科學發展理念導向下的檔案數字化管理轉型實踐與思考

在數字經濟背景下，檔案管理數字化建設迫在眉睫。為滿足時代發展需求，一些檔案管理單位已著手構建基于數字技術的檔案數字化系統，但在實際工作中，由于多種因素的影響，檔案管理數字化轉型的實際成效不盡如人意，進而影響檔案工作的科學發展。對此，有必要基于科學發展理念探討檔案管理數字化轉型的具體路徑，以科學發展理念指導檔案管理的數字化建設，通過科學、有效地應用數字化手段，實現檔案管理的數字化與科學化發展，從而為檔案使用者提供可靠支持，提升檔案管理事業的服務效能。

一、檔案管理及檔案數字化概述

（一）檔案管理概述

檔案管理也稱檔案工作，是各類檔案管理單位對檔案信息進行系統管理并提供檔案利用服務等各項工作的總稱。檔案管理工作是國家檔案事業的基本組成部分，是社會信息系統的基石。檔案管理的工作價值不僅體現在為具體單位提供業務支持，更體現在社會發展層面，對于整個社會的發展具有長遠的、現實的、重要的意義?，F階段檔案管理工作存在突出矛盾，即檔案信息來源分散、內容零亂、數量龐大以及質量參差不齊與社會使用要求檔案集中、優質、獲取便捷之間的矛盾。檔案工作的水平直接影響檔案使用者的檔案需求滿足程度，為了滿足不斷增長的檔案使用需求，必須提升檔案管理工作水平，從而推動檔案事業的科學發展[1]。

（二）檔案數字化分析

在新時代背景下，各類單位對檔案管理的使用需求逐漸增強，檔案管理工作成為各行各業發展的重點任務。在過去，檔案管理工作方式落后，檔案數據的采集周期較長，檔案歸類標準模糊，給檔案資源的后續利用造成較大影響，不利于檔案事業的科學發展。在此背景下，檔案管理的數字化轉型應運而生。檔案數字化就是利用現代數字技術對檔案管理工作進行優化與創新，將數字技術、計算機技術等融入檔案資源的整理、儲存、調取、傳遞、利用等環節，實現對檔案資源的有效管理，提升檔案資源利用率，使檔案管理工作適應現代社會的運行需求，跟上數字時代的發展步伐。在檔案管理數字化轉型中，要始終堅持科學發展理念，加強對檔案資源的保護，提升檔案資源利用效率，進而助推我國檔案事業的高質量發展。

二、科學發展理念導向下檔案管理數字化轉型的必要性

（一）符合時代發展形勢

隨著社會的發展，檔案使用的需求逐漸多元化，檔案管理機構在開展檔案工作時，必須主動適應時代發展的趨勢與社會環境的變化，滿足檔案使用者對檔案資源的使用需求，積極地開展檔案數字化工作，并推動檔案管理數字化朝著科學的方向發展。基于科學發展理念推動檔案管理的數字化轉型，是適應時代發展趨勢的必然要求，也是提升檔案工作質量與服務水平的重要途徑，通過滿足檔案使用者的實際需求，能夠進一步推動檔案事業的發展，助推檔案服務的優化2]。

（二）促進檔案事業科學發展

檔案管理單位基于科學發展理念將數字技術應用到檔案管理工作中，能夠優化管理資源配置，提升檔案工作的管理效率和質量。過去，檔案工作通常以檔案資源收集、整理、儲存為主，檔案資源的利用效率不高，難以真正滿足現代化社會對檔案管理工作提出的全新要求。如今，數字技術的應用提升了檔案管理的現代化水平，使檔案作為數據資源的價值被充分開發，有效提升了檔案管理工作的整體效能，發揮了檔案數據的潛在應用價值，從而為社會運行提供全面、可靠的信息支持，以此發揮檔案管理的作用，實現檔案事業的科學發展。

