)實時監(jiān)測患者的健康數(shù)據(jù)可以及時發(fā)現(xiàn)潛在的健康風(fēng)險，從而采取必要的干預(yù)措施，不僅提升了數(shù)據(jù)的價值，還使得企事業(yè)單位能在競爭中占得先機。另外，大數(shù)據(jù)技術(shù)的另一個顯著特點是關(guān)聯(lián)性，因為不同數(shù)據(jù)源之間的關(guān)聯(lián)性為深人分析提供了新的視角，通過將來自不同渠道的數(shù)據(jù)整合，分析者能識別出更復(fù)雜的模式和趨勢，尤其是在銷售領(lǐng)域社交媒體上的用戶行為數(shù)據(jù)可以與銷售數(shù)據(jù)相結(jié)合，幫助企事業(yè)單位了解市場需求，優(yōu)化產(chǎn)品和服務(wù)，跨領(lǐng)域的數(shù)據(jù)整合和分析能力，使得企事業(yè)單位能夠在復(fù)雜多變的環(huán)境中做出更加明智的決策。

二、大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理的價值

1.提高數(shù)據(jù)處理能力

電子檔案管理系統(tǒng)通過高效的數(shù)據(jù)處理能力，為決策提供了強有力的支持，尤其是在大數(shù)據(jù)時代，決策者面臨著海量的信息流，如何從中提取有價值的信息，成為一個關(guān)鍵問題。電子檔案管理系統(tǒng)能夠通過數(shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)，將相關(guān)檔案實施有效整合和分析，幫助決策者快速識別潛在的趨勢和問題，各組織部門可以通過分析歷史檔案，了解市場變化、客戶需求及其發(fā)展趨勢，從而制定更具針對性的戰(zhàn)略，這種基于數(shù)據(jù)驅(qū)動的決策方式，使得組織能夠在競爭中占據(jù)優(yōu)勢。

2.知識管理和信息共享

（1）知識管理。知識是企事業(yè)單位最重要的資產(chǎn)之一，而電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效地將個人知識轉(zhuǎn)化為集體知識，通過對檔案的整理和分類，各組織部門能夠建立起系統(tǒng)的知識庫，確保員工在需要時能快速獲取相關(guān)信息，不僅提高了工作效率，還促進(jìn)了知識的共享與創(chuàng)新。研究表明，知識管理的有效性與電子檔案管理的水平密切相關(guān)，但要注意在推行知識管理策略時必須重視電子檔案的有效管理。

（2）信息共享。傳統(tǒng)的檔案管理往往存在信息孤島現(xiàn)象，部門之間的信息無法有效流通，導(dǎo)致重復(fù)勞動和效率低下，而電子檔案管理系統(tǒng)通過云技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)跨部門、跨地區(qū)的信息共享，打破信息壁壘，不僅提高了工作效率，還促進(jìn)了協(xié)作與溝通，使得組織內(nèi)部的信息流動更加順暢，尤其在應(yīng)急管理和危機處理時，實時的信息共享能夠極大地提升響應(yīng)速度和決策的有效性。

三、大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理存在的問題

1.數(shù)據(jù)量激增，管理難度大

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，電子檔案管理面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，其中數(shù)據(jù)量激增是導(dǎo)致管理難度大的主要原因之一。隨著電子檔案數(shù)量的不斷增長，對存儲空間的需求也隨之增加，電子檔案的生成速度遠(yuǎn)超處理速度，對數(shù)據(jù)處理能力提出了更高要求，傳統(tǒng)的存儲設(shè)備已無法滿足海量數(shù)據(jù)的存儲需求，導(dǎo)致存儲成本上升，管理難度加大。此外，很多企事業(yè)單位在電子檔案管理工作開展過程中還會涉及涉密檔案，這類檔案在大數(shù)據(jù)背景之下的管理難度更大。在電子檔案管理過程中，如何確保檔案內(nèi)容不被非法獲取、篡改或被泄露，成為一大難題。目前，很多企事業(yè)單位在電子檔案管理領(lǐng)域的技術(shù)手段相對落后，難以滿足涉密檔案管理的需求，尤其是在數(shù)據(jù)加密、訪問控制以及安全審計等方面現(xiàn)有技術(shù)手段難以達(dá)到理想效果。再加上在涉密檔案管理方面的法律法規(guī)尚不完善，缺乏對電子檔案管理的具體規(guī)定，導(dǎo)致在實際操作中，涉密檔案管理缺乏明確的法律依據(jù)和操作規(guī)范。

