大數據時代電子檔案管理的發展現狀及優化策略

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A

科學技術的創新發展帶來了各領域的科技進步。大數據時代，互聯網、智能AI等現代數字智能技術在各領域的有效推行，切實提高了生產效率和工作質量，轉變了傳統的生產方式。在檔案管理領域，科學技術的深度應用使得檔案管理工作逐漸由傳統的紙質保管方式向著電子存儲形式轉變，在很大程度上對檔案管理提出了更為嚴格的要求。同時，也進一步推動了檔案管理的數字化、智能化方式的更新。在各領域電子檔案的應用日益頻繁，通過開展針對性的電子檔案管理，不僅能實現對各項數據信息的精確收集、整理和保存，還能顯著提高部門的檔案管理效率，降低生產成本。同時，在電子檔案管理模式之下，通過構建電子檔案數據庫，利用該數據庫與大數據技術深度融合，實現對檔案信息資源的深度挖掘和有效整合分析，并依據用戶的多樣化需求，推動檔案資源的高效共享，為用戶提供更加高效的決策思路，以此來提高檔案資源的整體利用效率，進一步提高經濟收益和服務質量。

一、大數據概述

1.大數據的含義

大數據技術是指依托數據收集、存儲、處理和分析從海量數據中獲取有價值信息的一套技術模式，它會涉及數據的采集、存儲、處理、分析以及可視化操作等諸多環節，從宏觀層面來看，大數據處理技術所處理的數據量較大，通常達到PB級別，甚至更高，這些數據可能來自互聯網、物聯網、社交媒體以及企事業單位系統等多個渠道。從數據的類型來看，大數據處理技術不僅需要對結構化數據展開處理，還會涉及非結構化和半結構化，這些數據類型主要涵蓋了文本、圖片、視頻和音頻等多樣化的數據信息，在處理工作開展過程中，通常采用分布式計算、并行處理等技術，能夠快速處理海量數據，滿足實時性需求。在大數據中，有價值的信息往往占比很小，需要通過數據挖掘、機器學習等技術手段展開篩選和提取。從微觀角度來看，大數據在數據獲取過程中，可以通過多樣化的渠道來收集各項數據信息，然后采用分布式文件系統、數據庫以及云存儲等技術，實現海量數據的存儲和管理。數據處理期間運用數據清洗、數據集成以及數據轉換等技術，對數據展開預處理，提升數據質量。數據分析環節采用數據挖掘、機器學習以及統計分析等技術，從海量數據中提取有價值的信息，并通過圖表、地圖等形式，將數據分析結果直觀地展示出來，便于用戶理解和決策。

2.大數據技術的特點

（1）數據規模龐大、類型多樣且復雜。大數據的體量龐大，這種規模的增長主要源于互聯網、社交媒體、傳感器和各種數字設備的普及。數據的激增不僅帶來了存儲和處理的挑戰，還為分析和挖掘價值提供了前所未有的機會，數據的體量越大，潛在的信息和模式就越豐富，企事業單位和組織能從中獲取的洞察力也相應增加。同時，大數據不僅包括結構化數據，還涵蓋了文本、圖片、音頻和視頻等非結構化數據，多樣性要求數據分析者具備更強的適應能力和多樣化的分析工具。在面對不同類型的數據時，傳統的數據處理方法往往顯得力不從心，因而需要新興的工具和技術，如機器學習和自然語言處理，以有效提取和利用這些信息。

（2）實時性和關聯性。在許多應用場景中，數據的時效性直接影響決策的有效性。比如，在金融行業，實時數據分析能幫助交易者快速反應市場變化，抓住投資機會。在醫療行業實時監測患者的健康數據可以及時發現潛在的健康風險，從而采取必要的干預措施，不僅提升了數據的價值，還使得企事業單位能在競爭中占得先機。另外，大數據技術的另一個顯著特點是關聯性，因為不同數據源之間的關聯性為深人分析提供了新的視角，通過將來自不同渠道的數據整合，分析者能識別出更復雜的模式和趨勢，尤其是在銷售領域社交媒體上的用戶行為數據可以與銷售數據相結合，幫助企事業單位了解市場需求，優化產品和服務，跨領域的數據整合和分析能力，使得企事業單位能夠在復雜多變的環境中做出更加明智的決策。

二、大數據時代電子檔案管理的價值

1.提高數據處理能力

電子檔案管理系統通過高效的數據處理能力，為決策提供了強有力的支持，尤其是在大數據時代，決策者面臨著海量的信息流，如何從中提取有價值的信息，成為一個關鍵問題。電子檔案管理系統能夠通過數據挖掘和分析技術，將相關檔案實施有效整合和分析，幫助決策者快速識別潛在的趨勢和問題，各組織部門可以通過分析歷史檔案，了解市場變化、客戶需求及其發展趨勢，從而制定更具針對性的戰略，這種基于數據驅動的決策方式，使得組織能夠在競爭中占據優勢。