（三）提升檔案管理工作效率

現代數字技術具有高效、智能的特征，將數據技術應用到檔案管理工作中，有助于提升工作效率，促進檔案管理科學發展。檔案管理工作單位采用數字技術，能夠有效解決傳統檔案管理工作存在的耗時長、易出錯等問題，檔案管理人員可借助數字工具對檔案資源進行快速、高效的整理，進而提升檔案管理工作效率，縮短檔案信息檢索時間，優化檔案管理流程，實現檔案管理工作科學有效開展。同時，利用數字技術構建現代化數字檔案系統，能夠有效延長檔案資源的保存期限，更充分地發揮檔案資源的作用。

三、科學發展理念導向下的檔案管理數字化轉型路徑

（一）更新觀念，創新檔案管理工作模式

檔案管理工作具有范圍廣、內容多的特點，這些檔案資源對于社會的發展具有重要作用。新時代背景下，人們對于檔案資源的需求持續增長，要求檔案工作者必須轉變工作理念，調整工作思路，樹立科學發展觀念，使檔案管理工作從傳統的封閉式管理轉向現代化的開放式管理3。檔案工作者要踐行科學發展理念，以科學發展理念指導檔案數字化實踐，以推動檔案數字化管理的規范化、科學化。檔案工作人員要積極學習新的理念，運用新的手段，將數字技術應用到檔案管理工作中，探索檔案管理的數字化路徑，從而創新檔案管理的工作模式，提升檔案管理的智能化與開放化水平。

（二）創新發展，增強檔案事業發展動力

推動檔案事業科學發展的關鍵在于創新，要想實現檔案數字化管理的科學發展，提升數字檔案資源的管理成效，就必須結合檔案工作的實際情況對檔案管理進行優化創新，使檔案管理更好地服務于經濟社會的發展[4]。

一是檔案理論的創新。檔案數字化理論是檔案工作數字化轉型的基礎，檔案數字化理論的創新要結合檔案數字化轉型實踐，總結檔案數字化發展的規律與趨勢，積極借鑒相關學科的理論成就，調整傳統檔案管理工作中與現階段需求不相適應的管理理論，完善檔案數字化轉型理論體系，從而更好地指導檔案數字化管理實踐，為新時代的檔案事業科學化發展奠定扎實的理論基礎。

二是檔案制度的創新?？茖W化、規范化的管理制度是提升檔案管理質量、推動檔案事業科學發展的重要保證，檔案管理制度的創新要適應新時代檔案數字化轉型的需求。尤其是要針對新增的檔案管理內容，以數字化管理流程、管理內容為主，建立新的檔案管理制度，如數字檔案館建設制度、電子文件歸檔制度等，從而規范檔案管理數字化建設。同時，要結合數字化檔案的特點，對原有的檔案管理制度進行修改、完善，使原有的管理制度適應現階段的管理需求，確保檔案數字化管理有章可循、有據可依，以實現檔案管理工作的科學化發展。

三是檔案科技創新。科技創新是檔案數字化發展的關鍵力量，也是檔案工作科學化發展的關鍵支撐。在檔案數字化建設中，要積極推動技術手段創新，實現檔案工作從傳統向現代的跨越。檔案管理單位要加強技術研究，加大數字系統開發力度，推動數字系統的應用，圍繞檔案數字化轉型中的難題與重點開展技術攻關，解決數字檔案的管理難題。要增加資金投入，對內培養專業人員，對外積極與科研院所、高等教育機構等進行合作，整合內外部的力量，積極開展檔案數字化科技創新，著力解決數字技術應用、數字載體保護以及數字檔案管理與修復等方面的難題，提升檔案工作的科技含量與科學化水平[5]