2.電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

電子檔案管理工作開展期間由于不同行業(yè)、不同地區(qū)以及不同單位對電子檔案元數(shù)據(jù)的定義存在差異，導(dǎo)致在實際操作中對元數(shù)據(jù)的理解和應(yīng)用存在較大分歧，再加上大數(shù)據(jù)背景之下數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，包括檔案實體、檔案屬性以及檔案關(guān)系等方面，使得元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制定和實施難度加大。目前，我國尚未形成統(tǒng)一的電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，各行業(yè)、各地區(qū)以及各單位的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)存在較大差異，導(dǎo)致電子檔案交換、共享和利用受到限制，各單位在采集、整理和存儲電子檔案時，對元數(shù)據(jù)的質(zhì)量把控存在差異，導(dǎo)致電子檔案的檢索、利用和共享受到影響。由于元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，電子檔案在交換、共享和利用過程中，存在被泄露、篡改等安全風(fēng)險。

3.技術(shù)更新快，維護(hù)成本高

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，電子檔案管理技術(shù)也在不斷更新迭代，但是技術(shù)更新速度的加快給電子檔案管理帶來了諸多挑戰(zhàn)，要想更好地迎合技術(shù)的發(fā)展趨勢，就需要注重加強整個系統(tǒng)的更新?lián)Q代，使得系統(tǒng)的維護(hù)成本顯著增加。

在大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案管理系統(tǒng)需要不斷升級以適應(yīng)新技術(shù)的發(fā)展，這種升級主要包括硬件設(shè)備的更新?lián)Q代和軟件系統(tǒng)的升級，如服務(wù)器和存儲設(shè)備等，其使用壽命有限，需要定期更換，以保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。軟件系統(tǒng)也需要不斷更新，以適應(yīng)新的業(yè)務(wù)需求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。這些升級和維護(hù)工作需要投入大量的人力、物力和財力。另外，隨著網(wǎng)絡(luò)攻擊手段的不斷升級，電子檔案管理系統(tǒng)需要具備更強的安全防護(hù)能力，要求各組織部門投人更多的資源用于安全防護(hù)技術(shù)的研發(fā)和實施，以保障電子檔案的安全。尤其是隨著電子檔案數(shù)量的不斷增加，存儲設(shè)備需要具備更高的存儲容量和更快的讀寫速度，導(dǎo)致存儲設(shè)備的成本不斷上升，給企事業(yè)單位帶來較大的經(jīng)濟(jì)壓力。

4.缺乏專業(yè)人才

隨著電子檔案數(shù)量的激增，對電子檔案管理人才的需求也在不斷增長，但是現(xiàn)階段我國在電子檔案管理領(lǐng)域的人才儲備明顯不足，尤其是既懂檔案管理又熟悉信息技術(shù)的高素質(zhì)復(fù)合型人才。從高等教育角度來看，很多高校在檔案管理專業(yè)教育方面存在滯后現(xiàn)象，部分高校的檔案管理專業(yè)課程設(shè)置不合理，教學(xué)內(nèi)容與實際需求脫節(jié)，導(dǎo)致畢業(yè)生難以滿足電子檔案管理的實際需求。從就業(yè)層面分析，電子檔案管理專業(yè)人才在就業(yè)市場上較為稀缺，導(dǎo)致人才流動困難。一方面，企事業(yè)單位對電子檔案管理人才的需求較大，但難以招聘到合適的人才；另一方面，檔案管理專業(yè)畢業(yè)生在求職過程中面臨就業(yè)壓力，難以找到理想的工作。目前，在我國電子檔案管理人才隊伍中，既有經(jīng)驗豐富的老檔案工作者，又有剛步入職場的新鮮血液，由于專業(yè)背景、教育水平等方面的差異，人才素質(zhì)參差不齊，難以滿足大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理的需求。

四、大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理的優(yōu)化策略

1.加強數(shù)據(jù)安全保護(hù)

大數(shù)據(jù)時代，信息被泄露和數(shù)據(jù)篡改的風(fēng)險大幅增加，為此，應(yīng)建立健全安全防護(hù)機制，應(yīng)用先進(jìn)的信息加密技術(shù)對檔案資源實行有效的加密存儲和傳輸，確保檔案數(shù)據(jù)信息在實行共享過程中的完整性、安全性和機密性。必要時可以積極引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)，通過利用該項技術(shù)實現(xiàn)去中心化操作和不可篡改應(yīng)用，保障電子檔案的真實性、完整性和安全性。同時，在整個信息系統(tǒng)當(dāng)中也需要建立健全權(quán)限管理體系，保障只有通過授權(quán)的相關(guān)工作人員才能訪問和操作電子檔案，從源頭上杜絕內(nèi)部泄密的可能性。