2.知識管理和信息共享

（1）知識管理。知識是企事業單位最重要的資產之一，而電子檔案管理系統能夠有效地將個人知識轉化為集體知識，通過對檔案的整理和分類，各組織部門能夠建立起系統的知識庫，確保員工在需要時能快速獲取相關信息，不僅提高了工作效率，還促進了知識的共享與創新。研究表明，知識管理的有效性與電子檔案管理的水平密切相關，但要注意在推行知識管理策略時必須重視電子檔案的有效管理。

（2）信息共享。傳統的檔案管理往往存在信息孤島現象，部門之間的信息無法有效流通，導致重復勞動和效率低下，而電子檔案管理系統通過云技術和網絡技術的應用，能夠實現跨部門、跨地區的信息共享，打破信息壁壘，不僅提高了工作效率，還促進了協作與溝通，使得組織內部的信息流動更加順暢，尤其在應急管理和危機處理時，實時的信息共享能夠極大地提升響應速度和決策的有效性。

三、大數據時代電子檔案管理存在的問題

1.數據量激增，管理難度大

隨著大數據時代的到來，電子檔案管理面臨著前所未有的挑戰，其中數據量激增是導致管理難度大的主要原因之一。隨著電子檔案數量的不斷增長，對存儲空間的需求也隨之增加，電子檔案的生成速度遠超處理速度，對數據處理能力提出了更高要求，傳統的存儲設備已無法滿足海量數據的存儲需求，導致存儲成本上升，管理難度加大。此外，很多企事業單位在電子檔案管理工作開展過程中還會涉及涉密檔案，這類檔案在大數據背景之下的管理難度更大。在電子檔案管理過程中，如何確保檔案內容不被非法獲取、篡改或被泄露，成為一大難題。目前，很多企事業單位在電子檔案管理領域的技術手段相對落后，難以滿足涉密檔案管理的需求，尤其是在數據加密、訪問控制以及安全審計等方面現有技術手段難以達到理想效果。再加上在涉密檔案管理方面的法律法規尚不完善，缺乏對電子檔案管理的具體規定，導致在實際操作中，涉密檔案管理缺乏明確的法律依據和操作規范。

2.電子檔案元數據標準不統一

電子檔案管理工作開展期間由于不同行業、不同地區以及不同單位對電子檔案元數據的定義存在差異，導致在實際操作中對元數據的理解和應用存在較大分歧，再加上大數據背景之下數據結構復雜，包括檔案實體、檔案屬性以及檔案關系等方面，使得元數據標準制定和實施難度加大。目前，我國尚未形成統一的電子檔案元數據標準，各行業、各地區以及各單位的元數據標準存在較大差異，導致電子檔案交換、共享和利用受到限制，各單位在采集、整理和存儲電子檔案時，對元數據的質量把控存在差異，導致電子檔案的檢索、利用和共享受到影響。由于元數據標準不統一，電子檔案在交換、共享和利用過程中，存在被泄露、篡改等安全風險。

3.技術更新快，維護成本高

隨著大數據時代的到來，電子檔案管理技術也在不斷更新迭代，但是技術更新速度的加快給電子檔案管理帶來了諸多挑戰，要想更好地迎合技術的發展趨勢，就需要注重加強整個系統的更新換代，使得系統的維護成本顯著增加。

在大數據背景下，電子檔案管理系統需要不斷升級以適應新技術的發展，這種升級主要包括硬件設備的更新換代和軟件系統的升級，如服務器和存儲設備等，其使用壽命有限，需要定期更換，以保障系統的穩定運行。軟件系統也需要不斷更新，以適應新的業務需求和技術標準。這些升級和維護工作需要投入大量的人力、物力和財力。另外，隨著網絡攻擊手段的不斷升級，電子檔案管理系統需要具備更強的安全防護能力，要求各組織部門投人更多的資源用于安全防護技術的研發和實施，以保障電子檔案的安全。尤其是隨著電子檔案數量的不斷增加，存儲設備需要具備更高的存儲容量和更快的讀寫速度，導致存儲設備的成本不斷上升，給企事業單位帶來較大的經濟壓力。