（三）優化服務，提升檔案管理社會服務能力

基于科學發展觀念推動檔案管理數字化轉型，需要著力提升檔案工作的服務質量，變傳統的被動服務為新時代的主動服務。檔案管理人員要熟悉檔案管理的基本理論，具備科學發展觀念，形成檔案服務思維，強化法治意識與全局意識，進一步擴大檔案工作的服務范圍，逐步開發更多社會化檔案服務項目，加快檔案管理的社會化進程。檔案管理人員要持續學習新技術、新手段，將各種先進的數字化工具引入檔案管理工作，加快檔案資料的收集處理流程，提升檔案資料的檢索效率與準確性，促進檔案資源的跨部門共享，全面提升檔案管理能力，以適應檔案管理數字化轉型的需求。除此之外，檔案管理人員要根據社會活動產生的實際需求調整檔案管理服務方式，著力提升自身的檔案服務能力。檔案資源來源于社會活動，同時服務于社會活動，檔案管理人員要改變服務模式，拓寬檔案管理的服務范圍，為社會活動提供優質的檔案服務。檔案人員要基于科學發展觀念的指導，改變傳統被動的服務狀態，結合社會與單位的實際需求，積極主動地提供檔案服務，推動檔案服務質量提升，實現檔案管理科學發展。

（四）重視安全，強化檔案信息安全管理

基于科學發展觀念開展數字化檔案建設，必須加強檔案資源的安全管理，提升檔案信息的安全性。檔案管理的數字化轉型使檔案工作要在計算機網絡環境下展開，而網絡環境的開放性可能帶來檔案數據泄露或被篡改的風險，進而影響檔案管理的科學發展。因此，要加強檔案資源的安全管理。在檔案數字化建設中，要建立集中化儲存機制，將分散的數字檔案統一儲存，整合到云端儲存系統中，避免檔案資源丟失或毀損風險。在云端儲存的基礎上，可采用數據備份的方式，即使檔案資源發生損壞或丟失，也能通過備份快速恢復數據，從而對檔案使用者提供可靠服務。為了強化檔案資源的安全管理，還可采用先進的防火墻技術，強化網絡安全防護，避免外部攻擊對檔案數字系統造成的影響與干擾，提升檔案數據的安全性。同時，檔案管理單位可設置檔案資源訪問權限，僅允許特定身份認證的用戶查閱、調取相關檔案資料，禁止無權限人員對檔案系統的訪問，有效維護檔案數據的安全。

（五）共享發展，提高檔案管理服務水平

基于科學發展理念推動檔案管理數字化轉型的目的在于充分挖掘檔案資源的價值，提升檔案資源的社會效益，使檔案資源最大限度地服務社會，而檔案資源的共享發展是提升檔案管理社會效益的重要方式。在實踐中，首先要堅持統一規劃協調，構建資源共享機制。在國家層面，要制定檔案管理數字化轉型規劃，分步驟、分階段地推進檔案數字化建設，制定檔案數字化建設標準，覆蓋數字檔案資源與檔案數字化管理的全過程，重點解決數字資源格式標準不統一、系統兼容性不足等問題。在地方層面，各地應根據自身的實際情況細化本地區檔案數字化建設的實施方案，全面推進檔案數字化進程，重點解決檔案數字化建設中存在的重復建設、資源浪費等問題，從而為檔案資源在更大范圍內的共享創造良好的條件。其次，檔案管理單位應根據“存量數字化、增量電子化”的原則，以數字檔案室為載體，借助現代數字手段，對原有的紙質檔案進行數字化加工，同步建立電子文件處理流程，規范檔案資料移交，從而提升檔案數字化水平。最后，不同地區在檔案數字化建設中存在各自為政的情況，檔案系統銜接不暢，影響檔案資源共享與互通?；诖耍诳茖W發展理念建立檔案資源共享平臺，逐步統一檔案管理應用系統，推動檔案信息互聯互通，實現區域開放檔案資源的有效整合。

四、結語

科學發展理念對于檔案管理與數字化轉型具有指導作用，在新時代背景下，要基于科學發展理念優化檔案數字化管理工作，以此提升檔案管理工作效率，促進檔案資源科學共享。各地的檔案管理單位要以科學發展理念為指導，構建數字化檔案資源庫，搭建檔案資源共享平臺，從而推動檔案管理的數字化、信息化、科學化發展。

參考文獻：

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[6]王勇.數字化轉型背景下的檔案管理創新策略研究[J].蘭臺內外，2025(7)：13-15.

[7]董娟.數字化轉型背景下檔案管理的創新方法探討[J].辦公室業務，2025(5)：85-87.

作者單位：

林州市信訪接待中心