2.提升數(shù)據(jù)質(zhì)量

大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)的多樣性和復(fù)雜性增加，如何確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時性，成為檔案管理工作的重點，實現(xiàn)這一目標(biāo)需要加強數(shù)據(jù)源的管理和控制，確保數(shù)據(jù)采集的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。建立數(shù)據(jù)清洗和校驗機制，對采集的數(shù)據(jù)展開定期的清洗和校驗，剔除錯誤和冗余數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的高質(zhì)量。同時，引人人工智能和機器學(xué)習(xí)技術(shù)，通過智能化的數(shù)據(jù)分析和處理，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和利用率。

3.加強數(shù)據(jù)存儲管理

大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)量呈爆炸式增長，如何高效地存儲和管理海量數(shù)據(jù)，成為檔案管理部門面臨的巨大挑戰(zhàn)，這就要求在數(shù)據(jù)存儲管理期間應(yīng)用分布式存儲技術(shù)，通過將數(shù)據(jù)分散存儲在多個節(jié)點上，提高數(shù)據(jù)存儲的穩(wěn)定性和可靠性。引入云計算技術(shù)，通過云存儲和云計算平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的彈性存儲和按需計算，降低數(shù)據(jù)存儲和管理的成本，也可以建立健全數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠迅速恢復(fù)，保障數(shù)據(jù)的長期保存和可用性。

4.高效推動數(shù)據(jù)共享

電子檔案作為重要的信息資源，只有在充分共享和利用的前提下，才能發(fā)揮其應(yīng)有的價值。為此，在數(shù)據(jù)共享期間應(yīng)加快建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)共享平臺，通過標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)接口和協(xié)議，實現(xiàn)不同部門和系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)互聯(lián)互通和共享。另外，加強數(shù)據(jù)開放和共享的政策引導(dǎo)和法律保障，制定明確的數(shù)據(jù)共享政策和法規(guī)，鼓勵和規(guī)范數(shù)據(jù)的開放和共享，注重大數(shù)據(jù)技術(shù)在數(shù)據(jù)共享平臺的有效應(yīng)用，通過對海量數(shù)據(jù)的深度挖掘和分析，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和價值，為決策提供有力支持。

5.強化人才培養(yǎng)

電子檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，需要具備扎實的專業(yè)知識和技能，為提升檔案管理工作隊伍的專業(yè)素質(zhì)，就需要加強檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，通過高校和培訓(xùn)機構(gòu)開設(shè)相關(guān)課程和培訓(xùn)班，培養(yǎng)一批既懂檔案管理又懂大數(shù)據(jù)技術(shù)的復(fù)合型人才。還應(yīng)建立健全人才激勵機制，通過提高薪酬待遇和職業(yè)發(fā)展空間，吸引和留住優(yōu)秀的檔案管理人才，并注重加強國際交流與合作，借鑒國外先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗和技術(shù)，不斷提高我國電子檔案管理的水平。

五、結(jié)語

綜上所述，提高檔案管理水平是推動各行業(yè)進(jìn)步和社會發(fā)展的關(guān)鍵步驟，不僅是促進(jìn)經(jīng)濟(jì)持續(xù)增長和提升公共服務(wù)滿意度的基石，還在數(shù)字化浪潮中通過不斷融合大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)和人工智能等前沿技術(shù)，檔案管理實現(xiàn)了顯著的更新與革新。步入大數(shù)據(jù)時代，為了推進(jìn)電子檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，必須重視科技的應(yīng)用，確保電子檔案的安全、完整與高效，從而提升檔案管理的整體效能，并充分挖掘電子檔案的經(jīng)濟(jì)價值，實現(xiàn)檔案信息的廣泛共享。鑒于此，在檔案管理實踐中，應(yīng)積極推動檔案管理的電子化、數(shù)字化和智能化進(jìn)程，不僅能夠有力支撐社會資源的優(yōu)化共享，還可以有效推動經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)健增長和社會的全面進(jìn)步。

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作者單位：四川省交通管理學(xué)校（中共四川省交通運輸廳黨校）