基于財務共享模式的費用報銷流程研究

【中圖分類號】F275 【文獻標志碼】A【文章編號】1673-1069（2025）04-0190-04

1引言

習近平總書記在黨的二十大報告中明確指出，要加快建設網絡強國、數字中國，搶占新一輪發展制高點，構筑國際競爭新優勢。當今時代，大數據、云計算、人工智能、移動互聯、區塊鏈等數字技術的涌現加速推動了企業信息化體系建設，為企業的高效敏捷、綠色低碳、安全可持續發展創造了歷史機遇。其中，財務共享服務中心（FSSC）的建設就是數字化信息化推動企業財務高效運轉的實例。財務共享服務的概念起源于20世紀80年代的美國，隨后在歐洲盛行并產生一定的影響力，現如今在經濟全球化背景下被越來越多的國家所認可，其功能性也伴隨著信息技術的飛速發展而愈發強大，是傳統財務會計向管理會計轉型的必然結果。

根據德勤、安永等機構統計，現如今中國大型企業中已經有超過一半的企業建立了FSSC，在已建立FSSC的企業中，費用報銷模塊是各類業務處理模塊中實施最為廣泛的一個，其比例已經超過 90% 。由此可見，費用報銷作為企業成本管控中的重要一環，在FSSC眾多業務處理流程中占有舉足輕重的地位，同時，這反映出財務共享模式對于標準化強、重復性高、人工量大的費用報銷具有極強的適用性。

財務共享模式最早于1999年由跨國集團摩托羅拉引入中國，2005年中國本土企業中興通訊建立了國內第一個FSSC，而其真正大范圍推行只存在于近10年時間里。因此，目前國內對于財務共享模式的研究與歐美國家相比尚處于起步階段，相關理論與實踐研究尚不成熟。本文以財務共享模式下的費用報銷作為切人點，通過與傳統費用報銷模式進行對比，總結財務共享模式下的費用報銷的優勢及推行的必要性，并結合當下的信息技術對該模式下費用報銷流程存在的不足進行闡釋并提出改進建議，從而在一定程度上豐富現有財務共享模式下費用報銷的理論研究，同時，為尚未采用該模式進行費用報銷的企業提供實踐操作上的指導與借鑒。

2傳統模式與財務共享模式下的費用報銷流程對比2.1傳統模式

2.1.1流程梳理

傳統的費用報銷主要涉及差旅費、業務費、會議費等，各類費用的報銷模式基本一致，但均存在報銷流程煩瑣、審批環節眾多、財務審核壓力大的弊端，其具體報銷流程如下：

第一，報銷人員需要根據報銷項目的種類在具體業務發生前進行相應的預算審批或業務申請；第二，報銷人員在具體業務完結后將各類需要報銷的票據按照項目對應的粘貼聯進行粘貼并填寫附件張數及金額；第三，報銷人員將粘貼好票據的粘貼聯提交部門領導進行審批；第四，在部門領導審批完成后遞交公司主管領導進行審批，如遇制度外特殊事項還需遞交公司負責人進行最終審批；第五，報銷人員將審批完成的票據粘貼聯及預算審批單遞交財務會計進行審核；第六，經財務主管復核無誤后由財務會計填寫實際報銷金額并制作憑證交由出納進行付款。

現將以上費用報銷模式以流程圖形式進行直觀展示，如圖1所示。

2.1.2端分析

由圖1可知，傳統模式下審批簽字環節眾多且均為線下完成，這勢必增加報銷等待周期，同時，大量紙質票據的存在極易增加財務審核壓力。這些直觀問題如果得不到有效解決將產生一系列消極連鎖效應，下文將對傳統模式下費用報銷流程的弊端進行梳理。

第一，事前的預算審批或業務申請與后期的費用報銷審批存在部分流程重疊，造成過度審批，預算控制達不到預期效果；第二，線下審批簽字時間受多因素影響，延長員工報銷周期，員工個人資金長期墊付極易產生消極情緒，不利于公司各項業務的正常開展；第三，紙質票據受時間與空間限制，不能在開具后第一時間進行報銷流轉，容易造成票據丟失的情況，同時增加了員工報銷周期；第四，大量紙質票據的翻閱審核給財務人員帶來巨大工作量，重復煩瑣的工作容易造成人工效率低下，同時對后期的檔案歸檔保存造成壓力。

然后員工在“商旅平臺\"填寫申請，平臺基于大數據分析自動為其匹配最優預訂選項。以出差報銷為例，員工只需通過填寫出差時間、目的地、員工等級等必要信息，“商旅平臺”即可自動匹配符合標準的最優交通工具、住宿酒店等。在業務完成后，報銷人員可將電子票據直接上傳系統，紙質票據在遞交初審人員后將通過高速影像系統快速轉換為電子影像上傳系統，這些影像數據將通過之前產生的條形碼或數字編碼與報銷申請自動匹配。

