再談檔案實體安全管理

2025年6月是第24個全國“安全生產月”，主題是“人人講安全、個個會應急一一查找身邊安全隱患”。檔案安全作為檔案工作的生命線，既是不可逾越的紅線底線，更是支撐事業長遠發展的根基。在社會全面邁入信息化時代、檔案信息化建設高速發展的當下，檔案信息安全面臨著嚴峻挑戰，其重要性已引起高度重視，并在制度完善、技術防護等方面取得顯著成效。在這種大背景下，檔案實體安全這一基礎性、傳統性的安全問題，非但不能被忽視，反而更需置于格外重要的位置予以審視和強化。本文將從三個關鍵維度系統分析檔案實體安全管理中存在的突出問題，在此基礎上，結合檔案工作實際，提出具有針對性的解決對策，以期為提升檔案實體安全管理水平提供有益參考，共同筑牢檔案實體安全防線。

一、影響檔案實體安全的風險因素

（一）庫房基礎設施更新滯后

傳統紙質檔案的長期保存高度依賴對光、溫濕度、有害氣體、灰塵及生物侵害等關鍵環境因素的有效控制。引入現代化智能管理系統，如實時監控、智能門禁、自動消防系統，以及針對庫房環境的恒溫恒濕設備、智能消毒裝置和通風設施，能夠實現對檔案保管條件的精準調控和風險預警。然而，部分檔案館（室）由于對設施現代化升級的重要性認識不足，加之專項維護與更新經費長期短缺，仍固守傳統、粗放的管理模式，其直接后果是硬件設施陳舊老化、保管環境不達標，必要的現代化安防與環境調控設備配置不足、技術落后，有的即使安裝了部分先進設備，也常因后續的維護保養資金不足或技術問題難以解決而導致設備形同虛設。

（二）制度建設覆蓋不全，執行乏力

科學、嚴密的管理制度不僅是規范日常操作的重要準則，更是防范風險、確保檔案實體與信息安全的核心保障。當前，檔案管理制度建設面臨新的挑戰，一是制度覆蓋存在盲區，未能全面涵蓋檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等全流程，特別是新興領域的管理要求缺失。二是制度規范性與可操作性不夠強，缺乏具體執行標準和清晰的權責劃分，難以有效指導實踐。三是制度執行力弱化，有規不依、執行不嚴、監督缺位等現象較為突出，使部分制度淪為“紙上談兵”。

（三）部分檔案工作者的安全意識薄弱

檔案工作者肩負著維護檔案安全、守護歷史真實的重大使命，任何安全上的疏忽都可能造成無法挽回的損失，給黨和國家的利益、人民群眾的權益造成不同程度的損失。其后果之嚴重，要求檔案工作者必須時刻保持如履薄冰的敬畏之心。當前檔案安全管理工作面臨的潛在風險，很大程度上源于思想不重視與實踐執行的不到位。如有的庫房存在漏水、滲水等隱患，因維修機制滯后未能迅速處置，隨時威脅檔案實體安全。更為突出的是，盡管檔案安全管理制度已系統成文，卻流于形式，例如：庫房工作人員不能嚴格把控溫濕度，暴露日常監管真空；消防設備雖配置齊全，但有些員工操作技能生疏，應急能力存疑；檔案閱覽場所管理松懈，檔案實體在調閱后不能按規定及時歸還，檔案出入庫登記手續不嚴密，導致檔案流向失控。這些現象共同折射出制度規定與實操層面嚴重脫節，既反映監督機制失效，也暴露人員安全意識淡薄，最終形成環境風險、人為疏失與管理漏洞交織的復合型安全隱患。

二、做好檔案實體安全風險防控的措施

（一）推動基礎設施融合升級

習近平總書記提出的“四個好”重要指示批示中，“保管好”“留存好”是以物理環境的可靠性和保存條件的長期穩定性為基礎的，二者對館庫基礎設施建設都提出了嚴格要求。館庫建設水平作為檔案事業發展的根基，直接決定著檔案“保管好”“留存好”目標的實現程度。當前，部分檔案館（室）仍存在建筑老化、溫濕度調控不達標、防火防潮設施設備落后等問題，導致珍貴檔案面臨霉變、蟲蛀、酸化等風險，嚴重威脅檔案實體的長久保存。必須持續加強實體庫房的抗震、防火、恒溫恒濕等基礎功能，同時加快安全保管保護新設備和新技術的投人，構建人防、物防、技防有機融合的安全防護體系。只有通過持續投人和迭代升級，使館庫基礎設施既符合檔案保管的傳統要求，又能適應信息技術發展，才能為黨和國家檔案事業的永續發展提供堅實保障。

（二）完善檔案安全運轉機制

健全的制度體系與剛性執行力是化解檔案安全風險的核心保障。各級檔案館（室）應嚴格參照《檔案館安全風險評估指標體系》，將安全主體責任層層分解，并在制度中明確規定追責機制與懲戒細則。尤其要對故意規避或漠視安全規程的行為設定嚴厲罰則，確保制度的威懾力從“紙面”落到“地面”，真正形成不敢違、不能違的約束機制。制度建設的重點在于覆蓋檔案全生命周期風險點，在庫房管理環節，推行“雙人進庫”、出入登記與定期巡查三位一體措施，阻斷人為失誤與違規操作；在利用過程中，強化檔案移交、利用、數字化等關鍵節點的交接登記與痕跡管理，確保責任可追溯；在應急保障方面，建立多套備份機制與突發事件響應預案，最大限度降低損毀風險。與此同時，要著力破解“重制定、輕執行”的頑疾，通過常態化監督、突擊檢查與責任倒查，確保每項制度條款轉化為具體行動。例如，“雙人進庫制”若缺乏身份核驗與操作記錄核查，便易流于形式；交接登記若無第三方監督與定期審計，則難以發現篡改漏洞。制度的生命力在于執行，唯有將條款嵌入日常操作流程并輔以技術管控，方能實現從“人防”到“技防”的閉環管理，使制度真正成為檔案安全治理的基石。

（三）提高人員安全意識

檔案工作從收集、保管、鑒定到開發利用的每一個環節都深度依賴檔案工作者的專業素養與責任擔當。而筑牢檔案實體安全這一防線的根本，在于檔案工作者必須具備并持續強化安全意識。安全意識的樹立，意味著檔案工作者需深刻理解自身崗位所面臨的潛在風險與隱患，通過系統化的培訓、講座等形式，不斷深化工作人員對安全風險的認知，使其深刻理解安全風險的廣泛性與后果的嚴重性。只有不斷提升其防范風險、應對隱患的專業能力與職業素養，才能將“安全第一”的理念真正內化于心、外化于行，為檔案實體的絕對安全構筑起最堅實可靠的人防屏障，切實守護好黨和國家的寶貴歷史財富。

作者單位：中船龍匯實業發展（上海）有限公司