4.缺乏專業人才

隨著電子檔案數量的激增，對電子檔案管理人才的需求也在不斷增長，但是現階段我國在電子檔案管理領域的人才儲備明顯不足，尤其是既懂檔案管理又熟悉信息技術的高素質復合型人才。從高等教育角度來看，很多高校在檔案管理專業教育方面存在滯后現象，部分高校的檔案管理專業課程設置不合理，教學內容與實際需求脫節，導致畢業生難以滿足電子檔案管理的實際需求。從就業層面分析，電子檔案管理專業人才在就業市場上較為稀缺，導致人才流動困難。一方面，企事業單位對電子檔案管理人才的需求較大，但難以招聘到合適的人才；另一方面，檔案管理專業畢業生在求職過程中面臨就業壓力，難以找到理想的工作。目前，在我國電子檔案管理人才隊伍中，既有經驗豐富的老檔案工作者，又有剛步入職場的新鮮血液，由于專業背景、教育水平等方面的差異，人才素質參差不齊，難以滿足大數據時代電子檔案管理的需求。

四、大數據時代電子檔案管理的優化策略

1.加強數據安全保護

大數據時代，信息被泄露和數據篡改的風險大幅增加，為此，應建立健全安全防護機制，應用先進的信息加密技術對檔案資源實行有效的加密存儲和傳輸，確保檔案數據信息在實行共享過程中的完整性、安全性和機密性。必要時可以積極引入區塊鏈技術，通過利用該項技術實現去中心化操作和不可篡改應用，保障電子檔案的真實性、完整性和安全性。同時，在整個信息系統當中也需要建立健全權限管理體系，保障只有通過授權的相關工作人員才能訪問和操作電子檔案，從源頭上杜絕內部泄密的可能性。

2.提升數據質量

大數據時代，數據的多樣性和復雜性增加，如何確保數據的準確性、完整性和及時性，成為檔案管理工作的重點，實現這一目標需要加強數據源的管理和控制，確保數據采集的規范性和準確性。建立數據清洗和校驗機制，對采集的數據展開定期的清洗和校驗，剔除錯誤和冗余數據，確保數據的高質量。同時，引人人工智能和機器學習技術，通過智能化的數據分析和處理，提高數據的準確性和利用率。

3.加強數據存儲管理

大數據時代，數據量呈爆炸式增長，如何高效地存儲和管理海量數據，成為檔案管理部門面臨的巨大挑戰，這就要求在數據存儲管理期間應用分布式存儲技術，通過將數據分散存儲在多個節點上，提高數據存儲的穩定性和可靠性。引入云計算技術，通過云存儲和云計算平臺，實現數據的彈性存儲和按需計算，降低數據存儲和管理的成本，也可以建立健全數據備份和恢復機制，確保在數據丟失或損壞時能夠迅速恢復，保障數據的長期保存和可用性。

4.高效推動數據共享

電子檔案作為重要的信息資源，只有在充分共享和利用的前提下，才能發揮其應有的價值。為此，在數據共享期間應加快建立統一的數據共享平臺，通過標準化的數據接口和協議，實現不同部門和系統之間的數據互聯互通和共享。另外，加強數據開放和共享的政策引導和法律保障，制定明確的數據共享政策和法規，鼓勵和規范數據的開放和共享，注重大數據技術在數據共享平臺的有效應用，通過對海量數據的深度挖掘和分析，發現數據背后的規律和價值，為決策提供有力支持。

5.強化人才培養

電子檔案管理是一項專業性很強的工作，需要具備扎實的專業知識和技能，為提升檔案管理工作隊伍的專業素質，就需要加強檔案管理專業人才的培養，通過高校和培訓機構開設相關課程和培訓班，培養一批既懂檔案管理又懂大數據技術的復合型人才。還應建立健全人才激勵機制，通過提高薪酬待遇和職業發展空間，吸引和留住優秀的檔案管理人才，并注重加強國際交流與合作，借鑒國外先進的檔案管理經驗和技術，不斷提高我國電子檔案管理的水平。

五、結語

綜上所述，提高檔案管理水平是推動各行業進步和社會發展的關鍵步驟，不僅是促進經濟持續增長和提升公共服務滿意度的基石，還在數字化浪潮中通過不斷融合大數據、互聯網和人工智能等前沿技術，檔案管理實現了顯著的更新與革新。步入大數據時代，為了推進電子檔案管理的現代化轉型，必須重視科技的應用，確保電子檔案的安全、完整與高效，從而提升檔案管理的整體效能，并充分挖掘電子檔案的經濟價值，實現檔案信息的廣泛共享。鑒于此，在檔案管理實踐中，應積極推動檔案管理的電子化、數字化和智能化進程，不僅能夠有力支撐社會資源的優化共享，還可以有效推動經濟的穩健增長和社會的全面進步。

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作者單位：四川省交通管理學校（中共四川省交通運輸廳黨校）