2.2財務共享模式

2.2.1流程梳理

財務共享模式下的費用報銷是將財務需求借助各類信息化集成系統高效實現的過程，與傳統費用報銷模式相比，財務共享模式的最大優勢在于將線下審批轉移到了線上，同時，將紙質化票據通過影像系統轉化為電子票據。此外，財務共享模式下的自動制單、銀企直連、信用評級等功能也具有傳統模式無可比擬的優越性。下文將對財務共享模式下的費用報銷流程進行具體闡述。

第一，報銷業務申請。報銷人員根據所要發生的業務類型選擇相對應的項目提交線上申請，申請提交后會產生唯一的數字編碼與條形碼，同時，該報銷申請與預算項目直接關聯，有效做到費用項目的事前控制。這一步驟通過利用企業資源計劃（ERP）系統可將企業各類費用報銷制度轉化為可量化的標準及相應科目選項引人財務共享模式下供員工選擇，

第二，報銷審批。財務共享模式下，報銷員工無需線下逐級遞交審批，報銷申請會借助互聯網自動逐級推送到各級領導的計算機或手機終端的待辦事項中，打破了以往的時空局限，同時，票據的影像化使得各級領導可以對業務的真實性進行批量化審核，大幅縮短審批時間。在財務人員收到領導審批完成的報銷申請時，由于報銷標準在申請環節已經通過ERP系統完成了把關，所以此時只需對票據合規性進行審查，如開票信息是否準確、開票時間是否與業務時間匹配、票據專用章是否清晰等，這將大幅縮短財務報銷的審核時間。此外，報銷人員在審批環節中也可以根據自己的數字編碼隨時查看報銷進度。

第三，報銷結算。財務共享模式下，經過財務人員審核、復核的報銷業務可借助ERP系統自動生成付款憑證，同時，付款申請將自動流轉到資金結算人員處，結算人員在對付款賬戶、付款金額、付款方式等信息審核完畢后將付款指令傳達銀企直連系統完成最終付款。該模式下資金結算人員減少了之前的人工錄人環節，在降低時間成本的同時出錯概率也大幅減少，付款效率顯著提高。

第四，檔案管理。在完成最終付款后報銷業務結束，出于審計要求，會計資料必須留存歸檔。此時，財務會計通過賬務系統將之前生成的付款憑證進行打印并由總賬會計簽章處理，然后與報銷業務相對應的實物票據一并進行傳遞，最終由財務歸檔人員按數字編碼或條形碼與電子化數據比對后統一管理。

第五，員工信用評級。財務共享模式下，系統可通過動態監測報銷人員一次審核通過概率來判斷其申請填報質量、票據合規性、預算偏離度等相關情況，從而作出相應的信用評級，不同信用等級的員工所享受的報銷待遇會有所差異。在制度允許范圍內，信用等級高的員工可以享受優先付款及免審激勵，信用等級低的員工相應也要受到付款等待期延長及現將以上費用報銷模式以流程圖形式進行直觀展示，如圖2所示。

加審處罰，以此可提高員工報銷業務的標準化程度，進而進一步提升員工報銷效率。

2.2.2優勢分析

行手工翻閱，在一定程度上減輕了財務人員的審核壓力。另外，賦予數字編碼或條形碼的電子數據更有利于會計信息檔案的長期保存，同時，方便審計時的抽查與調取。

與傳統模式相比，財務共享模式下費用報銷的最大優勢在于審批環節由線下轉移到了線上，同時，紙質化票據轉換為電子化影像數據。此外，新模式下ERP系統可實現自動制單功能，“商旅平臺\"可使員工無需進行個人墊付，下文將對財務共享模式下費用報銷流程的優勢進行介紹。

第一，“商旅平臺”的引人不僅可以發揮平臺優勢為員工提供最優且極具性價比的出行方案，而且員工無需進行個人墊付或事前借款，出行效率與報銷滿意度將大幅提升，同時，企業與平臺的定期結算也更有利于實現對資金的有效管控。

第二，線上審批打破了以往的時空局限，報銷效率大幅提升，員工體驗感增強。其中，員工可在費用發生的第一時間提交申請，無需等到業務結束之后，并且可以隨時查看報銷進度。領導可借助電腦或手機終端實時進行審批，無需員工上門遞交紙質單據。財務審核人員可以對問題票據注明原因并線上退回，無需向員工線下說明。

第三，電子化影像系統將紙質化票據轉化為電子數據，同時，可以實現票據關鍵信息的有效提取，對員工發票重復報銷問題實現有效規避。此外，對于電子化票據信息無需進

第四，ERP系統將各類費用的報銷標準整合到財務共享模式中，形成可供選擇的報銷選項，員工只有合規填寫才能將申請提交流轉，這就從源頭對員工費用報銷進行了標準化約束。同時，該系統后期可根據費用類型自動選擇相應會計科目，實現憑證的自動制單，財務人員也因此能夠從煩瑣重復的財務工作中解放出來，為其實現專業能力提升、向管理會計轉型提供支持。

第五，銀企直連系統在付款指令與銀行支付之間建立起了信息傳遞橋梁，資金結算人員省去了付款信息的人工錄人環節，付款效率顯著提高，內控風險相應降低。此外，通過信用評級系統對員工進行定級，然后對不同等級員工實施相應的激勵與處罰措施，從而發揮了費用報銷過程中的正向引導作用，讓合規意識深人人心。

3財務共享模式下費用報銷流程存在的不足與改進建議

財務共享模式下的費用報銷是各類信息系統連接集成的結果，與傳統模式相比顯示出了強大的優越性。但是在信息技術飛速發展的當下，其依舊存在不足及改進空間，下文將結合信息化新技術對該問題作出具體闡釋。

3.1存在的不足

3.1.1票據電子化程度低

財務共享模式下，影像系統雖然對紙質化票據進行了電子化處理，但是前期報銷人員依舊需要對紙質票據進行粘貼，后期的檔案管理人員也依日需要將紙質票據整理歸檔。因此，該影像系統的主要作用僅在于為線上審批提供了技術支持，但并未實現真正意義上的票據電子化。

3.1.2財務共享模式運營成本高

基于財務共享模式的費用報銷，其出發點在于提高報銷效率的同時降低企業的運營成本，但是現實情況卻難以真正達到預期。因為該模式下的費用報銷依賴眾多信息系統的集成，而這些系統每年將產生高額的升級成本與維護成本。此外，財務共享服務中心往往設在大城市的集團總部，因此必將產生過高的人工成本，同時，所處異地的分子公司定期的資料郵寄也將產生一定的額外費用。

3.2改進建議

3.2.1與稅務管理系統建立連接

財務共享模式下費用報銷的本質就是各類信息系統集成對接的結果，因此，要解決影像系統未實現預期功能的問題，可嘗試與稅務管理系統建立連接。通過稅務管理系統在前期對報銷票據進行真偽鑒定，只有鑒定為真的票據才能上傳財務共享服務中心的報銷系統，同時，對發票按是否需要抵扣進行分類管理。這樣一來，報銷人員在前期取得紙質票據時即可直接上傳系統進行傳遞，同時，后期財務人員的票據審核壓力也會明顯減小。

3.2.2開發現有系統，精簡內部人員

大型企業應充分發揮自身所具備的人才與技術優勢，打通現有信息系統與財務共享系統之間的連接，減少對外部供應商的依賴。同時，總部共享機構應對人員進行精簡，可根據需要適時從分子公司抽調人員進行補充，充分發揮財務共享模式應有的作用，同時為各分子公司的資料收集提供便利。

4結論與展望

本文通過對兩種費用報銷模式的流程梳理以及優缺點對比分析，清晰發現財務共享模式是未來企業財務轉型的必經之路，其不僅可以提高企業財務核算效率，同時能夠降低企業內部管理成本，為企業未來的經營決策提供數據支持。

當今時代是數字化信息化的時代，企業要想搶占行業制高點、建立競爭新優勢就必須把握好數字化信息化的歷史機遇，抓住數字中國、網絡強國帶來的發展紅利。目前，雖然財務共享模式僅普遍存在于大型企業中，但隨著大數據、人工智能等信息技術的飛速迭代，未來財務共享模式會延伸到更大范圍的企業當中，同時，將會被賦予更強大的功能為企業所用。

【參考文獻】

【1】陳虎.基于共享服務的財務轉型[J].財務與會計，2016（21）：23-26

【2】毛華揚，李星星.財務共享服務模式下自動化費用報銷流程研究[J]商業會計，2017（19）：127-129.

【3】程平，趙敬蘭.大數據時代基于云會計的財務共享中心績效管理[J]會計之友，2017（4）：130-133.

【4】鄧詩蕓.基于財務共享服務模式的企業費用預算管理[J].中國國際財經（中英文），2017（5）：94-95.

【5]邢迎.企業費用報銷問題及對策探討[J].中國商論，2017（27）：119-120.